Ao abrigo do disposto na alínea f) do n.º 1 do artigo 41.º conjugado com o art. 11.º dos Estatutos do Instituto de Educação publicados no D.R. 2.ª série n.º 243, de 16 de dezembro de 2014, o Conselho de Gestão, na sua reunião de 21 de julho de 2015, aprovou o presente Regulamento que tem como objetivo definir a designação, organização e competências dos diferentes Serviços.
CAPÍTULO I
Objeto e elenco
Artigo 1.º
Objeto
O presente regulamento compreende as normas relativas à organização dos serviços técnicos e administrativos do Instituto de Educação da Universidade de Lisboa, adiante designado por IE.
Artigo 2.º
Elenco
1 - Os serviços técnicos e administrativos, que podem ser comuns ou específicos, desenvolvem todas as atividades de apoio à investigação, ao ensino e ao funcionamento geral do IE.
2 - Os Serviços Comuns do Instituto de Educação e da Faculdade de Psicologia, designados por "Serviços Comuns FP-IE", são os seguintes:
a) Divisão Académica (DAC);
b) Divisão de Documentação (DD);
c) Gabinete de Apoio Jurídico (GAJ);
d) Divisão Administrativa e Financeira (DAF);
e) Divisão dos Serviços Técnicos (DST);
f) Gabinete de Apoio Psicopedagógico aos Estudantes (GAPE).
3 - Dos Serviços Comuns, os funcionários da Divisão Académica, da Divisão de Documentação e do Gabinete de Apoio Jurídico, estão afetos ao Mapa de Pessoal do Instituto de Educação, e os funcionários da Divisão Administrativa e Financeira, da Divisão dos Serviços Técnicos e do Gabinete de Apoio Psicopedagógico ao Estudante, estão afetos ao Mapa de Pessoal da Faculdade de Psicologia.
4 - A Assessoria e Secretariado (AS) é um serviço específico do IE.
CAPÍTULO II
Divisão Académica
Artigo 3.º
Atribuições
1 - A Divisão Académica (DAC) exerce a sua ação nos domínios da vida escolar dos estudantes das graduações e das pós-graduações ministradas pelo IE e pela FP bem como alunos e professores em estágio ou de disciplinas singulares.
2 - A Divisão Académica integra o Núcleo de Gestão Académica 1 (NGA1), o Núcleo de Gestão Académica 2 (NGA2), o Núcleo de Apoio Pedagógico (NAP) e o Núcleo de Expediente Geral (NEG).
Artigo 4.º
Núcleo de Gestão Académica 1
Na prossecução das atribuições da Divisão Académica, compete ao Núcleo de Gestão Académica 1 (NGA1), nomeadamente, a realização das seguintes tarefas:
a) Prestar informações sobre as condições de ingresso, inscrição e frequência nos cursos de mestrado integrado, mestrado em ensino e de licenciatura, ministrados pelo Instituto de Educação e pela Faculdade de Psicologia;
b) Receber as candidaturas e organizar os processos relativos a concursos especiais, reingressos, mudanças de curso e transferências;
c) Proceder às parametrizações do sistema informático, nomeadamente no que concerne a candidaturas, matrículas e inscrições;
d) Gerir os processos de seleção das candidaturas e de concursos para acesso aos 1.os e 2.os ciclos de estudos do IE e da FP;
e) Elaborar os editais e avisos relativos a matrículas, inscrições e pagamento de propinas;
f) Efetuar as matrículas e inscrições nos cursos de licenciatura e de mestrado;
g) Organizar e encaminhar os processos de equivalência e de reconhecimento de habilitações académicas, bem como os processos de creditações;
h) Receber, organizar e movimentar os processos relativos ao estatuto de trabalhador estudante, de dirigente associativo e de atleta de alta competição;
i) Informar os processos respeitantes ao Núcleo que careçam de despacho superior;
j) Receber, organizar e movimentar os processos de creditação de unidades curriculares para prosseguimento de estudos ao nível dos cursos de licenciatura, de mestrado integrado e de mestrado em ensino;
k) Receber, nos termos e nos prazos fixados, as inscrições para exames de melhoria de nota e para a época especial ou específica;
l) Proceder, em tempo oportuno, à importação das pautas de exame final e de melhoria de nota;
m) Receber e organizar os processos conducentes à obtenção dos graus de licenciado e mestre;
n) Elaborar, em articulação com o Núcleo Gestão Académica 2, estatísticas relativas aos estudantes, designadamente, as solicitadas pelos órgãos de gestão, pela Reitoria ou outras entidades;
o) Organizar os processos relativos ao pagamento de propinas, taxas e outros emolumentos;
p) Elaborar, nos prazos legais, as listas de estudantes com propinas em atraso, para os efeitos legalmente previstos;
q) Preparar, em articulação com o Núcleo de Gestão Académica 2, os elementos relativos aos estudantes para o Relatório de Atividades;
r) Proceder ao registo informático de todos os atos respeitantes à vida escolar dos estudantes;
s) Emitir certidões de matrícula, inscrição, frequência, conclusão de curso e outras relativas a atos que constem do serviço e não sejam de natureza reservada;
t) Elaborar o expediente relativo ao Núcleo;
u) Organizar e manter atualizado o arquivo dos processos individuais dos estudantes e de processos relativos ao Núcleo;
v) Realizar as demais tarefas da DAC em articulação com a Núcleo de Gestão Académica 2.
Artigo 5.º
Núcleo de Gestão Académica 2
Na prossecução das atribuições da Divisão Académica, compete ao Núcleo Gestão Académica 2 (NGA2), nomeadamente, a realização das seguintes tarefas:
a) Prestar informações sobre as condições de ingresso, inscrição e frequência nos Cursos de Pós-Graduação (Pós-graduados de Especialização, Mestrados e Doutoramentos),ministrados pelo IE e pela FP, bem com nos cursos de Pós-doutoramento e nos Programas Intercalares de Doutoramento;
b) Elaborar os editais e avisos relativos a candidaturas, inscrições e pagamento de propinas dos Cursos de Pós-Graduação;
c) Proceder às parametrizações do sistema informático, nomeadamente no que concerne a candidaturas, matrículas e inscrições nos cursos;
d) Receber as candidaturas aos Cursos de Pós-Graduação e organizar os respetivos processos;
e) Gerir os processos de seleção das candidaturas e de concursos de acesso ao 2.º e 3.º ciclos de estudos do IE e da FP;
f) Efetuar as matrículas e inscrições nos Cursos de Pós-Graduação;
g) Receber, organizar e movimentar os processos de creditação de unidades curriculares para prosseguimento de estudos ao nível dos cursos de Mestrado e de doutoramento;
h) Receber, organizar e movimentar os processos de equivalências e de reconhecimento de habilitações aos graus de mestre e doutor;
i) Receber e organizar os processos conducentes à obtenção dos graus de mestre e doutor;
j) Informar os processos respeitantes ao Núcleo que careçam de despacho superior;
k) Proceder, em tempo oportuno, à importação das pautas de exame final;
l) Elaborar estatísticas relativas aos estudantes, designadamente, as solicitadas pelos órgãos de gestão, pela Reitoria ou outras Entidades;
m) Organizar os processos relativos ao pagamento de propinas, taxas e outros emolumentos;
n) Elaborar, nos prazos legais, as listas de estudantes com propinas em atraso, para os efeitos legalmente previstos;
o) Preparar, em articulação com o Núcleo de Gestão Académica 1, os elementos relativos aos estudantes para o Relatório de Atividades;
p) Proceder ao levantamento e ao tratamento de dados estatísticos no âmbito académico;
q) Proceder ao registo informático de todos os atos respeitantes à vida escolar dos estudantes;
r) Emitir certidões de inscrição, frequência, conclusão de curso e outras relativas a atos que constem do serviço e não sejam de natureza reservada;
s) Elaborar o expediente relativo ao Núcleo;
t) Organizar e manter atualizado o arquivo dos processos individuais dos estudantes e dos processos relativos ao Núcleo;
u) Realizar as demais tarefas da DAC em articulação com o Núcleo de Gestão Académica 1.
Artigo 6.º
Núcleo de Apoio Pedagógico
Na prossecução das atribuições da Divisão Académica, compete ao Núcleo de Apoio Pedagógico (NAP), nomeadamente, a realização das seguintes tarefas:
a) Gerir a ocupação das salas, para efeitos letivos ou outros;
b) Proceder às parametrizações do sistema informático, nomeadamente no que concerne a sumários, turmas e número de vagas e afetação de salas a turmas;
c) Controlar o lançamento dos sumários e, sempre que necessário, apoiar os docentes no seu lançamento;
d) Realizar as demais tarefas da DAC em articulação com o Núcleo de Gestão Académica 1, o Núcleo de Gestão Académica 2, a Assessoria do IE e a Assessoria da FP.
Artigo 7.º
Núcleo de Expediente Geral
Na prossecução das atribuições da Divisão Académica, compete ao Núcleo de Expediente Geral (NEG), nomeadamente, a realização das seguintes tarefas:
a) Assegurar o expediente geral do IE e da FP;
b) Registar e classificar todas as entradas e saídas de correspondência, na aplicação informática respetiva;
c) Receber e encaminhar adequadamente, de acordo com as indicações superiores, toda a correspondência e outros documentos recebidos;
d) Fazer a expedição de toda a correspondência do IE e da FP;
e) Elaborar o expediente geral que não seja da expressa competência de outros serviços;
f) Divulgar junto dos serviços do IE e da FP, quando de tal for incumbido, despachos, notas internas e outros documentos;
g) Organizar e manter atualizados os arquivos de toda a correspondência e de documentos do IE e da FP que lhe forem confiados e zelar pela sua segurança.
Artigo 8.º
Direção
1 - A Divisão Académica é dirigida por um chefe de divisão que é equiparado a cargo de direção intermédia de 2.º grau.
2 - Ao dirigente mencionado no número anterior compete especificamente:
a) Assegurar a qualidade técnica do trabalho produzido na sua divisão e garantir o cumprimento dos prazos adequados à eficaz prestação do serviço, tendo em conta a satisfação do interesse dos destinatários;
b) Efetuar o acompanhamento profissional no local de trabalho, apoiando e motivando os funcionários e proporcionando-lhes os adequados conhecimentos e aptidões profissionais, bem como os procedimentos mais adequados ao incremento da qualidade do serviço a prestar;
c) Divulgar junto dos funcionários os documentos internos e as normas e procedimentos a adotar pelo serviço, bem como debater e esclarecer as ações a desenvolver para cumprimento dos objetivos do serviço e divulgá-los de forma a garantir o empenho e a assunção de responsabilidades por parte dos funcionários;
d) Proceder de forma objetiva à avaliação do mérito dos funcionários, em função dos resultados individuais e de grupo e à forma como cada um se empenha na prossecução dos objetivos e no espírito de equipa;
e) Identificar as necessidades de formação específica dos funcionários da sua divisão e propor a frequência das ações de formação consideradas adequadas;
f) Proceder ao controlo efetivo da assiduidade, pontualidade e cumprimento do período normal de trabalho por parte dos funcionários da sua divisão;
g) Exercer as competências que lhe forem delegadas ou subdelegadas.
3 - O Núcleo de Gestão Académica 1 e o Núcleo de Gestão Académica 2 são coordenados, cada um, por um dirigente equiparado a cargo de direção intermédia de 3.º grau, subordinado ao dirigente previsto no n.º 1 ou por um técnico superior designado pelo Diretor Executivo, ouvido o chefe de divisão.
CAPÍTULO III
Divisão de Documentação
Artigo 9.º
Atribuições
1 - A Divisão de Documentação (DD) tem como atribuições tratar, conservar, tornar acessíveis e difundir os recursos bibliográficos e informativos necessários às atividades de ensino, de investigação e de serviços à comunidade do IE e da FP.
2 - Para além de outras atribuições que lhe podem ser cometidas, compete à Divisão de Documentação:
a) Assegurar a gestão integrada dos recursos informativos, impressos, audiovisuais ou eletrónicos, necessários à concretização da sua missão;
b) Proceder à atualização permanente do fundo documental disponível de acordo com as orientações emanadas pelos órgãos de gestão competentes do IE e da FP;
c) Promover, junto dos docentes, dos investigadores e dos estudantes a difusão da informação sobre os recursos disponíveis e sobre procedimentos adequados de pesquisa;
d) Apoiar do ponto de vista técnico as estratégias pedagógicas promovidas pelos docentes dos diferentes cursos que visem a utilização intensiva dos recursos informativos (em diferentes suportes) nos processos de aprendizagem;
e) Assegurar a gestão eficiente da Biblioteca do IE e da FP e a qualidade dos serviços por ela prestados, tendo em vista a convergência com os padrões internacionais de boas práticas em bibliotecas universitárias;
f) Garantir a conservação e difusão da produção científica dos docentes do IE e da FP;
g) Reunir, arquivar e conservar recursos informativos que contribuam para preservar a memória das instituições, dos seus estudantes e pessoal docente;
h) Prestar serviços de referência e pesquisa, de leitura presencial, de empréstimo domiciliário e de empréstimo interbibliotecas;
i) Cooperar, no plano nacional e internacional, com outras entidades da área da documentação/informação.
Artigo 10.º
Regulamento de funcionamento da Biblioteca
Por proposta do Chefe da Divisão de Documentação será aprovado pelos Diretores do IE e da FP um regulamento específico para os utilizadores da Biblioteca.
Artigo 11.º
Direção
1 - A Divisão de Documentação é dirigida por um chefe de divisão que é equiparado a cargo de direção intermédia de 2.º grau.
2 - Ao dirigente mencionado no número anterior compete especificamente:
a) Assegurar a qualidade técnica do trabalho produzido na sua divisão e garantir o cumprimento dos prazos adequados à eficaz prestação do serviço, tendo em conta a satisfação do interesse dos destinatários;
b) Efetuar o acompanhamento profissional no local de trabalho, apoiando e motivando os funcionários e proporcionando-lhes os adequados conhecimentos e aptidões profissionais, bem como os procedimentos mais adequados ao incremento da qualidade do serviço a prestar;
c) Divulgar junto dos funcionários os documentos internos e as normas e procedimentos a adotar pelo serviço, bem como debater e esclarecer as ações a desenvolver para cumprimento dos objetivos do serviço e divulgá-los de forma a garantir o empenho e a assunção de responsabilidades por parte dos funcionários;
d) Proceder de forma objetiva à avaliação do mérito dos funcionários, em função dos resultados individuais e de grupo e à forma como cada um se empenha na prossecução dos objetivos e no espírito de equipa;
e) Identificar as necessidades de formação específica dos funcionários da sua divisão e propor a frequência das ações de formação consideradas adequadas;
f) Proceder ao controlo efetivo da assiduidade, pontualidade e cumprimento do período normal de trabalho por parte dos funcionários da sua divisão;
g) Exercer as competências que lhe forem delegadas ou subdelegadas.
CAPÍTULO IV
Gabinete de Apoio Jurídico
Artigo 12.º
Atribuições
Ao Gabinete de Apoio Jurídico compete designadamente:
a) Elaborar estudos, pareceres e informações de caráter jurídico, por determinação do Diretor do IE ou do Diretor da FP ou do Diretor Executivo;
b) Participar na preparação, elaboração e análise de projetos de regulamentos, contratos, deliberações, despachos e outros documentos que lhe sejam solicitados;
c) Recolher e divulgar a legislação pertinente para a atividade do IE e da FP.
Artigo 13.º
Coordenação
O Gabinete de Apoio Jurídico é coordenado por um técnico superior designado pelo Diretor Executivo.
CAPÍTULO V
Divisão Administrativa e Financeira
Artigo 14.º
Atribuições
1 - À Divisão Administrativa e Financeira (DAF), para além de outras atribuições que lhe podem ser cometidas, compete assegurar a administração dos recursos materiais, financeiros e humanos da FP e do IE.
2 - A Divisão Administrativa e Financeira integra o Núcleo de Gestão Financeira e Patrimonial (NGFP) e o Núcleo de Gestão de Recursos Humanos (NGRH).
Artigo 15.º
Núcleo de Gestão Financeira e Patrimonial
Na prossecução das atribuições da DAF, compete ao Núcleo de Gestão Financeira e Patrimonial, nomeadamente, a realização das seguintes tarefas:
a) Elaborar os projetos de orçamento da FP e do IE;
b) Proceder ao acompanhamento e ao controlo dos orçamentos da FP e do IE, a fim de assegurar a integridade e regularidade dos lançamentos efetuados;
c) Organizar e elaborar os documentos de prestação de contas da FP e do IE exigidos por lei, apresentando dados relativos à contabilidade geral e analítica;
d) Promover a atualização do sítio da FP e do IE na Internet no que se refere aos conteúdos financeiros e patrimoniais;
e) Efetuar os reportes exigidos por lei;
f) Elaborar periodicamente as peças de síntese e os mapas solicitados, relativos à FP e ao IE, pelas entidades competentes;
g) Informar os procedimentos quanto à legalidade financeira e ao cabimento de verbas;
h) Proceder ao lançamento contabilístico nas óticas pública, patrimonial e analítica, relativamente à arrecadação de receitas e à realização de despesa, pela FP e pelo IE;
i) Manter devidamente arquivados os processos de receita e de despesa da FP e do IE;
j) Proceder à aquisição de bens, materiais e serviços para a FP e para o IE organizando os respetivos procedimentos, nos termos das normas legais vigentes;
k) Efetuar a gestão administrativa das existências em armazém;
l) Organizar e manter atualizado o inventário e o cadastro dos bens móveis e imóveis, assegurando todas as demais tarefas respeitantes ao património da FP e do IE;
m) Assegurar o cumprimento dos contratos celebrados pela FP e pelo IE;
n) Efetuar os registos contabilísticos dos pagamentos devidamente autorizados pela FP e pelo IE;
o) Efetuar todas as tarefas relacionadas com a gestão de tesouraria, nomeadamente arrecadar todas as receitas e efetuar depósitos de valores e pagamentos devidamente autorizados, bem como manter atualizada a escrita da tesouraria, com vista ao exame permanente dos fundos em caixa e em depósito bancário;
p) Realizar as demais tarefas respeitantes à administração dos recursos financeiros e patrimoniais da FP e do IE;
q) Manter atualizado o arquivo dos documentos contabilísticos da FP e do IE;
r) Elaborar o expediente relativo ao Núcleo referente à FP e ao IE.
s) Preparar os elementos destinados aos relatórios de atividades da FP e do IE.
Artigo 16.º
Núcleo de Gestão de Recursos Humanos
Na prossecução das atribuições da DAF, compete ao Núcleo de Gestão de Recursos Humanos, nomeadamente, a realização das seguintes tarefas:
a) Organizar e desenvolver os procedimentos de recrutamento, de seleção e provimento, bem como de outras vicissitudes laborais, do pessoal docente e não docente da FP e do IE;
b) Proceder à elaboração dos mapas de gestão de pessoal docente e não docente da FP e do IE, exigidos por lei ou requeridos interna ou externamente;
c) Inscrever os trabalhadores da FP e do IE na Segurança Social e na ADSE;
d) Manter atualizada a afetação dos mapas de pessoal docente e não docente da FP e do IE;
e) Proceder ao controle das faltas e licenças do pessoal docente e não docente da FP e do IE, bem como elaborar os respetivos mapas;
f) Organizar e manter atualizados os processos individuais de todo o pessoal da FP e do IE; bem como toda a informação relativa a recursos humanos, nas bases de dados respetivas, nomeadamente o cadastro de pessoal docente, não docente e investigador e o registo de assiduidade;
g) Efetuar, nos prazos legais, os reportes relativos à FP e ao IE;
h) Passar as certidões e declarações relativas ao pessoal da responsabilidade da FP ou do IE;
i) Elaborar os documentos de prestação de contas na parte respeitante ao pessoal da FP e do IE;
j) Apoiar o processo de formação profissional dos trabalhadores não docentes da FP e do IE;
k) Apoiar o processo de avaliação de desempenho do pessoal não docente da FP e do IE;
l) Divulgar, junto dos restantes serviços, as publicações do Diário da República, na parte com interesse para o serviço respetivo;
m) Promover a atualização do sítio da FP e do IE na Internet no que se refere aos conteúdos de recursos humanos;
n) Conferir as folhas de vencimentos mensais da FP e do IE de modo a garantir o correto processamento;
o) Realizar as demais tarefas respeitantes à administração dos recursos humanos da FP e do IE;
p) Manter atualizado o arquivo relativo ao expediente dos recursos humanos da FP e do IE;
q) Preparar os elementos destinados aos relatórios de atividades da FP e do IE.
r) Elaborar o expediente relativo ao Núcleo referente à FP e ao IE.
Artigo 17.º
Direção
1 - A Divisão Administrativa e Financeira é dirigida por um chefe de divisão que é equiparado a cargo de direção intermédia de 2.º grau.
2 - Ao dirigente mencionado no número anterior compete especificamente:
a) Assegurar a qualidade técnica do trabalho produzido na sua divisão e garantir o cumprimento dos prazos adequados à eficaz prestação do serviço, tendo em conta a satisfação do interesse dos destinatários;
b) Efetuar o acompanhamento profissional no local de trabalho, apoiando e motivando os funcionários e proporcionando-lhes os adequados conhecimentos e aptidões profissionais, bem como os procedimentos mais adequados ao incremento da qualidade do serviço a prestar;
c) Divulgar junto dos funcionários os documentos internos e as normas e procedimentos a adotar pelo serviço, bem como debater e esclarecer as ações a desenvolver para cumprimento dos objetivos do serviço e divulgá-los de forma a garantir o empenho e a assunção de responsabilidades por parte dos funcionários;
d) Proceder de forma objetiva à avaliação do mérito dos funcionários, em função dos resultados individuais e de grupo e à forma como cada um se empenha na prossecução dos objetivos e no espírito de equipa;
e) Identificar as necessidades de formação específica dos funcionários da sua divisão e propor a frequência das ações de formação consideradas adequadas;
f) Proceder ao controlo efetivo da assiduidade, pontualidade e cumprimento do período normal de trabalho por parte dos funcionários da sua divisão;
g) Exercer as competências que lhe forem delegadas ou subdelegadas.
3 - O Núcleo de Gestão Financeira e Patrimonial e o Núcleo de Gestão de Recursos Humanos são coordenados, cada um, por um dirigente equiparado a cargo de direção intermédia de 3.º grau subordinado ao dirigente previsto no n.º 1 ou por um técnico superior designado pelo Diretor Executivo, ouvido o chefe de divisão.
CAPÍTULO VI
Divisão dos Serviços Técnicos
Artigo 18.º
Atribuições
1 - À Divisão dos Serviços Técnicos, para além de outras atribuições que lhe podem ser cometidas, compete assegurar o funcionamento e disponibilidade dos meios informáticos e audiovisuais necessários à FP e ao IE, a manutenção e conservação dos edifícios, mobiliário e equipamentos, da reprografia e da receção e portaria.
2 - A Divisão dos Serviços Técnicos organiza-se de acordo com as seguintes áreas funcionais:
a) Informática e Telecomunicações;
b) Meios Audiovisuais;
c) Obras, Manutenção e Segurança;
d) Reprografia;
e) Receção e Portaria.
Artigo 19.º
Informática e Telecomunicações
Na prossecução das atribuições da Divisão dos Serviços Técnicos, compete à área de Informática e de Telecomunicações, nomeadamente, a realização das seguintes tarefas:
a) Administrar as infraestruturas dos sistemas informáticos da FP e do IE e garantir os aspetos de segurança dos sistemas;
b) Disponibilizar e gerir as infraestruturas de comunicação de redes de dados e garantir o seu normal funcionamento;
c) Assegurar a gestão e o licenciamento do software existente na FP e no IE;
d) Administrar e assegurar a manutenção dos sistemas informáticos, bases de dados e aplicações informáticas existentes na FP e no IE;
e) Implementar a arquitetura necessária ao correto e eficaz funcionamento do sistema informático e de comunicações, de acordo com as necessidades da FP e do IE;
f) Assegurar e coordenar a gestão do parque informático da FP e do IE e a implementação de regras e políticas de utilização e manutenção;
g) Emitir pareceres e elaborar propostas sobre a aquisição de equipamento informático e de software;
h) Organizar e manter atualizado o arquivo corrente respeitante às atividades desenvolvidas.
Artigo 20.º
Audiovisuais
Na prossecução das atribuições da Divisão dos Serviços Técnicos, compete à área de Audiovisuais, nomeadamente, a realização das seguintes tarefas:
a) Assegurar o apoio ao ensino da FP e do IE através da criação e gestão dos meios audiovisuais disponíveis;
b) Contribuir com os recursos disponíveis para outras manifestações escolares e extraescolares de interesse para a FP e o IE;
c) Assegurar a realização de videoconferências;
d) Emitir pareceres técnicos e propor aquisições sobre os meios audiovisuais necessários ao apoio ao ensino;
e) Zelar e gerir os recursos em equipamento e material audiovisual existente.
Artigo 21.º
Obras, Manutenção e Segurança
Na prossecução das atribuições da Divisão dos Serviços Técnicos, compete à área de Obras e Manutenção, nomeadamente, a realização das seguintes tarefas:
a) Velar pelo bom estado de conservação das instalações e do equipamento básico, fazendo o levantamento periódico das reparações necessárias;
b) Dar execução a pequenas obras de manutenção e de beneficiação das instalações e equipamentos;
c) Assegurar o normal funcionamento dos equipamentos estruturais da FP e do IE, nomeadamente no que se refere a redes elétrica, de água, saneamento e gás, climatização e elevadores;
d) Propor e/ou dar parecer sobre a execução de reparações e operações de manutenção periódica por entidades exteriores;
e) Acompanhar as obras e reparações efetuadas no edifício da FP - IE e manter os contactos com os seus executantes;
f) Propor o abate de material e a inerente destruição e/ou doação do mesmo;
g) Supervisionar o Serviço de limpeza;
h) Supervisionar o Serviço de manutenção do jardim;
i) Supervisionar a segurança e o Serviço de Segurança do edifício;
j) Elaborar o plano anual de reparações;
k) Elaborar Relatórios da atividade desenvolvida.
Artigo 22.º
Reprografia
Na prossecução das atribuições da Divisão dos Serviços Técnicos, compete à Reprografia, nomeadamente, a realização das seguintes tarefas:
a) Assegurar reproduções de fotocópias, em grande quantidade, e de digitalizações para uso interno da FP e do IE;
b) Garantir a reprodução de impressos e folhetos necessários ao funcionamento da FP e do IE;
c) Efetuar brochuras e encadernações;
d) Zelar pelo regular funcionamento dos equipamentos que lhe estejam distribuídos.
Artigo 23.º
Receção e Portaria
A Receção e Portaria tem como objetivo assegurar o atendimento presencial e telefónico dos utentes e o seu encaminhamento, assim como a vigilância no acesso público ao edifício pela porta principal e o controlo do acesso aos espaços de utilização comum (salas de aula e anfiteatros).
Artigo 24.º
Direção
1 - A Divisão dos Serviços Técnicos é dirigida por um chefe de divisão que é equiparado a cargo de direção intermédia de 2.º grau.
2 - Ao dirigente mencionado no número anterior compete especificamente:
a) Assegurar a qualidade técnica do trabalho produzido na sua divisão e garantir o cumprimento dos prazos adequados à eficaz prestação do serviço, tendo em conta a satisfação do interesse dos destinatários;
b) Efetuar o acompanhamento profissional no local de trabalho, apoiando e motivando os funcionários e proporcionando-lhes os adequados conhecimentos e aptidões profissionais, bem como os procedimentos mais adequados ao incremento da qualidade do serviço a prestar;
c) Divulgar junto dos funcionários os documentos internos e as normas e procedimentos a adotar pelo serviço, bem como debater e esclarecer as ações a desenvolver para cumprimento dos objetivos do serviço e divulgá-los de forma a garantir o empenho e a assunção de responsabilidades por parte dos funcionários;
d) Proceder de forma objetiva à avaliação do mérito dos funcionários, em função dos resultados individuais e de grupo e à forma como cada um se empenha na prossecução dos objetivos e no espírito de equipa;
e) Identificar as necessidades de formação específica dos funcionários da sua divisão e propor a frequência das ações de formação consideradas adequadas;
f) Proceder ao controlo efetivo da assiduidade, pontualidade e cumprimento do período normal de trabalho por parte dos funcionários da sua divisão;
g) Exercer as competências que lhe forem delegadas ou subdelegadas.
CAPÍTULO VII
Gabinete de Apoio Psicopedagógico aos Estudantes (GAPE)
Artigo 25.º
Atribuições
1 - O Gabinete de Apoio Psicopedagógico aos Estudantes (GAPE) tem como atribuições o apoio psicopedagógico aos estudantes da FP e do IE,a promoção e acompanhamento da integração dos recém-diplomados na atividade profissional e colaboração na realização de ações de captação de novos estudantes.
2 - Ao Gabinete de Apoio Psicopedagógico aos Estudantes (GAPE) compete, designadamente:
a) Contribuir para a integração/adaptação dos novos alunos;
b) Facilitar o sucesso académico dos estudantes ao longo do seu percurso na FP e no IE;
c) Promover o bem-estar psicossocial e o desenvolvimento pessoal dos estudantes ao longo do seu percurso na FP e no IE;
d) Contribuir para a integração profissional dos estudantes finalistas e dos recém-licenciados no mercado de trabalho;
e) Apoiar os estudantes com necessidades especiais;
f) Promover o desenvolvimento pessoal dos alunos e facilitar a sua inserção/adaptação à FP e ao IE;
g) Colaborar na realização de ações de captação de novos estudantes.
Artigo 26.º
Coordenação
O Gabinete de Apoio Psicopedagógico aos Estudantes (GAPE) é coordenado por um técnico superior designado pelo Diretor da FP, ouvida a Comissão de Coordenação dos Serviços Comuns.
CAPÍTULO VIII
Assessoria e Secretariado
Artigo 27.º
Atribuições
A Assessoria e Secretariado do Instituto de Educação da Universidade de Lisboa, adiante designada por AS, é um serviço específico do IE e tem como objetivo assegurar o efetivo apoio e secretariado aos órgãos de governo do IE garantido o suporte técnico aos seus titulares, bem como prestar apoio aos coordenadores das áreas de investigação e ensino, às atividades de ensino e de investigação e à gestão dos programas de mobilidade, competindo-lhe, designadamente:
1 - No que se refere ao apoio e secretariado dos órgãos de governo:
a) Coordenar a produção e sistematização de informação de apoio à decisão;
b) Organizar os procedimentos relativos à realização de reuniões de trabalho, nomeadamente, convocatórias, ordens de trabalho e documentação anexa, atas e deliberações;
c) Apoiar a realização de atividades de avaliação interna e externa e a acreditação de cursos e relatórios anuais e plurianuais de atividades de investigação;
d) Receber e prestar atendimento no acesso aos órgãos de governo, nomeadamente através de telefone, fax, endereço eletrónico e presencialmente, garantindo o acompanhamento adequado às solicitações.
2 - No que se refere às atividades de ensino:
a) Preparar a distribuição do serviço docente e horários;
b) Preparar os processos relativos à oferta formativa dos cursos pós-graduados;
c) Apoiar a realização de iniciativas tendo em vista promover a qualidade do ensino ministrado no IE.
3 - No que se refere às atividades de investigação:
a) Promover e apoiar a atividade científica do IE, quer a nível de projetos de investigação, quer a nível de outras atividades como eventos e publicações periódicas e não-periódicas;
b) Recolher informação sobre a atividade de investigação desenvolvida no Instituto;
c) Pesquisar e divulgar internamente oportunidades de apoio e financiamento de projetos;
d) Apoiar os processos de elaboração de candidaturas de projetos de investigação.
4 - No que se refere à divulgação das atividades pedagógicas e científicas:
a) Assegurar a gestão de conteúdos do sítio www do IE, procedendo à produção e recolha atempada de toda a informação pertinente, garantindo a sua permanente atualização;
b) Divulgar de forma sistemática e periódica as atividades do IE, através do sítio www.ie.ulisboa.pt, correio eletrónico e outros dispositivos de divulgação da produção científica.
5 - No que se refere ao apoio e gestão dos programas de mobilidade dos docentes e dos estudantes:
a) Promover e apoiar a mobilidade de docentes, investigadores e estudantes do IE;
b) Pesquisar e divulgar internamente oportunidades e programas de mobilidade;
c) Apoiar os processos de elaboração de candidaturas a programas de mobilidade.
6 - Compete, ainda, à AS colaborar em tarefas de planeamento e na elaboração do plano e do relatório anual de atividades, de acordo com as orientações gerais definidas pelo Diretor.
Artigo 28.º
Direção
1 - A Assessoria e Secretariado é dirigida por um chefe de divisão que é equiparado a cargo de direção intermédia de 2.º grau.
2 - Ao dirigente mencionado no número anterior compete especificamente:
a) Assegurar a qualidade técnica do trabalho produzido na sua divisão e garantir o cumprimento dos prazos adequados à eficaz prestação do serviço, tendo em conta a satisfação do interesse dos destinatários;
b) Efetuar o acompanhamento profissional no local de trabalho, apoiando e motivando os funcionários e proporcionando-lhes os adequados conhecimentos e aptidões profissionais, bem como os procedimentos mais adequados ao incremento da qualidade do serviço a prestar;
c) Divulgar junto dos funcionários os documentos internos e as normas e procedimentos a adotar pelo serviço, bem como debater e esclarecer as ações a desenvolver para cumprimento dos objetivos do serviço e divulgá-los de forma a garantir o empenho e a assunção de responsabilidades por parte dos funcionários;
d) Proceder de forma objetiva à avaliação do mérito dos funcionários, em função dos resultados individuais e de grupo e à forma como cada um se empenha na prossecução dos objetivos e no espírito de equipa;
e) Identificar as necessidades de formação específica dos funcionários da sua divisão e propor a frequência das ações de formação consideradas adequadas;
f) Proceder ao controlo efetivo da assiduidade, pontualidade e cumprimento do período normal de trabalho por parte dos funcionários da sua divisão;
CAPÍTULO IX
Diretor Executivo
Artigo 29.º
Competências
1 - Compete ao Diretor Executivo a gestão corrente e a coordenação dos serviços do Instituto, sob a orientação do Diretor e ainda as seguintes:
a) Dirigir os serviços técnicos e administrativos integrados nos serviços comuns bem como os aspetos administrativos e de recursos humanos dos serviços específicos do Instituto;
b) Propor o regulamento orgânico relativo aos serviços comuns;
c) Elaborar, sob a orientação do Diretor, as propostas de orçamento, de relatório e de conta;
d) Informar e submeter a despacho do Diretor todos os assuntos de gestão global;
e) Solicitar a intervenção do Gabinete de Consultoria Jurídica no apoio à sua atividade de gestão;
f) Exercer as competências que o Diretor ou o Conselho de Gestão nele delegue e todas as demais previstas na lei.
2 - O Diretor Executivo é substituído nas suas ausências e impedimentos por um dos dirigentes dos Serviços Comuns designado para o efeito pelo Diretor.
Artigo 30.º
Delegação de competências
O Diretor Executivo pode delegar parte das suas competências no pessoal dirigente de si dependente.
CAPÍTULO X
Comissão de Coordenação dos Serviços Comuns
Artigo 31.º
Constituição e funcionamento
1 - Os Serviços Comuns, referidos no artigo 2.º do Capítulo I, são coordenados por uma Comissão de Coordenação, que integra o Diretor do Instituto de Educação, o Diretor da Faculdade de Psicologia e o Diretor Executivo do IE e da FP.
2 - A Presidência da Comissão de Coordenação dos Serviços Comuns da FP-IE é exercida, rotativamente, pelo Diretor da FP e pelo Diretor do IE, por períodos de um ano.
CAPÍTULO XI
Disposições Finais
Artigo 32.º
Mapa de Pessoal
O pessoal dirigente bem como o das carreiras necessárias à prossecução das atribuições da Divisão Académica, da Divisão de Documentação, do Gabinete de Apoio Jurídico e da Assessoria e Secretariado integra o mapa de pessoal do Instituto de Educação.
Artigo 33.º
Entrada em Vigor
O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.
21 de julho de 2015. - O Diretor, Prof. Doutor João Pedro Mendes da Ponte.
208816554