Portaria 553/88
de 16 de Agosto
Considerando que o Decreto-Lei 29/72, de 24 de Janeiro, permite que, por portaria do ministro competente, sejam fixados os prazos mínimos de conservação em arquivo dos documentos na posse dos serviços públicos e também seja autorizada a microfilmagem dos documentos que devam manter-se em arquivo e a consequente inutilização dos originais;
Considerando as importantes vantagens funcionais e económicas que advirão da possibilidade de inutilização, sempre via microfilmagem, de documentos desde há muito arquivados e já sem qualquer interesse, dado que a sua microfilmagem seria dispendiosa e não teria nenhuma razão de utilidade;
Considerando a necessidade e urgência de regulamentar a conservação e destruição dos documentos existentes nos arquivos dos governos civis, que vêm sentindo grandes dificuldades na manutenção integral de todos os documentos em arquivo.
Nestes termos e ao abrigo do disposto nos artigos 1.º e 2.º do Decreto-Lei 29/72, de 24 de Janeiro:
Manda o Governo, pelo Ministro da Administração Interna, o seguinte:
1.º - 1 - Os prazos mínimos de conservação de documentos em arquivo nos governos civis são os constantes no mapa anexo à presente portaria.
2 - O prazo de conservação de documentos referentes a actos susceptíveis de recurso conta-se, conforme os casos, a partir da expiração do prazo para interposição de recurso ou do trânsito em julgado da decisão.
3 - Os documentos de conservação permanente poderão ser transferidos para o arquivo distrital, uma vez decorrido o prazo de 50 anos, podendo tal prazo ser encurtado mediante autorização do Ministro da Administração Interna.
2.º - 1 - Os documentos em arquivo poderão ser destruídos findo o respectivo prazo de conservação, salvaguardando-se a amostragem fixada no mapa anexo, cujo ano a que se refere é estabelecido por despacho do governador civil segundo o critério que julgar conveniente, atendendo, designadamente:
a) A alterações legislativas ou de modelos de impresso com incidência directa nos documentos em uso;
b) A anos política e economicamente mais relevantes.
2 - A destruição de documentos será feita de modo a impossibilitar a sua reconstituição, lavrando-se um auto de destruição de documentos devidamente especificado e assinado pelo responsável do serviço de microfilmagem.
3.º - 1 - Os documentos considerados de interesse histórico ou outro atendível serão sempre conservados na sua forma original, ainda que sejam objecto de microfilmagem nos termos dos artigos seguintes.
2 - Em caso de dúvida quanto ao interesse histórico dos documentos referidos no número anterior ser consultado o Instituto Português de Arquivos (IPA).
3 - Fora do caso previsto no número anterior, em caso de dúvida os documentos serão sempre conservados na sua forma original.
4 - Por despacho do Ministro da Administração Interna, poderão os documentos referidos no n.º 1 ser cedidos a pessoa ou entidade com idoneidade para tal.
4.º - 1 - Os governos civis poderão recorrer à microfilmagem como forma de conservação de documentos que devam manter-se em arquivo e à consequente destruição dos originais.
2 - A microfilmagem ser executada com o rigor técnico necessário à obtenção de reprodução perfeita dos originais e com recurso às microformas adequadas a permitir a melhor funcionalidade e máxima redução dos custos.
3 - Salvo em casos excepcionais devidamente fundamentados, as microformas não poderão sofrer cortes ou emendas e deverão reproduzir termos de abertura e de encerramento, os quais, assim como qualquer ligação intermédia por colagem, serão autenticados pela assinatura do responsável do serviço de microfilmagem sob selo branco ou de perfuração especial.
4 - No termo de abertura será mencionada a natureza dos documentos microfilmados e no termo de encerramento feita a declaração de que as imagens constantes das microformas são reproduções totais e exactas dos documentos originais e, se for caso disso, a ressalva das emendas, cortes e alterações que as microformas contenham.
5 - A microfilmagem será feita em duplicado e as duas vias de cada microforma serão guardadas em locais diferentes.
6 - O responsável pelo serviço de microfilmagem garantirá a regularidade das correspondentes operações de microfilmagem e a segurança da destruição de documentos originais, sempre que a ela houver lugar.
7 - As microformas serão devidamente referenciadas e arquivadas em ficheiros próprios que satisfaçam as necessárias condições de conservação e segurança.
8 - As microformas em arquivo deverão ser registadas em livro próprio com termo de abertura e de encerramento, sendo todas as folhas numeradas e rubricadas.
5.º Nos termos do disposto no artigo 4.º do Decreto-Lei 29/72, de 24 de Janeiro, as fotocópias obtidas a partir das microformas têm a força probatória dos originais, sempre que as respectivas ampliações contenham a assinatura do responsável pelo serviço de microfilmagem e sejam devidamente autenticadas com o selo branco do governo civil.
6.º O responsável pelo serviço de microfilmagem será designado, por despacho do governador civil, de entre o pessoal do quadro do governo civil.
Ministério da Administração Interna.
Assinada em 26 de Julho de 1988.
O Ministro da Administração Interna, José António da Silveira Godinho.
(ver documento original)
