Portaria 610/87
de 16 de Julho
Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Secretário de Estado do Orçamento, ao abrigo do disposto no artigo 1.º do Decreto-Lei 29/72, de 24 de Janeiro, o seguinte:

1.º Ficam os Serviços Sociais do Ministério das Finanças - SOFE autorizados a proceder à inutilização dos documentos indicados no mapa anexo, após os prazos indicados no mesmo.

2.º A inutilização dos documentos será feita por meio de máquinas de destruição de papel ou ainda por corte ou rasgamento, pelo menos em quatro partes, de modo que seja impossível a sua leitura.

3.º Na inutilização dos documentos lavrar-se-á um auto de destruição.
4.º Poderão ser também inutilizados outros documentos que, por analogia com os enumerados, venha a verificar-se não haver interesse na sua manutenção em arquivo, dadas as dificuldades crescentes na obtenção do espaço físico necessário.

5.º Os documentos com interesse histórico, artístico ou administrativo com valor documental, ou por outros motivos atendíveis, não poderão ser inutilizados.

Secretaria de Estado do Orçamento.
Assinada em 24 de Junho de 1987.
O Secretário de Estado do Orçamento, Rui Carlos Alvarez Carp.

Prazos de inutilização e de conservação em arquivo das diferentes espécies de documentos e livros:

Inutilização imediata
Documentação arquivada nos processos individuais de beneficiários anteriormente à informatização dos serviços;

Fichas do "Inquérito-inscrição» para utilização dos refeitórios;
Fichas do "Inquérito» para a instalação do parque de campismo da Costa da Caparica;

Fichas do "Inquérito» sobre a utilização dos supermercados;
Fichas do "Inquérito» sobre a utilização de infantários e jardins-de-infância.
Conservação
1 ano
Protocolo de entrega de correspondência (após o último registo).
3 anos
Boletins de inscrição para atribuição de subsídios de estudos a órfãos;
Boletins de inscrição para utilização de infantários, jardins-de-infância e amas enquadradas em creches familiares;

Listagens das comunicações de subsídios atribuídos;
Listagens das importâncias dos subsídios a creditar em conta bancária;
Processos de inscrição para utilização de centros de férias e de ocupação de tempos livres;

Relações da documentação entregue pelos beneficiários para efeitos de atribuição de subsídios para utilização de infantários, jardins-de-infância e amas enquadradas em creches familiares.

5 anos
Apuramento diário de venda de senhas de refeição;
Autorizações de pagamento, com excepção das relativas a remunerações certas ao pessoal;

Boletins de informação diária e documentação anexa;
Contas correntes com dotações orçamentais;
Contas correntes com fornecedores e outras entidades;
Contas correntes com os responsáveis por valores que são pertença dos SOFE;
Correspondência de uso corrente relacionada com a inscrição de beneficiários;
Documentos de receita e despesa;
Documentação relacionada com o IVA;
Duplicados de facturas;
Ementas das refeições;
Guias de remessa dos concessionários;
Lista de antiguidade (após a sua publicação);
Livros e registos de ponto (após a publicação da lista de antiguidade correspondente ao último ano nele incluído);

Livros de requisições internas;
Livros de requisições oficiais;
Orçamentos privativos;
Processos de concurso de pessoal (após o prazo de validade);
Processos de faltas e licenças;
Processos individuais de beneficiários anulados;
Propostas apresentadas por fornecedores;
Projectos ou outra documentação de firmas, máquinas, etc.;
Documentação anexa ao relatório da conta de gerência, depois de julgada pelo Tribunal de Contas;

Requisições internas de material e respectivas fichas de suporte;
Requisições de senhas de refeição;
Talões de depósito em instituições bancárias.
10 anos
Copiador geral de correspondência saída;
Copiador de informações;
Mapas estatísticos;
Processos de nomeação, designação, resignação, substituição e outras alterações dos órgãos directivos (após o termo do mandato);

Registo da correspondência entrada e saída.
50 anos
Autorizações de pagamento de remunerações certas ao pessoal;
Fichas de abonos a pessoal;
Processos individuais do pessoal do quadro;
Processos previstos no estatuto disciplinar.
Até Fevereiro de 1989
Processos individuais de beneficiários que não actualizaram a sua inscrição por meios informáticos.