António Manuel Camilo Coelho, Presidente do Conselho Directivo da AMLA - Associação dos Municípios do Litoral Alentejano, faz saber que a Assembleia Intermunicipal, em sessão de 23 de Abril de 2007, sob proposta do Conselho Directivo de 30 de Janeiro de 2007, aprovou a Norma de Controlo Interno, que a seguir se publica e produzirá os seus efeitos a partir do dia seguinte ao da publicação do presente aviso.
10 de Abril de 2008. - O Presidente do Conselho Directivo, António Manuel Camilo Coelho.
Regulamento 2/AMLA/2006 - Norma de Controlo Interno (NCI)
CAPÍTULO I
Disposições gerais
Artigo 1.º
Objecto
1 - Esta Norma de Controlo Interno (NCI), prevista no Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL), visa estabelecer um conjunto de regras, métodos e procedimentos de controlo que permitam assegurar o desenvolvimento das actividades relativas à evolução patrimonial, de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação financeira fiável.
2 - A presente Norma visa, também, garantir o cumprimento de todas as disposições legais e normas internas existentes, tendo em vista a verificação da organização dos respectivos processos e documentos.
3 - No cumprimento do estabelecido no POCAL, os métodos e procedimentos de controlo visam os objectivos seguintes:
a) A salvaguarda da legalidade e regularidade no que respeita à elaboração, execução e modificação dos documentos previsionais, à elaboração das demonstrações financeiras e ao sistema contabilístico;
b) O cumprimento das deliberações dos órgãos e das decisões dos respectivos titulares;
c) A salvaguarda do património;
d) A aprovação e controlo dos documentos;
e) A exactidão e integridade dos registos contabilísticos, bem como a garantia da fiabilidade da informação produzida;
f) O incremento da eficiência das operações;
g) A adequada utilização dos fundos e o cumprimento dos limites legais à assunção de encargos;
h) O controlo das aplicações e do ambiente informático;
i) A transparência e a concorrência no âmbito dos mercados públicos;
j) O registo oportuno das operações pela quantia correcta, nos documentos e livros apropriados e no período contabilístico a que se referem, de acordo com as normas legais.
Artigo 2.º
Âmbito de aplicação
1 - O disposto na NCI é aplicável a todos os Serviços e Órgãos da Associação, sob a coordenação do Secretário-Geral;
2 - Compete aos responsáveis dos Serviços, implementar o cumprimento do RIG e da presente norma.
3 - Compete ao Secretário-Geral, no âmbito do acompanhamento da NCI, a recolha de sugestões, de propostas e contributos dos Serviços, tendo como objectivo a respectiva avaliação e eventual revisão.
Artigo 3.º
Organização e funcionamento dos serviços
Todos os Serviços da AMLA deverão fundamentar a sua organização e funcionamento nas normas constantes do RIG e seus anexos, tendo em conta as funções que a cada um estão adstritas.
Artigo 4.º
Identificação funcional dos documentos administrativos
Os documentos escritos que integram processos administrativos no âmbito da actuação dos Serviços da Associação, todos os despachos e informações que sobre eles forem exarados, bem como os documentos do sistema contabilístico, devem sempre identificar os seus subscritores e a qualidade em que o fazem, de forma bem legível.
CAPÍTULO II
Sistema contabilístico e documentos previsionais
Artigo 5.º
Princípios, regras e procedimentos
Devem ser observados os princípios orçamentais, os princípios contabilísticos, as regras previsionais, bem como todos os procedimentos contabilísticos definidos no POCAL.
Artigo 6.º
Princípios orçamentais
Na elaboração e execução do Orçamento da Associação devem ser tomados em consideração os princípios orçamentais seguintes:
a) Princípio da independência - a elaboração e execução do orçamento da Associação é totalmente independente do Orçamento de Estado e dos Municípios associados;
b) Princípio da anualidade - os montantes previstos no orçamento da Associação são anuais coincidindo o ano económico com o ano civil;
c) Princípio da universalidade - o orçamento compreende todas as despesas e receitas da Associação;
d) Princípio do equilíbrio - o orçamento deve prever os recursos necessários para cobrir todas as despesas e as receitas correntes devem ser, pelo menos, iguais às despesas correntes;
e) Princípio da especialização - o orçamento deverá discriminar suficientemente todas as despesas, assim como as receitas nele previstas;
f) Princípio da unidade - o orçamento da Associação é único;
g) Princípio da não consignação - o produto de quaisquer receitas não pode ser afecto à cobertura de determinadas despesas, salvo quando essa afectação for permitida por lei;
h) Princípio da não compensação - todas as despesas e receitas são inscritas pela sua importância integral, sem deduções de qualquer natureza.
Artigo 7.º
Princípios contabilísticos
A aplicação dos princípios contabilísticos a seguir enunciados deve contribuir para a obtenção de uma imagem real e apropriada da situação financeira, assim como dos resultados e da respectiva execução orçamental da Associação:
a) Princípio da entidade contabilística - a Associação constitui, para efeitos do POCAL, uma entidade contabilística;
b) Princípio da continuidade - considera-se que a Associação opera continuamente, com duração ilimitada;
c) Principio da consistência - considera-se que a Associação não altera as suas políticas contabilísticas de um exercício para o outro, mas se o fizer e a alteração tiver efeitos materialmente relevantes, ela deve ser referida de acordo com o anexo às demonstrações financeiras (nota 8.2.1. do POCAL);
d) Princípio da especialização (ou do acréscimo) - os proveitos e os custos são reconhecidos quando obtidos ou incorridos, independentemente do seu recebimento ou pagamento, devendo incluir-se nas demonstrações financeiras dos períodos a que respeitem;
e) Princípio do custo histórico - os registos contabilísticos devem basear-se em custos de aquisição ou de produção;
f) Princípio da prudência - As contas da Associação observarão regras de precaução, fazendo as estimativas exigidas em condições de incerteza sem, contudo permitir a criação de reservas ocultas ou provisões excessivas ou a deliberada quantificação de activos e proveitos por defeito ou de passivos e custos por excesso;
g) Princípio da materialidade - as demonstrações financeiras evidenciarão todos os elementos que sejam relevantes e que possam afectar avaliações ou decisões dos órgãos da Associação;
h) Princípio da não compensação - os elementos das rubricas do activo e do passivo (balanço), dos custos e perdas e de proveitos e ganhos (demonstração de resultados) são apresentados em separado, não podendo ser compensados.
CAPÍTULO III
Métodos e procedimentos de controlo das disponibilidades
Artigo 8.º
Saldo de caixa
1 - O saldo de caixa deve conter-se dentro do limite de montante máximo equivalente ao índice 100 da escala salarial da função pública.
2 - Compete ao Presidente do Conselho Directivo promover a aplicação dos valores ociosos, sob a forma de uma aplicação segura e rentável para a Associação.
Artigo 9.º
Contas bancárias
1 - Compete, ao Conselho Directivo, sob proposta do seu Presidente, deliberar sobre a abertura de contas tituladas pela Associação.
2 - As contas bancárias previstas no número anterior, são movimentadas com as assinaturas em simultâneo, do Presidente do Conselho Directivo, ou de outro membro deste com competências delegadas e pelo responsável pela tesouraria.
3 - O Secretário-geral poderá substituir o Presidente do Conselho Directivo na movimentação das contas bancárias da Associação até ao valor a fixar pelo Conselho Directivo.
4 - Nas férias, faltas e impedimentos do Responsável pela tesouraria as contas bancárias serão movimentadas com a assinatura, em simultâneo do Presidente do Conselho Directivo, ou de outro membro deste com competências delegadas e pelo Secretário-geral.
5 - Compete ao Responsável pela tesouraria manter permanentemente actualizadas as contas correntes referentes a todas as contas bancárias tituladas em nome da Associação.
6 - O Responsável pela tesouraria diligenciará, junto das instituições de crédito, a obtenção dos extractos de todas as contas de que a Associação seja titular.
Artigo 10.º
Fundos de maneio
1 - Em caso de reconhecida necessidade, constituir-se-ão fundos de maneio, por deliberação do Conselho Directivo, mediante proposta fundamentada.
2 - A constituição e regularização dos fundos de maneio serão regidas por regulamento aprovado pelo Conselho Directivo.
Artigo 11.º
Ordens de pagamento
1 - Compete à Contabilidade emitir as ordens de pagamento com base em documentos externos (facturas ou documentos equivalentes previamente conferidos, em matéria de facto e de direito) e internos (deliberações ou decisões dos titulares dos órgãos estatutários).
2 - As ordens de pagamento são assinadas pelos funcionários que as emitem e pelo responsável que as confere. Posteriormente, são submetidas a despacho do Presidente do Conselho Directivo, acompanhadas do respectivo cheque, quando for caso disso, após o que são enviadas ao Responsável pela tesouraria para proceder ao pagamento.
3 - São anexadas, às ordens de pagamento, os documentos que serviram de base à sua elaboração, bem como os recibos justificativos dos pagamentos efectuados.
Artigo 12.º
Meios de pagamento
1 - Os pagamentos podem ser efectuados através de numerário, cheque ou transferência bancária em função do montante a pagar.
2 - Os pagamentos de valor superior a 20 % do índice 100 da escala salarial da função pública são feitos, em regra, por cheque ou por transferência bancária.
3 - Os pagamentos de salários e ou vencimentos dos trabalhadores da Associação são feitos, em regra, por transferência bancária.
4 - Os cheques são emitidos pela Contabilidade e assinados conforme o previsto no artigo 9.º deste regulamento.
5 - A assinatura dos cheques deve ser feita na presença da respectiva ordem de pagamento e dos documentos que lhe deram origem.
6 - A ordem de pagamento deve conter o registo da entidade bancária e do número do cheque sempre que seja este o meio de pagamento utilizado.
7 - Os pagamentos efectuados através de transferência bancária devem ser acompanhados de autorização assinada pelo Presidente do Conselho Directivo ou por quem tiver a competência delegada para o efeito e pelo Responsável pela tesouraria.
8 - Os cheques anulados são, depois de devidamente inutilizados, arquivados sequencialmente, pelo responsável da Contabilidade.
9 - Os cheques não preenchidos e ou não assinados ficam à guarda do responsável pela Contabilidade.
10 - O funcionário a quem couber a função de Responsável pela tesouraria guardará os cheques devidamente assinados e ainda não enviados aos destinatários.
Artigo 13.º
Cobrança de receitas
1 - Compete à Tesouraria proceder à cobrança das receitas da Associação.
2 - Podem, mediante despacho do Presidente do Conselho Directivo, ser efectuadas cobranças por serviços diversos do Responsável pela tesouraria.
3 - As cobranças previstas no número anterior são entregues no dia seguinte ao da cobrança ao Responsável pela tesouraria, através das guias de recebimento, durante o horário de funcionamento da tesouraria e são efectuadas através da emissão de documentos de receita com numeração sequencial e onde conste a identificação do serviço de cobrança.
4 - Os documentos de receita previstos no número anterior são fornecidos pela Contabilidade, durante o mês que antecede aquele em que se vai processar a respectiva cobrança.
5 - Nos primeiros 5 dias úteis de cada mês, os serviços definidos no n.º 2 deste artigo entregam à Contabilidade, uma relação de cobranças efectuadas e das entregas feitas ao Responsável pela tesouraria durante o mês anterior, bem como dos documentos que as suportam.
6 - Na posse dos dados referidos pelo número anterior, a Contabilidade procede à sua conferência, devendo comunicar superiormente a ocorrência de eventuais anomalias.
Artigo 14.º
Reconciliações bancárias
1 - Mensalmente, são realizadas reconciliações por um funcionário designado para o efeito pela Contabilidade, que não se encontre afecto à área da Tesouraria e que não tenha acesso às respectivas contas correntes bancárias, devendo estas ser confrontadas com os respectivos registos contabilísticas.
2 - Quando se verificarem diferenças nas reconciliações bancárias, elas serão logo averiguadas e prontamente regularizadas, se tal se justificar, mediante despacho do Presidente do Conselho Directivo, a exarar com base em informação fundamentada da Contabilidade.
3 - Após cada reconciliação bancária, a Contabilidade verifica a validade dos cheques em trânsito, promovendo, quando se justificar, o respectivo cancelamento junto da instituição bancária e efectuando os necessários registos contabilísticos de regularização.
4 - A Tesouraria, mediante relação de cheques cancelados, fornecida pela Contabilidade, no dia em que se obtém a confirmação desse facto, procede à regularização das respectivas contas correntes.
Artigo 15.º
Responsabilidade da Tesouraria
1 - O Responsável pela tesouraria responde directamente perante o Conselho Directivo pelo conjunto de documentos e importâncias que lhe são confiados e os outros funcionários e agentes, em serviço na Tesouraria, respondem perante o referido funcionário pelos seus actos e omissões que se traduzam em situações de alcance, qualquer que seja a sua natureza;
2 - Não são imputáveis ao Responsável pela tesouraria, as situações de alcance em que o mesmo seja estranho aos factos que as originaram ou mantêm, excepto se, no desempenho das suas funções de gestão, houver procedido com culpa;
3 - O Responsável pela tesouraria deve estabelecer um sistema de apuramento diário de contas.
4 - O estado de responsabilidade do Responsável pela tesouraria pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda é verificado, na presença daquele ou do seu substituto, através da contagem física do numerário e documentos sob a sua responsabilidade, a realizar pelos responsáveis designados para o efeito pela Contabilidade, nas situações seguintes;
a) Trimestralmente e sem aviso prévio;
b) No encerramento das contas de cada exercício económico;
c) No final e no início do mandato do órgão executivo eleito ou do órgão que o substitui, no caso daquele ter sido dissolvido;
d) Quando for substituído o Responsável pela tesouraria.
5 - São lavrados termos de contagem dos montantes sob a responsabilidade do Responsável pela tesouraria, assinados pelos seus intervenientes, pelo Presidente do Conselho Directivo e pelo responsável dos Serviços onde se insere a tesouraria e ainda pelo Responsável pela tesouraria cessante, quando houver substituição do mesmo.
Artigo 16.º
Acções de inspecção
Sempre que no âmbito de acções inspectivas, se realize a contagem dos montantes sob a responsabilidade do Responsável pela tesouraria, o Presidente do Conselho Directivo, mediante requisição do inspector, deve dar instruções às instituições de crédito para que forneçam directamente àquele todos os elementos de que necessite para o exercício das suas funções.
CAPÍTULO IV
Métodos e procedimentos de controlo das contas de terceiros
Artigo 17.º
Contas correntes
Mensalmente, um funcionário designado da Contabilidade promove as reconciliações seguintes:
a) Entre os extractos de conta corrente dos clientes e fornecedores e as respectivas contas da Associação;
b) Na conta de devedores e credores;
c) Nas contas de empréstimos bancários, calculando os juros e confrontando-os com os debitados pela instituição de crédito;
d) Nas contas "Estado e outros Entes Públicos".
Artigo 18.º
Controlo do endividamento
A decisão de contrair ou aumentar o endividamento deve ser tomada com base em informação da Contabilidade que informará sobre os limites legais estabelecidos tendo em vista prevenir a eventual violação daqueles.
Artigo 19.º
Aquisição de bens e serviços e contratação de empreitadas
1 - Compete aos SAF, na área de Aprovisionamento e Património promover a locação e aquisição de bens e serviços, bem como a contratação de empreitadas, com base em requisição externa ou contrato, após a verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis.
2 - A aquisição de imobilizado é condicionada a uma prévia verificação da conformidade com o PPI - Plano Plurianual de Investimentos.
3 - O original das requisições externas e dos contratos destinam-se aos fornecedores, prestadores de serviços ou empreiteiros, cabendo uma cópia à Contabilidade e outra ao serviço requisitante.
Artigo 20.º
Recepção de bens
1 - A recepção dos bens é feita pelo serviço requisitante.
2 - São serviços requisitantes:
a) O armazém da Associação que se encontra na dependência dos SAF, área de Aprovisionamento, no que se refere a existências:
b) Os serviços de destino de bens, no que respeita a imobilizado.
3 - A área de Aprovisionamento, tendo em consideração os aspectos quantitativos e qualitativos, confere e confirma a recepção dos bens, fazendo menção disso na guia de remessa ou documento equivalente entregue pelo fornecedor, remetendo-a de seguida para a área de Contabilidade.
4 - A menção prevista no número anterior deve conter de forma bem legível o seguinte:
a) A indicação de Recebido e Conferido;
b) A identificação do Serviço;
c) A identificação do Funcionário;
d) A rubrica do Funcionário;
e) A data.
5 - Na posse da guia de remessa ou documento equivalente que tenham acompanhado os bens e entregue pelo fornecedor, a Contabilidade procede:
a) À conferencia da guia de remessa ou documento equivalente, com menção expressa nesse documento, através da confrontação com a requisição externa:
b) Ao movimento da entrada em armazém quando se tratar de existências;
c) Ao fornecimento de uma cópia ao Património, quando respeitar ao imobilizado.
6 - A menção prevista na alínea a) do n.º 5 deve conter de forma bem legível:
a) A indicação de Conferido;
b) A identificação do Serviço;
c) A identificação do Funcionário;
d) A rubrica do Funcionário;
e) A data.
Artigo 21.º
Facturação de terceiros
1 - As facturas enviadas por terceiros dão entrada na Contabilidade.
2 - Com base nas cópias das requisições ou contratos, referidas no n.º 1 do artigo 19.º, e das guias de remessa em conformidade com os requisitos exigidos no n.º 6 do artigo anterior, a Contabilidade procede à conferência da facturas, tendo em conta as quantidades e valores requisitados e os efectivamente fornecidos ou prestados.
3 - Após a sua conferência, a Contabilidade envia ao Aprovisionamento e Património as cópias das facturas que se referem a existências e as que respeitam ao imobilizado, respectivamente.
4 - Caso existam facturas recebidas com mais de uma via, é aposto nas cópias, de forma clara e evidente, um carimbo de Duplicado.
CAPÍTULO V
Métodos o procedimentos de controlo das existências
Artigo 22.º
Gestão de armazém
1 - Compete, ao Aprovisionamento, efectuar os registos nas fichas de existências do armazém, tão pronto quanto possível, após a verificação dos factos a registar (entradas e saídas de armazém) a fim de garantir a obtenção de um nível óptimo que permita fazer face às necessidades, sem que existam nem artigos em excesso, nem ruptura de stocks.
2 - O responsável pelo armazém e por cada local de armazenagem é designado pelos SAF.
3 - Compete, ao responsável pelo armazém, na dependência do Aprovisionamento e da Contabilidade, a recepção, armazenamento e entrega de todas as existências necessárias ao regular funcionamento dos Serviços da Associação.
4 - A recepção de existências far-se-á:
a) De acordo com os números 1, 2, 3 e 4 do artigo 20.º, para os casos de bens fornecidos por terceiros;
b) Mediante guia de devolução ao armazém, no que se refere aos bens devolvidos ao mesmo.
5 - O armazenamento será feito em instalações que garantam boas condições de conservação dos bens, de manuseamento, movimentação e controlo dos mesmos.
6 - Os pedidos de requisições internas serão assinadas pelos funcionários que efectuam o pedido e pelos seus mais imediatos superiores hierárquicos.
7 - As entregas serão efectuadas mediante a apresentação de requisição interna, sendo assinadas pelos funcionários que as levantam.
8 - As guias de devolução são assinadas pelos funcionários que devolvem os bens, bem como aqueles que procedem à sua recepção.
9 - Após a entrega dos bens requisitados ou a recepção de bens devolvidos, o responsável pelo armazém assina, por sua vez, a requisição interna ou a guia de devolução, envia o original para o Aprovisionamento, entrega o duplicado ao requisitante e àquele que devolveu os bens e arquiva triplicado.
Artigo 23.º
Fichas de existências
1 - Os movimentos de entradas e saídas de existências em armazém devem ser registadas numa ficha de existências.
2 - Os registos nas fichas de existências devem ser realizados por pessoas que não procedam ao manuseamento físico das existências em armazém.
Artigo 24.º
Controlo das existências
1 - As existências são sujeitas às seguintes inventariações físicas:
a) Trimestralmente, através de testes de amostragem;
b) No final de cada ano, através da contagem física de todos os bens.
2 - Após as inventariações previstas no número anterior, proceder-se-á às necessárias regularizações e ao apuramento de responsabilidades se for caso disso.
3 - As inventariações previstas nos números anteriores são efectuadas por funcionários que não estejam ligados à recepção e entrega de bens, designados pelos SAF.
CAPÍTULO VI
Imobilizado
Artigo 25.º
Identificação, caracterização e valorização
Compete ao Aprovisionamento e Património, manter as fichas de imobilizado permanente actualizadas, no que se refere à sua identificação, caracterização e valorização, tendo em conta as disposições legais aplicáveis.
Artigo 26.º
Registo de titularidade
1 - Compete, à área de Aprovisionamento e Património, promover:
a) O registo de propriedade dos bens imóveis da Associação;
b) A inscrição na matriz predial e respectivos registos na Conservatória do Registo Predial de todos os bens imóveis adquiridos pela Associação, a partir do momento que esteja na posse de todos os documentos e elementos necessários para efectuar os respectivos registos.
2 - A inscrição na matriz predial e na Conservatória do Registo Predial de bens imóveis da Associação, cuja aquisição esteja sujeita a fiscalização do Tribunal de Contas, será efectuada após a comunicação, por parte do Tribunal de Contas, de que o processo se encontra visado.
Artigo 27.º
Reconciliação às contas de imobilizado
Trimestralmente, os SAF promovem reconciliações no que se refere aos montantes de aquisições e respectivas amortizações, entre as fichas de imobilizado e os registos contabilísticos.
Artigo 28.º
Controlo do imobilizado
1 - Durante os meses de Novembro e Dezembro de cada ano, os SAF efectuarão a verificação física de todos os bens do imobilizado, conferindo-os com os registos. Havendo diferença, procede-se de imediato às necessárias regularizações e ao apuramento de responsabilidades quando for o caso disso.
2 - Em Janeiro de cada ano, os SAF enviarão, ao responsável de cada serviço a que os bens estão afectos, uma folha de carga actualizada, em duplicado, subscrita pelo emitente. O original será conservado na área de Aprovisionamento/Património e a cópia afixada no serviço respectivo, em local bem visível.
3 - Cada funcionário é responsável pelos bens e equipamentos que lhe estão atribuídos.
4 - Relativamente aos bens e equipamentos colectivos, o dever consignado no número anterior é cometido ao serviço em que se integram.
CAPÍTULO VII
Descrições finais
Artigo 29.º
Normas supletivas
Em tudo o que não estiver expressamente previsto na presente NCI, observar-se-ão as disposições aplicáveis do POCAL.
2611109476