de 22 de Julho
O contínuo e desmedido crescimento da documentação produzida pelo Hospital de Egas Moniz (HEM) e a ausência de legislação que regulamente a sua avaliação, selecção, preservação e transferência para outros suportes têm vindo a dificultar significativamente o seu controlo, manuseamento e recuperação.Acresce que, desde o comum problema da falta de espaço, com os conhecidos e elevados custos de conservação, às dificuldades de acesso em tempo útil à informação, passando pela falta de estruturas que assegurem a segurança e sigilo da mesma, é lato o quadro de razões que impedem a documentação do Hospital, máxime o processo clínico, de assumir plenamente as suas diferentes vertentes com um mínimo de eficácia.
Do exposto, fácil é concluir da necessidade e urgência em preservar, seleccionando, ordenando e valorizando, o património arquivístico, património que de resto melhor exprime a identidade do HEM.
É, pois, imperativo criar as condições de aplicação dos modernos meios técnicos, não só para que o património não seja destruído, mas também para que possa ser utilizado como instrumento privilegiado na investigação científica e na administração hospitalar.
Tais condições têm de consubstanciar-se clara e inequivocamente num instrumento legal que, assumindo como tónica uma actuação integrada a nível da gestão de documentos produzidos e recebidos, promova a adequada conservação dos acervos documentais.
O presente diploma visa proporcionar um quadro satisfatório de soluções, quer regulando o ciclo de vida da documentação, controlando o seu crescimento através da avaliação e selecção, quer autorizando a transferência da informação para um suporte que veicule critérios de segurança, autenticação e legalidade.
Nestes termos, ao abrigo do disposto na alínea a) do n.° 1 do artigo 3.° do Decreto-Lei n.° 16/93, de 23 de Janeiro:
Manda o Governo, pelo Ministro da Saúde e pelo Secretário de Estado da Cultura, que seja aprovado o regulamento arquivístico do Hospital de Egas Moniz, no que se refere à avaliação, selecção, transferência, incorporação em arquivo definitivo, microfilmagem e eliminação da documentação que consta do anexo à presente portaria e da qual faz parte integrante.
Presidência do Conselho de Ministros e Ministério da Saúde.
Assinada em 8 de Julho de 1994.
O Ministro da Saúde, Adalberto Paulo da Fonseca Mendo. - O Secretário de Estado da Cultura, Pedro Miguel Santana Lopes.
Regulamento de avaliação, selecção e eliminação de documentos
Artigo 1.°
Do âmbito de aplicação
O presente Regulamento é aplicável aos documentos do arquivo do Hospital de Egas Moniz, adiante abreviadamente designado por HEM.
Artigo 2.°
Da avaliação
1 - O processo de avaliação do arquivo do HEM tem por objectivo a determinação do valor dos documentos para efeito da sua conservação em arquivo e, consequentemente, a fixação dos respectivos prazos de retenção administrativa, assim como a fixação do seu destino final findos esses prazos.2 - Os documentos que vinculem informação privilegiada, quer para os estudos do HEM, sua evolução orgânica e funcionamento, quer para a história da medicina, serão conservados permanentemente.
3 - É da responsabilidade do HEM a atribuição dos prazos de retenção administrativa dos seus documentos.
4 - A determinação da documentação a conservar permanentemente cabe aos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante abreviadamente designados por AN/TT, sob proposta do HEM.
Artigo 3.°
Das tabelas de selecção de documentos
1 - A tabela de selecção de documentos anexa a este diploma consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental do arquivo do HEM.
2 - A tabela referida no número anterior é válida por cinco anos, automaticamente renováveis, mediante prévio parecer positivo dos AN/TT, solicitado pelo HEM com uma antecedência mínima de três meses.
Artigo 4.°
Da selecção
A selecção dos documentos do arquivo do HEM, realizada de acordo com o disposto neste diploma, é da responsabilidade directa do administrador hospitalar que vier a ser designado para o efeito pelo conselho de administração.
Artigo 5.°
Da eliminação
1 - A alienação dos documentos cuja eliminação esteja prevista na tabela anexa à presente portaria pode ser feita por:a) Inutilização seguida de venda;
b) Incineração; ou c) Maceração.
2 - O HEM reserva-se o direito de optar por qualquer das formas referidas no número anterior, tendo em conta critérios de confidencialidade, racionalidade e reciclagem do papel.
3 - No acto da eliminação de documentos será lavrado um auto, do qual deve constar a relação das unidades arquivísticas objecto de destruição, devidamente identificadas.
4 - Os AN/TT orientarão tecnicamente a elaboração da relação referida no número anterior.
5 - O auto de eliminação constitui prova jurídica de abate patrimonial.
6 - É vedada a eliminação de documentos que não estejam previstos na tabela de selecção.
Artigo 6.°
Da acessibilidade e confidencialidade
O acesso e salvaguarda da confidencialidade dos documentos em arquivo corrente far-se-ão nos termos que vierem a ser definidos pelo HEM, considerada a lei geral.
Artigo 7.°
Da substituição do suporte
1 - Findos os prazos de retenção administrativa, é autorizada a substituição dos documentos originais por cópias em microforma, desde que efectuadas em condições que garantam a sua segurança, autenticidade e legalidade.2 - As cópias referidas no número anterior serão feitas pelo menos em duplicado, destinando-se um dos exemplares a servir como cópia de segurança e o outro como cópia de utilização administrativa e ou de consulta.
3 - As microformas não poderão apresentar cortes, emendas, rasuras ou quaisquer outras alterações que permitam pôr em causa a sua integridade e reproduzirão termos de abertura e encerramento, autenticados com a assinatura do responsável indicado no artigo 4.° do presente diploma, sob selo branco ou de perfuração especial.
3.1 - Na eventualidade de o HEM utilizar a prestação de serviços para microfilmar os seus documentos, a administração da empresa que prestar tais serviços assinará igualmente os termos de abertura e encerramento.
3.2 - Dos termos de abertura e encerramento constarão obrigatoriamente:
A descrição dos documentos reproduzidos;
A identificação dos responsáveis pela transferência da informação;
O local e a data da execução dessa transferência.
4 - Caso se opte por microformas em suporte fílmico (microfilme), a cópia de segurança será feita em filme de sais de prata e conservado em local distinto do de consulta.
5 - As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original.
6 - É autorizada a destruição dos originais dos documentos reproduzidos em microforma nas condições expressas neste diploma, assim como a dos que, de acordo com a tabela anexa, possam ser eliminados.
Artigo 8.°
Da incorporação e comunicabilidade do património arquivístico
1 - Uma cópia de segurança dos documentos assinalados na tabela de selecção anexa ao presente diploma e considerados de conservação permanente deve ser incorporada nos AN/TT, acompanhada dos respectivos instrumentos de descrição documental.
2 - O HEM remeterá aos AN/TT, juntamente com as microformas a incorporar, a discriminação dos documentos que, nos termos da lei geral e especialmente dos números 1, 2 e 3 do artigo 17.° do Decreto-Lei n.° 16/93, de 23 de Janeiro, deverão ser objecto de restrições de comunicabilidade.
3 - Excepcionalmente e em casos devidamente justificados, o director dos AN/TT, ouvido o director do HEM, poderá autorizar a consulta de documentos sobre que impenda restrição de comunicabilidade.
4 - Os AN/TT reservar-se-ão o direito de impor as condições que considerarem necessárias tanto à preservação e segurança da documentação quanto à salvaguarda do direito à privacidade, para a comunicação dos documentos referidos no n.° 3.
Artigo 9.°
Da execução
A responsabilidade imediata pela aplicação e execução do presente diploma é do administrador hospitalar que para o efeito vier a ser designado pelo conselho de administração.
Artigo 10.°
Da fiscalização
Na defesa do património arquivístico português, e pelo presente instrumento, os AN/TT terão o direito de inspecção técnica sobre a execução do disposto neste diploma.
ANEXO I
Tabela de documentos a conservar em arquivo e respectivos
prazos de conservação
(Ver tabela no documento original)