Resolução do Conselho de Ministros
A evolução económica e social é suficientemente rápida para exigir aos departamentos do sector público uma maior racionalização do trabalho administrativo, um moderno apetrechamento dos serviços, mais desenvolvida actividade de planeamento e uma melhor execução e contrôle das orientações que se estabeleçam.
Entre os instrumentos postos, nos últimos anos, à disposição da administração pública, nos países mais desenvolvidos, conta-se a informática - ciência multidisciplinar que se ocupa do estudo sistemático da estrutura, da armazenagem, da transmissão e do tratamento da informação -, recorrendo aos meios proporcionados por tecnologias cada vez mais evoluídas utilizadas no tratamento electrónico e na telecomunicação de dados.
Na administração pública portuguesa, o capital existente sob a forma de equipamento informático atinge já quantias vultosas e é previsível o seu aumento rápido, levando não só a investimentos elevados, como a consequente dispêndio de divisas.
Para além da definição de uma política global de coordenação das actividades do sector público neste domínio, que urge institucionalizar, os princípios de austeridade que têm norteado o Governo e a actuação económica que vem a ser seguida impõem que desde já se obtenha uma maior rendibilidade dos recursos que o País afecta à informática.
Como primeiro passo neste sentido e com o fim de assegurar a conformidade dos critérios técnico-económicos do equacionamento e apreciação das soluções, tendo em vista a eventual economia resultante de uma utilização de meios comuns e ainda outros aspectos respeitantes a uma política global de coordenação, o Conselho de Ministros estabelece os seguintes princípios gerais:
1. As necessidades no domínio da informática no sector público, compreendendo a estrutura, a armazenagem, a transmissão e o tratamento das informações indispensáveis às diversas actividades naquele sector, deverão ser satisfeitas através de um conjunto de meios e de acções estruturados e explorados de forma coordenada e coerente, e tanto quanto possível integrada, com vista a assegurar o máximo de rendibilidade e eficiência, evitando duplicações e subaproveitamento de meios.
Enquanto não for definida a forma e âmbito de intervenção do órgão central de coordenação da informática, devem os serviços e os organismos do sector público observar durante os estudos que visem a aquisição de equipamentos ou serviços destinados ao tratamento automático da informação as regras a seguir enunciadas.
2. a) A decisão de automatizar um determinado organismo deve resultar de estudos prévios, que demonstrem a viabilidade técnica e económica do empreendimento.
b) A decisão de ampliar ou substituir o equipamento informático já instalado depende da informação justificativa, que deverá ser tecnicamente detalhada quando se trate da unidade central de processamento e simplesmente sumarizada nos casos relativos a unidades de memória externa ou unidades periféricas.
c) Os casos de ampliação ou substituição que traduzam uma reconversão do sistema instalado ou pretendam adoptar uma nova configuração significativa do equipamento ficam sujeitos à regra definida na alínea a).
3. a) O estudo deve ser elaborado, obrigatoriamente, pela Direcção-Geral de Organização Administrativa, através do seu departamento de informática, que assim assegurará a necessária coordenação entre as diferentes actuações neste domínio no sector público com os objectivos de:
1) Prestar auxílio técnico e documentar os grupos de estudos;
2) Assegurar a coordenação intersectorial a partir de uma óptica e política globalista;
3) Promover a utilização de meios comuns de informática;
4) Divulgar métodos e procedimentos de análise e padronizar documentos tipo que melhorem a eficiência dos estudos em curso.
b) Em todos os casos de estudos em que não participe directamente, a DGOA deverá analisar os documentos elaborados à luz dos princípios referidos em a) no prazo máximo de vinte dias.
c) As informações referidas em 2, b), deverão ser sinteticamente apreciadas pela DGOA no prazo máximo de oito dias.
4. O estudo deve ser realizado sem intervenção dos fornecedores de material de informática, não devendo eventuais empresas de serviços a que se recorra estar de qualquer modo ligadas àqueles fornecedores.
5. Nos casos em que os projectos de automatização impliquem a realização de trabalhos mediante a transmissão de dados à distância, deverão ser analisadas com as empresas concessionárias de serviços públicos de telecomunicações as implicações técnicas e financeiras do projecto.
6. Após a fase de estudo deverá ser elaborado um documento final circunstanciado, no qual sejam abordados, entre outros, os seguintes aspectos:
a) Objectivos do projecto de automatização;
b) Análise circunstanciada dos circuitos administrativos existentes, tendo sempre presente a possibilidade de os reestruturar, quer para eliminação de deficiências, quer por força do próprio processo de automatização;
c) Características das funções a tratar, nomeadamente: volumes, condições de tratamento, número e extensão dos registos, crescimento previsível, periodicidade dos tratamentos, número médio de alterações, quantidade de documentos a emitir e quaisquer outras especificações que se considerem pertinentes.
7. a) Nos casos de automatização inicial ou novo sistema informático [alíneas a) e c) do n.º 2] a adjudicação de equipamento deve assegurar a audiência de uma pluralidade de fornecedores, mediante a realização de concurso público ou limitado, ressalvando-se os casos de excepção admitidos na lei geral.
b) A adjudicação e o contrato de fornecimento, em regime de compra ou aluguer, terão por base a escolha fundamentada sob o ponto de vista técnico-económico da proposta mais conveniente.
c) As propostas dos concorrentes serão elaboradas em resposta às especificações, condições e cláusulas propostas unilateralmente pelos organismos administrativos, mediante detalhado caderno de encargos, redigido a partir do resultado síntese dos estudos prévios.
d) O caderno de encargos, para além de especificar as características gerais e volumes dos tratamentos, deve garantir por parte do fornecedor os prazos de entrega, instalação, ensaios e entrada em funcionamento do equipamento, o transporte, a implementação, a assistência técnica e a manutenção do mesmo equipamento e ainda um plano de formação de pessoal envolvido no projecto.
8. Os princípios gerais estabelecidos por esta resolução serão também aplicáveis à contratação de «trabalhos à tarefa» (service bureau).
Presidência do Conselho de Ministros, 7 de Março de 1975. - O Primeiro-Ministro, Vasco dos Santos Gonçalves.