Deliberação (extracto) n.º 2850/2008

Por Deliberação da Secção Permanente do Senado, em sua reunião de 8.10.2008, aprovadas as alterações ao Regulamento Orgânico da Faculdade de Ciências desta Universidade as quais se encontram já incorporadas no texto que se segue:

Regulamento Orgânico da Faculdade de Ciências da Universidade do Porto

CAPÍTULO I

Natureza e âmbito de aplicação

Artigo 1.º

A presente deliberação estabelece a regulamentação orgânica dos serviços da Faculdade de Ciências da Universidade do Porto.

CAPÍTULO II

Dos serviços - Estrutura orgânica

Artigo 2.º

São serviços da Faculdade de Ciências da Universidade do Porto:

a) A Secretaria;

b) A Tesouraria;

c) A Biblioteca;

d) O Gabinete de Relações Públicas e de Apoio ao Aluno.

SECÇÃO I

Secretaria

Artigo 3.º

1 - A Secretaria desenvolve as suas actividades nos domínios do expediente, dos assuntos académicos, dos recursos humanos e da administração económico-financeira e patrimonial e compreende a Direcção de Serviços Académicos e de Recursos Humanos, a Direcção de Serviços Financeiros e Patrimoniais, a Divisão de Infra-Estruturas e Manutenção e o Secretariado dos Conselhos.

2 - A Direcção de Serviços Académicos e de Recursos Humanos é dirigida por um director de serviços e compreende a Divisão Académica, a Divisão de Recursos Humanos, a Secção de Expediente e a Secção de Arquivo.

3 - A Direcção de Serviços Financeiros e Patrimoniais é dirigida por um director de serviços e compreende a Divisão de Contabilidade e Património e o Gabinete de Projectos.

Artigo 4.º

1 - A Divisão Académica é dirigida por um chefe de divisão e compreende os seguintes serviços:

a) Secção de Pós-Graduação;

b) Secção de Pré-Graduação;

2 - À Secção de Pós-Graduação compete:

a) Organizar as provas académicas (mestrado e doutoramento);

b) Organizar e preparar processos relativos aos cursos de mestrado e de doutoramento, bem como de outros cursos de pós-graduação, designadamente quanto a candidaturas e inscrições, frequência e aproveitamento final;

c) Organizar os processos de equivalência de habilitações;

d) Elaborar editais e avisos relativos a matrículas, inscrições e pagamento de propinas;

e) Proceder ao registo, em livros próprios, em fichas ou em suportes informáticos, de todos os actos respeitantes à vida escolar dos estudantes;

f) Organizar e manter actualizado o arquivo dos processos individuais dos estudantes de pós-graduação;

g) Preparar e elaborar certidões de mestrado e cursos de especialização;

h) Preparar elementos relativos a esses estudantes para responder a solicitações do Instituto Nacional de Estatística e dos órgãos competentes da Tutela e, ainda, os destinados a publicações da Universidade do Porto ou outras.

3 - À Secção de Pré-Graduação compete:

a) Prestar informações sobre as condições de ingresso e frequência na Faculdade;

b) Elaborar os editais e avisos relativos a matrículas, inscrições, transferências, reingressos, mudanças de curso, habilitações especiais e pagamento de propinas;

c) Executar os serviços respeitantes a matrículas, inscrições, transferências, reingressos e mudanças de curso;

d) Proceder ao registo, em livros próprios, em fichas ou em suportes informáticos, de todos os actos respeitantes à vida escolar dos estudantes;

e) Organizar e manter actualizado o arquivo dos processos individuais dos estudantes;

f) Preparar os curricula escolares dos estudantes para efeitos de informação final;

g) Passar certidões de matrícula, inscrição, frequência e outras relativas a actos e factos que constem do arquivo e não sejam de natureza reservada;

h) Preparar elementos relativos a estudantes para responder a solicitações do Instituto Nacional de Estatística e dos órgãos competentes da Tutela e ainda os destinados a publicações da Universidade do Porto ou outras.

i) Organizar e preparar os processos relativos à atribuição de prémios escolares.

Artigo 5.º

À Divisão de Recursos Humanos, dirigida por um chefe de divisão, compete:

a) Organizar e movimentar os processos relativos a recrutamento, selecção, provimento e formação, bem como a promoção, recondução, transferência, exoneração, rescisão de contratos, demissão e aposentação de pessoal;

b) Proceder à inscrição do pessoal da Faculdade na Segurança Social;

c) Organizar e movimentar os processos relativos a bolseiros e a equiparados a bolseiros;

d) Instruir os processos relativos a acumulações, faltas, licenças e acidentes em serviço;

e) Instruir os processos relativos aos benefícios sociais do pessoal e seus familiares;

f) Elaborar os mapas de faltas e licenças do pessoal e as listas de antiguidade;

g) Organizar e manter actualizado um base de dados relativo ao cadastro do pessoal;

h) Passar certidões e declarações de tempo de serviço do pessoal exigidas por lei;

i) Elaborar os mapas das alterações mensais e enviá-los à Secção de Vencimentos e Descontos para efeitos de processamento de vencimentos e descontos;

j) Conferir a folha de vencimentos mensal em função das alterações introduzidas;

k) Assegurar em geral todas as demais tarefas respeitantes ao pessoal.

Artigo 6.º

À Secção de Expediente compete:

a) Assegurar o expediente geral;

b) Assegurar o registo e a distribuição pelos serviços, departamentos e estabelecimentos dependentes da correspondência e outros documentos da Faculdade;

c) Auxiliar na construção de políticas que tornem a circulação documental mais racional e eficiente;

Artigo 7.º

À Secção de Arquivo compete:

a) Assegurar a gestão do arquivo, mantendo os processos devidamente organizados e actualizados;

b) Promover a recuperação de documentos degradados, procedendo à sua reprodução e evitando assim o seu extravio;

c) Facilitar a consulta de toda a informação necessária aos vários serviços;

d) Organizar e assegurar a manutenção do arquivo geral.

Artigo 8.º

1 - Adstrito à Direcção de Serviços Académicos e de Recursos Humanos funciona o Gabinete de Relações Públicas e de Apoio ao Aluno, que compreende duas subestruturas:

a) Gabinete de Apoio ao Estudante (GAE);

b) Gabinete de Imagem e Relações com o Exterior (GIRE).

2 - Compete ao Gabinete de Apoio ao Estudante:

a) Distribuir a informação escrita relativa a cursos da Faculdade;

b) Organizar, em colaboração com o GIRE e os órgãos competentes da Faculdade, iniciativas destinadas a divulgar os cursos;

c) Apoiar a integração dos estudantes da Faculdade, nomeadamente na procura de alojamento;

d) Apoiar os estudantes no âmbito de programas de mobilidade;

e) Manter contactos com os diplomados pela Faculdade, informando-os da evolução da sua escola e auscultando as suas necessidades de aperfeiçoamento ou reciclagem.

3 - Compete ao Gabinete de Imagem e Relações com o Exterior:

a) Organizar, em colaboração com os órgãos competentes da Faculdade, iniciativas destinadas a promover a imagem da Faculdade e a divulgar as suas actividades;

b) Colaborar na procura, por parte dos estudantes, de ocupação temporária ou em tempo parcial, estágios ou empregos;

c) Divulgar informações que possam facilitar a aquisição de instrumentos de trabalho e o acesso a actividades culturais.

Artigo 9.º

1 - A Divisão de Contabilidade e Património é dirigida por um chefe de divisão e compreende as seguintes secções:

a) Secção de Contabilidade;

b) Secção de Conta;

c) Secção de Economato e Património;

d) Secção de Vencimentos e Descontos.

2 - À Secção de Contabilidade compete:

a) Executar a escrituração respeitante à contabilidade da Faculdade;

b) Informar os processos no que respeita à legalidade e ao cabimento de verba;

c) Elaborar as guias e as relações para entrega ao Estado ou a outras entidades das importâncias de retenções na fonte de impostos, do IVA e de quaisquer outras que lhes pertençam e lhes sejam devidas;

d) Elaborar as requisições de fundos;

e) Elaborar as relações de documentos de despesa a submeter à apreciação e aprovação do conselho administrativo;

f) Emitir as facturas decorrentes das prestações de serviço à comunidade;

g) Elaborar todos os mapas e listagens relacionados com a facturação;

h) Organizar o processo relativo ao IVA e preencher as declarações periódicas e a declaração anual;

i) Lançar a distribuição da receita própria pelos diferentes centros de custo da Faculdade;

j) Manter actualizados os centros de custo com a receita cobrada e a despesa efectuada;

k) Colaborar no fecho da conta de gerência;

3 - À Secção de Conta compete:

a) Elaborar o projecto de orçamento;

b) Organizar os processos de gestão orçamental;

c) Organizar os processos de alteração orçamental, designadamente os de transferências de verbas;

d) Conferir a folha de cofre proveniente da Tesouraria e arquivar os documentos de acordo com as orientações do Tribunal de Contas;

e) Fazer a reconciliação bancária;

f) Elaborar todos os mapas de prestação de contas da Faculdade;

g) Elaborar, mensalmente, os balancetes financeiros para o conselho administrativo;

h) Organizar a conta de gerência a submeter a julgamento do Tribunal de Contas;

4 - À Secção de Economato e Património compete:

a) Organizar e promover os processos de aquisição, nos termos das disposições legais vigentes;

b) Controlar e garantir as existências mínimas do material de uso corrente indispensável ao regular funcionamento da Faculdade;

c) Organizar os processos de aquisição de viaturas, nos termos das disposições legais vigentes;

d) Centralizar todos os elementos relativos a viaturas e preencher os mapas a enviar à Direcção-Geral do Património;

e) Garantir e manter actualizada a base de dados dos contratos celebrados pela Faculdade;

f) Garantir e manter actualizada a base de dados de fornecedores;

g) Manter actualizado o inventário e cadastro dos bens móveis e imóveis da Faculdade.

5 - À Secção de Vencimentos e Descontos compete:

a) Processar os vencimentos e outros abonos devidos ao pessoal da Faculdade;

b) Elaborar as guias e as relações para entrega ao Estado ou a outras entidades das importâncias e dos descontos ou de reposições e quaisquer outras que lhe pertençam ou sejam devidas;

c) Instruir os processos relativos à autorização de prestação de horas extraordinárias e de pagamento de serviços e deslocações de pessoal;

d) Processar os descontos e as retenções;

e) Processar despesas relativas a bolsas, avenças e protocolos;

f) Informar a contabilidade de processos que devem dar origem à cobrança de overheads.

Artigo 10.º

Ao Gabinete de Projectos compete:

a) Prestar apoio técnico de natureza administrativa e financeira na elaboração de propostas de candidatura a financiamento para investigação.

b) Planear o programa anual e plurianual de receitas e despesas de projectos e protocolos de investigação;

c) Assegurar a organização administrativa e financeira dos projectos, acompanhando a respectiva execução;

d) Proceder às acções e aos registos necessários em termos de classificação e cabimento das despesas;

e) Organizar e promover os pedidos de pagamento do financiamento contratado;

f) Elaborar informações e pareceres de carácter económico e financeiro no âmbito dos projectos;

g) Elaborar todos os mapas e listagens de natureza financeira no âmbito dos projectos;

h) Organizar e manter actualizada uma base de dados com informações sobre programas nacionais e internacionais, através do estabelecimento de contactos com outras entidades;

Artigo 11.º

1 - Adstrita à Direcção de Serviços Financeiros e Patrimoniais funciona uma Tesouraria, orientada por um tesoureiro, à qual compete:

a) Dar entrada na Tesouraria, apurar e imputar todas as receitas por que é responsável o conselho administrativo e classificar a receita no POC-E;

b) Efectuar os pagamentos aprovados ou autorizados pelo conselho administrativo e ainda os respeitantes aos benefícios sociais;

c) Devolver diariamente aos serviços competentes a documentação respeitante aos pagamentos efectuados;

d) Fornecer aos serviços competentes a indicação dos levantamentos e entradas de valores;

e) Transferir para os cofres do Estado, dentro dos prazos legais, as respectivas receitas, em conformidade com as guias ou relações organizadas pelos serviços;

f) Manter rigorosamente actualizados os registos da Tesouraria, de modo a ser possível verificar em qualquer momento a exactidão dos fundos em cofre e em depósito;

g) Propor a melhor aplicação de fundos, nomeadamente no que se refere ao capital de base associado aos prémios escolares, atentos a legislação em vigor e os regulamentos específicos;

h) Guardar e gerir os montantes do fundo de maneio;

i) Manter um registo e um rigoroso controlo sobre as operações de Tesouraria que eventualmente ocorram.

j) Colaborar no fecho da conta de gerência;

2 - Por despacho do presidente do conselho directivo, será designado o funcionário que, sob proposta do tesoureiro e parecer favorável do director de serviços, deverá substituí-lo nas suas faltas e impedimentos.

Artigo 12.º

1 - A Divisão de Infra-Estruturas e Manutenção é dirigida por um chefe de divisão.

2 - Compete à Divisão de Infra-Estruturas e Manutenção:

a) Velar pela manutenção das instalações e dos equipamentos comuns da Faculdade;

b) Propor, quando tal se justifique, a realização de contratos de manutenção, conservação e segurança das instalações;

c) Zelar pelo cumprimento das determinações relativas a segurança das instalações, pessoal e equipamento;

d) Propor a execução de obras de conservação/reparação ou de simples arranjo das instalações;

e) Apoiar os restantes serviços no lançamento e apreciação de concursos que tenham por objectivo a realização de obras ou contratos de manutenção, conservação ou reparação ou de instalações;

f) Acompanhar, coordenar e fiscalizar a execução das obras;

g) Prestar a informação técnica necessária à elaboração dos autos de recepção provisória e definitiva das obras adjudicadas;

h) Organizar e assegurar um serviço de manutenção preventiva e correctiva para os edifícios da Faculdade;

i) Propor e implementar medidas necessárias ao cumprimento da legislação em vigor sobre higiene e segurança no trabalho;

j) Propor e manter operacional um plano de emergência para situações de catástrofe em cada um dos edifícios da Faculdade.

Artigo 13.º

Ao Secretariado dos Conselhos compete apoiar a direcção da Faculdade e os conselhos científico e pedagógico.

SECÇÃO II

Biblioteca

Artigo 14.º

1 - A Biblioteca é dirigida por um chefe de divisão.

2 - Compete à Biblioteca:

a) Gerir o acervo bibliográfico da Faculdade, excepto o que integra o Fundo Antigo;

b) Cooperar com serviços e instituições afins tendo em vista a troca de informações e a partilha de recursos disponíveis;

c) Organizar catálogos de monografias e publicações periódicas existentes na Faculdade e promover a sua integração nas redes e sistemas de informações sectoriais;

d) Desenvolver actividades de informação documental na Faculdade;

e) Proceder ao estudo e avaliação das necessidades dos utilizadores.

CAPÍTULO IV

Disposições finais e transitórias

Artigo 15.º

1 - Até ao fim do corrente ano civil, o quadro do pessoal dirigente, técnico superior, de informática, técnico, técnico-profissional, administrativo, operário e auxiliar da Faculdade é o constante do mapa anexo ao presente regulamento.

2 - A afectação do pessoal às unidades orgânicas será efectuada, a requerimento do funcionário ou por conveniência do serviço, por despacho do Director, ouvidos os presidentes ou directores do ou dos departamentos ou estabelecimentos envolvidos.

Artigo 16.º

A presente deliberação entra em vigor a partir do dia 1 do mês seguinte ao da sua publicação no Diário da República.

21 de Outubro de 2008. - O Reitor, José C. D. Marques dos Santos.