Aviso 6707/2004 (2.ª série). - Em anexo, publica-se o regulamento dos serviços de apoio administrativo da Escola Náutica Infante D. Henrique, aprovado por despacho do director de 3 de Junho de 2004.

3 de Junho de 2004. - O Director, João M. R. Silva.

ANEXO

Regulamento dos serviços de apoio administrativo da Escola Náutica Infante D. Henrique

1 - Os serviços de apoio administrativo da Escola Náutica Infante D. Henrique, adiante designada por ENIDH, são os seguintes:

a) Repartição de Administração Geral;

b) Secção de Pessoal;

c) Secção de Contabilidade;

d) Secção do Património e Economato;

e) Oficinas Gerais de Manutenção;

f) Secretaria;

g) Tesouraria.

2 - A Repartição de Administração Geral é dirigida por um chefe de repartição de Administração Geral e compreende as Secções de Pessoal, Contabilidade, Património, Oficinas Gerais de Manutenção, Secretaria e Tesouraria.

2.1 - Compete à Repartição de Administração Geral:

a) Orientar e coordenar as actividades dos serviços de apoio e superintender no seu funcionamento;

b) Assistir tecnicamente a direcção;

c) Elaborar e promover a elaboração de estudos de natureza técnica, pareceres e informações relativos à gestão da instituição;

d) Integrar o conselho administrativo da EINDH;

e) Preparar o processo de elaboração do orçamento da ENIDH;

f) Dirigir o pessoal não docente, sob a orientação da direcção;

g) Exercer o poder hierárquico sobre o pessoal não docente e distribuí-lo pelos serviços;

h) Informar e submeter a despacho do director todos os assuntos relativos a problemas de natureza técnica.

2.2 - A Secção de Pessoal é chefiada por um chefe de secção, competindo-lhe, para além de outras atribuições que lhe sejam cometidas, assegurar e coordenar as áreas de recursos humanos e vencimentos, nomeadamente:

a) Instruir, organizar e movimentar os processos relativos ao pessoal;

b) Elaborar, organizar e movimentar os termos de posse e de aceitação dos funcionários;

c) Assegurar a gestão do quadro de pessoal;

d) Elaborar mapas de férias, faltas e licenças;

e) Velar pelo cumprimento do regulamento do horário de trabalho;

f) Organizar e manter actualizado o cadastro de pessoal;

g) Organizar e manter actualizado o cadastro dos demais colaboradores da ENIDH;

h) Processar os vencimentos e abonos devidos ao pessoal;

i) Assegurar a candidatura do pessoal às acções de formação profissional;

j) Assegurar a gestão do arquivo, organizando os processos e mantendo-os actualizados;

k) Assegurar a divulgação interna da informação geral que respeite a matéria da sua competência;

l) Elaborar semestralmente o levantamento dos efectivos de pessoal e a lista de antiguidade do mesmo;

m) Elaborar contratos administrativos de provimento do pessoal docente;

n) Elaborar propostas de nomeação de pessoal e sua publicação no Diário da República;

o) Elaborar a lista de antiguidade do pessoal;

p) Fazer com o dirigente responsável a avaliação do desempenho dos funcionários e agentes afectos ao serviço de pessoal.

2.3 - A Secção de Contabilidade é chefiada por um chefe de secção, competindo-lhe, para além de outras atribuições que possam ser-lhe cometidas, assegurar e coordenar a área económica e financeira, nomeadamente:

a) Elaborar a proposta de orçamento e proceder ao seu acompanhamento e controlo;

b) Emitir e processar os pedidos de libertação de crédito;

c) Processar as facturas respeitantes aos serviços prestados à ENIDH pelos diversos fornecedores;

d) Processar as folhas dos abonos devidos ao pessoal;

e) Processar as facturas respeitantes às aquisições de bens e serviços adquiridos pela ENIDH e emitir as respectivas ordens de pagamento dadas pelo conselho administrativo;

f) Proceder à conciliação bancária;

g) Elaborar as contas de gerência;

h) Integrar e apoiar o conselho administrativo no exercício das suas competências;

i) Escriturar e manter actualizado o livro de caixa;

j) Fazer com o dirigente responsável a avaliação do desempenho dos funcionários e agentes afectos à Secção de Contabilidade e à Tesouraria.

2.4 - A Secção do Património e Economato é chefiada por um chefe de secção, competindo-lhe, para além de outras atribuições que lhe sejam cometidas, assegurar e coordenar a área patrimonial e de aprovisionamento, nomeadamente:

a) Assegurar a aquisição de bens e serviços necessários ao funcionamento da ENIDH, nomeadamente através de lançamento dos procedimentos que para tal venham a revelar-se legalmente exigíveis, depois de autorizados pelo conselho administrativo;

b) Emitir as requisições aos fornecedores de bens e serviços que se revelam necessários, depois de autorizadas as propostas pelo conselho administrativo;

c) Apoiar os demais serviços da ENIDH, mantendo-os informados sobre a satisfação dos seus pedidos;

d) Manter em armazém o material de uso geral;

e) Proceder à recepção de todo o material encomendado pela ENIDH e assegurar a sua entrega aos serviços e unidades;

f) Organizar e manter actualizados o cadastro e o inventário dos bens da ENIDH;

g) Gerir o património da ENIDH e velar pela sua conservação e segurança, promovendo a sua manutenção e as reparações necessárias;

h) Velar pelo bom funcionamento da central telefónica;

i) Assegurar os serviços de manutenção geral, nomeadamente a vigilância e a limpeza das instalações;

j) Assegurar a divulgação interna de informação geral que respeite a matéria da sua competência;

k) Fazer com o dirigente responsável a avaliação de desempenho dos funcionários e agentes afectos à Secção do Património.

2.5 - As Oficinas Gerais de Manutenção são coordenadas por um técnico profissional, sob a dependência directa do chefe de repartição de Administração Geral, competindo-lhe, de entre outras, para além das que lhe são atribuídas e designadas pelo chefe de repartição, nomeadamente, as seguintes funções:

a) Velar pelo bom estado de conservação das instalações e de todo o equipamento do complexo, promovendo o levantamento periódico das reparações necessárias e que necessitam de intervenção técnica especializada, em articulação com os serviços e com a Secção do Património;

b) Executar as reparações e operações de manutenção periódica;

c) Acompanhar as obras de reparações efectuadas nos edifícios e equipamento básico da ENIDH por entidades externas e estabelecer os contactos com os seus representantes;

d) Prestar todo o apoio necessário ao bom funcionamento das caldeiras, instalações eléctricas, jardins e arruamentos.

2.6 - A Tesouraria da ENIDH integra a Secção de Contabilidade e é coordenada por um tesoureiro, competindo-lhe, de entre outras funções, nomeadamente:

a) Dar entrada de todas as receitas;

b) Efectuar o depósito regular de todas as receitas arrecadadas e cobradas;

c) Assegurar os pagamentos previamente autorizados pelo conselho administrativo;

d) Elaborar as guias de entrega ao Estado e a outras entidades das importâncias e dos descontos que lhes sejam devidos;

e) Registar a liquidação dos meios de pagamentos emitidos;

f) Elaborar regularmente a informação necessária ao acompanhamento pelo conselho administrativo dos fluxos financeiros da ENIDH, nomeadamente através da feitura de mapas legalmente exigidos;

g) Escriturar diariamente a folha de cofre a entregar na Secção de Contabilidade, para os efeitos de conferência com o livro de caixa;

h) O tesoureiro é coadjuvado nas suas funções por um assistente administrativo, designado pelo director, sob proposta do chefe de repartição de Administração Geral, que o substituirá na suas faltas e impedimentos.

2.7 - A Secretaria da ENIDH é chefiada por um chefe de secção, competindo-lhe, para além de outras atribuições que lhe sejam cometidas pela direcção, assegurar e coordenar a área de gestão de alunos, nomeadamente:

a) Prestar informações sobre as condições de ingresso e frequência nos cursos da Escola;

b) Elaborar os editais relativos a matrículas, inscrições, transferências, reingressos, mudanças de curso, habilitações especiais, bolsas e pagamento de propinas;

c) Executar os serviços respeitantes a matrículas, inscrições, equivalências, transferências e mudanças de curso;

d) Receber, instruir e encaminhar para os respectivos júris os processos referentes aos pedidos de concessão de equivalências e reconhecimento de habilitações;

e) Conferir os processos quanto ao montante das propinas e dos emolumentos a pagar pelos alunos;

f) Elaborar as guias de pagamento a entregar na Tesouraria respeitantes a serviços prestados;

g) Proceder a estatísticas de frequência e aproveitamento escolar dos alunos;

h) Emitir pautas e proceder ao registo em livros, fichas ou qualquer outro suporte, nomeadamente informático, de todos os actos respeitante à vida escolar dos alunos;

i) Organizar e manter organizado o arquivo dos processos individuais dos alunos;

j) Organizar e manter actualizados o arquivo dos programas e os sumários das disciplinas dos cursos conferentes de grau;

k) Zelar para que os livros de termos estejam devidamente escriturados e lançadas as respectivas notas pelos docentes;

l) Organizar e manter actualizado o arquivo de toda a informação referente aos cursos conducentes à obtenção de certificados de especialização e qualificação;

m) Emitir e revalidar os cartões de estudante;

n) Preparar os currículos escolares dos alunos, para os efeitos de informação final;

o) Emitir certidões de matrícula, inscrição e frequência e outras relativas a actos e factos que constem e não sejam de natureza reservada;

p) Preparar elementos relativos a alunos para responder a solicitações de carácter estatístico, bem como as destinadas a publicações da Escola.