Instruções e requisitos a observar na organização e documentação das contas pelos organismos autónomos e fundos públicos e demais serviços com contabilidade patrimonial.

Resolução n.° 1/93

Instruções e requisitos a observar na organização e documentação

das contas pelos organismos autónomos e fundos públicos e

demais serviços com contabilidade patrimonial.

O Tribunal de Contas, no uso da sua competência prevista na alínea b) do n.° 1 do artigo 9.° e nos termos da alínea e) do n.° 1 do artigo 26.° da Lei n.° 86/89, de 8 de Setembro, deliberou, em sessão da 2.ª Secção, em plenário, de 4 de Dezembro de 1992, que os organismos autónomos e fundos públicos e os demais serviços que disponham de contabilidade regularmente organizada deverão, para efeitos de julgamento das suas contas, satisfazer os requisitos e as instruções seguintes:

I - Requisitos de ordem contabilística

1.°

Requisitos formais da contabilidade

Considera-se contabilidade regularmente organizada a contabilidade digráfica elaborada em obediência aos requisitos previstos no Código Comercial e que tenha, ainda, em conta a normalização contabilística oficialmente estabelecida e, designadamente, a instituída para o respectivo sector de actividade.

2.°

Livros de escrituração

1 - Consideram-se indispensáveis para efeitos de relevação contabilística os seguintes livros de escrituração: Diário, Razão, de Balancetes do Razão, de inventário das imobilizações, de inventário das existências e de balanços.

2 - Os livros referidos no número anterior podem ser de folhas fixas, de folhas destacáveis e de folhas soltas.

3 - Todos os livros devem ter as folhas numeradas sequencialmente e conter termos de abertura e de encerramento, formalidades que nos livros de folhas fixas e nos de folhas destacáveis são prévias à sua escrituração, competindo à entidade financeira que superintende no respectivo sector ou, se esta exigência dificultar o cumprimento de tal formalidade, à pessoa a quem competir a presidência do órgão de administração ou de direcção do organismo, fundo ou serviço rubricar as folhas e assinar os termos que constarão, respectivamente, da primeira e última páginas.

4 - Os livros de folhas destacáveis e os livros de folhas soltas deverão ser encadernados no prazo de seis meses a contar da data a que se reportam os últimos registos neles inscritos.

5 - Podem coexistir, simultaneamente, livros de folhas fixas, de folhas destacáveis e de folhas soltas (sistema híbrido).

3.°

Regras de escrituração

A escrituração dos livros utilizados na contabilidade deverá obedecer às seguintes regras:

a) Todos os registos devem estar apoiados em documentos justificativos, datados e ordenados numericamente;

b) As operações devem ser registadas cronologicamente;

c) Os erros ou omissões, eventualmente praticados, devem ser objecto de regularização contabilística, logo que descobertos.

4.°

Conservação dos livros e documentos

1 - Os livros de escrituração e toda a documentação de suporte comprovativo dos registos contabilísticos deverão ser conservados em boa ordem durante os prazos legalmente estabelecidos.

2 - A documentação de suporte deverá ser arquivada de forma a possibilitar, fácil e rapidamente, a sua consulta e a comprovação e análise dos registos contabilísticos, bem como o cumprimento do estabelecido no n.° 2 do n.° 8.°

II - Documentação a remeter ao Tribunal de Contas

5.°

Descrição dos documentos

1 - Os documentos a organizar e a remeter ao Tribunal de Contas, seja qual for o período da gerência a que se reportam, são os seguintes:

A) Guia de remessa (modelo n.° 1);

B) Relação nominal dos responsáveis (modelo n.° 2);

C) Cópia da acta da reunião de apreciação das contas pelo órgão competente;

D) Documentos de prestação de contas enumerados no n.° 6.°;

E) Relações, certidões e outros documentos enumerados no n.° 8.°;

F) Informações complementares enumeradas no n.° 9.° 2 - Para além dos documentos e informações referidos no número anterior, pode o Tribunal de Contas solicitar, ao organismo ou a terceiros, quaisquer outros elementos ou informações que repute necessários para análise e julgamento das contas, nomeadamente os documentos de suporte a que se refere o n.° 4.° 3 - Os documentos referidos no n.° 1 devem ser remetidos ao Tribunal de Contas, pela ordem indicada na guia de remessa, dentro dos prazos legalmente estabelecidos e conter a designação do ministério e do organismo, fundo ou serviço a que respeitam.

4 - Os documentos previstos no n.° 1 devem ser apresentados nos modelos estabelecidos nas presentes instruções e, na sua falta, no Plano Oficial da Contabilidade (POC) ou nos respectivos planos sectoriais, podendo, porém, uns e outros ser substituídos por modelos informatizados, desde que forneçam a mesma informação que aqueles proporcionam.

5 - Os documentos de prestação de contas deverão ser assinados pelos responsáveis que estiverem em funções ao tempo da sua remessa, com assinaturas autenticadas por selo branco, devendo os que deixaram de exercer funções durante o exercício prestar todas as informações que lhes forem solicitadas, nomeadamente, pelos referidos responsáveis, relativamente ao exercício em causa.

6.°

Documentos de prestação de contas

Os documentos de prestação de contas compreendem:

D.1 - Relatório da gestão;

D.2 - Relatório e parecer do órgão de fiscalização e cópia da certificação legal de contas, quando emitidos;

D.3 - Balanço;

D.4 - Demonstração dos resultados;

D.5 - Anexo ao balanço e à demonstração dos resultados elaborado nos termos do n.° 7.°;

D.6 - Mapa dos fluxos financeiros (modelo n.° 3);

D.7 - Mapa do tesoureiro caucionado (modelo n.° 4);

D.8 - Mapas do controlo orçamental:

Mapa da receita (modelo n.° 5);

Mapa da despesa (modelo n.° 5-A);

D.9 - Demonstração da origem e aplicação de fundos (modelo n.° 6), incluindo as variações dos fundos circulantes;

D.10 - Balancetes do Razão Geral, analíticos e sintéticos, antes e depois dos lançamentos de regularização e de apuramento dos resultados, devidamente identificados.

7.°

Conteúdo do anexo ao balanço e à demonstração dos resultados

1 - O anexo ao balanço e à demonstração dos resultados deve conter as seguintes informações e elementos, quando aplicáveis:

1) Critérios valorimétricos utilizados relativamente às várias rubricas do balanço;

2) Indicação e comentário das contas do balanço e da demonstração dos resultados cujos conteúdos foram alterados significativamente em relação ao exercício anterior;

3) Mapa dos investimentos (modelo n.° 7);

4) Mapa das imobilizações;

5) Mapa das amortizações, com indicação dos métodos de cálculo;

6) Mapa das reavaliações;

7) Mapa dos bens utilizados em regime de locação financeira;

8) Mapa das provisões, com indicação dos métodos de cálculo;

9) Discriminação das dívidas de cobrança duvidosa;

10) Valor dos compromissos financeiros que não figuram no balanço;

11) Mapa das reconciliações bancárias feitas no fim do exercício (modelo n.° 8);

12) Outras informações consideradas relevantes para melhor compreensão da situação financeira e dos resultados, nomeadamente as respeitantes a títulos negociáveis e aplicações de tesouraria, incluindo os ganhos ou perdas correspondentes.

2 - Os mapas das imobilizações, amortizações e reavaliações podem ser substituídos por um único mapa, desde que contenha as seguintes informações:

Descrição dos elementos do activo imobilizado por grupos homogéneos (conjunto de elementos da mesma espécie, cuja amortização obedeça ao mesmo regime e deva iniciar-se no mesmo ano), excepto os edifícios e outras construções e viaturas, que devem ser discriminados elemento a elemento;

Datas de aquisição e de reavaliação;

Valores de aquisição ou outro valor contabilístico na sua falta e valores de reavaliação;

Taxas de amortização;

Amortizações do exercício e as acumuladas;

Alienações, transferências e abates de elementos do activo imobilizado, no exercício, devidamente justificados;

Valores líquidos dos elementos do activo imobilizado.

8.°

Relações, certidões e outros elementos

1 - As relações, certidões e outros elementos referidos na alínea E) do n.° 1 do n.° 5.° são os seguintes:

E.1 - Relação dos funcionários e agentes abrangidos pelo disposto nas alíneas e) e f) do n.° 1 do artigo 13.° da Lei n.° 86/89, de 8 de Setembro (modelo n.° 9);

E.2 - Relação dos funcionários e agentes cuja situação profissional foi objecto de alteração durante o exercício e cujos diplomas e despachos não foram sujeitos a visto do Tribunal de Contas (modelo n.° 10);

E.3 - Relação dos contratos referentes a pessoal, material, empreitadas, etc., celebrados no exercício ou em exercícios anteriores de que tenham resultado pagamentos durante o exercício (modelo n.° 11);

E.4 - Relação dos documentos de receita e de despesa, comprovativos dos registos contabilísticos (modelo n.° 12), ou extractos das contas movimentadas no ano, onde se relacionem todos os documentos que deram origem aos respectivos movimentos;

E.5 - Certidões ou extractos emitidos pelas respectivas instituições de crédito relativos aos saldos em depósito existentes no fim do exercício;

E.6 - Certidões das instituições de crédito e outras entidades comprovativas dos proveitos e ganhos financeiros creditados no exercício;

E.7 - Certidões ou documentos equivalentes, comprovativos das verbas recebidas de outros organismos, fundos ou serviços, devidamente assinados e autenticados por estes;

E.8 - Mapa dos descontos, retenções na fonte e outros (modelo n.° 13);

E.9 - Mapa das entregas dos descontos, retenções na fonte e outros (modelo n .° 14);

E.10 - Relação dos funcionários e agentes em situação de acumulação de funções (modelo n.° 15);

2 - A relação prevista na alínea E.4 do número anterior só será apresentada quando o Tribunal de Contas solicitar, relativamente a cada conta, os documentos comprovativos dos respectivos registos contabilísticos, que devem ser acompanhados, quando for caso disso, dos documentos relacionados com a mesma operação (v. g., autorização ou ordem de pagamento, factura e recibo).

9.°

Informações complementares

Com a finalidade de dar a conhecer a organização administrativa e contabilística das entidades a que se aplicam as presentes instruções devem ser fornecidas as seguintes informações:

F.1 - Organização administrativa:

1) Organograma efectivo da estrutura organizacional;

2) Pessoal do quadro e fora do quadro existente no último dia dos exercícios N e N-1, em valores numéricos, por departamentos e serviços;

3) Existência ou não de órgão interno de auditoria, de inspecção ou de controlo, informando:

a) A quem está directamente subordinado;

b) Atribuições e âmbito das suas funções;

c) Número de pessoas que o integra;

4) Existência ou não de um fundo fixo de caixa e, em caso afirmativo, qual o seu quantitativo;

5) Se as cobranças são depositadas diariamente e, no caso negativo, quando é que têm lugar;

6) Períodos habituais de controlo dos valores em caixa e a categoria e o serviço das pessoas encarregadas desta função;

7) Se a função de compras está ou não centralizada num único departamento;

8) Se as compras são inspeccionadas, contadas, pesadas ou medidas no momento da sua recepção;

9) Se as facturas recebidas e as emitidas são objecto de controlo sistemático;

10) Se existe separação efectiva de funções entre o pessoal encarregado da facturação e o de registo e controlo das contas correntes;

11) Se as folhas de vencimentos e salários são conferidas e aprovadas por pessoas diferentes das que as elaboram;

12) Se estão convenientemente salvaguardados os bens e direitos do organismo e de que forma;

F.2 - Organização contabilística:

13) Se o organismo possui um manual de contabilidade adequado às suas necessidades específicas;

14) Se a informação contabilística está disponível em tempo oportuno para permitir uma gestão eficiente;

15) Se os registos contabilísticos são objecto de revisão;

16) Se são feitas mensalmente conciliações bancárias e analisados periodicamente os cheques em trânsito, informando ainda a categoria das pessoas encarregadas desta função e o serviço onde estão colocadas;

17) Se as contas de terceiros são examinadas periodicamente;

18) Se existe inventário permanente para as classes mais importantes das existências;

19) Se são feitas inventariações no fim do exercício e se são emitidas instruções para o efeito;

20) Se existe ficheiro dos elementos do activo imobilizado;

21) Se é feito controlo orçamental;

22) Se os serviços de contabilidade elaboram periodicamente balanços, contas de resultados e outras informações contabilísticas para o órgão de gestão e, em caso afirmativo, qual é a sua periodicidade (mensais, trimestrais, semestrais).

III - Requisitos a observar na elaboração de alguns documentos

10.°

Acta sobre a apreciação das contas

O órgão de gestão deve apreciar, em reunião a realizar para o efeito, os factos mais importantes revelados pelos documentos de prestação de contas, nomeadamente receitas e despesas, custos e proveitos e resultados da gerência e do exercício, cujos valores devem constar da respectiva acta.

11.°

Relatório de gestão

O relatório de gestão deve conter:

a) Uma exposição fiel e clara sobre a forma como se desenvolveu a actividade no exercício, devendo apoiar-se, tanto quanto possível, na utilização de indicadores económicos e financeiros que revelem o grau de eficiência conseguida na utilização de recursos e a eficácia da gestão;

b) As perspectivas futuras de evolução da actividade pelo organismo;

c) Informação fundamentada sobre a aplicação dos resultados.

12.°

Notas de carácter técnico

1 - Na relevação contabilística das operações e na elaboração dos documentos de prestação de contas devem ser considerados os seguintes aspectos de carácter técnico:

a) Os «fundos permanentes» deverão ser regularizados no fim do exercício;

b) As despesas com o pessoal serão registadas, no mapa dos fluxos financeiros, pelos valores ilíquidos constantes das respectivas folhas de processamento, devendo os descontos efectuados nas remunerações ser registados a débito no mapa modelo n.° 3 nas rubricas próprias e constarem do mapa modelo n.° 13;

c) As transferências bancárias quando substituírem os recibos de quitação devem estar apoiadas em relações das quais constem todos os elementos necessários ao seu controlo, designadamente o valor, a conta bancária utilizada, a operação originária e o documento comprovativo (factura, contrato ou outro), a autorização ou ordem de pagamento, o nome e residência do beneficiário e a certificação feita pela instituição que realizou a operação;

2 - No caso de ser aplicado um plano sectorial, deverão ser utilizados, na elaboração dos documentos de prestação de contas, o código e as denominações das contas que lhe corresponderem nesse plano.

3 - Orientações sobre o preenchimento do mapa modelo n.° 3:

De acordo com a sua denominação, destina-se este mapa a demonstrar os fluxos financeiros ocorridos no exercício, quer tenham dado ou não origem a recebimentos e ou a pagamentos. Não deverá, por isso, reflectir os movimentos registados, por exemplo, em contas de amortizações, provisões e menos-valias.

A sua estrutura é baseada no POC, devendo ser adaptado ao sistema de representação contabilística utilizado quando o organismo adoptar outro plano de contas. Servindo apenas de paradigma, deverá ser completado, quando necessário, com a inclusão das contas e subcontas nele não mencionadas.

No seu preenchimento deverá ter-se em atenção o seguinte:

a) Os títulos negociáveis e outras aplicações de tesouraria não devem constar do saldo inicial e do saldo final. No caso de terem figurado no saldo final do exercício anterior, deverão constar também no saldo inicial do exercício em que pela primeira vez se aplicam as presentes instruções e considerar como despesas do mesmo exercício, no grupo IV (contas 15 e ou 18), importâncias de igual valor;

b) As alienações de títulos e outras aplicações de tesouraria serão registadas como receita no grupo II (contas 15 e ou 18) pelo valor da alienação, incluindo os respectivos ganhos, quando existirem, que não serão registados na conta 78, e excluindo os juros obtidos. Pela mesma razão as perdas da alienação não serão registadas, neste mapa, na conta 68;

c) As alienações de bens do activo imobilizado serão registadas como receita no grupo II (contas da classe 4) pelo valor de venda, incluindo as mais-valias, quando existirem, que não serão registadas na conta 79;

d) Na conta 57 - Reservas deverão ser registados todos os subsídios destinados a financiar o imobilizado que tenham sido contabilizados na conta 274 do POC;

e) Deverão ser excluídas das contas 79 e 69 dos grupos II e IV os movimentos registados nas subcontas 797 e 697;

f) Nos grupos III e IV registar-se-ão, respectivamente, os recebimentos e pagamentos cujos proveitos e custos sejam imputáveis a exercícios anteriores.

Nas respectivas contas da classe 2 registar-se-ão os recebimentos e ou os pagamentos cujos proveitos ou custos correspondentes já foram contabilizados em exercícios anteriores.

Nas subcontas 797 ou 697 registar-se-ão, conforme os casos, os recebimentos e ou os pagamentos cujos proveitos ou custos foram contabilizados no próprio exercício.

Para efeitos de preenchimento dos mapas modelos números 5 e 5-A deverão os recebimentos e ou os pagamentos anteriormente referidos ser considerados como proveitos ou custos nas correspondentes contas, devendo a sua desagregação ser feita em mapa próprio, a enviar em complemento ao mapa modelo n.° 3;

g) As despesas processadas até 31 de Dezembro e cujos meios de pagamento sejam emitidos com data não posterior àquela deverão ser incluídas na coluna 8;

4 - Orientações sobre o preenchimento dos mapas modelos números 5 e 5-A:

Os mapas de controlo orçamental - modelos números 5 e 5-A - estão estruturados de modo a permitirem a conciliação das receitas e despesas entre a contabilidade patrimonial e a classificação económica das receitas e despesas públicas.

Estes mapas têm como finalidade permitir o controlo orçamental e revelar, em termos de contabilidade pública, os fluxos de tesouraria verificados no exercício.

O seu preenchimento, relativamente aos recebimentos e pagamentos ocorridos no exercício, será feito recorrendo aos valores respectivos inscritos nas rubricas constantes do mapa modelo n.° 3.

Quando os valores de qualquer rubrica da classificação económica das receitas e despesas públicas sejam obtidos por agregação dos valores de mais de uma conta ou subconta da contabilidade patrimonial, deverão estas apresentar-se discriminadas, evidenciando-se em linha diferente de acordo com o seguinte exemplo:

(Ver figura no documento original) As rubricas de receitas com os códigos 05.02 - Transferências correntes - Administrações públicas e 09.02 - Transferências de capital - Administrações públicas deverão ser desagregadas de modo a evidenciar os subsectores que as integram.

Igual procedimento deverá ser adoptado quanto às rubricas 04.01 - Transferências correntes - Administrações públicas e 08.02 - Transferências de capital - Administrações públicas.

IV - Disposições finais

13.°

Campo de aplicação e entrada em vigor

As presentes instruções aplicam-se a todos os organismos autónomos, fundos públicos e demais serviços com contabilidade patrimonial, em relação aos exercícios de 1993 e seguintes, substituindo as publicadas no Diário da República, 2.ª série, n.° 192, de 22 de Agosto de 1983, e 1.ª série, números 261, de 13 de Novembro de 1985, e 10, de 12 de Janeiro de 1989.

14.°

Publicação

Publique-se no Diário da República, 1.ª série-B, nos termos da alínea b) do n.° 1 do artigo 63.° da Lei n.° 86/89, de 8 de Setembro.

Tribunal de Contas, 11 de Dezembro de 1992. - O Conselheiro-Presidente, António Luciano Pacheco de Sousa Franco.

V - Modelos de mapas, relações e outros documentos

(Ver quadros no documento original)

Mapa dos fluxos financeiros

(Ver tabela no documento original)

Mapa do tesoureiro Caucionado

(Ver tabela no documento original)

Mapa do controlo Orçamental

(Ver tabelas no documento original)