Deliberação

Instruções para a organização e documentação da conta de responsabilidade do SIVA

O Tribunal de Contas, em sessão de 7 de Julho de 1988, nos termos do disposto no artigo 13.º do Decreto 26341, de 7 de Fevereiro de 1936, deliberou que a conta de responsabilidade do Serviço de Administração do Imposto sobre o Valor Acrescentado e dos Impostos Especiais sobre o Consumo - SIVA - deverá ser organizada e documentada de acordo com as instruções constantes dos números seguintes:

1.º A conta será elaborada de acordo com o modelo n.º 2, em anexo, e deverá conter:

I) Débito:

a) Saldo que transita da gerência anterior;

b) As importâncias recebidas durante a gerência, discriminadas consoante se trate do pagamento do imposto ou da taxa de regularização;

c) Os movimentos diversos efectuados a crédito das contas de depósitos à ordem de que o Serviço é titular e não expressamente previstos nestas instruções;

II) Crédito:

a) Os reembolsos pagos durante a gerência, discriminados por regimes em que se enquadram os destinatários;

b) Os juros pagos por conta de reembolsos;

c) Os juros devedores às respectivas instituições de crédito;

d) Os débitos nas contas de depósitos à ordem do Serviço, por conta de cheques ou ordens de transferência bancária sem provisão ou com preterição de requisitos essenciais;

e) Os movimentos diversos efectuados a débito das contas de depósitos à ordem de que o Serviço é titular e não expressamente previstos nas presentes instruções;

f) As importâncias entregues a diversas entidades da Administração Pública, devidamente discriminadas;

g) As importâncias relativas às passagens de fundos para a caixa geral do Tesouro no Banco de Portugal, devidamente discriminadas;

h) O saldo que transita para a gerência seguinte.

2.º A conta deverá ser assinada pelo responsável pela sua apresentação - director-geral das Contribuições e Impostos - ou pelo(s) órgão(s) em que for delegada tal competência, com a(s) assinatura(s) devidamente autenticada(s) com o selo branco, e conter ainda as seguintes menções:

a) O nome completo do Serviço;

b) O ano a que a conta respeita, bem como as datas de início e termo da gerência;

c) A data da aprovação da conta.

3.º A conta será acompanhada pelos seguintes documentos:

I) Conforme modelos em anexo:

a) Guia de remessa (modelo n.º 1);

b) Conta de responsabilidade do Serviço (modelo n.º 2);

c) Mapas mensais do movimento das rubricas inscritas no débito e no crédito (modelo n.º 3);

d) Relação das notas de crédito recebidas e contabilizadas a débito em «Operações diversas» (modelo n.º 4);

e) Mapa-resumo dos reembolsos autorizados e pagos, e respectivos juros, a sujeitos passivos do regime normal (modelo n.º 5-A);

f) Mapa-resumo dos reembolsos autorizados e pagos a sujeitos passivos do regime especial dos pequenos retalhistas e respectivos juros (modelo n.º 5-B);

g) Mapa-resumo dos reembolsos autorizados e pagos a representações diplomáticas e consulares e seu pessoal não nacional e respectivos juros (modelo n.º 5-C);

h) Relação das notas de débito recebidas e contabilizadas a crédito em «Juros devedores às instituições de crédito» (modelo n.º 6);

i) Relação das notas de débito recebidas e contabilizadas a crédito em «Operações diversas» (modelo n.º 7);

j) Mapa-resumo das importâncias entregues às várias entidades da Administração Pública (modelo n.º 8);

l) Mapas discriminativos das importâncias entregues às várias entidades da Administração Pública (modelos n.os 8-A, 8-B, 8-C, 8-D e outros);

m) Relação das guias de passagens de fundos para a caixa geral do Tesouro no Banco de Portugal (modelo n.º 9);

n) Mapa discriminativo do saldo de encerramento (modelo n.º 10);

o) Relação nominal do(s) responsável(eis) (modelo n.º 11) (caso se verifique substituição parcial de responsáveis, deverá constar o período em que os mesmos exerceram funções);

II) Certidões e outros:

a) Certidões emitidas, devidamente autenticadas pelas entidades da Administração Pública, das importâncias que lhe foram entregues pelo SIVA;

b) Certidões emitidas, devidamente autenticadas, onde o Serviço tenha contas de depósitos à ordem, comprovativas do saldo existente no último dia da gerência;

c) Notas de crédito recebidas das instituições de crédito relativas a diversas operações não especificadas;

d) Notas de débito recebidas das instituições de crédito relativas a diversas operações não especificadas;

e) Guias de passagens de fundos para a caixa geral do Tesouro, autenticadas com o carimbo do serviço competente do Banco de Portugal;

f) Nota justificativa das divergências entre os saldos certificados pelas instituições de crédito e os valores inscritos no mapa discriminativo do saldo de encerramento;

g) Cópia da acta da sessão em que tenha sido discutida e aprovada a conta, no caso de haver mais de um responsável pela sua apresentação;

h) Documentos autorizando a movimentação das contas de depósitos à ordem de que o Serviço é titular;

i) Despacho de delegação de competência, relativamente à apresentação da conta de responsabilidade.

4.º Toda a documentação respeitante à conta de responsabilidade, remetida ao Tribunal de Contas, ficará à sua disposição nos arquivos do Serviço, devendo ser agrupada tendo em conta a relação que acompanha a «conta», podendo o Tribunal determinar que, sem prejuízo de remessa de outros elementos que vierem a ser julgados necessários, se proceda ao exame in loco de toda ou parte da documentação.

Tribunal de Contas, em sessão de 7 de Julho de 1988. - O Conselheiro Presidente, António Luciano Pacheco Sousa Franco.

Guia do remessa (ver nota a)

Serviço de Administração do Imposto sobre o Valor Acrescentado e dos Impostos Especiais sobre o Consumo

... (ver nota b)

É enviada à Direcção-Geral do Tribunal de Contas a conta de responsabilidade desde ... de ... a ... de ... de ..., acompanhada dos seguintes documentos:

1 - Relação, em duplicado, do(s) responsável(eis) pela gerência;

2 - Despacho de delegação de competências, relativamente à apresentação da conta de responsabilidade;

3 - Cópia da acta da sessão, se for o caso, na parte em que foi aprovada a conta;

4 - Doze mapas mensais do movimento das rubricas inscritas no débito e no crédito;

5 - Notas de crédito contabilizadas em «Operações diversas». acompanhadas da respectiva relação;

6 - Três mapas dos reembolsos e respectivos juros pagos a sujeitos passivos do regime normal, do regime especial dos pequenos retalhistas e a representações diplomáticas e consulares e ao seu pessoal não nacional;

7 - Relação das notas de debito contabilizadas em «Juros devedores às instituições de crédito»;

8 - Notas de debito contabilizadas em «Operações diversas», acompanhadas da respectiva relação;

9 - Mapa-resumo de importâncias entregues a várias entidades, acompanhado de relação anual individualizada;

10 - Guias de passagens de fundos para a caixa geral do Tesouro no Banco de Portugal, acompanhadas da respectiva relação;

11 - Mapa discriminativo dos saldos efectivos em cada instituição de crédito, apurados pelo Serviço no último dia da gerência;

12 - Documentos emitidos pelas instituições de crédito certificando os saldos bancários no último dia da gerência, acompanhados de notas justificativas das divergências verificadas com o mapa anterior;

13 - Declarações autorizando a movimentação das contas de depósitos à ordem de que o Serviço é titular.

... (ver nota c)

O ..., em ... de ... de ...

... (assinatura).

(nota a) Esta guia deve ser enviada em duplicado.

(nota b) Morada e código postal.

(nota c) Deverão ser discriminados quaisquer outros documentos que se enviem.

ANEXOS

Modelos

(ver documento original)