Portaria 480/85
de 17 de Julho
A microfilmagem de documentos em arquivo nas grandes empresas constitui hoje prática generalizada, de grande utilidade, susceptível de resolver, a um tempo, carências de espaço e necessidades de consulta expedita e sistematizada, com reconhecida garantia de correcta conservação do material assim tratado.

Tendo o Decreto-Lei 29/72, de 24 de Janeiro, vindo permitir às empresas públicas a microfilmagem da sua documentação, a sua regulamentação para a CP - Caminhos de Ferro Portugueses, E. P., veio a ser contemplada na Portaria 11/82, de 5 de Janeiro.

Alcançado hoje um melhor conhecimento das necessidades, das conveniências e até das possibilidades de tratamento informático dos documentos em arquivo, mostra-se aconselhável a actualização daquela regulamentação numa perspectiva que tem também a vantagem de uniformização com a prática já regulamentada para outras empresas públicas.

Assim, por proposta do conselho de gerência da CP:
Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Ministro do Equipamento Social, ao abrigo do artigo 1.º do Decreto-Lei 29/72, de 24 de Janeiro, o seguinte:

1.º Na CP os documentos referidos na legislação comercial, incluídos ou não em processos, serão mantidos em arquivo durante os prazos mínimos nela previstos, salvo se outro prazo for estabelecido em acordo, tratado ou convenção que vincule o Estado Português.

2.º O conselho de gerência da empresa determinará, em regulamento interno, o período mínimo de conservação dos documentos não contemplados no número anterior.

3.º Não serão inutilizados os documentos cuja conservação se imponha pelo seu interesse histórico ou outro motivo, nomeadamente:

a) Todos os documentos relacionados com contratos de aquisição de material ferroviário, fixo ou circulante;

b) Todos os documentos relacionados com contratos de empreitada celebrados pela empresa;

c) Títulos de aquisição ou alienação de terrenos e edifícios;
d) Processos individuais e processos disciplinares do pessoal.
4.º Os documentos contemplados no número anterior deverão ser conservados na sua forma original e transferidos para arquivo adequado.

5.º É autorizada a microfilmagem dos documentos que devem manter-se em arquivo e consequente inutilização dos originais.

6.º Fica igualmente autorizada a microfilmagem efectuada directamente a partir de suporte magnético e da informação obtida pelo tratamento automático de dados.

7.º As operações de microfilmagem deverão ser executadas com equipamento adequado e o maior rigor técnico, de modo a garantirem a reprodução fiel dos documentos sobre que recaiam.

8.º Deverão ser adoptadas as microfilmagens mais adequadas a cada espécie documental, assegurando-se a maior funcionalidade do sistema e a máxima redução dos seus custos.

9.º As diversas espécies documentais serão microfilmadas em duas bobinas, que ficarão guardadas em locais diferentes.

10.º A conservação dos filmes será feita em bobinas devidamente referenciadas, as quais serão guardadas em ficheiros próprios, em que se deverão assegurar as condições exigíveis de localização, conservação e segurança.

11.º Será responsável pela regularidade das operações de microfilmagem, assim como pela segurança e destruição dos documentos que forem seu objecto, o dirigente do serviço onde funcionar o respectivo centro ou quem o substitua na sua ausência ou impedimento.

12.º Será elaborado um livro de registo dos filmes conservados, o qual possuirá termos de abertura e de encerramento, sendo todas as folhas rubricadas.

13.º Os filmes não poderão sofrer cortes ou emendas e deverão reproduzir os termos de abertura e encerramento do livro de registo.

14.º O termo de abertura mencionará o início do microfilme, e do termo de encerramento constará a declaração de que as filmagens nele contidas são reproduções totais e exactas dos originais.

15.º O início e o termo de cada filme e ainda qualquer ligação intermédia por colagem deverão ser autenticados com selo branco ou de perfuração especial e assinatura do responsável.

16.º As fotocópias obtidas a partir de microfilmagens regularmente arquivadas têm, nos termos do artigo 4.º do Decreto-Lei 29/72, de 24 de Janeiro, a mesma força probatória dos originais desde que as respectivas ampliações sejam autenticadas com o selo branco da empresa sobre assinatura do responsável pelo serviço de microfilmagem ou do seu substituto.

17.º A inutilização dos documentos será feita de modo a impossibilitar a sua reconstituição, lavrando-se um auto de destruição de documentos, que será anexado à declaração referida no n.º 14.º

18.º Fica revogada a Portaria 11/82, de 5 de Janeiro.
Ministério do Equipamento Social.
Assinada em 27 de Junho de 1985.
O Ministro do Equipamento Social, Carlos Montez Melancia.