Aviso 157/2004
Por ordem superior se tornam públicos os textos nas línguas portuguesa e inglesa, que seguem em anexo, do Protocolo celebrado entre o Governo da República Portuguesa e a Agência Europeia de Segurança Marítima bem como o Memorando de Entendimento entre o Governo da República Portuguesa, a Agência Europeia de Segurança Marítima e o Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência sobre a Instalação das Sedes destas Duas Entidades Europeias em Lisboa, assinados em Lisboa em 28 de Julho de 2004.

Direcção-Geral dos Assuntos Comunitários, 3 de Setembro de 2004. - O Director do Serviço dos Assuntos Jurídicos, Luís Inez Fernandes.

PROTOCOLO CELEBRADO ENTRE O GOVERNO DA REPÚBLICA PORTUGUESA E A AGÊNCIA EUROPEIA DE SEGURANÇA MARÍTIMA.

O Governo da República Portuguesa, a seguir designado por Portugal, e a Agência Europeia de Segurança Marítima, a seguir designada por Agência:

Tendo em conta que o Regulamento do Conselho (CE) n.º 1406/2002 , de 27 de Junho, e respectivas alterações institui a Agência;

Tendo em conta que a Decisão do Conselho da União Europeia de 13 de Dezembro de 2003 estabelece a sede da Agência em Lisboa, Portugal;

Considerando que o artigo 6.º do Regulamento do Conselho n.º 1406/2002 determina que são aplicáveis ao pessoal da Agência o Estatuto dos Funcionários das Comunidades Europeias, o regime aplicável aos outros agentes das Comunidades Europeias assim como as respectivas normas de execução aprovadas conjuntamente pelas instituições das Comunidades Europeias;

Considerando que o artigo 7.º do Regulamento 1406/2002 especifica que o Protocolo sobre Privilégios e Imunidades das Comunidades Europeias (doravante designado por Protocolo) se aplica à Agência;

Considerando que é ainda necessário tomar disposições administrativas adicionais para a execução dos artigos relevantes do Protocolo referido supra:

acordaram no seguinte:
Artigo 1.º
Definições
1 - Para efeitos da aplicação do Protocolo relativo às relações entre a Agência e Portugal:

i) Todas as referências às Comunidades Europeias devem entender-se como referências à Agência;

ii) Todas as referências aos funcionários das Comunidades Europeias devem entender-se como referências aos funcionários e outro pessoal da Agência;

iii) Com excepção dos artigos 7.º, 13.º, 15.º e 16.º do Protocolo, todas as referências ao Conselho e à Comissão devem entender-se como referências ao director, por ser o representante legal da Agência.

2 - Os privilégios individuais ou específicos não abrangidos pelo presente Protocolo serão negociados em conformidade com as condições já obtidas e que são aplicáveis a outras organizações internacionais estabelecidas em Portugal. Qualquer alteração negociada nestas condições deverá ser objecto de acordo adicional ao presente Protocolo.

Artigo 2.º
Imunidade
A Agência, os seus bens e haveres, onde quer que se encontrem, não podem ser objecto de qualquer medida coerciva, administrativa e judicial em conformidade com o artigo 1.º do Protocolo.

Artigo 3.º
Facilidades financeiras
1 - Impostos directos. - A Agência está isenta, relativamente aos bens imóveis de que seja proprietária ou arrendatária, do pagamento de todos os impostos e taxas nacionais, regionais ou municipais.

2 - Impostos sobre a aquisição de bens e serviços. - As autoridades portuguesas concederão à Agência a isenção do pagamento de impostos sobre o fornecimento de bens e sobre a prestação de serviços nos limites fixados pelo Estado membro de acolhimento (isto é, o local em que a instituição que beneficia da isenção e da aquisição do bem ou do serviço se situa, ou seja, a República Portuguesa).

Sendo a República Portuguesa o Estado membro de acolhimento, a isenção do pagamento de impostos sobre o fornecimento de bens e serviços é concedida quando o valor destes, impostos incluídos, não for inferior a (euro) 100.

No que diz respeito à utilização dos seus edifícios, a Agência está igualmente isenta dos impostos directos e indirectos ou das sobretaxas equiparadas sobre o consumo de electricidade e de gás ou de qualquer tipo de combustível consumido.

As autoridades portuguesas procedem directamente à exoneração dos impostos e taxas referidos neste artigo.

Os valores do IVA de que a Agência está isenta serão sempre resultantes dos reembolsos pedidos pela Agência às autoridades competentes.

Artigo 4.º
Importação e exportação
1 - A Agência está isenta de direitos aduaneiros e de quaisquer outros impostos, proibições ou restrições sobre os bens de qualquer natureza por ela importados ou exportados no exercício das suas actividades oficiais.

2 - Os bens importados, exportados ou transferidos podem, se forem transportados sob a forma de bagagem, ser declarados à importação ou à exportação, para o que se prevê a utilização das etiquetas e formulários usuais para as malas diplomáticas. A mala diplomática só poderá conter correio, documentos e objectos destinados a uso oficial.

3 - Os bens importados com isenção de impostos e deveres ao abrigo das disposições do presente Protocolo não podem ser cedidos a terceiros, a título oneroso ou gratuito, sem acordo prévio das autoridades portuguesas, em conformidade com os acordos especiais a celebrar entre a Agência e as autoridades portuguesas competentes.

Artigo 5.º
Veículos da Agência
1 - A Agência está isenta de quaisquer deveres e de quaisquer restrições à importação de veículos destinados "às actividades oficiais» da Agência e às peças sobressalentes que se lhes destinem.

2 - A Agência beneficia igualmente da isenção do imposto de circulação sobre estes veículos, que são matriculados em série especial. Os combustíveis e lubrificantes necessários aos referidos veículos podem ser importados isentos de direitos aduaneiros e de impostos sobre o fabrico, nos limites do contingente a fixar de comum acordo entre o Ministério das Finanças de Portugal e a Agência. A Agência poderá dispor livremente desses veículos cinco anos após a sua importação, sem qualquer proibição ou restrição e sem qualquer direito aduaneiro ou outro. Os veículos referidos neste artigo são os utilizados no decorrer de missões diplomáticas.

Artigo 6.º
Funcionários e outros agentes da Agência
1 - O pessoal da Agência será constituído pelas seguintes categorias:
i) Pessoal estatutário sujeito ao Estatuto do Pessoal das Comunidades Europeias ou ao regime aplicável aos outros agentes das Comunidades Europeias:

Funcionários;
Agentes temporários;
Agentes contratuais;
Pessoal auxiliar;
ii) Pessoal externo:
Peritos nacionais destacados (PND);
Peritos contratados, encarregados de estudos, etc.
O pessoal externo com funções ad hoc ligadas à natureza especializada da Agência será considerado como perito em missão junto da Agência.

2 - Os privilégios e imunidades concedidos pelo presente Protocolo ao pessoal da Agência e aos peritos em missão junto da Agência têm por único objectivo garantir o funcionamento sem entraves da Agência e a independência das pessoas que deles beneficiam.

Sem prejuízo das disposições dos artigos 12.º a 15.º do Protocolo, foi acordado, em especial, que o pessoal da Agência:

i) Goza de imunidade de jurisdição no que diz respeito aos actos por ele praticados na sua qualidade oficial, incluindo as suas palavras e escritos. Esta imunidade prolongar-se-á após a cessação das suas funções;

ii) Está isento dos impostos nacionais sobre os vencimentos, salários e respectivos complementos pagos pela Agência;

iii) Não está sujeito, bem como o seu cônjuge e membros da família a seu cargo, às disposições que limitam a imigração e às formalidades de registo de estrangeiros;

iv) Goza, no que respeita às regulamentações de câmbio, das facilidades usualmente reconhecidas aos funcionários das organizações internacionais;

v) Tem direito, bem como o cônjuge e membros da família a seu cargo, às mesmas facilidades de repatriamento reconhecidas aos representantes diplomáticos em caso de crise internacional; esta disposição não é aplicável aos nacionais portugueses;

vi) Tem o direito de importar do país da sua última residência ou do país de que é nacional, livres de direitos e sem proibições nem restrições, a título de primeira instalação, durante cinco anos a contar do início de funções na Agência e com um máximo de duas expedições, o mobiliário e os bens pessoais, incluindo os veículos adquiridos nas condições do mercado do país em questão, os quais serão matriculados em série especial;

vii) Tem o direito de exportar, durante um período de três anos a contar da data da cessação de funções na Agência, sem proibições nem restrições, o mobiliário e bens pessoais, incluindo os veículos que utilizam e que estejam na sua posse. Os três anos referidos nesta alínea são um limite máximo e só excepcionalmente serão utilizados.

Esta disposição não se aplica aos agentes locais que desempenham funções na Agência.

3 - Para além dos privilégios e imunidades definidos supra, o pessoal da Agência goza dos privilégios e imunidades, isenções e facilidades reconhecidos pelo Estado Português aos membros de categoria equiparável do corpo diplomático em Portugal.

4 - No que diz respeito aos peritos em missão junto da Agência, assim como a todas as pessoas convidadas pela Agência a participar nas suas actividades, as autoridades portuguesas competentes tomarão todas as medidas destinadas a facilitar a sua entrada no território português, a sua permanência e a sua partida. Os vistos e autorizações eventuais ser-lhes-ão emitidos gratuitamente e tão rapidamente quanto possível, assim como assistência em trânsito, se necessário.

Artigo 7.º
Sede da Agência
1 - Por sede da Agência entendem-se:
i) Os edifícios, instalações e terrenos utilizados pela Agência que se encontram descritos no Memorando de Entendimento entre o Governo Português, a Agência Europeia de Segurança Marítima e o Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência sobre a Instalação das Sedes destas Duas Entidades Europeias em Lisboa, assinado pelas partes contratantes em 28 de Julho de 2004, que a Agência utilizará para as suas actividades oficiais;

ii) Os locais que a Agência decida utilizar temporariamente para actividades oficiais. Neste caso, a aplicação do presente Protocolo relativo à sede será igualmente válida no que respeita às instalações temporárias da Agência, até que os edifícios, instalações e terrenos em causa, tal como prevê o Protocolo mencionado no artigo 7.º, n.º 1, alínea i), sejam colocados à disposição da Agência, passando a ser abrangidos pelo presente Protocolo.

Artigo 8.º
Segurança da Agência
1 - A Agência é responsável pela segurança e pela manutenção da ordem no interior dos edifícios, instalações e terrenos que utiliza. É igualmente responsável pela observância da legislação e regulamentação portuguesas aplicáveis a esses locais, sob reserva do disposto no Protocolo.

2 - Para poder cumprir as obrigações estabelecidas no n.º 1 do artigo 8.º supra, a Agência tomará as medidas que considerar adequadas e adoptará, em especial, as necessárias regulamentações internas. A Agência pode, por exemplo, recusar o acesso ou expulsar dos seus edifícios, instalações e terrenos as pessoas que considerar indesejáveis.

Artigo 9.º
Acesso às instalações
1 - As pessoas habilitadas, por força da legislação e regulamentação portuguesas, a assegurar a manutenção da ordem e da segurança só podem entrar nos edifícios e instalações da Agência ou nos terrenos por ela utilizados a pedido das autoridades responsáveis pela Agência ou com a sua autorização expressa, as quais lhes prestarão a devida assistência. No entanto, não é necessário o consentimento das autoridades responsáveis pela Agência em caso de incêndio ou de qualquer outra emergência que exija medidas de protecção imediatas.

2 - Por seu turno, as autoridades competentes do Governo Português prestarão assistência à Agência quando esta executa as responsabilidades descritas no artigo 8.º supra. Podem ser instadas, nomeadamente, a adoptar as medidas necessárias à manutenção ou ao restabelecimento da ordem e da segurança nos edifícios, instalações e terrenos utilizados pela Agência. Para além disso, as autoridades portuguesas competentes garantirão a segurança e a manutenção da ordem nos locais de acesso aos edifícios e suas imediações, utilizando para tal os meios que considerarem apropriados.

Artigo 10.º
Direito de acesso às instalações
1 - As autoridades portuguesas competentes assegurarão às pessoas abrangidas pelo presente Protocolo o livre acesso aos edifícios, instalações e terrenos utilizados pela Agência.

2 - Portugal reconhece à Agência o direito de convocar reuniões na sua sede e, com a cooperação das autoridades portuguesas competentes, em qualquer outro local no território português.

Artigo 11.º
Porte de arma
1 - A Agência pode designar os seguranças e os guarda-costas habilitados a porte de arma para os edifícios, instalações e terrenos que utiliza.

2 - A licença de porte de arma por parte dos seguranças da Agência está sob a alçada da legislação e regulamentação portuguesas.

Artigo 12.º
Coordenação dos aspectos de segurança
1 - A Agência e as autoridades portuguesas manter-se-ão mutuamente informadas de todas as questões de segurança respeitantes ao pessoal da Agência, às suas instalações, edifícios e terrenos. Comunicarão, nomeadamente, os nomes e funções das respectivas entidades responsáveis pelas questões de segurança, bem como os nomes e funções das autoridades responsáveis referidas nos n.os 1 e 2 do artigo 8.º

2 - Será criado um grupo coordenador, composto por representantes da Agência e das autoridades portuguesas, com a finalidade de constituir uma instância adequada ao intercâmbio de informações, sobre as quais se poderá vir a solicitar a sua competência para serem resolvidas questões de segurança interna.

O grupo de coordenação é convocado a pedido de uma das Partes.
Artigo 13.º
Apoio logístico
1 - As autoridades competentes portuguesas e os organismos sob seu controlo farão tudo o que estiver ao seu alcance, no âmbito das competências de cada um, no sentido de serem fornecidos à Agência, quando esta os solicite, todos os serviços necessários, incluindo electricidade, água, gás, esgotos, serviços postais, telefone, linhas de transmissão de dados, serviço de telégrafo, transportes locais, drenagem, recolha de lixos e protecção contra incêndios. Esta listagem não é exaustiva.

Tais serviços serão fornecidos em condições equitativas por forma que a Agência possa beneficiar de condições similares às que se praticam na Administração Pública Portuguesa a nível estatal e em circunstâncias análogas.

2 - A Agência pode instalar e utilizar serviços de telecomunicações nas suas instalações. As autoridades portuguesas tomarão as medidas administrativas necessárias para facilitar a instalação e a utilização dos referidos sistemas de telecomunicações por parte da Agência, de acordo com a legislação e regulamentação portuguesas, e garantirão que serão emitidas atempadamente as necessárias autorizações para a instalação e utilização de antenas fixas ou móveis para comunicações via satélite e outro equipamento.

3 - Nenhuma comunicação oficial dirigida à Agência ou a qualquer membro do seu pessoal, nem nenhuma comunicação emanada da Agência, qualquer que seja a sua natureza ou o meio de transmissão, pode ser objecto de restrições sejam elas quais forem, nem prejudicada a sua confidencialidade. Esta protecção é extensiva a, nomeadamente, publicações, bandas magnéticas, discos ópticos, disquetes, fotografias, filmes e registos áudio-visuais.

Artigo 14.º
Resolução de litígios
Qualquer litígio que incida sobre a aplicação do presente Protocolo relativo à sede será examinado por um grupo ad hoc constituído por quatro membros no total, dois dos quais serão designados por cada Parte Contratante. Os litígios que não forem resolvidos por esta via serão submetidos à apreciação do Tribunal de Justiça das Comunidades Europeias.

No respeitante aos artigos 2.º a 6.º, o Director Executivo é considerado como chefe de missão ou chef de poste e são-lhe conferidos todos os direitos de representação da AESM e ou de qualquer membro do seu pessoal em caso de litígio com as autoridades portuguesas.

Artigo 15.º
Interpretação do Protocolo
O presente Protocolo é assinado em quatro exemplares, sendo dois redigidos em português e dois em inglês, destinando-se um exemplar de cada língua a cada entidade signatária.

Artigo 16.º
Cláusula final
O presente Protocolo entra em vigor à data da sua assinatura.
Feito em Lisboa em 28 de Julho de 2004.
Pelo Governo da República Portuguesa:
Henrique Chaves, Ministro Adjunto do Primeiro-Ministro.
Pela Agência Europeia de Segurança Marítima:
Brian Wadsworth, Presidente do Conselho de Administração.
Willem de Ruiter, Director Executivo.

PROTOCOL BETWEEN THE GOVERNMENT OF THE PORTUGUESE REPUBLIC AND THE EUROPEAN MARITIME SAFETY AGENCY

The Government of the Portuguese Republic, hereinafter referred to as Portugal, and the European Maritime Safety Agency, hereinafter referred to as the Agency:

Having regard to Council Regulation (EC) n.º 1406/2002, of 27 June 2002, establishing the Agency and its amendments;

Having regard to the Decision of the Council of the European Union of 13 December 2003 that the headquarters of the Agency should be in Lisbon, Portugal;

Whereas article 6 of the Council Regulation n.º 1406/2002 establishes that the Staff Regulations of officials of the European Communities, the conditions of employment of other servants of the European Communities and the rules adopted jointly by the institutions of the European Communities for the purpose of the application of those staff regulations and conditions of employment shall apply to the staff of the Agency;

Whereas article 7 of the Council Regulation n.º 1406/2002 specifies that the Protocol on privileges and immunities of the European Communities, hereinafter referred to as the Protocol, applies to the Agency;

Whereas further administrative provisions must be made for the implementation of relevant articles of the aforesaid Protocol:

have agreed as follows:
Article 1
Definitions
1 - To effect the application of the Protocol to relations between the Agency and Portugal:

i) All references to the European Communities should be understood as references to the Agency;

ii) All references to officials of the European Communities should be understood as references to officials and other staff of the Agency;

iii) With the exception of articles 7, 13, 15 and 16 of the Protocol, all references to the Council and the Commission should be understood as references to the director as legal representative of the Agency.

2 - Individual or specific privileges not covered by this agreement shall be negotiated in accordance with conditions already met and which are applicable to other international organizations established in Portugal. Any negotiated alteration to these conditions should be the subject of a separate agreement.

Article 2
Immunity
The Agency, its property and possessions, wherever these are, cannot be the subject of any coercive, administrative and legal measure in accordance with article 1 of the Protocol.

Article 3
Financial facilities
1 - Direct taxes. - With regard to the fixed assets it owns or rents, the Agency is exempt from payment of all national, regional or municipal rates and taxes.

2 - Purchase tax on goods and services. - The Portuguese authorities shall grant the Agency exemption from the payment of taxes on the supply of goods and services within the limits set by the host Member State (i. e., the place where the institution benefiting from the exemption and from the acquisition of the good or service is located, in this case, the Portuguese Republic).

Whereas the Portuguese Republic is the host Member State, the exemption from the payment of taxes on the supply of goods and services is granted when their value, including tax, is not less than (euro) 100.

With regard to the use of its buildings, the Agency is also exempt from direct and indirect taxes or parallel surtaxes on the consumption of electricity and gas or any type of fuel consumed.

The Portuguese authorities shall process the discharge directly on the duties and taxes referred to in this article.

The amount of VAT from which the Agency is exempt shall only arise from repayments requested by the Agency to the relevant authorities.

Article 4
Imports and exports
1 - The Agency is exempt from customs duties and from any other taxes, prohibitions or restrictions on goods of any kind which it imports or exports in the exercise of its official business.

2 - Goods imported, exported or transferred may, if they are transported in the form of luggage, be declared on import or export, for which provision is made for the use of the usual labels or forms for diplomatic bags. The diplomatic bag may only contain mail, documents and objects for official use.

3 - Goods imported with exemption from taxes and duties under the provisions of this agreement cannot be transferred to third parties, either for a consideration or free, without prior agreement of the Portuguese authorities, in accordance with the special agreements to be signed between the Agency and the relevant Portuguese authorities.

Article 5
Agency vehicles
1 - The Agency is exempt from any duties and any import restrictions on vehicles intended for "the official business» of the Agency and on spare parts for the same.

2 - The Agency also benefits from exemption from road tax for these vehicles which are registered under a special series. Fuel and lubricants required for the said vehicles may be imported free of customs duties and taxes on manufacture within the limits of the quota to be fixed by common agreement between the Portuguese Finance Ministry and the Agency. The Agency may freely dispose of these vehicles five years after they are imported, without any prohibition or restriction, and without any customs or other duty. The vehicles to which this article refers shall be those used for diplomatic missions.

Article 6
Officials and other agents of the Agency
1 - The staff of the Agency shall be made up of the following categories:
i) Statutory staff subject to the Staff Regulations of Officials of the European Communities or to the conditions of employment of other servants of the European Communities;

Officials;
Temporary staff;
Contract agents;
Auxiliary staff;
ii) External staff:
Seconded national experts (SNEs);
Experts on contract entrusted with studies, etc.
External staffs with ad hoc commissions of a specialist nature of the Agency are regarded as experts commissioned by the Agency.

2 - Privileges and immunities granted by the present Protocol to the staff of the Agency and to the experts commissioned by the Agency aim solely to guarantee the hindrance-free functioning of the Agency and the independence of the people who benefit from it.

Without prejudice to the provisions of articles 12 to 15 of the Protocol, it has been agreed in particular that the staff of the Agency:

i) Enjoy immunity from jurisdiction as regards acts carried out by them in their official capacity, including their spoken and written statements. This immunity shall continue after cessation of their functions;

ii) Are exempt from national taxes on earnings, salaries and respective supplements paid by the Agency;

iii) Are not subject, and nor are their spouses and dependent family members, to regulations restricting immigration and formalities for the registration of foreigners;

iv) Enjoy the facilities usually granted to officials of international organizations as regards exchange regulations;

v) Have the right, as do their spouses and dependent family members, to the same repatriation facilities as are granted to diplomatic representatives in case of international crisis; this provision does not apply to Portuguese nationals;

vi) Have the right to import from their last country of residence or from the country of which they are nationals, free of duty and without prohibitions or restrictions, in respect of initial establishment, within five years of taking up their appointments with the Agency and in a maximum of two shipments, furniture and personal effects, including vehicles purchased under market conditions in the country in question, which shall be registered under a special series;

vii) Have the right to export, during a period of three years as from the date of cessation of functions at the Agency, without prohibitions or restrictions, furniture and personal effects, including vehicles they use and which are in their possession. The three years referred to in this paragraph shall be a maximum limit and are only to be used exceptionally.

This provision shall not apply to local staff working at the Agency.
3 - In addition to the privileges and immunities defined above, the staff of the Agency will enjoy the privileges and immunities, exemptions and facilities granted by Portugal to members of a comparable category of the diplomatic corps in the Portuguese Republic.

4 - As regards to experts on mission to the Agency, as well as all persons invited by the Agency to participate in its activities, the relevant Portuguese authorities shall take all necessary measures to facilitate their entry into Portuguese territory, their stay and their departure. Visas and any other authorisations shall be issued to them free of charge and as speedily as possible, as well as assistance in transit, if necessary.

Article 7
Seat of the Agency
1 - The seat of the Agency is understood as:
i) The buildings, installations and land used by the Agency which are described as such in the Memorandum of Understanding between the Portuguese government and the European Maritime Safety Agency and the European Monitoring Centre for Drugs and Drug Addiction concerning setting up the headquarters of these two European entities in Lisbon signed between the contracting parties on 28 July 2004, which the Agency shall use for its own official business;

ii) The buildings, installations and land the Agency decides to use temporarily for its official business. In this case, the application of the present agreement on the headquarters will be equally valid to the Agency's temporary offices, until the buildings, installations and land in question, as defined in the Memorandum of Understanding mentioned in article 7, no. 1, i), are made available to the Agency, whereupon this agreement is transferred.

Article 8
Security of the Agency
1 - The Agency is responsible for security and the maintenance of order inside the buildings and installations used by it. It is likewise responsible for observing Portuguese law and regulations applicable in these premises, subject to the provisions of the Protocol.

2 - In order to fulfil the responsibilities covered by article 8, no. 1 above, the Agency shall take any measures it considers appropriate and, in particular, adopt the necessary internal rules. The Agency may, in particular, refuse access to its buildings and installations or decide to expel from them any persons considered undesirable.

Article 9
Access to the installations
1 - Persons authorised under Portuguese law and regulations to assure the maintenance of order and security only, may enter the buildings and installations of the Agency or the land it uses at the request of the authorities responsible for it or with authorisation from the same, and shall be afforded the necessary assistance. However, in case of fire or any other danger requiring immediate protection measures, the consent of the authorities responsible for the Agency is not necessary.

2 - In turn, the relevant Portuguese government authorities shall provide assistance to the Agency whenever it undertakes the responsibilities referred to in article 8 above. They may, in particular, be urged by the Agency to take the necessary measures to assure or re-establish order and security in the installations, buildings and land used by it. The relevant Portuguese authorities shall, in addition, assure the security and maintenance of order of the access points to the buildings and in the immediate surroundings of the said premises, using for this purpose such means as they consider appropriate.

Article 10
Rights of access to the installations
1 - The responsible Portuguese authorities shall assure to the persons covered by this agreement free access to the buildings, installations and immediate surroundings used by the Agency.

2 - Portugal recognises that the Agency has the right to call meetings at its headquarters and, with the cooperation of the relevant Portuguese authorities, at any other venue on Portuguese territory.

Article 11
Carrying of firearms
1 - The Agency may appoint security guards and bodyguards authorised to carry firearms in the installations, buildings and land it uses.

2 - The bearing of firearms by Agency security guards falls within the application of Portuguese law.

Article 12
Coordination of security aspects
1 - The Agency and the Portuguese authorities shall keep each other informed on all security matters affecting Agency personnel, buildings, installations and land. They shall, in particular, communicate the names and functions of the respective authorities responsible for security matters, as well as the names and functions of the relevant authorities referred to in article 8, paragraphs 1 and 2.

2 - A co-ordination group will be created, composed of the representatives of the Agency and of the Portuguese authorities, with a view to establishing an appropriate body for the exchange of information in respect of which appeals can be made to its competence to resolve issues of internal security.

The co-ordination group will meet at the request of one of the parties.
Article 13
Logistics support
1 - The relevant Portuguese authorities and the bodies which are under their control shall do everything within their remit to provide the Agency, at its request, with all necessary services, including electricity, water, sewerage, gas, post, telephone, data transmission lines, telegraph, local transport, drainage, refuse collection and fire protection. This list shall not be regarded as exhaustive.

The said services shall be provided under fair conditions in such a way that the Agency benefits from similar conditions to those which are granted in analogous circumstances to the Portuguese public administration at State level.

2 - The Agency may install and use telecommunications in their installations. The Portuguese authorities shall take the appropriate administrative measures in order to facilitate the installation and use by the Agency of the said telecommunications systems, in accordance with Portuguese law and regulations, and ensure that the necessary authorisations for the installation and use of fixed or mobile aerials for satellite telecommunications and other equipment are issued in due time.

3 - No official communication addressed to the Agency or any member of its personnel, or any communication emanating from the Agency, in whatever form and by whatever means of transmission, may be the subject of any restriction of any kind, nor may its confidential nature be prejudiced. This protection extends in particular to publications, magnetic tapes, optical disks, diskettes, still pictures and films and visual or sound recordings.

Article 14
Resolution of disputes
Any dispute with effect on the application of this agreement relating to the headquarters shall be examined by an ad hoc group consisting of four members, two of whom shall be appointed by each of the two contracting parties. Disputes not resolved in this way shall be subject to the judgement of the Court of Justice of the European Communities.

Regarding articles 2-6, the Executive Director is considered to be head of mission or chef de poste and has all related rights to represent EMSA and or any member of its staff in a dispute with the Portuguese authorities.

Article 15
Interpretation of the agreement
This agreement is signed in four copies, two in Portuguese language and two in English language, one version of each language version for each party.

Article 16
Final clause
This agreement shall enter into force on the date of signature.
Done in Lisbon on 28th July 2004.
For the Government of the Portuguese Republic:
Henrique Chaves,Adjunct Minister to the Prime Minister.
For the European Maritime Security Agency:
Brian Wadsworth, Chairman of the Board.
Willem de Ruiter, Executive Director.

Memorando de Entendimento entre o Governo da República Portuguesa, a Agência Europeia de Segurança Marítima e o Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência sobre a Instalação das Sedes destas Duas Entidades Europeias em Lisboa.

Tendo em consideração a Decisão do Conselho Europeu de 13 de Dezembro de 2003, que estabelece que a sede da Agência Europeia de Segurança Marítima, adiante designada por AESM, será em Lisboa;

Tendo em consideração que, com o alargamento da União Europeia a 10 novos Estados membros em 1 de Maio último, a actual sede do Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência, adiante designado por OEDT, instalada no Palacete Mascarenhas, em Santa Apolónia, Lisboa, não dispõe de espaço suficiente para acolher os novos funcionários;

Tendo em consideração que o Estado Português se orgulha de acolher a sede de duas agências europeias e que está determinado a manter com elas um tratamento rigorosamente equitativo;

Tendo em consideração o exprimido pelo Parlamento Europeu, defendendo que os Estados membros que acolhem mais de uma agência europeia numa cidade do seu território deverão desenvolver todos os esforços para encontrar espaços de utilização comum e assim introduzir práticas de boa administração financeira reduzindo custos de manutenção;

Tendo em consideração que Portugal se assumiu no processo de selecção da sede da AESM e da nova sede do OEDT unicamente como mediador e facilitador de contactos, respeitando assim integralmente a preferência dos representantes daquelas duas entidades europeias apoiando qualquer que fosse a sua decisão final:

O Governo Português, a AESM e o OEDT acordaram que:
Artigo 1.º
Local das sedes da AESM e do OEDT
1 - As sedes da AESM e do OEDT serão construídas no terreno, de aproximadamente 30000 m2, localizado entre o Cais do Sodré e a Avenida da Ribeira das Naus, em Lisboa, propriedade do tipo domínio público portuário, pertencente à Administração do Porto de Lisboa, adiante designada por APL.

2 - O restante espaço do terreno referido no n.º 1 do presente artigo será recuperado para jardins de utilização pública, não sendo permitida a construção, no presente ou no futuro, de qualquer outro edifício naquele espaço para além de tudo o que se prende com as sedes da AESM e do OEDT.

Artigo 2.º
Discriminação de áreas
1 - As sedes da AESM e do OEDT terão, respectivamente, 6000 m2 e 4000 m2 de área bruta e serão construídas em edifícios separados, tendo ainda um terceiro edifício para utilização comum com cerca de 2000 m2.

2 - Os edifícios referidos no n.º 1 do presente artigo serão equipados com todas as cablagens necessárias ao bom funcionamento electrónico e informático do material a instalar, respeitando as especificações de grau A dos escritórios internacionais.

3 - O edifício de utilização comum às sedes da AESM e do OEDT será a antiga sede da APL, conhecida igualmente como Edifício do Relógio, que está localizado na mesma área e que será recuperado para estes novos fins.

4 - No edifício de utilização comum serão instaladas a cantina, restaurante, salas de formação e de conferência e salas de recepção.

5 - Os edifícios das sedes da AESM e do OEDT e o edifício de utilização comum terão salas de trabalho individuais e colectivas e salas de reuniões. Todas estas salas respeitarão as normas comunitárias em vigor e terão luz directa do exterior.

6 - Será construída uma sala de conferências com capacidade para, pelo menos, 80 pessoas, com cabinas de interpretação simultânea para, pelo menos, cinco línguas. Esta sala será de utilização comum pela AESM e pelo OEDT.

7 - As sedes da AESM e do OEDT terão estacionamento subterrâneo para, respectivamente, pelo menos, 150 e 90 carros.

8 - Os três edifícios serão construídos de acordo com os padrões de exigência comunitários e serão entregues chave na mão. Os edifícios corresponderão igualmente às descrições feitas nos anexos 1-A (para a AESM), 1-B (para o OEDT) e 1-C (para o edifício comum).

Artigo 3.º
Tipo de contrato e possibilidade de revisão do mesmo
1 - Na sequência deste Memorando de Entendimento, e caso as autoridades orçamentais da União Europeia assim o aprovem, a APL estabelecerá um acordo com a AESM e o OEDT sobre a construção das sedes daquelas duas entidades europeias e respectivo arrendamento.

2 - O contrato de arrendamento referido no n.º 1 do presente artigo será válido pelo prazo de 25 anos.

3 - O terreno onde se construirão as sedes da AESM e do OEDT está, à altura da assinatura deste Memorando, sob a figura legal de propriedade do domínio público portuário. Assim, e por uma questão de prazos, o contrato inicial com a AESM e o OEDT só poderá ser de arrendamento.

4 - Caso a AESM e o OEDT manifestem interesse, a APL poderá lançar os processos legais necessários para que no termo do contrato de arrendamento referido no n.º 1 do presente artigo se possa, caso assim seja decidido pelas competentes autoridades nacionais, rever o contrato realizado com vista à possibilidade de venda dos edifícios em causa à AESM e ao OEDT.

Artigo 4.º
Valores do contrato de arrendamento
1 - No acordo referido no n.º 1 do artigo 3.º do presente Memorando, a APL estabelecerá que o preço final de arrendamento é de (euro) 15,50 mensais por metro quadrado, revistos anualmente em função da evolução do índice de preços ao consumidor, incluindo as despesas de limpeza, manutenção e segurança.

2 - Ainda no mesmo acordo será igualmente estabelecido que cada lugar de estacionamento nas garagens de cada uma das sedes terá uma renda mensal de (euro) 100, actualizada anualmente em função da evolução do índice de preços ao consumidor.

3 - O 1.º ano de arrendamento será gratuito.
Artigo 5.º
Prazos de entrega dos edifícios
1 - O prazo previsto para a entrega dos edifícios é de 16 meses após a assinatura do contrato entre a APL, a AESM e o OEDT.

2 - Em Agosto de 2005 e até à entrega do edifício, a APL compromete-se a ceder, sem custos acrescidos aos previstos no artigo 4.º, escritórios equivalentes aos projectados para a nova sede, no sentido de acolher aproximadamente 35 funcionários da AESM.

Artigo 6.º
Grupos de trabalho
1 - Após a assinatura dos acordos a estabelecer entre a APL, a AESM e o OEDT, serão constituídos três grupos de trabalho para acompanhar a construção das sedes e implementação do presente acordo.

2 - Um dos grupos de trabalho referidos no n.º 1 do presente artigo será constituído por elementos a designar pelo Governo Português, Câmara Municipal de Lisboa, APL e AESM e terá como objectivo acompanhar os trabalhos de construção da sede da AESM.

3 - O segundo dos grupos de trabalho referido no n.º 1 do presente artigo será constituído por elementos a designar pelo Governo Português, Câmara Municipal de Lisboa, APL e OEDT e terá como objectivo acompanhar os trabalhos de construção da sede do OEDT.

4 - O terceiro dos grupos de trabalho referido no n.º 1 do presente artigo será constituído por elementos a designar pelo Governo Português, Câmara Municipal de Lisboa, APL, AESM e OEDT e terá como objectivo acompanhar os trabalhos de recuperação e construção dos espaços de utilização comum às duas sedes.

Artigo 7.º
Contributos do Governo Português
1 - Como forma de apoio à instalação das sedes da AESM e do OEDT em Portugal, o Governo Português contribuirá com o mobiliário de escritório das duas sedes e do edifício comum.

2 - O Governo Português compromete-se ainda a apoiar a valorização artística das recepções, salas de direcção das sedes da AESM e do OEDT, bem como a sala de conferências referida no n.º 6 do artigo 2.º do presente Memorando de Entendimento.

Artigo 8.º
Negociações com as autoridades orçamentais
O Governo Português compromete-se a desenvolver conjuntamente com a AESM e o OEDT todos os esforços no sentido de defender junto das autoridades orçamentais comunitárias o acordado no presente Memorando de Entendimento.

Artigo 9.º
Apoio no processo de venda da actual sede do OEDT
O Governo Português compromete-se a desenvolver conjuntamente com o OEDT os melhores esforços no sentido de encontrar comprador para o Palacete Mascarenhas, actual sede do OEDT.

Artigo 10.º
Escolas
O Governo Português compromete-se a desenvolver todos os esforços conjuntamente com a AESM e o OEDT tendo em vista encontrar a melhor solução possível para as escolas dos filhos dos funcionários destas duas agências. Este trabalho conjunto tem como objectivo a construção de uma escola europeia em Lisboa, ou, em alternativa, a assinatura de acordos parciais entre o conselho de administração da escola europeia e as principais escolas internacionais da área de Lisboa, tendo em vista assegurar que o montante das propinas não exceda o valor máximo de subsídio para a educação ao dispor dos funcionários europeus, tal como definido no estatuto dos funcionários e no regime aplicável aos outros agentes das comunidades europeias, anexo VII, "Remunerações e reembolso de despesas», secção 1, artigo 3.º, "Abonos de família».

Artigo 11.º
Apoio inicial
Portugal prestará apoio aos funcionários da AESM, bem como a todos os novos funcionários do OEDT, durante a respectiva fase de instalação, providenciando para esse efeito um manual escrito com informações úteis, que actuará como um guia prático de visitantes. Será também designado um elemento da administração portuguesa, em princípio da Câmara Municipal de Lisboa, para fornecer informação e apoio relacionados com todo o tipo de procedimentos administrativos para a instalação do pessoal e respectivas famílias sempre que necessário.

Artigo 12.º
Interpretação do Memorando
Este memorando é assinado em seis cópias, três em português e três em inglês, duas para cada entidade co-assinante.

Feito em Lisboa em 28 de Julho de 2004.
Pelo Governo Português:
Henrique Chaves, Ministro Adjunto do Primeiro-Ministro.
Pela Agência Europeia de Segurança Marítima:
Brian Wadsworth, Presidente do Conselho de Administração.
Willem de Ruiter, Director Executivo.
Pelo Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência:
Marcel Reimen, Presidente do Conselho de Administração.
Jaume Bardolet, pelo Director Executivo.
Anexos ao Memorando de Entendimento entre o Governo da República Portuguesa, a Agência Europeia de Segurança Marítima e o Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência sobre a Instalação das Sedes destas Duas Entidades Europeias em Lisboa.

ANEXO 1-A
Requisitos do edifício da AESM:
O edifício deverá compreender uma área de escritórios de 6000 m2 para cerca de 200 pessoas (os requisitos mínimos da Comissão Europeia fixam-se entre os 30 m2 e os 35 m2 por pessoa/área total);

Duas salas de reunião de tamanho médio para cerca de 30 pessoas e quatro salas de reunião pequenas para cerca de 15 pessoas (estas salas poderão ser incluídas no edifício comum);

São necessários cerca de 150 lugares de estacionamento;
Bons acessos ao aeroporto e às principais áreas residenciais, bem como às escolas internacionais;

Fácil acesso aos transportes públicos;
Edifício localizado numa área facilmente vigiável e com serviços de controlo de segurança;

Edifício localizado numa área emblemática de Lisboa, preferencialmente perto do rio Tejo;

Edifício localizado numa área capaz de acolher igualmente o OEDT, ficando as duas agências em edifícios separados, preservando assim a identidade de ambas;

Se no futuro forem atribuídas outras tarefas à AESM e for necessário aumentar o seu pessoal e a área de trabalho da Agência, o local escolhido deve prever a possibilidade de expandir o edifício por forma a nele acolher o necessário pessoal suplementar.

ANEXO 1-B
Requisitos do edifício do OEDT:
O edifício deve compreender uma área de escritórios de 3500 m2 para acolher entre 100 a 120 pessoas (o padrão da Comissão Europeia fixa-se entre os 30 m2 e os 35 m2 por pessoa/área total);

A tipologia dos gabinetes deve ser a seguinte: um mínimo de 90 gabinetes individuais com cerca de 12 m2 cada; pelo menos 10 gabinetes duplos com cerca de 22 m2 cada e 2 gabinetes para quatro pessoas com cerca de 40 m2 cada. Todos os gabinetes devem ter armários interiores embutidos e luz natural;

Duas salas de reunião com pelo menos 35 m2 para cerca de 15 pessoas sentadas à mesma mesa;

Um centro de documentação com cerca de 100 m2;
Uma área para arquivos com cerca de 200 m2;
Uma sala informática/servidores com cerca de 30 m2;
Uma zona de arrumos com cerca de 125 m2;
Uma recepção com cerca de 40 m2;
90 lugares de estacionamento abaixo do solo;
Os edifícios da AESM e do OEDT devem ficar separados, preservando-se assim a identidade de cada uma das agências;

Se no futuro forem atribuídas outras tarefas ao OEDT e for necessário aumentar o seu pessoal e a área de trabalho da agência, o local escolhido deve prever a possibilidade de expandir o edifício por forma a nele acolher o necessário pessoal suplementar.

ANEXO 1-C
Requisitos do edifício comum:
Uma sala de reuniões com, pelo menos, 400 m2, capaz de sentar à volta da mesma mesa 80 pessoas, com cabinas de interpretação e os dispositivos necessários para seis línguas activas;

Duas salas de reunião com, pelo menos, 50 m2 para cerca de 30 pessoas e quatro salas de reunião com, pelo menos, 35 m2 para cerca de 15 pessoas;

Uma cantina com cerca de 400 m2 para 100 pessoas;
Uma sala de formação com, pelo menos, 50 m2;
Um gabinete de emergência médica com cerca de 20 m2;
Uma recepção com cerca de 50 m2.

Memorandum of Understanding between the Portuguese Government, the European Maritime Safety Agency and the European Monitoring Centre for Drugs and Drug Addiction on the Establishment of the Headquarters of these two European Entities in Lisbon.

Considering that the European Council Decision of December 13, 2003, established the headquarters of the European Maritime Safety Agency (hereinafter referred to as EMSA), in Lisbon;

Considering that as a result of enlargement of the European Union to include ten new Member States on May 1, 2004, the present headquarters of the European Monitoring Centre for Drugs and Drug Addiction (hereinafter referred to as EMCDDA) located in the Palacete Mascarenhas, in Santa Apolónia, Lisbon, has insufficient space to accommodate new staff;

Considering that the Portuguese State is proud to host the two European agencies and is determined to maintain strictly equitable treatment for both agencies;

Considering that the European Parliament has defended the principle that whenever a Member State hosts more than one European agency in a city located in its territory it should pursue its best efforts to find premises suitable for joint use and introduce good financial management practices in order to reduce maintenance costs; and

Considering that in the process of selection of the headquarters of EMSA and the new headquarters of EMCDDA, the Portuguese government has solely facilitated contacts and acted as mediator, in full respect for the preferences of the representatives of these two European agencies, backing their final decision irrespective of its nature:

The Portuguese government, EMSA and EMCDDA have agreed as follows:
Article 1
Location of the headquarters of EMSA and EMCDDA
1 - The headquarters of EMSA and EMCDDA shall be built on a plot of land of approximately 30,000 m2 located between Cais do Sodré and Avenida da Ribeira das Naus, in Lisbon, currently subject to the ownership regime of port-based public domain under the jurisdiction of the Port of Lisbon Authority (hereinafter referred to as APL).

2 - The remaining area of the land referred to in no. 1 shall be restored in order to be used as public gardens, and no other construction of any other building shall be permitted, now or in the future, in this space, except for building work associated to the headquarters of EMSA and EMCDDA.

Article 2
Detailed description of the areas
1 - The headquarters of EMSA and EMCDDA shall have a gross area of 6,000 m2 and 4,000 m2 respectively, shall be constructed as separate buildings and shall have a third building for joint use with about 2,000 m2.

2 - The buildings referred to in no. 1 shall be equipped with all cabling required for the proper electronic and computer-based functioning of the equipment to be installed, with due regard for grade A specifications of international offices.

3 - The building for joint use by the headquarters of EMSA and EMCDDA shall be the former headquarters of the APL, also known as the clock building, located within the same area, which shall be restored for these new purposes.

4 - The building for joint use shall house the canteen, restaurant, training and conference rooms and reception rooms.

5 - The buildings of the headquarters of EMSA and EMCDDA and the building for joint use shall have individual and collective offices and meeting rooms. All these areas shall satisfy prevailing Community norms and shall have direct sunlight from the exterior.

6 - A conference room shall be built with seating capacity for at least 80 persons, with simultaneous interpretation booths for at least five languages. This room shall be available for joint use by EMSA and EMCDDA.

7 - The headquarters of EMSA and EMCDDA shall have underground parking for at least 150 and 90 cars respectively.

8 - All buildings shall meet current Community standards and be delivered to the agencies key in hand. The three buildings will respond to the descriptions made in annexes 1-A (for EMSA), 1-B (for EMCDDA) and 1-C (for the common building).

Article 3
Type of contract and possibility of its revision
1 - Further to this Memorandum of Understanding, and subject to approval by the budgetary authorities of the European Union, APL will establish an agreement with EMSA and EMCDDA regarding the construction of the headquarters of these two European agencies and the respective lease.

2 - The lease contract referred to in no. 1 shall be valid for a period of twenty five years.

3 - On the date of signature of the present memorandum the land where the headquarters of EMSA and EMCDDA shall be built is currently subject to the ownership regime of port-based public domain. As a result, given the deadlines in question, the initial contract with EMSA and EMCDDA must take the form of a lease contract.

4 - In the event that EMSA and EMCDDA so request, APL will initiate the necessary administrative procedures in order that the contract referred in no. 1 will be revised and the land occupied by the construction may be removed from the public domain in order to sign a lease-purchase contract for the mentioned buildings.

Article 4
Lease contract amounts
1 - In the agreement referred to in article 3, no. 1, APL shall establish that the final monthly lease price is (euro) 15.50 per square metre, to be revised annually in function of evolution of the consumer price index with cleaning, maintenance and security being included in the price.

2 - The said agreement shall also establish that each parking space in the garages of each of the headquarters shall have a monthly rent of (euro) 100, updated annually in function of evolution of the consumer price index.

3 - The first year of occupancy will be free of charge.
Article 5
Delivery deadlines of the buildings
1 - The scheduled deadline for delivery of the buildings is 16 months after signature of the contract between APL, EMSA and EMCDDA.

2 - As of August 2005 and up to the time of delivery of the building, APL undertakes to cede equivalent offices to accommodate approximately 35 EMSA staff, at no additional cost to the provisions of article 4.

Article 6
Working groups
1 - Following signature of the agreements to be established between APL, EMSA and EMCDDA, three working groups shall be constituted to monitor construction of the headquarters and implementation of the present agreement.

2 - The first of the working groups referred to in no. 1 shall be composed of members appointed by the Portuguese government, Lisbon Municipal Council, APL and EMSA and its object shall be to monitor the construction work of the EMSA headquarters.

3 - The second of the working groups referred to in no. 1 shall be composed of members appointed by the Portuguese government, Lisbon Municipal Council, APL and EMCDDA and its object shall be to monitor the construction work of the EMCDDA headquarters.

4 - The third of the working groups referred to in no. 1 shall be composed of members appointed by the Portuguese government, Lisbon Municipal Council, APL, EMSA and EMCDDA and its object shall be to monitor the work involved in the recovery and construction of the areas to be jointly used by the two headquarters.

Article 7
Contribution of the Portuguese government
1 - In order to support the installation of the headquarters of EMSA and EMCDDA in Portugal, the Portuguese government shall provide the office furniture for the two headquarters.

2 - The Portuguese government undertakes to support the artistic enhancement of the reception areas and management rooms of the headquarters of EMSA and EMCDDA and the conference room referred to in article 6, no. 2.

Article 8
Negotiations with the budgetary authorities
The Portuguese government undertakes to pursue its best efforts in conjunction with EMSA and EMCDDA, in order to defend the terms of the present Memorandum before the Community budgetary authorities seeking their approval.

Article 9
Support in the process of selling current EMCDDA headquarters
The Portuguese government undertakes to pursue its best efforts in conjunction with the EMCDDA in order to find a buyer for the Palacete Mascarenhas, the present headquarters of EMCDDA.

Article 10
Schooling
The Portuguese government undertakes to its utmost efforts jointly with EMSA and EMCDDA in order to find the best solution possible for schooling for the children of EMSA and EMCDDA staff. This joint work has as a goal either the construction of an European School in Lisbon or the signature of partial agreements between the European School Board and the main international schools of the Lisbon area, in order to provide for tuition at a fee not exceeding the maximum education allowance available to European staff as defined by Regulations and Rules applicable to officials and other servants of the European Communities, annex VII, "Remuneration and reimbursement of expenses», section 1, article 3, "Family allowances».

Article 11
Start up support
Portugal shall support staff of EMSA and all new staff from EMCDDA during its set up phase, by providing services through the provision of a written manual outlining useful information that will act as a guide for newcomers, and a nominated contact person from the Portuguese administration, in principle from the Lisbon City Hall, to provide information and to help dealing with all kinds of administrative procedures for the settlement of staff and their families.

Article 12
Interpretation of the Memorandum
This present Memorandum is signed in six copies, three drawn up in Portuguese and three drawn up in English, wherein one copy in each language is intended for each signatory party.

Done in Lisbon on 28th July 2004.
For the Portuguese government:
Henrique Chaves, Adjunct Minister to the Prime Minister.
For the European Maritime Safety Agency:
Brian Wadsworth, Chairman of the Board.
Willem de Ruiter, Executive Director.
For the European Monitoring Centre for Drugs and Drug Addiction:
Marcel Reimen, Chairman of the Board.
Jaume Bardolet, for the Executive Director.
Annexes to the Memorandum of Understanding between the Portuguese Government, the European Maritime Safety Agency and the European Monitoring Centre for Drugs and Drug Addiction on the Location of their Headquarters.

ANNEX 1-A
Requirements for the EMSA building (headquarters):
The building shall offer 6,000 m2 for offices for 200 staff (EC standard is a minimum of 30 m2 to 35 m2 per person);

2 medium size meeting rooms for about 30 people and 4 small meeting rooms for about 15 people (these facilities might also be provided, in part, in the common building);

Approximately 150 parking spaces are needed;
Good accessibility to the airport, to the main residential areas, as well as to the international schools;

Easy access to public transport;
A building located in a place of easy surveillance and security control services;

A building located in an emblematic area of Lisbon, preferably near the Tagus river;

A building located in an area enough to accommodate the EMCDDA nearby, located in separate buildings, thereby preserving their own identity;

If other tasks will be assigned to EMSA in the future and there will be a need to expand the staff and offices of the Agency, the location should provide the possibility of extending the building in order to house the required staff in the same building.

ANNEX 1-B
Requirements for the EMCDDA building:
The building shall offer 3,500 m2 of office space for about 100/120 staff (European Commission standard is 35 m2 gross area per person);

The tipology of the office areas is as follows: at least 90 single offices of about 12 m2 each; at least 10 double offices of about 22 m2 each, and 2 offices for 4 persons with about 40 m2. All offices must have inside cupboards and direct sunlight;

Two meeting rooms of at least 35 m2 for about 15 people around the same table;
A documentation centre with about 100 m2;
An area for archives with about 200 m2;
A computer/IT servers room with about 30 m2;
Storerooms with a total of 125 m2;
A reception area of 40 m2;
90 underground parking places;
The EMSA and the EMCDDA buildings should be positioned within the project in order to preserve the identity of each of the agencies;

If other tasks will be assigned to EMCDDA in the future and there will be a need to expand the staff and offices of the agency, the location should provide the possibility of extending the building in order to house the required staff in the same building.

ANNEX 1-C
Requirements for the common building:
A large conference room of at least 400 m2 for 80 people around the same table with interpretation booths and facilities for at least 6 active languages;

2 meeting rooms with at least 50 m2 for about 30 people and 4 meeting rooms with at least 35 m2 for about 15 people;

A canteen or company restaurant of approximately 400 m2 for 100 people;
A training room with at least 50 m2;
An emergency medical room with at least 20 m2;
A reception with about 50 m2.