Os Estatutos da Universidade da Beira Interior (adiante designados por Estatutos) preveem, no n.º 4 do seu artigo 5.º, uma organização matricial de serviços, a fim de adequar as estruturas de apoio logístico, técnico e administrativo ao modelo de gestão configurado por aquele documento, obviamente assente nos princípios de economia e eficiência, que conduzam ao reforço da responsabilização, transparência e prestação pública de contas.
Tal modelo de organização matricial impõe, pois, a necessidade de elaborar e aprovar um Regulamento que estabeleça e identifique a estrutura, âmbito de intervenção, funções e competências dos serviços, sem prejuízo de um maior aprofundamento e pormenorização da regulamentação própria que venha a resultar do exercício de gestão e de uma interação participada entre a Reitoria e os demais órgãos da Universidade.
Na elaboração e aprovação desse Regulamento foi respeitado o modelo integrado e coerente dos Serviços previsto e estatuído no n.º 4 do artigo 5.º dos Estatutos, numa perspetiva de desenvolvimento centralizado de atividades comuns, exercendo as suas atribuições nos domínios da prestação de serviços de natureza institucional, utilizando métodos e partilhando recursos e dados, numa lógica de gestão por processos e de orientação para os resultados, tendo por base, quando aplicável, o princípio da manutenção da autonomia decisional.
Assim, nos termos do artigo 24.º, n.º 1, alíneas e), o) e q) dos Estatutos, aprovo o Regulamento Orgânico dos Serviços da Universidade da Beira Interior adiante enunciado.
Regulamento Orgânico dos Serviços da Universidade da Beira Interior
CAPÍTULO I
Disposições Gerais
Artigo 1.º
Objeto
1 - O presente regulamento estabelece a organização, atribuições e competências dos Serviços da Universidade da Beira Interior.
2 - Os Serviços são, em conformidade com a alínea f) do n.º 2 do artigo 5.º dos Estatutos, estruturas permanentes de apoio à gestão técnica, administrativa e financeira a desempenhar pelos órgãos de governo, faculdades, institutos de investigação, departamentos, unidades de investigação e centros.
CAPÍTULO II
Direção dos Serviços da Universidade da Beira Interior
Artigo 2.º
Direção
1 - O Reitor é o dirigente máximo dos Serviços da Universidade da Beira Interior.
2 - O Reitor é coadjuvado pelos Vice-Reitores e pelos Pró-Reitores, que exercem as suas funções no âmbito dos respetivos pelouros.
Artigo 3.º
Administrador
1 - O Administrador reporta hierarquicamente ao Reitor e exerce as suas competências de acordo com o disposto nos Estatutos da Universidade, nomeadamente:
a) Assegura a gestão corrente da Universidade da Beira Interior;
b) Integra o Conselho de Gestão da Universidade e dá execução às suas deliberações;
c) Coordena os Serviços Administrativos.
2 - O Administrador é livremente nomeado e exonerado pelo Reitor, nos termos da legislação em vigor.
3 - O Administrador é equiparado a cargo de direção superior de 2.º grau, executando as funções e as competências que lhe forem delegadas pelo Reitor.
CAPÍTULO III
Organização
Artigo 4.º
Estrutura orgânica
1 - Dependem do Reitor e da Equipa Reitoral os seguintes Gabinetes e Serviços:
a) Gabinete de Apoio ao Reitor;
b) Gabinete de Relações Públicas;
c) Assessoria Jurídica;
d) Gabinete da Qualidade;
e) Gabinete de Inovação e Desenvolvimento;
f) Gabinete de Internacionalização e Saídas Profissionais;
g) Serviços Académicos;
h) Serviços Técnicos;
i) Serviços de Informática;
j) Serviços Administrativos.
Artigo 5.º
Gabinete de Apoio ao Reitor
1 - Compete ao Gabinete de Apoio ao Reitor:
a) Assegurar a prestação de serviços especializados de assessoria ao Reitor com informações e elaboração de pareceres e estudos sobre quaisquer assuntos no âmbito das suas atribuições;
b) Participar na preparação, elaboração e análise de projetos de regulamento, deliberações, despachos e outros documentos ou minutas;
c) Promover a tramitação e controlo dos processos de contratação, colaboração e cooperação de pessoal docente submetidos ao Reitor;
d) Prestar o apoio técnico necessário à elaboração de documentos e informações e à preparação de reuniões dos órgãos de gestão da Universidade;
e) Estabelecer contactos com as unidades orgânicas, subunidades orgânicas, centros e serviços da UBI e, de acordo com orientações superiores, com organismos e entidades externas, com vista ao desenvolvimento das atividades do Gabinete;
f) Acompanhar a adequação dos processos e procedimentos face ao código de integridade académica e conduta ética;
g) Prestar apoio às reuniões do Reitor com entidades internas e externas;
h) Desempenhar outras funções superiormente cometidas.
2 - O Gabinete de Apoio ao Reitor é constituído por um Chefe de Gabinete, livremente nomeado e exonerado pelo Reitor.
3 - O Chefe de Gabinete é equiparado para os demais efeitos legais a cargo de direção intermédia de 1.º grau.
Artigo 6.º
Gabinete de Relações Públicas
1 - O Gabinete de Relações Públicas exerce as suas atribuições nos domínios do protocolo, comunicação, divulgação e imagem, bem como da promoção da relação da Universidade com a sociedade, competindo-lhe designadamente:
a) Organizar e dar apoio aos atos sociais e protocolares da Universidade, coordenando eventos, conferências, visitas e cerimónias académicas promovidas pela reitoria e gerindo auditórios e outros espaços;
b) Apoiar os órgãos de governo da instituição na sua articulação com outras instituições de ensino, autarquias e organizações do país e da região, através da formalização e ordenação de convénios;
c) Implementar a estratégia e o plano de divulgação da Universidade de acordo com as orientações superiormente definidas, criando e desenvolvendo materiais informativos e promocionais;
d) Promover a difusão interna e externa da informação através dos diversos meios disponíveis, incluindo os recursos on-line, coordenando a contribuição das várias unidades e subunidades orgânicas, centros e serviços;
e) Garantir o contacto com os meios de comunicação social e acompanhar, recolher e tratar informação noticiosa com interesse para a Instituição;
f) Difundir internamente informação de interesse para a academia;
g) Organizar iniciativas e projetos que promovam e divulguem a Instituição, assim como a sua participação em exposições e certames, ao nível nacional e internacional;
h) Assegurar a seleção e reprodução de ofertas institucionais, bem como promover iniciativas de rentabilização da imagem da Universidade;
i) Estabelecer, de acordo com orientações superiores, contactos com as unidades da Universidade e com organismos e entidades externas, com vista ao desenvolvimento das atividades do Gabinete;
j) Apoiar a edição e publicação de obras de cariz institucional;
k) Exercer outras competências que lhe sejam cometidas.
2 - O Gabinete de Relações Públicas divide-se em três setores:
a) Imprensa e Comunicação;
b) Relações Públicas, Marketing e Eventos;
c) Imagem.
3 - O Gabinete de Relações Públicas é coordenado por um dirigente intermédio de 2.º grau ou por um técnico superior.
Artigo 7.º
Assessoria Jurídica
1 - A Assessoria Jurídica exerce as suas competências no domínio jurídico e disciplinar de apoio à equipa reitoral, colaborando com os órgãos da UBI e entidades autorizados pelo Reitor, cabendo-lhe designadamente:
a) Prestar assessoria de caráter jurídico, nomeadamente através da elaboração de estudos, informações e pareceres de interesse para a Reitoria e para a Instituição;
b) Instruir ou apoiar a organização de processos do foro disciplinar, inquéritos e averiguações;
c) Colaborar na preparação de instrumentos jurídicos nos quais a universidade seja parte, designadamente quanto à adequação do seu articulado para os fins em vista e a sua compatibilização com a lei geral;
d) Participar na preparação, elaboração e análise de projetos de regulamentos, deliberações, despachos e outros documentos ou minutas;
e) Coordenar as respostas a reclamações;
f) Assegurar a divulgação diária, seletiva, dos diplomas publicados com interesse para as atividades da Universidade, bem como a recolha, tratamento e divulgação de legislação, jurisprudência e doutrina relevante para a prossecução das atribuições da UBI;
g) Elaborar e manter uma base de dados de natureza jurídica para apoio ao cabal exercício das competências da Assessoria Jurídica e dos membros da Comunidade Académica, cujas funções específicas justifiquem o respetivo acesso;
h) Exercer outras competências que lhe sejam delegadas.
2 - A Assessoria Jurídica é coordenada por um dirigente intermédio de 2.º grau ou por um técnico superior.
Artigo 8.º
Gabinete da Qualidade
1 - O Gabinete da Qualidade exerce as suas competências no domínio da Avaliação Institucional e Acreditação dos Ciclos de Estudo, da Qualidade do Ensino e da Gestão do Sistema da Qualidade, em alinhamento com o planeamento estratégico.
2 - Compete ao Gabinete da Qualidade:
a) Assegurar o desenvolvimento, gestão e aplicação dos sistemas de autoavaliação e avaliação institucional na Universidade;
b) Acompanhar os programas de avaliação da Universidade a realizar pela Agência de Avaliação e Acreditação do Ensino Superior, European University Association e outras entidades externas;
c) Promover e coordenar a organização dos processos de criação, alteração e avaliação de ciclos de estudos, relatórios de follow-up, assegurar a sua submissão e registo junto das entidades competentes, Agência de Avaliação e Acreditação do Ensino Superior e Direção Geral de Ensino Superior, e proceder, se aplicável, à publicação no Diário da República dos respetivos planos de estudos;
d) Colaborar na recolha, análise e interpretação dos indicadores de qualidade do processo de ensino-aprendizagem;
e) Assegurar o funcionamento do sistema de garantia da qualidade do ensino na Universidade e definir padrões de alerta relativamente às dimensões de análise fundamentais;
f) Colaborar com os Diretores e Comissões de Curso no sentido de identificar problemas e partilhar estratégias para os resolver;
g) Atualizar base de dados de estruturas curriculares de ciclos de estudos;
h) Elaborar e coordenar programas de formação dos docentes da UBI;
i) Assegurar a coordenação dos mestrados de Formação de Professores;
j) Assegurar a gestão e a melhoria contínua do Sistema da Qualidade da Universidade;
k) Planear e coordenar as auditorias internas, acompanhar as auditorias externas, promovendo, com independência técnica, a organização e funcionamento dos serviços, no âmbito do Sistema da Qualidade;
l) Auscultar regularmente as necessidades e os níveis de satisfação dos clientes e outras partes interessadas, dinamizar a aplicação de inquéritos a estudantes, docentes, graduados e empregadores, bem como proceder ao tratamento, análise e divulgação dos respetivos resultados;
m) Realizar estudos de planeamento e gestão estratégica que lhe sejam superiormente solicitados.
3 - O Gabinete da Qualidade é coordenado por um dirigente intermédio de 2.º grau ou por um técnico superior.
Artigo 9.º
Gabinete de Inovação e Desenvolvimento
1 - O Gabinete de Inovação e Desenvolvimento exerce as suas atribuições no suporte à gestão administrativa e financeira dos projetos, bem como às atividades de desenvolvimento tecnológico da Universidade, de transferência de conhecimento e sua valorização económica e, ainda, de gestão e valorização da propriedade intelectual, dinamizando as relações empresariais e o apoio ao empreendedorismo, competindo-lhe, designadamente:
a) Identificar, sistematizar e difundir a informação relativa a oportunidades competitivas de financiamento, nacionais e internacionais, públicas ou privadas e relativa a normas de gestão de candidaturas, projetos e atividades;
b) Divulgar informação relativa a normas de gestão de candidaturas e projetos cofinanciados;
c) Garantir a gestão administrativa, económica e financeira de projetos e atividades da UBI, no âmbito de programas de cofinanciamento e de autofinanciamento, nos quais a UBI seja entidade promotora ou parceira;
d) Apoiar tecnicamente a elaboração de candidaturas a projetos de I&D e institucionais;
e) Assegurar o licenciamento da propriedade industrial e promover a comercialização dos resultados de I&D;
f) Apoiar a criação de empresas inovadoras e de base tecnológica;
g) Fomentar a ligação da Universidade ao tecido empresarial, bem como a redes nacionais e internacionais para a promoção da transferência de tecnologia e empreendedorismo.
2 - O Gabinete de Inovação e Desenvolvimento divide-se em dois setores:
a) Apoio a Projetos, designado por GAPPI;
b) Gestão de Programas e Projetos.
3 - O Gabinete de Inovação e Desenvolvimento é coordenado por um dirigente intermédio de 2.º grau ou por um técnico superior.
Artigo 10.º
Gabinete de Internacionalização e Saídas Profissionais
1 - O Gabinete de Internacionalização e Saídas Profissionais exerce as suas competências no domínio da cooperação internacional e das relações com as empresas e outras organizações com ofertas de empregos e ou estágios.
2 - Compete ao Gabinete de Internacionalização e Saídas Profissionais:
a) Apoiar as ações de cooperação da Universidade no âmbito da internacionalização do ensino e da mobilidade académica;
b) Recolher e tratar informação sobre programas/iniciativas de cooperação e mobilidade académica, respetivas linhas de financiamento e procedimentos de candidatura;
c) Estabelecer contactos e desempenhar o papel de interlocutor junto dos vários organismos nacionais e estrangeiros do seu âmbito de ação;
d) Promover, apoiar e acompanhar a mobilidade de estudantes, docentes e técnicos, nacionais e estrangeiros;
e) Promover contactos e protocolos de cooperação com empresas e outras organizações que possibilitem a realização de estágios aos estudantes e graduados da UBI;
f) Manter atualizada uma base de dados de ofertas de estágios, disponível on-line;
g) Produzir os dados relativos à inserção e evolução profissional dos diplomados da UBI.
3 - O Gabinete de Internacionalização e Saídas Profissionais é coordenado por um dirigente intermédio de 2.º grau ou por um técnico superior.
Artigo 11.º
Serviços Académicos
1 - Os Serviços Académicos têm a seu cargo a gestão administrativa dos processos académicos e organizam-se em quatro setores:
a) Atendimento e Matrículas;
b) Certificação e Registos;
c) Docentes e Pós-Graduações;
d) 3.º ciclo, Concursos de Docentes e Atos Académicos.
2 - Ao Setor de Atendimento e Matrículas compete:
a) Garantir um atendimento personalizado;
b) Receber e encaminhar para os serviços adequados toda a documentação e ou requerimentos apresentados por candidatos e ou estudantes que exijam despacho superior;
c) Informar e prestar esclarecimentos sobre os processos do domínio académico, designadamente os relativos a matrículas, inscrições, transição de ano, candidaturas de reingresso, mudança de curso, transferência e concursos especiais, equivalências, regimes especiais de frequência, prémios escolares, diplomas, cartas de curso e suplementos ao diploma;
d) Organizar as matrículas e inscrições em todos os ciclos de estudo e nos cursos não conferentes de grau;
e) Garantir a permanente atualização da informação divulgada no balcão virtual dos serviços;
f) Assegurar a parametrização anual do sistema informático no domínio da gestão de propinas, taxas e emolumentos e de gestão de candidaturas de toda a oferta formativa da UBI;
g) Assegurar o processo de candidatura aos cursos e ciclos de estudo da universidade;
h) Rececionar, validar e arquivar as listas de seriação dos candidatos aos cursos da oferta formativa da UBI;
i) Executar outras funções que no domínio dos Serviços lhe sejam cometidas.
3 - Ao Setor de Certificação e Registos compete:
a) Monitorizar e validar as matrículas e inscrições em todos os ciclos de estudo e nos cursos não conferentes de grau;
b) Assegurar a parametrização do sistema informático para a realização das matrículas/inscrições e apoiar a matrícula/inscrição dos estudantes;
c) Organizar e manter atualizado o arquivo dos processos individuais dos estudantes, em suporte físico e digital;
d) Validar e arquivar as pautas de avaliação;
e) Organizar o processo relativo à atribuição das bolsas de mérito e prémios;
f) Gerir percursos escolares de estudantes para a conclusão dos cursos e ciclos de estudo;
g) Proceder ao registo de todos os atos respeitantes ao processo escolar individual dos estudantes, incluindo as creditações atribuídas;
h) Emitir diplomas, certidões, declarações e cartas de curso, cartas doutorais, cartas de agregação e atos que constem dos processos e não sejam de natureza reservada;
i) Proceder à inserção das atividades extracurriculares realizadas pelos estudantes no suplemento ao diploma;
j) Executar outras atividades que no domínio dos Serviços lhe sejam cometidas.
4 - Ao Setor de Docentes e Pós-Graduações compete:
a) Rececionar o processo académico das unidades curriculares;
b) Assegurar a parametrização anual do sistema informático para a gestão de candidaturas de 2.º e 3.º ciclos, estudantes internacionais e cursos não conferentes de grau;
c) Assegurar o apoio técnico especializado nas candidaturas ao 2.º e 3.º ciclos, estudantes internacionais e cursos não conferentes de grau;
d) Rececionar, validar e arquivar as listas de seriação dos candidatos ao 2.º e 3.º ciclos, estudantes internacionais e cursos não conferentes de grau;
e) Proceder ao encaminhamento das provas requeridas;
f) Preparar os dados estatísticos necessários ao apoio à gestão, bem como prestar toda a informação solicitada;
g) Executar outras atividades que no domínio dos Serviços lhe sejam cometidas.
5 - Ao Setor de 3.º ciclo, Concursos Docentes e Atos Académicos compete:
a) Assegurar os procedimentos administrativos relativos à realização de provas académicas de doutoramento e agregação e respetivos secretariados;
b) Apoiar tecnicamente, coordenar e proceder à tramitação administrativa dos processos respeitantes a concursos de pessoal docente e investigador;
c) Coordenar e proceder à tramitação administrativa dos processos respeitantes a equivalências, reconhecimento de habilitações e registo de graus académicos;
d) Assegurar os procedimentos administrativos relativos à concessão de graus e títulos académicos honoríficos;
e) Realizar todo o expediente relativo às inerentes publicações oficiais em conformidade com as suas atribuições;
f) Realizar outras atividades que lhe sejam superiormente atribuídas.
6 - Os Serviços Académicos são coordenados por um dirigente intermédio de 2.º grau ou técnico superior.
Artigo 12.º
Serviços Técnicos
1 - Os Serviços Técnicos exercem as suas competências nos domínios da gestão e manutenção do edificado, espaços exteriores e equipamentos e da gestão da segurança e do ambiente.
2 - Os Serviços Técnicos organizam-se em três áreas:
a) Infraestruturas e Construções;
b) Manutenção e Qualidade;
c) Segurança, Higiene e Saúde.
3 - À área de Infraestruturas e Construções compete:
a) Promover a elaboração dos planos de desenvolvimento das instalações e seu equipamento, de acordo com as orientações traçadas pelos órgãos competentes para o efeito e em respeito pela legislação vigente na matéria;
b) Lançar, acompanhar, coordenar e fiscalizar o desenvolvimento de projetos e obras de remodelação, reabilitação ou requalificação das instalações e equipamentos existentes;
c) Assegurar e promover as ações relativas aos procedimentos de responsabilidade técnica quanto à exploração e desempenho das infraestruturas técnicas, bem como à inspeção e verificação periódica das instalações, nos termos legais aplicáveis.
4 - À área de Manutenção e Qualidade compete:
a) Planear e implementar as ações necessárias à manutenção, conservação, reabilitação e requalificação funcional das instalações e espaços exteriores da Universidade;
b) Garantir a eficiência energética dos edifícios;
c) Organizar e assegurar os serviços de apoio de segurança e vigilância, higiene e limpeza, desinfestações e recolha de resíduos.
5 - À área de Segurança, Higiene e Saúde compete:
a) Implementar procedimentos no âmbito das disposições sobre saúde, higiene e segurança das instalações e equipamentos de uso geral, incluindo controlo de intrusão, acessos, circulação e estacionamento;
b) Zelar pela segurança dos bens, edifícios, pessoas e espaços, através da preparação, coordenação e desenvolvimento de ações de planificação de segurança e vigilância, e conceber, estruturar e propor medidas de prevenção e proteção;
c) Coordenar a elaboração do plano de emergência das instalações e criar condições para a sua operacionalização.
6 - Os Serviços Técnicos são coordenados por um dirigente intermédio de 2.º grau ou técnico superior.
Artigo 13.º
Serviços de Informática
1 - Os Serviços de Informática exercem as suas competências nos domínios da informática, dos sistemas de informação e das comunicações e organizam-se em três áreas:
a) Sistemas e Desenvolvimento, que exerce as suas atribuições no domínio da gestão de sistemas, manutenção e conceção de aplicações e padronização de procedimentos técnicos;
b) Microinformática e Suporte ao Utilizador, ao qual compete assegurar a gestão e assistência técnica de todos os equipamentos, aplicações e recursos informáticos geridos pelos Serviços de Informática;
c) Redes e Comunicações, que tem como competências assegurar, manter e zelar pelo bom funcionamento da infraestrutura tecnológica e garantir a operacionalidade, compatibilidade, consistência, atualidade, fiabilidade e manutenção das conetividades internas e externas.
2 - São competências dos Serviços de Informática:
a) Apoiar a definição das políticas e estratégias;
b) Apoiar a conceção e acompanhar projetos estratégicos;
c) Monitorizar e gerir a qualidade das atividades e realizar auditorias de segurança;
d) Executar as políticas, estratégias e projetos definidos, gerir e operar as infraestruturas, bem como suportar e prestar serviços aos utilizadores;
e) Planear a segurança informática, definindo a estratégia, os procedimentos e as boas práticas, adequadas para as diversas áreas;
f) Planear e apresentar soluções para a melhoria constante de serviços e promoção de processos relativos às certificações de qualidade;
g) Executar outras atividades que, no domínio da gestão de sistemas e infraestruturas de informação e comunicação, lhe sejam cometidas pelos órgãos de gestão.
3 - Os Serviços de Informática são coordenados por um Diretor de Serviços, cargo de direção intermédia de 1.º grau, ou por um coordenador técnico.
4 - As áreas são coordenadas por dirigentes intermédios de 2.º ou 3.º grau, ou por especialistas informáticos.
Artigo 14.º
Serviços Administrativos
1 - Os Serviços Administrativos são serviços estruturantes das atividades da Universidade e são coordenados nos termos do previsto na alínea c) do n.º 1 do artigo 3.º do presente regulamento.
2 - Os Serviços Administrativos compreendem as seguintes divisões, coordenadas por dirigentes intermédios de 2.º grau:
a) Recursos Humanos;
b) Financeira;
c) Economato e Património.
Artigo 15.º
Divisão de Recursos Humanos
A Divisão de Recursos Humanos compreende os seguintes setores e competências:
1 - Ao Setor de Pessoal compete:
a) Organizar e movimentar os processos relativos ao recrutamento, seleção de pessoal não docente, provimento e contratação, bem como à promoção, progressão, mobilidade, exoneração, cessação de contratos, e aposentação do pessoal de toda a universidade;
b) Assegurar a gestão administrativa de recursos humanos, designadamente através da manutenção atualizada do processamento de abonos e descontos, trabalho extraordinário, deslocações em serviço, gestão dos processos individuais, entre outros;
c) Instruir os processos relativos a acumulação de funções, faltas e licenças;
d) Gerir os mapas de pessoal;
e) Instruir os processos relativos à avaliação do desempenho de pessoal não docente;
f) Elaborar os contratos do pessoal e termos de posse dos dirigentes;
g) Organizar e manter atualizado o cadastro do pessoal;
h) Assegurar a gestão do arquivo, mantendo os processos devidamente organizados e atualizados, garantindo a confidencialidade dos dados registados;
i) Emitir as certidões legalmente exigíveis ou requeridas, declarações e notas de tempo de serviço do pessoal;
j) Proceder à inscrição nos sistemas de segurança social do pessoal a prestar serviço na Universidade;
k) Elaborar o mapa de pessoal e o balanço social, bem como outros elementos destinados a publicações da Universidade;
l) Realizar estudos de descrição, análise e especificação de funções do pessoal não docente e não investigador, com vista à definição dos perfis correspondentes aos postos de trabalho.
m) Propor e implementar, em articulação com o Centro de Formação e Interação UBI Tecido Empresarial, a política de formação, desenvolvimento de competências e gestão do conhecimento, com vista a garantir a valorização profissional dos trabalhadores.
2 - Ao Setor de Vencimentos compete:
a) Processar os vencimentos e outros abonos do pessoal;
b) Elaborar guias e relações para entrega ao Estado e outras entidades das importâncias e descontos que lhes são devidos;
c) Inserir nas plataformas das diversas entidades informação sobre pessoal docente e não docente;
d) Colaborar na elaboração do projeto de orçamento, no balanço social e ainda na prestação de informação às várias unidades e subunidades orgânicas;
e) Assegurar a prestação de informação através da declaração anual e da declaração de rendimentos.
3 - Ao Setor de Expediente compete:
a) Assegurar os registos de entrada, saída e encaminhamento da correspondência da universidade;
b) Assegurar a distribuição interna e externa da correspondência e do correio da Universidade;
c) Organizar, definir e acompanhar os circuitos de Gestão Documental;
d) Elaborar informações sobre assuntos da sua área de atuação.
Artigo 16.º
Divisão Financeira
A Divisão Financeira compreende os seguintes setores e competências:
1 - Ao Setor de Contabilidade Geral compete:
a) Proceder aos registos contabilísticos das receitas e despesas nas vertentes orçamental, patrimonial e analítica;
b) Elaborar a informação e peças contabilísticas periódicas de apoio ao Conselho de Gestão e Administração;
c) Análise da evolução dos encargos em consumos com vista à sustentabilidade social, ambiental e financeira;
d) Preparar processos de autorização de pagamento para aprovação do Conselho de Gestão;
e) Registo e controlo de atividades inerentes às prestações de serviços ao exterior;
f) Emitir a faturação de serviços e bens ao exterior;
g) Controlar as contas correntes de devedores e credores;
h) Processar as declarações de entrega do IVA e garantir o cumprimento das demais obrigações fiscais;
i) Registar os processos de reembolso da ADSE e outro expediente afeto à Contabilidade;
j) Elaborar reconciliações bancárias das várias contas;
k) Informar os processos no que respeita à legalidade e cabimento de verbas;
l) Organizar a conta de gerência e submetê-la à apreciação do Conselho de Gestão;
m) Manter atualizado o arquivo do serviço.
2 - Ao Setor de Gestão Orçamental compete:
a) Proceder ao registo da informação orçamental no que se refere ao cabimento e assunção de compromissos;
b) Elaborar projetos de orçamentos e relatórios legalmente previstos e proceder às necessárias alterações;
c) Acompanhar a execução financeira do orçamento das várias unidades e subunidades orgânicas;
d) Solicitar a transferências de fundos;
e) Controlar a gestão orçamental com reporte às entidades tutelares com a periodicidade exigida legalmente;
f) Elaborar relatórios financeiros.
3 - Ao Setor de Análise e Controlo Interno compete:
a) Elaborar análises económico-financeiras;
b) Controlar o sistema contabilístico que identifica analiticamente os custos e proveitos associados às unidades orgânicas e a projetos;
c) Conceber, acompanhar e desenvolver o Manual de Controlo Interno e coordenar a implementação de recomendações;
d) Apoiar em matérias contabilísticas os serviços e unidades orgânicas;
e) Assegurar o controlo das operações no ciclo autorização/aprovação/execução e registo, de acordo com os critérios estabelecidos;
f) Promover o metódico e eficiente seguimento das atividades, a salvaguarda dos ativos, a prevenção e deteção de erros, a precisão e plenitude dos registos contabilísticos e a preparação de informação financeira;
g) Apoiar a otimização dos sistemas contabilísticos;
h) Apresentar indicadores e relatórios de análise, de forma a permitir o controlo e a avaliação do processo de gestão;
i) Controlar os elementos contabilísticos para a elaboração de balanços e demonstração de resultados para encerramento de contas;
j) Apoiar o Sistema de Gestão da Qualidade.
4 - Ao Setor de Tesouraria compete:
a) Proceder à arrecadação e registo de receitas e ao pagamento de despesas, devidamente autorizadas, nos termos legais;
b) Assegurar a coerência entre os valores existentes e os valores registados diariamente;
c) Garantir o controlo dos movimentos realizados em contas bancárias;
d) Elaborar mensalmente o resumo das receitas arrecadadas das várias fontes de financiamento para informação ao Conselho de Gestão.
Artigo 17.º
Divisão de Economato e Património
A Divisão de Economato e Património compreende os seguintes setores e competências:
1 - Ao Setor de Gestão de Compras compete:
a) Preparar e acompanhar todos os procedimentos de contratação pública, designadamente de aquisição de bens e serviços e de empreitadas, assegurando a conformidade legal dos procedimentos;
b) Assegurar a publicitação de contratos públicos no respetivo portal;
c) Controlar a vigência dos contratos de prestação de serviços, assegurando o prazo necessário para a sua renovação ou cancelamento;
d) Organizar os processos de aquisição de material de uso corrente necessário ao normal funcionamento da instituição;
e) Manter atualizado o registo dos contratos plurianuais nos termos da legislação vigente.
2 - Ao Setor de Gestão de Stocks compete:
a) A organização administrativa e física dos stocks de material de uso corrente necessário ao normal funcionamento da instituição;
b) Planear as necessidades de stocks;
c) Gerir e controlar stocks, designadamente o desenvolvimento das ações de gestão administrativa, económica e física dos stocks;
d) Garantir o controlo e a avaliação dos bens e a prestação de serviços;
e) Promover a racionalidade das encomendas de forma a minimizar as existências e os custos de posse de stocks.
3 - Ao Setor de Gestão Patrimonial compete:
a) Organizar o cadastro e manter atualizado o registo e inventário de todos os bens do património móvel e imóvel da UBI, nos termos da legislação aplicável;
b) Promover os processos de abate ou alienação de bens, assegurando o cumprimento dos requisitos legais;
c) Manter atualizado o inventário do património.
CAPÍTULO IV
Disposições Finais
Artigo 18.º
Casos omissos e dúvidas
Os casos omissos e as dúvidas suscitadas na aplicação do presente regulamento são resolvidos por despacho do Reitor.
Artigo 19.º
Entrada em vigor e produção de efeitos
1 - Sem prejuízo do disposto no número seguinte, o presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República.
2 - A entrada em vigor do presente regulamento não prejudica as comissões de serviço do pessoal dirigente dos serviços existentes àquela data, nem a contagem dos respetivos prazos.
3 de outubro de 2014. - O Reitor, António Carreto Fidalgo.
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