Resolução do Conselho de Ministros n.º 31/87
As exigências das sociedades modernas e a afirmação de novos valores sociais têm conduzido, por toda a parte, ao alargamento das funções do Estado, originando notável crescimento e complexidade das administrações públicas. E os serviços e funcionários, que são chamados a gerir a multiplicidade de processos de compatibilização de direitos e interesses dos particulares com ditames de ordenamentos gerais e interesses colectivos, são confrontados cada dia com práticas estabelecidas, rotinadas, sobrevalorizando a segurança e o perfeccionismo, e com novos valores de celeridade e eficácia impostos pelos utentes dos serviços públicos. Portugal não escapa, naturalmente, aos fenómenos do crescimento da Administração e da afirmação de novo ritmo de vida, indiciadores, aliás, de desenvolvimento económico e sócio-cultural. Acresce ainda, entre nós, que as frequentes alterações da macroestrutura da Administração Pública, com repetida criação, modificação, extinção de ministérios, secretarias de Estado, direcções-gerais, institutos e empresas públicas, vêm incrementando a incompreensibilidade da organização administrativa, criando, não raro, ao cidadão, em geral, e a algumas categorias de utentes, em particular, acrescidas dificuldades de simples identificação dos serviços públicos adequados, competentes, para receber e tratar dos seus assuntos.
A resposta pronta, correcta, que efective direitos e viabilize iniciativas não se compadece, hoje, com processos e métodos de trabalho que enfatizem a segurança e perfeição em detrimento da eficácia, tanto mais quanto os equipamentos de trabalho generalizados na sociedade, incluindo meios de comunicação, permitem conciliar satisfatoriamente ambos os objectivos em presença: formalidades imprescindíveis da Administração com necessidades e interesses dos seus clientes. Esta, aliás, uma das ópticas prosseguidas com êxito pelas modernas democracias na superação do conflito de valores da tradicional cultura administrativa com as imposições dos actuais ritmos de vida: simplificação e desburocratização, adopção de métodos e processos de trabalho mais aligeirados e expeditos, recurso ao tratamento automático da informação e aos novos meios de comunicação.
Numa louvável atitude de serviço - concernente à identificação aos utentes dos departamentos adequados -, vêm-se já registando iniciativas espontâneas, em algumas áreas da Administração - para além da prática assente ao nível dos órgãos de soberania -, de procederem os serviços, oficiosamente, ao encaminhamento correcto dos assuntos que erradamente lhes são endereçados. Os processos não são, assim, arquivados liminarmente a pretexto de incompetência legal: pelo contrário, são remetidos ao serviço ou entidade adequada para deles se ocupar, ao mesmo tempo que o utente de tal é informado.
O empenhamento do Governo na modernização da Administração Pública, nomeadamente pela sua aproximação aos utentes, prestando melhores serviços, desburocratizados, personalizados e tempestivos, induz, neste contexto e na linha de medidas já publicadas e no quadro de outras em estudo, à definição de algumas orientações quanto à utilização dos tradicionais meios de comunicação escrita, ao generalizado acesso dos serviços a meios correntes de comunicação à distância, a novos equipamentos de telecomunicações, bem como à normalização do encaminhamento oficioso de correspondências.
Nestes termos:
O Conselho de Ministros, reunido em 14 de Maio de 1987, resolveu adoptar medidas relativas a comunicações na Administração e ao encaminhamento de utentes e de correspondências:
A) Comunicações escritas na Administração
1 - Nas comunicações internas e externas deverá a Administração Pública adoptar o meio mais económico que para cada caso se revele eficaz.
2 - O ofício expressamente dactilografado deverá, sempre que possível e conveniente, ser substituído por suportes de comunicação escrita mais expeditos e económicos como o «ofício pré-impresso», a «mensagem de serviço», o sistema de «resposta no próprio documento», de preenchimento manual ou reprodução por xerocópia.
3 - Os serviços promoverão, nas suas correspondências, a utilização preferencial do «envelope de janela», por forma a acelerar o processamento do trabalho e a redução dos respectivos custos.
4 - Os serviços elaborarão impressos de requerimentos, relativos aos principais assuntos que tratam, em papel de formato A4, que facultarão aos interessados nos locais apropriados.
5 - Nas relações com os utentes poderão os serviços aceitar qualquer meio bastante de identificação pessoal ou de prova, minorando, sempre que possível, a exigência de formalidades.
6 - Com vista a acelerar o processo de decisão, deverão os serviços proceder às necessárias consultas mútuas, para obtenção de declarações, atestados, certidões e outros elementos, através de telefone, telegrama, telex, telecópia ou outros meios, sem prejuízo de ulterior confirmação quando estritamente indispensável.
7 - Na elaboração dos processos deverão os serviços evitar a solitação de pareceres e despachos internos à Administração sempre que tais formalidades se afigurem redudantes ou que, de algum modo, não carreiem qualquer substância à formulação da decisão.
8 - Os dirigentes dos serviços estimularão o mecanismo da delegação de assinatura, por forma que as comunicações correntes possam ser assinadas em diferentes níveis da hierarquia, se possível, no próprio posto de execução.
9 - Os serviços procederão a informação escrita aos utentes sobre previsão do tempo de resposta sempre que para o assunto apresentado, verbalmente ou por escrito, se figure prazo de resolução superior a um mês.
B) Telefone e telex
10 - Todos os serviços públicos deverão dispor de telefone que permita a recepção de chamadas dos respectivos utentes.11 - As direcções-gerais e serviços equiparados, bem como os serviços desconcentrados, deverão, na medida das possibilidades orçamentais, dispor de telex e, eventualmente, de outros meios de telecomunicações que as actividades prosseguidas justifiquem.
12 - Os serviços informarão as secretarias-gerais dos respectivos ministérios de todas as alterações verificadas nos seus sistemas de comunicação à distância.
13 - As secretarias-gerais fornecerão anualmente listagens completas e actualizadas dos sistemas de comunicação à distância dos serviços do seu ministério, incluindo os autónomos, aos editores das listas de assinantes.
14 - A Direcção-Geral dos Edifícios e Monumentos Nacionais promoverá, no prazo de 60 dias, a revisão das normas referentes à aquisição, montagem e reparação de instalações telefónicas, de telex e de outros meios de comunicação à distância, no sentido de, em princípio, tais serviços serem solicitados directamente às empresas operadoras, sem prejuízo das regras de racionalização, gestão e segurança das instalações do Estado que importe acautelar.
15 - Na elaboração das normas a propor nos termos do número anterior ponderar-se-á a necessidade e conveniência de, para a instalação dos serviçoes desconcentrados da saúde e da educação, serem as operações coordenadas, respectivamente, pela Direcção-Geral dos Hospitais, pela Direcção-Geral dos Cuidados de Saúde Primários e pela Direcção-Geral dos Equipamentos Educativos.
C) Encaminhamento oficioso de utentes e correspondência
16 - Todas as correspondências entregues em mão em qualquer edifício afecto à Administração serão obrigatoriamente recebidas e encaminhadas para os serviços respectivos pela unidade de recepção, salvo pedido expresso dos portadores, atendível se as regras de segurança o permitirem.
17 - Os serviços públicos remeterão, directa e oficiosamente, todas as correspondências que lhes forem indevidamente endereçadas para as entidades e serviços competentes, informando de tal os interessados.
18 - Os serviços procederão ao esclarecimento e encaminhamento dos utentes que, presencialmente ou por telefone, lhes apresentem assuntos da competência de outros serviços ou entidades públicas.
19 - Os serviços públicos afixarão em todos os locais de atendimento o horário de atendimento ao público, bem como, se possível, os números de telefone através dos quais os utentes possam obter informações.
D) Avaliação de execução
As secretarias gerais e os serviços centrais de organização e pessoal de cada ministério coordenarão a implementação das presentes medidas e elaborarão relatórios dos progressos alcançados, bem como sugestões neste domínio a enviar ao Secretariado para a Modernização Administrativa no termo do 1.º semestre de aplicação.Presidência do Conselho de Ministros. - O Primeiro-Ministro, Aníbal António Cavaco Silva.