Despacho (extrato) n.º 14306/2015

Nos termos do artigo 23.º dos Estatutos da Faculdade de Economia da Universidade Nova de Lisboa, aprovados pelo Despacho 13096/2015, publicado no Diário da República, 2.ª série, de 17 de novembro de 2015, e após cumprimento no disposto na alínea m) do seu artigo 5.º, aprovo o Regulamento dos Serviços da Faculdade de Economia da Universidade Nova, publicados em anexo ao presente despacho.

18 de novembro de 2015. - O Diretor, Daniel Abel Monteiro Palhares Traça.

Regulamento dos Serviços da Faculdade de Economia da Universidade Nova de Lisboa

Capítulo I

Disposições gerais

Artigo 1.º

Objeto e âmbito de aplicação

O presente Regulamento estabelece a organização e funcionamento dos serviços da Faculdade de Economia da Universidade Nova de Lisboa, adiante designada por Faculdade, e define as suas competências e configuração.

Artigo 2.º

Identificação dos Serviços

1 - A Faculdade organiza-se internamente de acordo com uma estrutura hierarquizada, sem prejuízo de poder adotar uma estrutura matricial nas áreas operativas em que esteja em causa o desenvolvimento de projetos multidisciplinares.

2 - Integram-se na estrutura hierarquizada os seguintes serviços:

a) Estudos Pré-Experiência;

b) Investigação e Programas de Doutoramento;

c) Apoio aos Docentes;

d) Recursos Humanos;

e) Gestão Financeira e Patrimonial;

f) Apoio Jurídico;

g) Documentação;

h) Tecnologias de Informação;

i) Logística e Manutenção;

j) Relações Institucionais.

3 - Integram-se na estrutura matricial os seguintes Gabinetes:

a) Auditoria Interna;

b) Antigos Alunos e Empresas (Alumni e Corporate);

c) Imagem e Comunicação.

Artigo 3.º

Organização funcional

1 - Os Serviços da Faculdade, na variante hierarquizada, exercem competências na dependência do Diretor, ou do titular do cargo em quem a competência de direção for delegada.

2 - Os Serviços da Faculdade, na vertente matricial, exercem competências na dependência do Diretor ou do titular de vínculo de emprego público em quem a competência de direção for delegada.

3 - Cada Subdiretor tem responsabilidade delegada pelo Diretor sobre um ou mais dos serviços na variante hierarquizada, discriminados no n.º 2 do artigo 2.º

4 - Na organização e funcionamento dos serviços a Faculdade pode recorrer à contratação de serviços externos ou promover a colaboração com outras entidades sempre que tal método assegure um controlo mais eficiente dos custos e da qualidade do serviço prestado.

Capítulo II

Competências e configuração dos serviços

Secção I

Estrutura hierarquizada

Artigo 4.º

Área de Estudos Pré-Experiência

1 - O serviço de Estudos Pré-Experiência tem as competências genéricas de acompanhamento e coordenação de todos os processos respeitantes ao percurso académico dos alunos de Licenciatura e Mestrado da Faculdade, nomeadamente, recrutamento e inscrição de candidatos, funcionamento dos respetivos ciclos de estudos, intercâmbio de alunos e ações de apoio à inserção profissional dos alunos após conclusão dos ciclos de estudo.

2 - O serviço de Estudos Pré-Experiência integra:

a) Uma Direção de Serviços Pré-Experiência, com Gabinetes de Funcionamento Académico das Licenciaturas e dos Mestrados, de Intercâmbio, de Apoio ao Desenvolvimento Pessoal do Aluno, de Apoio à Inserção Profissional e de Planeamento e Estatística, com as seguintes competências específicas:

i. No âmbito específico dos processos relativos aos Gabinetes de Funcionamento Académico das Licenciaturas e dos Mestrados:

Coordenar e executar os processos logísticos relacionados com o funcionamento quotidiano dos respetivos ciclos de estudos;

Executar os procedimentos respeitantes a matrículas, inscrições, transferências, reingressos e mudanças de curso;

Fazer o acompanhamento, a recolha de informação e a criação de bases de dados relativas ao funcionamento e aos programas em cada ano letivo;

Manter atualizados os dados respeitantes aos programas e planos de estudos pré -experiência;

Elaborar os calendários de exames finais e de outras provas de avaliação, respetivos editais e avisos, e tratar de todos os assuntos e processos relativos a exames e frequências, nomeadamente da aceitação e registo de inscrições, de pautas e do controlo e registo das avaliações;

Organizar e manter atualizado o arquivo dos processos individuais dos alunos, das pautas e das inscrições;

Proceder ao registo de todos os atos respeitantes à vida escolar dos alunos;

Emitir diplomas e certidões de matrícula, inscrição, aproveitamento e outras, relativas a atos que constem do serviço e não sejam de natureza reservada;

Tratar os requerimentos apresentados por alunos, designadamente processos de equivalência e alunos externos, e proceder ao respetivo encaminhamento quando se justifique;

Organizar e disponibilizar informação referente às atividades escolares;

Processar, enviar e controlar o pagamento das propinas;

Processar o fim do curso dos alunos;

Apurar e comunicar a lista dos alunos em situação de prescrição;

Fornecer elementos/informação para apoio à tomada de decisão do Conselho Pedagógico;

Elaborar relatórios estatísticos relativos a alunos matriculados e diplomados.

ii. No âmbito específico dos processos relativos ao Gabinete de Intercâmbio:

Gerir os processos de intercâmbio internacional de estudantes ao abrigo dos Convénios de mobilidade celebrados e a celebrar;

Estabelecer e manter contactos com as Universidades parceiras, analisando os diversos aspetos do intercâmbio de alunos;

Organizar os concursos anuais ao Programa Erasmus, efetuar a seleção dos estudantes e promover a divulgação dos resultados;

Comunicar à Reitoria os candidatos às bolsas;

Acompanhar o processo dos alunos enviados, incluindo o reconhecimento e equivalência das cadeiras efetuadas;

Organizar sessões de acolhimento dos alunos visitantes;

Acompanhar os alunos estrangeiros, em programas específicos, de mestrado e licenciatura;

Fornecer e analisar informação para a seleção dos alunos de doubledegree, em coordenação com a comissões de seleção;

Inscrever os alunos visitantes e prestar todos os esclarecimentos inerentes à sua estadia;

Traduzir e enviar os registos académicos para as universidades parceiras;

Ajuda na organização das viagens de estudos a nível internacional;

iii. No âmbito específico dos processos relativos ao Gabinete de Apoio ao Desenvolvimento Pessoal do aluno, as competências desenvolvem-se em duas vertentes:

Apoiar o desenvolvimento holístico dos alunos de licenciatura e mestrado durante o programa académico;

Apoiar os alunos de 1.º ano de licenciatura na sua inserção na comunidade académica;

Incentivar e acompanhar os alunos na participação em atividades de voluntariado e responsabilidade social;

iv. No âmbito específico dos processos relativos ao Gabinete de Planeamento e Estatística:

Gerir instrumentos de suporte administrativo e de informação necessários ao funcionamento do Serviço de Estudos pré-Experiência;

Reportar dados estatísticos e informação legalmente exigida relativa aos alunos, nomeadamente o Registo de Alunos Inscritos e Diplomados do Ensino Superior (RAIDES).

Elaborar informações relativa a alunos da Faculdade, para suporte à Direção ou outros serviços.

b) Um Gabinete de Recrutamento e Admissões de Candidatos, às licenciaturas e aos mestrados, com as seguintes competências específicas:

i. Coordenar e executar os processos de recrutamento e candidatura;

ii. Definir os conteúdos dos materiais informativos;

iii. Prestar, aos candidatos, informações sobre as licenciaturas e mestrados.

iv. Proceder ao atendimento e acolhimento dos alunos;

v. Organizar e participar em ações de promoção e recrutamento de candidatos aos programas de licenciatura e mestrado;

vi. Administrar o sistema informático de gestão de candidatos;

vii. Analisar a informação dos candidatos aos programas de licenciatura e mestrado, para apoio à tomada de decisão das respetivas comissões de seleção;

viii. Analisar a informação para atribuição das bolsas de mérito pelas respetivas comissões de seleção;

c) Um Gabinete de Apoio ao Aluno com as seguintes competências específicas:

i. Recolher informação sobre programas concorrentes nacionais e estrangeiros;

ii. Cuidar da melhoria contínua da qualidade do serviço prestado aos alunos e docentes dos respetivos ciclos de estudos;

iii. Definir e atualizar a estratégia dos programas;

iv. Interface com os alunos, nomeadamente através dos gestores dos programas;

v. Interação com os atores externos relevantes e com o serviço de relações com as empresas;

vi. Desenvolvimento da estratégia do serviço de gestão de carreiras;

vii. Interface com serviços encarregues das infraestruturas do campus;

viii. Desenvolvimento de projetos aprendizagem experiencial, em colaboração com empresas e outras organizações externas;

ix. Projetos especiais.

d) Um Gabinete de Apoio à Inserção Profissional com as seguintes competências específicas:

i. Estabelecer contactos diretos com as empresas potencialmente recrutadoras e manter um registo atualizado das mesmas, em suporte informático;

ii. Desenvolver atividades de desenvolvimento pessoal dos alunos com ênfase nas competências genéricas necessárias à inserção profissional, através de módulos e outros programas específicos, bem como de aconselhamento personalizado;

iii. Divulgar os seus serviços junto das empresas e organizar as suas visitas e apresentações na Faculdade, bem como organizar a feira anual de emprego;

iv. Promover a divulgação de anúncios de emprego, organizar a realização de entrevistas de recrutamento e apoiar os alunos e antigos alunos no processo de procura de emprego;

v. Organizar a informação atualizada dos alunos e antigos alunos das Licenciaturas e Mestrados e coordenar a sua divulgação junto das empresas;

vi. Recolher dados sobre os resultados dos processos de recrutamento e realizar a respetiva análise;

vii. Desenvolver as atividades de conhecimento dos mercados de emprego internacionais e promover os alunos e antigos alunos da Nova SBE nesses mercados.

3 - A área de Estudos Pré-Experiência é dirigida por um subdiretor nomeado pelo diretor.

4 - O Subdiretor responsável pela Área de Estudos Pré-Experiência pode ser coadjuvado por um adjunto equiparado a cargo de Direção Intermédia de 2.º grau.

5 - A Direção de Serviços Pré-Experiência é dirigida por um titular de cargo de direção intermédia de 1.º grau.

6 - Os Gabinetes de Funcionamento Académico dos Mestrados, de Recrutamento e Admissões de Candidatos e de Apoio ao Aluno podem ser coordenados por titular de cargo de direção intermédia de 2.º grau.

7 - Os Gabinetes de Funcionamento Académico das Licenciaturas, de Planeamento e Estatística e de Inserção Profissional podem ser coordenados por titular de cargo de direção intermédia de 3.º grau.

8 - Os Gabinetes de Intercâmbio e de Apoio ao Desenvolvimento Pessoal do Aluno podem ser coordenados por titular de cargo de direção intermédia de 4.º grau

9 - A Direção de Serviços e cada um dos gabinetes que integram o Serviço de Estudos Pré-Experiência trabalham em estreita articulação com o Presidente do Conselho Pedagógico e com o Subdiretor responsável pela Área de Relações Institucionais.

Artigo 5.º

Serviço de Investigação e Programa de Doutoramento

1 - O serviço de Investigação e Programa de Doutoramento tem as competências genéricas de gestão de projetos de investigação, prestação de serviços e funcionamento dos Centros de Conhecimento (KnowledgeCenters) e gestão dos programas de doutoramento.

2 - O Serviço de Investigação e Programa de Doutoramento integra:

a) Um Gabinete de Estratégia, com as seguintes competências específicas:

i. Identificação e disseminação das oportunidades de financiamento;

ii. Apoio na identificação e concretização de parcerias com outros centros de investigação, empresas, e outras entidades públicas ou privadas;

iii. Apoio na elaboração das componentes de produção científica e de serviços das propostas de candidaturas a projetos de investigação e prestação de serviços;

iv. Acompanhamento da produção científica dos projetos de investigação;

v. Apoio à elaboração das componentes de produção científica dos relatórios do centro de investigação Nova SBE;

vi. Apoio à elaboração das componentes científicas dos relatórios dos projetos de investigação e de prestação de serviços;

vii. Gestão da comunicação da investigação (noticias, resumos de investigação, newsletter, website da investigação, conferências, seminários e eventos);

viii. Edição dos workingpapers da Nova SBE;

ix. Gestão da informação sobre publicações e rankings de investigação;

b) Um Gabinete Operacional, com as seguintes competências específicas:

i. Gestão dos processos administrativos e financeiros de todos os projetos de investigação, prestação de serviços e funcionamento dos Centros de Conhecimento (KnowledgeCenters) e dos processos logísticos de apoio aos investigadores da Nova SBE;

ii. Apoio aos docentes nas deslocações a júris;

iii. Gestão das propostas de candidaturas a projetos de investigação e prestação de serviços incluindo a elaboração das componentes financeiras e administrativas;

iv. Apoio na elaboração de contratos e protocolos;

v. Acompanhamento da execução financeira dos projetos científicos e de prestação de serviços;

vi. Elaboração dos relatórios do centro de investigação, dos projetos de investigação e de prestação de serviços da Nova SBE incluindo a elaboração da componente financeira;

vii. Atualização da equipa de investigação do centro de investigação Nova SBE;

viii. Gestão dos programas de doutoramento: divulgação, recrutamento, seleção dos candidatos, gestão académica (gestão administrativa dos processos dos alunos, emissão de documentos comprovativos, aulas e seminários de alunos), organização de summerschools, gestão dos financiamentos atribuídos aos programas, seleção de bolseiros de doutoramento, apoio no intercâmbio dos alunos e apoio às idas aos job-markets;

ix. Coordenação e implementação de eventos de investigação, tais como conferências e seminários.

3 - O serviço de Investigação e Programa de Doutoramento é dirigido por um subdiretor nomeado pelo diretor.

4 - O Gabinete Estratégia é dirigido por um investigador e o Gabinete Operacional pode ser coordenado por um titular de cargo de direção intermédia de 3.º grau.

5 - O Serviço de Investigação e Programa de Doutoramento deve coordenar a sua atividade com o Subdiretor responsável para a Área de Relações Institucionais.

Artigo 6.º

Serviço de Apoio aos Docentes

1 - O Serviço de Apoio aos Docentes tem as competências genéricas de gerir e prestar apoio aos recursos humanos docentes da Faculdade.

2 - Ao Serviço de Apoio aos Docentes compete especificamente:

a) Implementar as linhas estratégicas da política de gestão do pessoal docente e de investigação da Faculdade definidas pela Direção e pelo Conselho Científico;

b) Elaborar o orçamento relativo às despesas com os recursos humanos docentes que enquadra o orçamento global previsional da Nova SBE, monitorizar a execução do orçamento ao longo do ano e assegurar a gestão do mapa de pessoal;

c) Assegurar a recolha, arquivo e tratamento da informação necessária à administração do pessoal docente e de investigação da Faculdade e manter sistemas de comunicação e informação tendentes à sua caracterização permanente e à produção de indicadores de gestão e de planeamento;

d) Garantir, em função de estudos previsionais, a organização e gestão do mapa de pessoal docente e de investigação da Faculdade;

e) Assegurar a gestão administrativa de recursos humanos docentes e de investigação designadamente no que respeita a processamento de remunerações, descontos, abonos, e outras prestações, controlo da assiduidade, declarações de rendimentos, benefícios sociais dos trabalhadores e seus familiares, deslocações em serviço e gestão dos processos individuais;

f) Apoiar o recrutamento e seleção de docentes e investigadores, organizar a informação necessária à proposta de abertura de procedimentos concursais de docentes e investigadores e gerir os procedimentos de contratação de docentes e investigadores.

g) Assegurar a gestão administrativa dos protocolos assinados entre a Nova SBE e outras instituições, de ensino superior ou outras, no âmbito da colaboração docente de Professores;

h) Assegurar o acolhimento dos novos docentes e investigadores;

i) Coordenar a condução do programa de formação pedagógica dos novos Assistentes Convidados e Monitores;

j) Coordenar a e assegurar o Secretariado do Conselho Científico;

k) Apoiar o processo de distribuição de serviço docente e assegurar a sua implementação junto dos gabinetes de Licenciatura e de Mestrados e do gabinete operacional do serviço de Investigação e programa de Doutoramento;

l) Assegurar a gestão das bases de dados de publicações dos docentes e investigadores;

m) Assegurar em geral todas as atividades que, no domínio da gestão de recursos humanos docentes e de investigação, lhe sejam cometidas pela Direção.

3 - O serviço de Apoio aos Docentes é dirigido por um subdiretor nomeado pelo diretor.

4 - O Subdiretor responsável pelo Serviço Apoio aos Docentes pode ser coadjuvado por um Subdiretor adjunto que tem o estatuto remuneratório equiparado a cargo de direção intermédia de 2.º grau.

Artigo 7.º

Serviço de Recursos Humanos

1 - O Serviço de Recursos Humanos tem as competências genéricas de gerir os recursos humanos não docentes.

2 - O Serviço de Recursos Humanos integra os seguintes Gabinetes:

a) Gabinete de Gestão Estratégica com as seguintes competências específicas:

i) Gerir os recursos humanos não docentes, contribuindo para a estratégia geral da Nova SBE e o cumprimento dos seus objetivos, potenciando o alinhamento entre necessidades, oportunidades e mudanças organizacionais e individuais e assegurando o cumprimento das regras que enquadram o funcionamento da Faculdade;

ii) Elaborar informações, pareceres e propostas relativas a processos de recursos humanos não docentes que envolvam a tomada de decisão da Direção ou de outros serviços;

iii) Elaborar o orçamento relativo às despesas com os recursos humanos não docentes que enquadra o orçamento global previsional da Nova SBE, monitorizar a execução do orçamento ao longo do ano e assegurar a gestão do mapa de pessoal;

iv) Assegurar os processos relativos à seleção, recrutamento, contratação, acolhimento e integração de pessoal não docente, bem como os relativos a renovações, modificações ou extinções de relações jurídicas de emprego e aposentações;

v) Promover, acompanhar e apoiar instrumentos de definição, estabelecimento de objetivos e de apreciação do mérito do desempenho de funções, incluindo o processo de avaliação de desempenho do pessoal não docente;

vi) Promover o desenvolvimento de competências e de comportamentos do pessoal não docente e a identificação das necessidades de formação profissional, bem como elaborar e acompanhar o plano anual de formação para pessoal não docente;

vii) Assegurar a comunicação interna da informação geral respeitante a matéria da sua competência;

viii) Assegurar a recolha, arquivo e tratamento da informação necessária à gestão estratégica do pessoal não docente da Faculdade e promover a utilização e manutenção de sistemas conducentes à agregação de informação e à produção de indicadores de gestão e de planeamento;

ix) Cumprir as demais atribuições que lhe sejam cometidas pelo Diretor.

b) Gabinete de Gestão Administrativa com as seguintes competências específicas:

i) Assegurar a gestão administrativa de recursos humanos não docentes designadamente no que respeita ao processamento de remunerações, abonos, descontos e outras prestações, à gestão dos processos relativos a benefícios sociais, assiduidade, férias, faltas, licenças e trabalho suplementar e à emissão de declarações e certidões de situação profissional e de rendimentos;

ii) Elaborar o balanço social, inquéritos estatísticos e outra informação legalmente exigida em matéria de Recursos Humanos;

iii) Assegurar a comunicação interna da informação geral respeitante a matéria da sua competência;

iv) Assegurar a recolha, arquivo e tratamento da informação necessária à administração do pessoal não docente da Faculdade e promover a utilização e manutenção de sistemas conducentes à agregação de informação e à produção de indicadores de gestão e de planeamento;

v) Cumprir as demais atribuições que lhe sejam cometidas pelo Diretor.

3 - O serviço de Recursos Humanos é dirigido por um subdiretor nomeado pelo diretor.

4 - O Serviço de Recursos Humanos pode ser coordenado por titular de cargo de direção intermédia de 3.º grau.

5 - Os Gabinetes que integram Serviço de Recursos Humanos podem ser coordenados por titulares de cargos de direção intermédia de 4.º grau.

Artigo 8.º

Serviço de Gestão Financeira e Patrimonial

1 - O Serviço de Gestão Financeira e Patrimonial tem as competências genéricas de gestão dos recursos financeiros, patrimoniais e orçamentais da Faculdade.

2 - O Serviço de Gestão Financeira e Patrimonial integra os seguintes Gabinetes:

a) Gabinete de Gestão de Recursos Financeiros com as seguintes competências específicas:

i. Assegurar a preparação das propostas dos orçamentos da Faculdade;

ii. Acompanhar e controlar a execução orçamental e propor as medidas necessárias;

iii. Assegurar a arrecadação e a contabilização das receitas;

iv. Assegurar o processamento, a contabilização e o pagamento das despesas;

v. Controlar os movimentos, as disponibilidades financeiras e de tesouraria;

vi. Assegurar a reconciliação das contas;

vii. Assegurar a gestão do fundo de maneio da Faculdade;

viii. Elaborar e reportar os documentos de prestação de contas;

ix. Elaborar a conta de gerência e preparar o projeto do respetivo relatório;

x. Acompanhar e apoiar os processos de auditoria financeira às contas;

xi. Organizar os processos de aquisição de bens e serviços e de empreitadas de obras públicas em articulação com o Gabinete Jurídico da Faculdade;

xii. Organizar e manter atualizado o cadastro e o inventário dos bens da Faculdade;

xiii. Manter atualizados os dados contabilísticos relativos a stocks;

xiv. Executar outras atividades que no âmbito da gestão financeira lhe sejam cometidas pelo Diretor.

b) Gabinete de Planeamento e Controlo com as seguintes competências específicas:

i. Colaborar na preparação dos planos anuais e plurianuais de atividades da Faculdade e acompanhar a respetiva execução;

ii. Garantir e controlar a qualidade da informação extraída dos sistemas de contabilidade e de gestão orçamental;

iii. Acompanhar e controlar a execução financeira de projetos de I & D e dos projetos dos núcleos de prestação de serviços à comunidade em articulação com o Gabinete Operacional do Serviço de Investigação e Programa de Doutoramento;

iv. Manter atualizados os indicadores de desempenho que permitam acompanhar a evolução da situação financeira da Faculdade;

v. Acompanhar a execução dos fluxos de caixa e da tesouraria da Faculdade;

vi. Assegurar a consolidação financeira das contas da Faculdade;

vii. Garantir a qualidade do sistema de controlo interno da área financeira, orçamental e patrimonial;

viii. Colaborar nas auditorias à gestão da Faculdade;

ix. Cumprir as demais atribuições que lhe sejam cometidas pelo Diretor.

3 - O Serviço de Gestão Financeira e Patrimonial é dirigido pelo Diretor ou por um subdiretor nomeado pelo Diretor.

4 - Para coadjuvação do Diretor ou do Subdiretor responsável pelo Serviço de Gestão Financeira pode ser designado um titular de cargo de Direção Intermédia de 1.º grau.

5 - Os Gabinetes que integram Serviço de Gestão Financeira e Patrimonial podem ser coordenados por titular de cargo de direção intermédia de 3.º grau.

Artigo 9.º

Serviço de Apoio Jurídico

1 - O Serviço de Apoio Jurídico tem as competências genéricas de suportar a atividade da Faculdade em processos de natureza jurídica.

2 - Ao Serviço de Apoio Jurídico compete especificamente:

a) Prestar assessoria jurídica aos serviços da Faculdade e aos órgãos de gestão, nomeadamente através da prestação de informação de natureza jurídica, da emissão de pareceres jurídicos e da redação de documentos;

b) Elaborar, em articulação com outros serviços, os procedimentos necessários à aquisição de bens e serviços, mantendo o registo dos contratos que resultarem desses procedimentos;

c) Prestar apoio jurídico em processos em que a Faculdade seja parte, nomeadamente processos concursais dirigidos a pessoal não docente, processos disciplinares e processos de pré-contencioso ou contencioso;

d) Colaborar na preparação de instrumentos como regulamentos ou protocolos, nos quais a Faculdade seja parte;

e) Recolher e difundir legislação, jurisprudência e doutrina relevantes para a Faculdade.

3 - O Serviço de Apoio Jurídico é dirigido por um subdiretor nomeado pelo diretor.

4 - O Serviço de Apoio Jurídico pode dispor de titular de cargo de direção intermédia de 3.º grau.

Artigo 10.º

Serviço de Documentação

1 - O Serviço de Documentação engloba as competências genéricas de promover, executar e coordenar as atividades no domínio da gestão, tratamento e difusão da informação.

2 - Ao Serviço de Documentação compete especificamente:

a) Organizar o processo de aquisição da bibliografia da Faculdade;

b) Definir procedimentos para os processos de tratamento, difusão e exploração da informação, bem como propor as condições de acesso à informação;

c) Cooperar com serviços e instituições afins na partilha de informação e de recursos;

d) Cooperar em projetos nacionais e internacionais, na área das ciências documentais;

e) Colaborar em ações de difusão cultural;

f) Definir os prazos de conservação da documentação administrativa produzida e recebida pelo estabelecimento, não abrangida pelas normas legais de conservação;

g) Zelar pela adoção de medidas de preservação e conservação dos acervos documentais;

h) Proceder ao tratamento técnico da documentação;

i) Desenvolver e manter condições para a efetivação dos serviços de leitura de presença e empréstimo domiciliário;

j) Manter organizado um arquivo corrente das atividades desenvolvidas,

k) Respeitar os prazos legalmente fixados quanto à seleção e eliminação da documentação;

l) Desenvolver e manter intercâmbio com organismos congéneres nacionais e estrangeiros, propondo superiormente a celebração de Protocolos, Convénios e outros acordos.

m) Estudar a oferta de novos serviços aos utilizadores.

3 - O Serviço de Documentação é dirigido por um subdiretor nomeado pelo diretor.

4 - O Serviço de Documentação pode dispor de titular de cargo de direção intermédia de 3.º grau.

Artigo 11.º

Serviço de Tecnologias de Informação

1 - O Serviço de Tecnologias de Informação engloba as competências genéricas de promover, executar e coordenar as atividades nos domínios do planeamento, gestão, controlo e acompanhamento dos sistemas de informação da Faculdade.

2 -Ao Serviço de Tecnologias de Informação compete especificamente:

a) Apoiar o planeamento e desenvolver os projetos estratégicos na área das tecnologias de informação e comunicação;

b) Definir e implantar a infra -estrutura informática de suporte aos sistemas de informação e comunicação, nomeadamente em termos de equipamentos (hardware) e suportes lógicos (software) de base, assegurando o seu funcionamento, gestão e atualização;

c) Promover a articulação segura dos sistemas de informação e da rede informática interna com outros sistemas de informação e redes relevantes, nacionais e internacionais;

d) Garantir a adequação, operacionalidade e atualização dos mecanismos de segurança física e lógica de salvaguarda dos sistemas de informação, e realizar sistematicamente auditorias de segurança;

e) Definir linhas de orientação para a aquisição, disponibilização e utilização dos recursos informáticos e propor normativos que garantam a segurança e regulem o acesso à informação;

f) Executar ou promover a execução de projetos de desenvolvimento de sistemas e aplicações, bem como as ações de formação necessárias à sua exploração;

g) Garantir a disponibilidade, coerência e qualidade dos dados necessários aos sistemas de informação;

h) Assegurar a execução e coordenação técnica das tarefas de operação, manutenção e administração dos diferentes componentes do sistema informático, incluindo nomeadamente redes, bases de dados e aplicações;

i) Assegurar a funcionalidade e operacionalidade dos meios técnicos necessários à disponibilização, interna e externa, de serviços em linha (online) com recurso a tecnologias de ambiente Internet;

j) Assegurar o serviço de apoio aos utilizadores (helpdesk) no âmbito dos sistemas e tecnologias de informação e comunicação;

k) Apoiar o Serviço de Logística e Manutenção na definição de requisitos tecnológicos e aplicacionais, na elaboração de cadernos de encargos ou termos de referência e na gestão de serviços contratualizados com entidades externas, no âmbito das tecnologias de informação e comunicação.

3 - O Serviço de Tecnologias de Informação é dirigido por um subdiretor nomeado pelo diretor.

4 - O Serviço de Tecnologias de Informação pode dispor de titular de cargo de direção intermédia de 3.º grau.

Artigo 12.º

Serviço de Logística e Manutenção

1 - O Serviço de Logística e Manutenção engloba as competências genéricas de promover, executar e coordenar as atividades no domínio da gestão de compras, stocks, projetos a programas de financiamento ao investimento, património, manutenção dos equipamentos e conservação e reparação das instalações da Faculdade.

2 -Ao Serviço de Logística e Manutenção compete especificamente:

a) Promover a gestão previsional das necessidades da Faculdade no domínio do aprovisionamento, da manutenção dos equipamentos e da conservação e reparação das instalações e colaborar com o Serviço de Gestão Financeira e Patrimonial na elaboração, de acordo com as prioridades definidas, dos planos anuais e plurianuais de investimentos;

b) Proceder ao levantamento e análise das situações de carência em equipamentos, bens e serviços, planear as necessidades de aquisição, organizar os processos de aquisição e de celebração de contratos de fornecimento e ou de assistência técnica, nos termos legais em vigor;

c) Identificar programas de financiamento ao investimento de interesse para a Faculdade, preparar as respetivas candidaturas e acompanhar a sua execução;

d) Registar e gerir todas as entradas e saídas de bens do armazém, valorizar as saídas dos consumíveis do armazém para imputação de custos e garantir em depósito o material de consumo corrente necessário para o regular funcionamento dos serviços;

e) Zelar pela conservação e inventariação atualizada dos recursos patrimoniais afetos ou adquiridos pela Faculdade elaborando e mantendo atualizados os respetivos inventários e cadastros;

f) Identificar e planear as necessidades de intervenção no domínio das instalações com vista ao eficaz funcionamento das atividades da Faculdade;

g) Promover a execução de obras de remodelação, adaptação e conservação das instalações da Faculdade e proceder ao respetivo acompanhamento e fiscalização quando executadas por terceiros;

h) Promover as ações tendentes à adequada gestão, conservação, manutenção e funcionamento dos equipamentos, espaços e instalações da Faculdade, propondo quando se justifique a realização de contratos de manutenção e conservação de instalações e equipamento;

i) Assegurar a gestão da segurança e saúde no trabalho; apoio, nomeadamente, vigilância e limpeza das instalações;

j) Manter organizado o arquivo corrente das atividades desenvolvidas.

3 - O Serviço de Logística e Manutenção é dirigido por um subdiretor nomeado pelo diretor.

4 - O Serviço de Logística e Manutenção pode dispor de titular de cargo de direção intermédia de 3.º grau.

Artigo 13.º

Serviço de Relações Institucionais

1 - O Serviço de Relações Institucionais tem as competências de gestão de acreditações, rankings, relação da Faculdade com a Reitoria e com parceiros académicos nacionais e internacionais.

2 - Ao Serviço de Relações Institucionais compete especificamente:

a) Recolher e analisar os dados caracterizadores da Nova SBE e da sua posição no mercado, reportando-os ao Diretor;

b) Elaborar os relatórios para os rankings nacionais e internacionais que envolvem a Nova SBE, coligindo e analisando toda a informação subjacente;

c) Elaborar relatórios, implementar e controlar os processos de acreditações nacionais e internacionais que envolvem a Nova SBE, coligindo e analisando toda a informação subjacente;

d) Assegurar a implementação das recomendações feitas pelas entidades competentes e responsáveis pelas diferentes acreditações;

e) Definir e acompanhar, sob a orientação do Diretor, o plano anual de atividades;

f) Gerir as relações da Nova SBE com a reitoria da Universidade Nova de Lisboa, nomeadamente no que respeita à representação no Conselho de Qualidade e Comissão de Acompanhamento de Internacionalização;

g) Gerir nas vertentes estratégica e corrente as afiliações nacionais e internacionais da Nova SBE;

h) Promover e implementar o desenvolvimento estratégico internacional, em particular das relações com parceiros académicos;

i) Assegurar a representação internacional da Faculdade na ausência do Diretor, em particular junto das organizações de acreditação e afiliadas.

3 - O Serviço de Relações Institucionais é dirigido por um subdiretor nomeado pelo diretor.

4 - O Serviço de Relações Institucionais pode dispor de titular de cargo de direção intermédia de 3.º grau.

5 - O Subdiretor responsável pela Área de Relações Institucionais deve coordenar a sua atividade com as Áreas de Estudos Pré-Experiência e de Investigação e Programa de Doutoramento.

Secção II

Estrutura Matricial

Artigo 14.º

Gabinete de Auditoria Interna

1 - O Gabinete de Auditoria Interna tem as competências genéricas de elaborar os procedimentos a seguir pela Faculdade, bem como auditar o seu cumprimento.

2 - Ao Gabinete de Auditoria Interna compete especificamente:

a) Efetuar um levantamento do Sistema de Controlo Interno e emitir opinião sobre o mesmo;

b) Elaborar e manter atualizado o Manual de Procedimentos da Faculdade;

c) Verificar o cumprimento das disposições legais, regulamentos e conformidade na aplicação dos procedimentos;

d) Acompanhar continuamente a execução do manual de procedimentos, recolhendo as evidências que comprovem o cumprimento do mesmo;

e) Elaborar relatórios resultantes das auditorias realizadas, detalhando as situações ou eventuais incorreções detetadas e propor medidas tendentes à sua eliminação;

f) Proceder as auditorias internas que forem determinados pelo Diretor da Faculdade;

g) Propor ao Diretor da Faculdade equipas de trabalho para a realização das auditorias internas, que podem ser Auditoria Financeira, Auditoria de Controlo Interno, Auditoria Orientada ou Especializada dirigida a um projeto, área, atividade ou a um procedimento;

h) Acompanhar as auditorias externas, colaborando na elaboração de eventuais contraditórios;

i) Promover a utilização e manutenção de sistemas conducentes à agregação de informação e à produção de indicadores de gestão e de planeamento.

3 - O Gabinete de Auditoria Interna é dirigido por um subdiretor eleito pelo Conselho de Faculdade, sob proposta do Diretor, equiparando-se, para efeitos de remuneração, a um cargo de direção intermédia de 1.º grau.

4 - O responsável pelo Gabinete de Auditoria Interna exerce as suas funções com independência relativamente aos órgãos de governo e serviços da Faculdade, podendo, designadamente, solicitar diretamente aos órgãos e serviços da Faculdade colaboração e informação para o exercício das funções de auditoria.

5 - O responsável pelo Gabinete de Auditoria Interna deve reportar os resultados da sua atividade, simultaneamente, ao Conselho de Faculdade e ao Diretor, disponibilizando-se para responder a todos os pedidos de clarificação ou intervenção daí resultantes.

6 - Os resultados da atividade do Gabinete de Auditoria serão reportados com uma periodicidade semestral, podendo ainda reportar, extraordinariamente, com periodicidade diferente qualquer facto ou ocorrência que justifique uma apreciação urgente.

Artigo 15.º

Antigos Alunos e Empresas (Alumni e Corporate)

1 - O Serviço de Alumni e Corporate tem as competências de gestão da relação entre a Faculdade e antigos alunos e empresas, promovendo a colaboração entre as partes com vista à execução da estratégia global da Nova SBE.

2 - A direção deste serviço poderá ser delegada pelo Diretor em titular de vínculo de emprego público.

Artigo 16.º

Imagem e Comunicação

1 - O Serviço de Imagem e Comunicação tem as competências de promover a imagem institucional da Nova SBE, gerir a comunicação da Faculdade, apoiar os serviços da Faculdade e órgãos de gestão na divulgação de programas, propostas de serviços e outras iniciativas, e gerir os eventos que envolvam a marca Nova SBE.

2 - A direção deste serviço poderá ser delegada pelo Diretor em titular de vínculo de emprego público.

Capítulo III

Integração de Lacunas e disposições finais

Artigo 17.º

Resolução dos casos omissos

1 - Após a entrada em vigor do presente regulamento, que reestrutura os serviços da Faculdade, os titulares dos cargos dirigentes em funções mantêm a comissão de serviço no cargo dirigente do mesmo nível que lhe suceda, quando tal estiver expressamente previsto na nova estrutura orgânica.

2 - A resolução dos casos omissos é da competência do Diretor.

Artigo 18.º

Entrada em vigor

O presente Regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República.

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