Nos termos da alínea x) do artigo 49.º e do artigo 29.º dos Estatutos da Universidade de Coimbra, homologados pelo Despacho Normativo 43/2008 (2.ª série), de 1 de Setembro, o Reitor da Universidade de Coimbra aprova, por seu despacho de 2 de Novembro de 2009, o seguinte regulamento:
Regulamento do Serviço Integrado das Bibliotecas da Universidade de Coimbra (SIBUC)
Preâmbulo
Da análise da situação das Bibliotecas da Universidade de Coimbra (UC) e de outras bibliotecas universitárias, no país e no estrangeiro, bem como dos estudos que nos últimos anos têm sido produzidos sobre bibliotecas universitárias surgiu a necessidade de estabelecer uma estrutura de apoio técnico e de coordenação das Bibliotecas da UC que facilitasse o desenvolvimento da Universidade neste domínio. De facto, a melhoria da qualidade das bibliotecas, com os recursos humanos e materiais que estão ou possam vir a estar disponíveis, requer uma política global para as bibliotecas universitárias, nomeadamente através da aquisição e instalação centralizadas de produtos ou serviços (internamente, o software de gestão integrada e as bibliotecas e repositórios digitais e, externamente, o acesso a bibliotecas e arquivos electrónicos) assim como a administração conjunta de algumas funções ligadas a esses produtos e serviços. Por outro lado, a adopção de novas soluções técnicas exige a adequada preparação especializada dos vários profissionais do sector e a resposta permanente às questões colocadas não só por eles como pelos utilizadores.
Tendo tudo isso em conta, o Senado da UC, sob proposta do Reitor, criou, através da deliberação 75/2006, uma estrutura de apoio e coordenação das várias Bibliotecas da Universidade de Coimbra: o Serviço Integrado de Bibliotecas da UC, SIBUC. Por razões históricas, regulamentares e funcionais, esta estrutura foi acolhida na Biblioteca Geral da Universidade de Coimbra (BGUC), tendo então a sua coordenação sido confiada ao Director da BGUC.
Num momento de reestruturação orgânica da Universidade é adequado dotar o SIBUC de um conjunto de normas de organização e funcionamento, tendo em conta a necessidade de se articular de forma coerente com essa nova realidade orgânico-funcional.
I
Natureza e Sede
1 - O SIBUC está organicamente dependente da Reitoria da UC, sendo dirigido pelo Director da BGUC, com delegação de competências.
2 - É missão do SIBUC criar sinergias com outros serviços da UC, nomeadamente com a BGUC e as várias bibliotecas universitárias.
3 - O SIBUC está instalado na BGUC, cabendo ao Director desta proporcionar-lhe condições de funcionamento adequadas e assegurar a boa colaboração recíproca.
4 - O SIBUC desenvolve a sua actividade com base nos recursos humanos e financeiros que a Universidade coloca à sua disposição.
II
Órgãos de Gestão
São órgãos de gestão do SIBUC:
a) O Director.
b) O Coordenador Técnico.
c) O Conselho das Bibliotecas.
III
Director
1 - O Director do SIBUC é o responsável pelo serviço, representando-o externamente.
2 - Compete ao Director do SIBUC:
a) Estabelecer as orientações e dirigir as actividades do SIBUC.
b) Elaborar anualmente o relatório e o plano de actividades do SIBUC, a submeter à aprovação do Reitor.
c) Promover a articulação do SIBUC com a BGUC.
IV
Coordenador Técnico
1 - O Coordenador Técnico, nomeado pelo Reitor por proposta do Director do SIBUC de entre os Bibliotecários do SIBUC, zelará pela aplicação das orientações, sendo responsável pelo desempenho técnico do serviço.
2 - Compete ao Coordenador Técnico:
a) Assessorar o Director e substitui-lo nas suas faltas ou impedimentos.
b) Assegurar o cumprimento das orientações definidas para as actividades do SIBUC.
c) Garantir o funcionamento do serviço no plano técnico e coordenar a respectiva equipa técnica.
d) Participar nas reuniões do SIBUC, do Conselho das Bibliotecas da UC e do Conselho Consultivo da BGUC.
V
Conselho das Bibliotecas
1 - O Conselho das Bibliotecas é um órgão consultivo da Reitoria, constituído por um Vice-Reitor, indicado pelo Reitor, que preside, pelo Director e pelo Coordenador Técnico do SIBUC, pelo Director Adjunto da BGUC, por doze professores representantes das Unidades Orgânicas de Ensino e Investigação e da Unidades Orgânicas de Investigação da UC, por elas designados, por três representantes dos técnicos superiores de BD das Bibliotecas da UC, escolhidos por estes, e por três estudantes, a designar pela Direcção-Geral da Associação Académica de Coimbra.
2 - A duração do mandato do Conselho de Bibliotecas é igual à do mandato do Reitor, cessando, contudo, no termo do mandato do Reitor que haja indicado o Vice-Reitor que o preside.
3 - Compete ao Conselho de Bibliotecas:
a) Apoiar o Reitor e a Reitoria na definição da política geral das Bibliotecas da UC, no que diz respeito ao planeamento de actividades, e investimentos a efectuar, propondo ainda as linhas gerais de orientação do SIBUC.
b) Avaliar a acção do SIBUC, emitindo pareceres sobre a mesma, bem como sobre o relatório e o plano de actividades do SIBUC.
c) Pronunciar-se, por sua iniciativa ou a solicitação da Reitoria, sobre outros assuntos relevantes relacionados com as actividades das Bibliotecas da UC.
VI
Recursos Humanos
O pessoal do SIBUC consta do mapa de pessoal da Universidade, sendo indicado por despacho reitoral o pessoal afecto ao SIBUC na data de entrada em vigor deste Regulamento.
VII
Funções
São funções do SIBUC:
1 - Coordenar o Sistema Integrado de Informação Bibliográfica da UC (SIIB/UC), nomeadamente:
a) Assegurar a parametrização do sistema.
b) Gerir, em colaboração e coordenação com os serviços de natureza central da Universidade no domínio das tecnologias da informação e comunicação e com a BGUC, o sistema informático onde está instalado o SIIB/UC e apoiar a implementação das novas versões e funcionalidades.
c) Gerir, em colaboração com a BGUC, a base de dados bibliográfica.
d) Promover, em colaboração com a BGUC, a coordenação e normalização de todos os procedimentos técnicos.
e) Promover, em colaboração com a BGUC, a coordenação do controlo de autoridades.
f) Assegurar, em colaboração com a BGUC e com os elementos dos Grupos de Trabalho constituídos por bibliotecários das restantes bibliotecas participantes, a formação técnica dos profissionais de bibliotecas necessária ao bom funcionamento do sistema.
g) Coordenar as actividades dos Grupos de Trabalho, existentes ou que venham a organizar-se, para o estudo, instalação e desenvolvimento dos diversos módulos do sistema informático, ou outras questões de interesse comum.
h) Promover reuniões com as bibliotecas participantes a fim de prestar os esclarecimentos necessários ao bom funcionamento do sistema, sugerir alterações ou novos desenvolvimentos.
i) Prestar todos os esclarecimentos técnicos solicitados pelas bibliotecas participantes.
j) Tratar e divulgar dados estatísticos sobre a utilização do sistema.
k) Promover acções de divulgação e formação para utilizadores.
l) Promover e apoiar a completa informatização dos fundos bibliográficos da UC, por conversão retrospectiva ou catalogação, nomeadamente elaborando, em articulação com os serviços de natureza central da Universidade em matéria administrativo-financeira, candidaturas e gerindo projectos para financiamento, interno e externo.
m) Estabelecer contactos com fornecedores de software para resolução de problemas apresentados pelas Bibliotecas, desenvolvimento de novas funcionalidades e actualizações, em articulação e de acordo com os serviços de natureza central da Universidade no domínio das tecnologias da informação e comunicação e em matéria administrativo-financeira.
n) Sugerir as alterações e investimentos necessários ao desenvolvimento do sistema integrado.
2 - Apoiar a Biblioteca do Conhecimento Online b-on, nomeadamente:
a) Manter contactos com a FCCN em todos os assuntos relacionados com a B-on na UC.
b) Coordenar e fomentar a sua utilização na UC, efectuando a estatística de utilização e promovendo a inclusão de novos conteúdos.
c) Promover acções de divulgação e formação para utilizadores.
3 - Coordenar a gestão e disponibilização das bases de dados comuns da UC, assim como as assinaturas de publicações periódicas (em papel ou electrónicas), com base nas existências da Biblioteca b-on.
4 - Gerir o "Estudo Geral" - Repositório digital da produção científica da UC, nomeadamente:
a) Administrar, em colaboração com os serviços de natureza central da Universidade no domínio das tecnologias da informação e comunicação e com a BGUC, o sistema informático onde está instalado o "Estudo Geral" e apoiar a implementação de novas versões e funcionalidades.
b) Garantir a interoperabilidade do "Estudo Geral" com o Repositório Científico de Acesso Aberto de Portugal (RCAAP).
c) Proceder ao levantamento e assegurar a divulgação no "Estudo Geral" das teses académicas produzidas na UC, tanto de doutoramento como de mestrado, em colaboração com a BGUC e restantes Bibliotecas da UC.
d) Fazer o levantamento da restante produção científica da UC, assegurar a sua divulgação no "Estudo Geral" e promover o auto-arquivo por parte dos autores.
e) Colaborar com os Centros de Investigação, nomeadamente através do Instituto de Investigação Interdisciplinar, e com Serviços da UC, nomeadamente o Departamento Académico e outros, para a disponibilização de dados no "Estudo Geral".
f) Colaborar com a Imprensa da Universidade de Coimbra e com as Direcções das Publicações Periódicas editadas na UC com vista à inclusão no "Estudo Geral" dos conteúdos considerados apropriados.
g) Assegurar, em colaboração com as Bibliotecas da UC, a formação técnica dos profissionais de bibliotecas necessária ao bom funcionamento do sistema.
h) Promover acções de divulgação e formação para utilizadores.
i) Sugerir as alterações e investimentos necessários ao desenvolvimento do sistema.
5 - Apoiarna UC a manutenção da Biblioteca Aberta do Ensino Superior (BAES), destinada a estudantes do ensino superior com necessidades educativas especiais.
6 - Gerir a Biblioteca Digital da UC, nomeadamente:
a) Gerir, em colaboração com os serviços de natureza central da Universidade no domínio das tecnologias da informação e comunicação e com a BGUC, o sistema informático onde está instalada a Biblioteca Digital da UC e apoiar o desenvolvimento das novas versões e funcionalidades.
b) Apoiar, em colaboração com a BGUC, as outras Bibliotecas e o Arquivo da Universidade de Coimbra, e promover a coordenação de acções de digitalização de obras e documentos nas Bibliotecas da UC.
c) Promover acções de divulgação para utilizadores.
d) Sugerir as alterações e investimentos necessários ao desenvolvimento do sistema.
7 - Propor, em colaboração com os serviços de natureza central da Universidade no domínio das tecnologias da informação e comunicação as alterações e investimentos necessários à actualização de equipamentos e sistemas informáticos e infra-estruturas de suporte aos recursos de informação geridos pelo SIBUC, e que por ele são mantidos.
8 - Apoiar a preservação do património bibliográfico da UC, de acordo com os adequados procedimentos técnicos, e promover o desenvolvimento de serviços de restauro comuns.
9 - Estudar e propor procedimentos harmonizados entre as Bibliotecas da UC para dar cumprimento a exigências legais.
10 - Elaborar candidaturas e gerir projectos, em articulação com os serviços de natureza central da Universidade em matéria administrativo-financeira, para financiamento, interno e externo, da modernização em equipamento e em tecnologia das Bibliotecas da UC.
11 - Elaborar estudos para racionalizar, redistribuir e, em alguns casos, propor a eliminação, designadamente de duplicados, dos recursos documentais das Bibliotecas da UC.
12 - Prestar serviço de consultadoria e apoio às Bibliotecas da UC, quando para isso for solicitado.
13 - Prestar assessoria técnica na área das Bibliotecas à Reitoria, nomeadamente dando pareceres relativos à aquisição, manutenção e alteração das infra-estruturas das bibliotecas (edifícios, mobiliário, iluminação, etc.), assim como à sua dotação financeira e fornecer os dados estatísticos necessários para fundamentar decisões no âmbito das Bibliotecas da UC, em particular no respeitante ao seu progressivo agrupamento.
14 - Assegurar a manutenção do Portal das Bibliotecas da UC, um meio "online" que reúne informação bibliográfica e documental de interesse comum.
VIII
Disposições Finais e Transitórias
Este Regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua aprovação por despacho do Reitor e pode ser revisto no prazo de um ano, levando em conta a experiência entretanto adquirida.
Data: 2 de Novembro de 2009. - Nome: Fernando Seabra Santos, Cargo: Reitor.
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