de 3 de Maio
Os prazos de conservação em arquivo dos livros e documentos das instituições de previdência social foram estabelecidos por despacho de 19 de Dezembro de 1953, comunicado pela circular da Direcção-Geral da Previdência n.º 1/54.O Decreto-Lei 29/72, de 24 de Janeiro, que veio generalizar a faculdade de recurso à microfilmagem e estabelecer normas tendentes à uniformização do sistema, revogou os preceitos especiais que providenciavam sobre a matéria, estabelecendo, no seu artigo 1.º, que serão fixados por portaria do Ministro competente os prazos mínimos de conservação em arquivo dos documentos na posse de várias entidades, referindo, entre outras, as instituições de previdência social.
A promulgação deste diploma legal veio, assim, criar a necessidade formal de estatuir sobre esta última matéria.
Entretanto, o desenvolvimento verificado pelo nosso seguro social a partir de 1953 e o consequente acréscimo do volume da respectiva documentação impõem se revejam os critérios de selecção dos documentos a conservar em arquivo e, bem assim, os prazos estabelecidos pelo despacho de 19 de Dezembro de 1953.
Entendeu-se, porém, desnecessário e até desaconselhável proceder antecipadamente à inventariação dos documentos em posse das instituições de previdência. Por um lado, uma operação dessa natureza seria tarefa morosa; por outro, afigura-se também que a especificação dos documentos não se harmonizaria com o carácter de generalidade próprio deste diploma, pois lhe retiraria a maleabilidade de aplicação que sempre se há-de pressupor numa regulamentação prevista para longo tempo de vigência. E este aspecto é sobremaneira de ter em conta num ramo de direito em constante e rápida evolução, como é o da previdência, onde com muita frequência se criam novos serviços e novas rotinas.
A fixação dos prazos de conservação por classes de documentos não dispensa, no entanto, que as instituições procedam à inventariação e classificação dos seus próprios documentos, de harmonia com as classes e prazos previstos na tabela em anexo.
Considerando que o objectivo principal visado com a fixação dos prazos é a função probatória dos documentos, entendeu-se de tomar como ponto de partida, para a sua classificação, a natureza dos mesmos, aferindo-a pelos efeitos jurídicos decorrentes do seu conteúdo.
Por outro lado, individualizou-se a classificação por documentos, e não por processos, como em alguns casos aconteceu no despacho de 19 de Dezembro de 1953.
Teve-se em mente não afastar a possibilidade de expurgo dos processos de documentos inúteis, sempre que praticável, com a consequente economia de espaço para arquivo e de despesas com a microfilmagem.
Uma excepção, todavia, se abriu: a dos processos clínicos. Reconhece-se, com efeito, que a história clínica é inseparável dos elementos que lhe serviram de base.
No que toca à fixação dos prazos, o critério adoptado foi também fundamentalmente jurídico, já que se tiveram sempre em mente os prazos de prescrição e de caducidade estabelecidos para as diversas espécies de direitos e obrigações, bem como as disposições legais que directamente impõem a conservação.
Nestes termos:
Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Secretário de Estado da Segurança Social, ao abrigo do disposto no artigo 1.º do Decreto-Lei 29/72, de 24 de Janeiro, que as instituições de previdência social observem, na conservação em arquivo dos seus documentos, os prazos constantes da lista anexa a esta portaria, que entra imediatamente em vigor.
Ministério dos Assuntos Sociais, 13 de Março de 1975. - O Secretário de Estado da Segurança Social, Henrique Santa Clara Gomes.
Lista de documentos a conservar em arquivo e respectivos prazos
(ver documento original) O Secretário de Estado da Segurança Social, Henrique Santa Clara Gomes.
