Regulamento interno 3/2004. - Ao abrigo do artigo 40.º dos Estatutos da Faculdade de Ciências Humanas e Sociais da Universidade do Algarve, homologados por despacho do reitor da Universidade do Algarve de 26 de Outubro de 2001, aprovei o Regulamento Orgânico dos Serviços Administrativos da Faculdade de Ciências Humanas e Sociais da Universidade do Algarve, a saber:

1.º

Natureza e composição

1 - Os Serviços Administrativos da Faculdade de Ciências Humanas e Sociais da Universidade do Algarve (FCHS) são uma estrutura de apoio técnico-administrativo aos diversos órgãos, departamentos, áreas departamentais, docentes, não docentes e alunos, da FCHS.

2 - Os Serviços Administrativos compreendem as seguintes secções:

a) Secção de Secretaria-Geral;

b) Secção dos Órgãos de Gestão:

i) Secretariado do Conselho Directivo;

ii) Secretariado do Conselho Científico;

iii) Secretariado do Conselho Pedagógico;

c) Secção de Departamentos e Áreas Departamentais:

i) Secretariado Letras Clássicas e Modernas;

ii) Secretariado História, Arqueologia e Património;

iii) Secretariado Psicologia;

iv) Secretariado Ciências de Educação e Sociologia;

d) Secção de Pessoal;

e) Secção de Contabilidade, Projectos e Património;

f) Centro de Gestão de Dados e Apoio Informático;

g) Gabinete de Eventos.

3 - Cada uma das secções previstas nas alíneas a), b), c), d) e e) do número anterior será coordenada por um chefe de secção. Em caso de inexistência de chefe de secção, exercerá estas funções o funcionário para o efeito designado pelo conselho directivo.

4 - Compete ao chefe de secção coadjuvar o secretário na orientação e coordenação da actividade da respectiva secção, na supervisão do seu funcionamento e na direcção do pessoal não docente afecto à mesma.

2.º

O secretário da Faculdade

1 - Os Serviços Administrativos são dirigidos por um secretário da Faculdade, nos termos do n.º 4 do artigo 40.º dos Estatutos da FCHS, o qual é equiparado, para todos os efeitos legais, a director de serviços, cabendo-lhe em geral a coordenação e orientação da actividade das várias secções e sectores.

2 - O secretário é nomeado sob proposta do presidente do conselho directivo, em regime de comissão de serviço, pelo período de três anos, renovável, com observância dos requisitos legais em vigor para o recrutamento para o cargo de director de serviços.

3 - O cargo de secretário será provido de entre funcionários da Universidade do Algarve que cumulativamente possuam curso de licenciatura, sejam detentores de categoria integrada em carreira do grupo de pessoal técnico superior e possuam seis anos de experiência profissional em cargos inseridos no mesmo grupo de pessoal.

4 - O secretário da FCHS tem, nomeadamente, as seguintes competências:

a) Orientar e coordenar a actividade dos Serviços Administrativos e superintender no seu funcionamento;

b) Assistir tecnicamente os órgãos de gestão da FCHS;

c) Submeter ao conselho directivo todos os assuntos que exijam a sua decisão ou apreciação;

d) Elaborar e promover a elaboração de estudos, nomeadamente de índole jurídica, caso possua adequada formação nesta área, pareceres e informações relativas à gestão da instituição;

e) Recolher, sistematizar e divulgar a legislação com interesse para a FCHS;

f) Dirigir o pessoal não docente e distribuí-lo pelas diversas secções, sob orientação do conselho directivo;

g) Integrar, na qualidade de vogal, o conselho administrativo;

h) Corresponder-se com serviços e entidades públicas ou privadas no âmbito da sua competência;

i) Promover a execução das deliberações dos órgãos da FCHS;

j) Assinar certidões relativas a matérias da sua competência;

k) Exercer as demais competências que lhe forem delegadas pelo presidente do conselho directivo.

3.º

Secção de Secretaria-Geral

1 - A Secção de Secretaria-Geral é uma secção de apoio aos órgãos da Faculdade, departamentos e áreas departamentais e às restantes secções, tendo como principal função, em geral, a realização de actividades técnico-administrativas.

2 - A esta Secção compete, nomeadamente:

a) Assegurar o registo e o encaminhamento da correspondência;

b) Assegurar, em geral, todas as demais tarefas respeitantes ao expediente;

c) Organizar todos os documentos confiados à sua guarda;

d) Auxiliar na construção de políticas que tornem a circulação documental mais racional e eficiente;

e) Facilitar a consulta de toda a informação necessária aos vários sectores;

f) Organizar e assegurar a manutenção do arquivo geral;

g) Atender docentes, funcionários e alunos;

h) Gerir os stocks do material em economato e elaborar os pedidos de autorização de aquisição do referido material, antes da sua ruptura;

i) Enviar pautas aos serviços académicos e aos directores de curso;

j) Afixar as pautas e os testes;

k) Controlar toda a documentação afixada.

4.º

Secção dos Órgãos de Gestão

1 - Os Secretariados dos Conselhos Directivo, Científico e Pedagógico são sectores de apoio aos respectivos órgãos, competindo-lhes, em geral, executar tarefas administrativas e de apoio técnico ligadas às actividades específicas destes órgãos.

2 - A esta Secção compete, nomeadamente:

a) Registo de correspondência recebida;

b) Elaboração e registo de ofícios/correspondência/mails;

c) Organização e arquivo dos assuntos destes conselhos;

d) Marcação, comunicação e preparação das reuniões destes órgãos;

e) Providenciar a divulgação de despachos, notas internas ou outras comunicações dos conselhos directivo, científico e pedagógico;

f) Atendimento a docentes, funcionários e alunos no âmbito do secretariado destes órgãos;

g) Divulgação para o exterior de todas as actividades da Faculdade, relacionadas com cursos ou eventos;

h) Controlo e elaboração dos processos eleitorais da Faculdade.

5.º

Secção de Departamentos e Áreas Departamentais

1 - A esta Secção compete, em geral, executar tarefas administrativas e de apoio técnico, ligadas às actividades específicas dos departamentos e das áreas departamentais, bem como das áreas das relações internacionais, formação contínua e estágios pedagógicos e científicos.

2 - A esta Secção compete, nomeadamente:

a) Registo de correspondência recebida;

b) Elaboração e registo de ofícios/correspondência/mails;

c) Organização e arquivo dos assuntos dos departamentos;

d) Marcação, comunicação e preparação das reuniões dos órgãos de gestão dos departamentos;

e) Providenciar a divulgação de comunicações das comissões executivas, científicas e conselhos departamentais dos departamentos;

f) Atendimento a docentes, funcionários e alunos no âmbito do secretariado destes órgãos departamentais;

g) Controlo dos sumários/folhas de presença de todas as cadeiras dos cursos de licenciatura ministrados pela Faculdade;

h) Controlo de programas das disciplinas;

i) Apoio administrativo a comissões de avaliação e de estágios.

6.º

Secção de Pessoal

1 - A Secção de Pessoal é uma secção de apoio ao conselho directivo da Faculdade, competindo-lhe, em geral, executar tarefas técnico-administrativas específicas, na área de pessoal da Faculdade.

2 - A esta Secção compete, nomeadamente:

a) Acompanhamento administrativo a concursos de ingresso e de acesso do pessoal docente e não docente da Faculdade;

b) Elaboração dos mapas de assiduidade do pessoal não docente;

c) Elaboração e controlo dos mapas da ADSE;

d) Controlo de mudanças de categoria do pessoal não docente;

e) Controlo da renovação ou novos contratos, por alteração de habilitações ou concurso, do pessoal docente;

f) Envio aos departamentos de toda a informação necessária a iniciativas atempadas relacionadas com os assuntos mencionados na alínea anterior;

g) Registo de correspondência recebida;

h) Elaboração e registo de ofícios/correspondência/mails;

i) Organização e arquivo dos assuntos desta Secção.

7.º

Secção de Contabilidade, Projectos e Património

1 - A Secção de Contabilidade, Projectos e Património é uma secção de apoio ao conselho directivo da Faculdade, competindo-lhe em geral executar as tarefas técnico-administrativas na área da gestão contabilística e patrimonial da FCHS, bem como o acompanhamento administrativo da elaboração de propostas de candidatura aos projectos de investigação ou formação contínua.

2 - A esta Secção compete, nomeadamente:

a) Elaborar o projecto de orçamento e organizar os processos de alteração orçamental;

b) Assegurar o acompanhamento e execução do orçamento da FCHS;

c) Verificar o cabimento orçamental prévio à execução das despesas;

d) Proceder ao seu registo após a respectiva autorização;

e) Elaborar mapas e relatórios de execução e avaliação orçamental que se mostrem necessários ao controlo da gestão;

f) Informar os processos no que respeita à legalidade do procedimento de aquisição;

g) Elaborar as relações de documentos de despesa a pagar e submeter à apreciação e aprovação do conselho administrativo;

h) Instruir os processos relativos à autorização de prestação de horas extraordinárias, de pagamento de serviços e deslocações de pessoal;

i) Organizar e manter actualizado o inventário e cadastro dos bens móveis e imóveis dos serviços;

j) Organizar e manter actualizada uma base de dados com informações sobre programas nacionais e internacionais, através do estabelecimento de contactos com outras entidades;

k) Manter actualizado o seu arquivo.

8.º

Centro de Gestão de Dados e Apoio Informático

1 - O Centro de Gestão de Dados e Apoio Informático é uma secção de apoio nos domínios da informática e do processamento de informação, tendo como principal objectivo dar resposta às necessidades informáticas (hardware, software e comunicações):

a) Do conselho directivo;

b) Dos restantes órgãos de gestão;

c) Dos departamentos e áreas departamentais;

d) Do pessoal docente e não docente.

2 - O Centro é dirigido por um ou dois técnicos superiores de informática, designado(s) pelo conselho directivo, sob a orientação de um docente nomeado pelo conselho directivo, competindo-lhe(s), entre outros:

a) Coordenar e supervisionar os recursos afectos ao Centro;

b) Avaliar o seu funcionamento, implementando medidas adequadas ao seu desenvolvimento;

c) Adequar os recursos informáticos às necessidades da comunidade académica.

3 - Compete ao Centro, designadamente:

a) Proceder ao levantamento das necessidades de material informático (hardware e software) da FCHS;

b) Velar pela conservação e integridade do material informático;

c) Desenvolver acções de formação dos utilizadores para que os mesmos possam retirar o máximo proveito dos recursos disponíveis;

d) Elaborar propostas para uma distribuição racional dos recursos de hardware e software existentes e submetê-las aos órgãos de gestão competentes;

e) Desenvolver as acções necessárias por forma a permitir aos utilizadores a ligação/comunicação com redes nacionais e internacionais;

f) Desenvolver as acções necessárias por forma a permitir aos utilizadores um cada vez mais amplo recurso aos meios existentes no mercado informático;

g) Criar mecanismos de divulgação, junto dos diversos utilizadores, dos recursos disponíveis no Centro;

h) Estudar as necessidades dos diversos utilizadores e desenvolver acções com vista à sua satisfação;

i) Elaborar e manter a página da Faculdade.

9.º

Gabinete de Eventos

1 - Este Gabinete desempenhará funções técnico-administrativas na organização de seminários, congressos, cursos livres e eventos culturais organizados pela FCHS.

2 - Compete-lhe, entre outros:

a) Organizar, em colaboração com os órgãos competentes da FCHS, as iniciativas destinadas a divulgar os cursos, actividades de investigação e os serviços prestados à comunidade;

b) Divulgar junto do GRE todas as actividades da Faculdade, relacionadas com cursos ou eventos;

c) Secretariar os mestrados, pós-graduações, cursos de especialização e livres, ministrados pela Faculdade.

10.º

Disposições finais

Os Serviços Administrativos têm uma estrutura organizacional e funcional aprovada pelo conselho directivo:

a) Existe um organigrama do pessoal não docente da Faculdade e um mapa das suas atribuições, aprovados pelo conselho directivo;

b) As funções específicas de cada funcionário constam de documento próprio, aprovado pelo conselho directivo;

c) O conselho directivo poderá, por iniciativa própria ou por proposta dos órgãos da Faculdade, criar outras secções e reestruturar ou extinguir as secções existentes.

24 de Maio de 2004. - O Presidente do Conselho Directivo, Fernando Ribeiro Gonçalves.