Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Ministro da Marinha, aprovar e pôr em execução o Regulamento da Intendência dos Serviços de Administração Financeira da Marinha, que faz parte integrante desta portaria.
Ministério da Marinha, 22 de Outubro de 1969. - O Ministro da Marinha, Manuel Pereira Crespo.
REGULAMENTO DA INTENDÊNCIA DOS SERVIÇOS DE
ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA DA MARINHA
Artigo 1.º À Intendência dos Serviços de Administração Financeira da Marinha (I. S. A. F. M.), organismo directamente dependente do Ministro da Marinha, compete a orientação, coordenação e fiscalização das actividades administrativo-financeiras da Marinha, nomeadamente das que são exercidas pelos conselhos administrativos e encarregados de toda a administração.Art. 2.º - 1. A Intendência dos Serviços de Administração Financeira da Marinha compreende:
a) O intendente dos Serviços de Administração Financeira da Marinha;
b) A 1.ª Repartição (Normas e Métodos);
c) A 2.ª Repartição (Orçamento e Contabilidade);
d) A 3.ª Repartição (Fiscalização);
e) O Serviço de Inspecções Administrativas;
f) O Serviço Mecanográfico da Armada;
g) A Secretaria Central.
2. Junto da I. S. A. F. M. funciona, como órgão de consulta e estudo, a Comissão Técnica de Administração Naval, presidida pelo intendente e com a constituição fixada por despacho do Ministro da Marinha, tendo a faculdade de agregar os oficiais que considerar convenientes consoante a natureza dos assuntos a estudar.
Art. 3.º O intendente, oficial general de administração naval, despacha directamente com o Ministro da Marinha e compete-lhe:
a) Dirigir o funcionamento da I. S. A. F. M. e coordenar a actividade das suas repartições e serviços;
b) Apreciar as actas dos conselhos administrativos e as notas-relatórios dos encarregados de toda a administração e decidir se elas carecem de acção subsequente, nomeadamente se devem ser submetidas a despacho do Ministro da Marinha;
c) Aprovar os balanços e os mapas das cantinas que, com os relatórios da sua análise, lhe sejam apresentados ou, quando o julgar conveniente, submetê-los, devidamente informados, a despacho do Ministro da Marinha;
d) Submeter a despacho do Ministro da Marinha, depois de informados, os pedidos dos conselhos administrativos para efectuarem despesa extraordinária de material, nos termos do artigo 250.º do Regulamento de Administração da Fazenda Naval;
e) Aprovar as contas e os documentos que, com os respectivos relatórios de conferência e de acordo com legislação especial, lhe sejam apresentados ou submetê-los a despacho, tal como se indica na alínea c);
f) Inspeccionar, quando o entenda conveniente ou por determinação do Ministro da Marinha, nos termos do Regulamento de Administração da Fazenda Naval, os actos praticados pelos responsáveis por fundos e material na posse do Ministério da Marinha;
g) Apreciar os relatórios das inspecções administrativas e das conferências in loco às contas e documentos, submetendo-os, quando o entender, a despacho do Ministro da Marinha e, obrigatòriamente, quando as inspecções tenham sido determinadas pelo Ministro;
h) Propor as alterações que julgar necessário introduzir na estrutura orgânica e nas atribuições da I. S. A. F. M.
Art. 4.º - 1. À 1.ª Repartição (Normas e Métodos), chefiada por um capitão-de-mar-e-guerra de administração naval, compete em especial:
a) Elaborar projectos de diplomas de natureza administrativo-financeira e emitir parecer sobre aqueles que lhe tenham sido enviados;
b) Apreciar os pedidos de criação e de extinção de conselhos administrativos e elaborar as informações e os projectos dos diplomas que se tornem necessários para o efeito;
c) Elaborar as instruções que se julguem convenientes para a boa execução dos diplomas de natureza administrativo-financeira;
d) Propor as alterações ao Regulamento de Administração da Fazenda Naval, de forma a mantê-lo permanentemente actualizado;
e) Estudar os modelos de livros e impressos referidos no Regulamento de Administração da Fazenda Naval, sobre os quais a Intendência, nos termos do artigo 284.º do mesmo Regulamento, seja ouvida;
f) Adaptar à Marinha as leis e normas da contabilidade pública, promovendo a publicação das instruções convenientes;
g) Esclarecer as dúvidas suscitadas na interpretação de diplomas legais de natureza administrativo-financeira;
h) Organizar o ficheiro de legislação administrativo-financeira, mantendo-o actualizado e fomentando a sua divulgação aos interessados;
i) Promover a publicação de manuais de natureza técnico-administrativa;
j) Promover a impressão das alterações ao Regulamento de Administração da Fazenda Naval e de outros diplomas legais;
l) Informar os assuntos do contencioso administrativo-financeiro;
m) Emitir parecer sobre recursos de natureza patrimonial interpostos pelo pessoal militar e civil do Ministério, fornecedores e outros interessados;
n) Prestar informação sobre minutas de contratos e cadernos de encargos;
o) Emitir parecer sobre a falta de cumprimento de cláusulas contratuais por parte dos fornecedores do Ministério.
2. Os assuntos da competência da 1.ª Repartição são distribuídos por duas secções, competindo à 1.ª Secção as matérias referidas nas alíneas a) a j) e à 2.ª Secção as das alíneas seguintes.
Art. 5.º - 1. À 2.ª Repartição (Orçamento e Contabilidade), chefiada por um capitão-de-mar-e-guerra de administração naval, compete em especial:
a) Centralizar e estudar as propostas orçamentais elaboradas pelos conselhos administrativos das unidades e serviços;
b) Assegurar a uniformização de procedimentos dos conselhos administrativos na elaboração das suas propostas orçamentais;
c) Elaborar, para apreciação superior, as propostas globais das despesas do Ministério da Marinha a incluir nos orçamentos;
d) Acompanhar a execução dos orçamentos e informar sobre reforços, transferências de verbas e sobre outras providências que se tornem necessárias;
e) Centralizar e analisar os pedidos de liquidação de despesas de anos económicos findos;
f) Informar os pedidos de autorização para a abertura de concursos públicos e os processos de aquisição e de despesas que, nos termos legais, lhe devam ser enviados para obtenção de despacho do Ministro da Marinha ou do Conselho de Ministros;
g) Informar os pedidos de autorização de despesas que necessitem de prévia autorização ministerial;
h) Informar os processos de passagem à reserva da Armada e à reforma que lhe sejam enviados pela Direcção do Serviço do Pessoal;
i) Executar a contabilidade central do Ministério da Marinha de acordo com as normas fixadas por despacho do Ministro da Marinha;
j) Elaborar a estatística financeira do Ministério da Marinha, subordinando o seu procedimento às linhas gerais do sistema estatístico nacional;
l) Promover a publicação das instruções julgadas necessárias para a boa execução da matéria referida nas alíneas i) e j).
2. Os assuntos da competência da 2.ª Repartição são distribuídos por três secções, competindo à 1.ª Secção as matérias referidas nas alíneas a) a d), à 2.ª Secção as das alíneas e) a h) e à 3.ª Secção as das restantes alíneas.
Art. 6.º - 1. À 3.ª Repartição (Fiscalização), chefiada por um capitão-de-mar-e-guerra de administração naval, compete em especial:
a) Registar as requisições de fundos e os avisos de saques que, depois de autorizados pela 6.ª Repartição da Direcção-Geral da Contabilidade Pública, lhe sejam enviados para esse fim;
b) Fazer o exame preliminar às contas de caixa e de material, às cópias das actas dos conselhos administrativos e das notas-relatórios dos encarregados de toda a administração, aos boletins de caixa e aos balanços das cantinas, devolvendo-os à procedência quando tal se justifique;
c) Elaborar relatórios da conferência das contas de caixa e de material, da análise dos balanços das cantinas e respectivos mapas e da conferência de outras contas e documentos, em conformidade com as respectivas instruções, relatórios que serão subscritos pelos conferentes e visados pelo chefe da competente Secção e pelo chefe da Repartição;
d) Verificar se os conselhos administrativos e encarregados de toda a administração efectuaram, conforme informação prestada nas notas dirigidas em duplicado à Repartição, as rectificações mandadas intimar pela Comissão Liquidatária de Responsabilidades; e) Examinar as deliberações dos conselhos administrativos e decisões dos encarregados de toda a administração através das cópias das actas e das notas-relatórios, as quais devem ser apresentadas ao intendente;
f) Analisar os boletins de caixa referidos na alínea e) do artigo 8.º do Regulamento de Administração da Fazenda Naval, os quais devem ser apresentados a despacho do intendente quando o saldo neles indicado for considerado exagerado;
g) Solicitar os elementos e esclarecimentos indispensáveis à conferência e correcção das contas e documentos e, quando necessário, a presença dos responsáveis pelas mesmas contas e documentos;
h) Comunicar ao intendente quaisquer irregularidades graves encontradas nas contas e documentos, mesmo antes da conferência final, para serem levadas ao conhecimento do Ministro da Marinha e, posteriormente, à Comissão Liquidatária de Responsabilidades;
i) Recorrer, para uma eficaz fiscalização, aos lançamentos e documentos de contrapartida do movimento do material e de fundos;
j) Propor ao intendente a nomeação de oficiais que prestem serviço na Repartição para, como delegados da Intendência, procederem à conferência in loco das contas e documentos que nos termos legais não devam ser enviados à mesma Repartição e apresentar os respectivos relatórios de conferência devidamente informados à apreciação do intendente;
l) Apresentar ao intendente, depois de devidamente informados, para subsequente decisão do Ministro da Marinha, os pedidos dos conselhos administrativos para efectuarem despesa extraordinária de material sempre que seja necessário despacho ministerial prévio, nos termos do artigo 250.º do Regulamento de Administração da Fazenda Naval;
m) Conferir os mapas que lhe tenham sido remetidos pelas unidades e serviços e que, nos termos do § 1.º do artigo 290.º do Regulamento de Administração da Fazenda Naval, devem ser enviados ao Tribunal de Contas;
n) Elaborar anualmente o mapa de cadastro dos bens do Estado, na posse do Ministério da Marinha, para posterior remessa à Repartição do Património da Direcção-Geral da Fazenda Pública, excepto quanto a bens imobiliários, cujo mapa de cadastro é elaborado e remetido à mesma Direcção-Geral pela Direcção de Infra-Estruturas Navais.
2. Os assuntos da competência da 3.ª Repartição, são distribuídos por três secções, competindo à 1.ª Secção as matérias respeitantes à conferência das contas de caixa, à 2.ª Secção as referentes à conferência das contas de material e à 3.ª Secção as relativas às restantes contas e documentos.
Art. 7.º Ao Serviço de Inspecções Administrativas, chefiado por um capitão-de-mar-e-guerra de administração naval, compete em especial:
a) Inspeccionar in loco os actos praticados pelos responsáveis por fundos e material na posse do Ministério da Marinha, nas condições estabelecidas no Regulamento de Administração da Fazenda Naval;
b) Assegurar a necessária continuidade das inspecções por forma que os conselhos administrativos das unidades e serviços, incluindo os que se encontrem nas ilhas adjacentes e nas províncias ultramarinas, sejam inspeccionados com frequência;
c) Receber os relatórios, em quadruplicado, das inspecções presididas pelos oficiais do próprio serviço ou por oficiais da 3.ª Repartição que o intendente tenha nomeado para tal efeito, relatórios esses que devem indicar a forma como, pelos responsáveis referidos na alínea anterior, são cumpridas as determinações e disposições legais em matéria administrativa;
d) Informar os relatórios indicados na alínea anterior, a fim de serem submetidos à apreciação do intendente;
e) Recolher na 3.ª Repartição os elementos julgados necessários para a boa execução das inspecções;
f) Comunicar ao intendente quaisquer irregularidades de que tome conhecimento directamente, por comunicação dos oficiais que presidirem às inspecções ou por qualquer outra forma.
Art. 8.º - 1. Ao Serviço Mecanográfico da Armada, chefiado por um capitão-de-mar-e-guerra ou capitão-de-fragata de administração naval, compete em especial:
a) Explorar todos os dados cujo processamento automático seja de reconhecida vantagem para o serviço naval, particularmente no que respeita à administração do material (gestão do inventário naval; codificação e catalogação do material; património naval), à administração financeira (processamento de vencimentos, abonos e descontos; estatística financeira;
contrôle orçamental) e à administração do pessoal (registo e informação;
ficheiros);
b) Cooperar com os diferentes órgãos do Ministério da Marinha na elaboração dos cálculos, previsões e estatísticas que lhe forem determinados;
c) Fornecer os dados mecanográficos necessários para as operações de registo, classificação, distribuição e mobilização do pessoal da Armada ou a ela interessando e para a manutenção dos respectivos arquivos;
d) Fornecer os dados mecanográficos necessários ao registo, inventário e movimento das existências de todos os tipos de material, de sobresselentes e de peças de reserva em depósito ou distribuídas às unidades e serviços da Armada ou a ela interessando;
e) Elaborar as instruções mecanográficas (IMA's) necessárias às aplicações a executar, assegurar a sua publicação e a divulgação dos resultados do tratamento automático da informação;
f) Apresentar anualmente ao intendente os planos de trabalho e a indicação dos meios necessários para a sua execução.
2. Os estudos e trabalhos mecanográficos só podem ser executados mediante prévia autorização do Ministro da Marinha.
Art. 9.º - 1. O Serviço Mecanográfico da Armada compreende os seguintes órgãos:
a) Secção de Estudos, a quem compete o estudo e coordenação das actividades e aplicações mecanográficas;
b) Centro de Tratamento da Informação, a quem compete a execução das aplicações mecanográficas, produzindo e explorando os suportes respectivos através de equipamentos clássicos e electrónicos;
c) Secções e centros mecanográficos, a constituir nas unidades e outros organismos, depois de autorizados pelo Ministro da Marinha, que, como órgãos externos, asseguram localmente, com as máquinas de que dispõem, a conversão da informação por forma a possibilitar o seu tratamento pelo equipamento central, órgãos estes que são orientados e inspeccionados, do ponto de vista técnico, pelo chefe do Serviço Mecanográfico da Armada.
2. No âmbito da Secção de Estudos poderá o Ministro da Marinha, sob proposta do intendente, criar grupos de trabalho constituídos por militares ou civis especialmente indicados pelos órgãos utentes, consoante a natureza dos dados a explorar e a submeter a tratamento automático.
Art. 10.º À Secretaria Central, chefiada por um capitão-tenente de administração naval, compete em especial:
a) Assegurar o expediente do gabinete do intendente e aquele que, pela sua natureza, não pertença especìficamente a qualquer das repartições e serviços da Intendência, bem como registar e arquivar os respectivos processos;
b) Comunicar, por nota, aos conselhos administrativos e encarregados de toda a administração a aprovação das suas contas pela Comissão Liquidatária de Responsabilidades;
c) Comunicar, por nota, aos conselhos administrativos e encarregados de toda a administração as resoluções da Comissão Liquidatária de Responsabilidades sobre rectificações de erros ou ilegalidades, enviando cópia dessas notas à referida Comissão e à 3.ª Repartição;
d) Proceder à distribuição às entidades interessadas dos regulamentos, manuais, etc., e respectivas alterações, publicados e mandados imprimir pela 1.ª Repartição, quando se não trate de publicações cuja distribuição esteja a cargo da Direcção do Serviço de Abastecimentos;
e) Manter actualizado o alardo de todo o pessoal em serviço na Intendência e assegurar o expediente respeitante ao mesmo pessoal.
Ministério da Marinha, 22 de Outubro de 1969. - O Ministro da Marinha, Manuel Pereira Crespo.
