Portaria 596/83
de 20 de Maio
O Decreto-Lei 29/72, de 24 de Janeiro, estabeleceu no n.º 1 que serão fixados em portaria ministerial os prazos mínimos de conservação em arquivo de documentos na posse de certos serviços, designadamente empresas públicas.
O mesmo decreto-lei permite ainda que seja autorizada a microfilmagem dos documentos que devem manter-se em arquivo e a consequente inutilização dos originais.
Esta última prática tem-se revelado de grande utilidade em face da grave carência de espaço com que se debatem os serviços e as empresas e o elevado custo que a ocupação do mesmo representa.
Por tais motivos foi já concedida a outras empresas públicas a necessária autorização para microfilmarem os documentos que devem manter em arquivo e destruírem os respectivos originais.
Nestes termos:
Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Secretário de Estado dos Transportes Interiores, ao abrigo do disposto na alínea c) do artigo 1.º e do artigo 2.º do Decreto-Lei 29/72, de 24 de Janeiro, o seguinte:
1.º Na Companhia Carris de Ferro de Lisboa, S. A. R. L., os documentos incluídos ou não em processos serão mantidos em arquivo durante os prazos mínimos estabelecidos na legislação comercial em vigor, salvo se outro prazo for estabelecido em acordo, tratado ou convenção que vinculem o Estado Português.
2.º A comissão administrativa da empresa determinará, em regulamento interno, o período mínimo de conservação de documentos não contemplados no número anterior.
3.º Não serão inutilizados os documentos cuja conservação se imponha pelo seu interesse histórico ou outro motivo atendível, nomeadamente:
a) Todos os documentos relacionados com contratos de aquisição de material circulante;
b) Documentação relacionada com contratos de empreitada celebrados pela empresa;
c) Títulos de aquisição de terrenos e edifícios:
d) Processos individuais e processos disciplinares do pessoal.
4.º É autorizada a microfilmagem dos documentos que devem manter-se em arquivo e consequente inutilização dos originais.
5.º A microfilmagem deverá ser efectuada por sucessão ininterrupta de imagem.
6.º As diversas espécies documentais serão microfilmadas em duas bobinas, que ficarão guardadas em locais diferentes.
7.º Os filmes não poderão sofrer cortes ou emendas e deverão reproduzir os termos de abertura e encerramento.
O primeiro mencionará o início do microfilme e do segundo constará a declaração de que as imagens nele contidas são reproduções totais e exactas dos originais.
8.º O início e termo de cada filme e ainda qualquer ligação intermédia por colagem deverão ser autenticadas com selo branco ou de perfuração especial e assinatura do responsável.
9.º A conservação dos filmes será feita em bobinas, devidamente referenciadas.
10.º Será elaborado um livro de registos nos filmes conservados, o qual possuirá termos de abertura e de encerramento, sendo todas as folhas rubricadas pelo responsável.
11.º Será responsável pela regularidade das operações de microfilmagem o dirigente do serviço onde funcionar o respectivo centro, a designar pela comissão administrativa.
12.º As fotocópias e a ampliação das microfilmagens têm, nos termos do artigo 4.º do Decreto-Lei 29/72, de 24 de Janeiro a mesma força probatória dos originais, desde que autenticados com selo branco e a assinatura do dirigente do serviço ou seu substituto.
13.º A inutilização dos documentos será feita por modo a impossibilitar a sua reconstituição, lavrando-se um auto de destruição de documentos, que será anexado à declaração referida no n.º 7.º
Ministério da Habitação Obras Públicas e Transportes.
Assinada em 3 de Maio de 1983.
O Secretário de Estado dos Transportes Interiores, Abílio Gaspar Rodrigues.
