de 28 de Janeiro
O artigo 8.º do Estatuto do Notariado, aprovado pelo Decreto-Lei 26/2004, de 4 de Fevereiro, na redacção que lhe foi dada pelo Decreto-Lei 15/2011, de 25 de Janeiro, remete para portaria do membro do Governo responsável pela área da justiça a definição das condições em que o notário pode autorizar a prática de determinados actos ou certas categorias de actos por trabalhador seu.O conteúdo dessa autorização é obrigatoriamente publicitado no cartório notarial, em local acessível ao público, e registada por via electrónica junto da Ordem dos Notários e permanentemente actualizada, constituindo esse registo requisito da validade da intervenção do colaborador e do documento em causa, o qual deve ser divulgado no sítio electrónico da Ordem dos Notários, com acesso livre.
Assegura-se assim uma prestação de serviços de elevada qualidade e transparência, como decorre do Estatuto do Notariado, e reforça-se a segurança do comércio jurídico, melhorando mecanismos de prevenção da corrupção, objectivos estabelecidos no Programa do XVIII Governo Constitucional.
Por um lado, os notários que, sob sua responsabilidade, façam uso da prerrogativa prevista no n.º 1 do artigo 8.º do referido diploma, que deve ter um carácter excepcional, e autorizem um ou vários trabalhadores a praticar determinados actos ou certas categorias de actos, devem fundamentar essa autorização e passam a promover o respectivo registo, através de transmissão electrónica de dados e documentos de identificação do trabalhador e respectiva assinatura e rubrica, no sítio da Ordem dos Notários, que deve ser permanentemente actualizada. Por outro lado, os magistrados judicias e do Ministério Público, os órgãos de polícia criminal e as demais entidades públicas às quais a lei atribua competência em matéria de prevenção no combate à corrupção e à criminalidade económico-financeira passam a ter acesso directo por via electrónica ao conteúdo da plataforma da identificação do trabalhador e respectiva assinatura e rubrica, evitando-se pedidos de informação, consultas ou deslocações dessas entidades a serviços públicos ou privados.
A presente portaria estabelece também os termos em que se processa o registo da autorização para a prática de actos por trabalhadores dos notários, através da transmissão electrónica de dados e de documentos.
Foi ouvida a Ordem dos Notários e o Conselho do Notariado.
Assim:
Manda o Governo, pelo Ministro da Justiça, ao abrigo do disposto no n.º 1 do artigo 8.º do Estatuto do Notariado, aprovado pelo Decreto-Lei 26/2004, de 4 de Fevereiro, na redacção que lhe foi dada pelo Decreto-Lei 15/2011, de 25 de Janeiro, o seguinte:
Artigo 1.º
Autorização
A autorização a que se refere o n.º 1 do artigo 8.º do Decreto-Lei 26/2004, de 4 de Fevereiro, deve ser expressa, com identificação do trabalhador e da avaliação, fundamentada, da sua competência para a prática dos actos ou categoria de actos que em concreto é autorizado a praticar, com indicação da data do seu início e do seu termo.
Artigo 2.º
Trabalhadores autorizados
A autorização para a prática de actos determinados ou certas categorias de actos pode ser concedida:a) A oficial dos registos e do notariado que tenha optado pelo novo regime do notariado;
b) A licenciado com experiência relevante no notariado;
c) A trabalhador que exerça funções em cartório notarial há mais de dois anos consecutivos;
d) A trabalhador aprovado em exame para o efeito realizado pela Ordem dos Notários.
Artigo 3.º
Registo da autorização
1 - O notário deve promover o registo electrónico do teor da autorização concedida nos termos do n.º 1 do artigo 8.º do referido Decreto-Lei 26/2004, bem como da sua alteração, rectificação, revogação ou caducidade, no sítio na Internet com o endereço www.notarios.pt, mantido pela Ordem dos Notários (ON), acompanhada da ficha de identificação do trabalhador e da sua assinatura e rubrica.2 - A ON deve fazer regularmente cópias de segurança dessa informação e remeter cópia para arquivo seguro do Ministério da Justiça.
3 - O acesso à plataforma electrónica que contém a identificação do trabalhador e da sua assinatura e rubrica é condicionado, podendo a ela aceder os magistrados judicias e do Ministério Público, os órgãos de polícia criminal e as demais entidades públicas às quais a lei atribua competência em matéria de prevenção no combate à corrupção e à criminalidade económico-financeira, mediante protocolo a celebrar com a ON e o Instituto dos Registos e do Notariado, I. P.
Artigo 4.º
Formato dos ficheiros
Os ficheiros que contenham a identificação do trabalhador e da sua assinatura e rubrica devem adoptar os formatos jpeg, tiff ou pdf e ter uma dimensão máxima de 3 Mb.
Artigo 5.º
Alteração e rectificação do registo
1 - Quando se verifique, durante o procedimento de registo, um erro no preenchimento electrónico dos dados, de digitalização, de catalogação ou de anexação de ficheiro, o notário deve proceder à respectiva correcção até ao momento da conclusão do processo de registo.
2 - Nas situações de alteração, rectificação, revogação ou caducidade de autorização previamente registada, a plataforma electrónica assegura ao respectivo notário a possibilidade de associar os documentos a submeter aos que se encontram já registados electronicamente, através da utilização do respectivo código de identificação do documento.
3 - Incumbe à ON proceder à realização dos actos referidos no número anterior no caso de impossibilidade da sua efectivação pelo notário.
Artigo 6.º
Menções obrigatórias
1 - Nos actos praticados no uso da competência que lhe for atribuída, o trabalhador autorizado deve proceder à sua identificação, mencionar essa qualidade, o nome do autorizante e a data da publicitação da autorização no sítio da Ordem dos Notários.2 - A identificação faz-se mediante a aposição da assinatura e a indicação do nome e do número de inscrição na Ordem dos Notários.
Artigo 7.º
Todos os actos praticados pelos colaboradores no âmbito da autorização concedida são da inteira responsabilidade do respectivo notário, sem prejuízo da responsabilidade daqueles em caso de dolo ou má-fé.
Artigo 8.º
Entrada em vigor
A presente portaria entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.Pelo Ministro da Justiça, José Manuel Santos de Magalhães, Secretário de Estado da Justiça e da Modernização Judiciária, em 25 de Janeiro de 2011.
