Torna-se público que, ao abrigo do disposto na alínea i) do artigo 13.º, em conjugação com a alínea c) do n.º 1 do artigo 16.º, ambos da Lei 45/2008, de 27 de Agosto, a Assembleia Intermunicipal da Associação de Municípios do Vale do Sousa, em sessão ordinária realizada a 15 de Junho de 2009, sob proposta do Conselho, aprovou o seguinte Regulamento de Organização dos Serviços da Associação de Municípios do Vale do Sousa.
19 de Junho de 2009 - O Presidente do Conselho, Alberto Santos.
Regulamento de Organização dos Serviços da VALSOUSA
CAPÍTULO I
Dos objectivos, princípios e normas de actuação dos serviços
Artigo 1.º
Superintendência
O Conselho Directivo, órgão de direcção da Associação de Municípios do Vale do Sousa (VALSOUSA), exercerá superintendência sobre os serviços, garantindo, através da implementação das medidas que se tornem necessárias, a sua correcta actuação na prossecução dos objectivos enunciados no artigo 2.º, o cumprimento dos princípios de gestão referidos no artigo 3.º, e promovendo um constante controlo e avaliação de desempenho bem como a adequação e aperfeiçoamento das estruturas e métodos de trabalho.
Artigo 2.º
Objectivos
No âmbito das suas actividades, os serviços devem prosseguir, nos termos e nas formas previstas na lei, os seguintes objectivos:
a) Contribuir para a modernização e qualificação dos serviços municipais e da Associação de Municípios, dotando-os de uma capacidade de resposta mais ajustada às necessidades e expectativas dos municípios associados e dos cidadãos/munícipes;
b) Contribuir para o aumento da eficiência na utilização dos recursos à disposição dos municípios e da capacidade de resposta a problemas e necessidades comuns;
c) Promover o desenvolvimento económico, social, cultural, turístico e ambiental do Vale do Sousa;
d) Contribuir para a obtenção dos melhores padrões de qualidade nos serviços prestados aos municípios e às populações;
e) Promover o prestígio do associativismo municipal e do poder local;
f) Contribuir para a dignificação e valorização dos funcionários municipais e da Associação de Municípios.
Artigo 3.º
Princípios de gestão dos serviços
A gestão dos serviços desenvolve-se no quadro jurídico definido pela lei e orienta-se pelos seguintes princípios:
a) Os serviços orientam a sua actividade para a prossecução dos objectivos de natureza política, social e económica definidos pelos órgãos da Associação de Municípios;
b) A gestão atende aos princípios técnico-administrativos da gestão por objectivos, do planeamento, programação, orçamentação e controlo das suas actividades;
c) A estrutura de serviços é flexível e dinâmica de modo a garantir a plena operacionalidade de uma organização de reduzidas dimensões;
d) A participação e responsabilização dos funcionários.
Artigo 4.º
Do planeamento, programação e controlo
1 - A actividade dos serviços será referenciada a planos globais ou sectoriais, aprovados pelos órgãos da Associação de Municípios, em função da necessidade de promover a melhoria das condições de vida das populações e o desenvolvimento económico, social e cultural dos concelhos abrangidos.
2 - Os serviços colaborarão com os órgãos da Associação de Municípios na formulação dos diferentes instrumentos de planeamento e programação que, uma vez aprovados, assumem carácter vinculativo.
3 - São considerados instrumentos de planeamento, programação e controlo, sem prejuízo de outros que venham a ser definidos, os seguintes:
a) Planos anuais ou plurianuais de actividades;
b) Orçamentos anuais ou plurianuais;
c) Relatórios de actividades.
4 - Os planos anuais ou plurianuais de actividades, assim como os programas de actuação, quantificarão o conjunto de acções e empreendimentos que a Associação de Municípios pretenda efectuar no período a que se reportam.
5 - Os serviços implementarão os procedimentos necessários ao acompanhamento e controlo de execução dos planos, programas e orçamentos, elaborando relatórios periódicos sobre níveis de execução física e financeira, com o objectivo de possibilitar a tomada de decisões e medidas de reajustamento que se mostrem adequadas.
6 - Os serviços apresentarão, aos órgãos da Associação de Municípios, dados e estudos que contribuam para a tomada de decisões no respeitante à prioridade das acções a incluir na programação.
Artigo 5.º
Da coordenação
1 - As actividades dos serviços da Associação de Municípios, designadamente no referente a execução de planos, programas e orçamento, são objecto de coordenação permanente, cabendo ao Secretário-Geral coordenar os diferentes responsáveis sectoriais e promover a realização de reuniões de trabalho, de carácter regular, para intercâmbio de informações, consultas mútuas e actuação concertada.
2 - Para efeitos de coordenação, o Secretário-Geral deverá dar conhecimento ao Conselho Directivo das consultas e entendimentos que considere necessários à obtenção de soluções integradas no âmbito dos objectivos de carácter global ou sectorial, bem como reportar a nível de execução e metas atingidas.
3 - Os assuntos a serem submetidos a deliberação do Conselho Directivo deverão, sempre que se justifique, ser previamente apreciados entre todos os serviços neles interessados.
Artigo 6.º
Da delegação
1 - A delegação de competências será utilizada como instrumento de desburocratização e racionalização administrativas, no sentido de criar maiores eficácia, eficiência e celeridade nas decisões.
2 - A delegação de poderes respeitará o quadro legalmente definido.
3 - O Conselho Directivo e o seu presidente podem delegar no Secretário-Geral competências para a prática de actos de administração ordinária.
CAPÍTULO II
Da organização dos serviços
Artigo 7.º
Estrutura
1 - Para prossecução das atribuições a que se referem os respectivos estatutos, a VALSOUSA dispõe das seguintes unidades orgânicas:
a) Área Administrativa (AA);
b) Área Financeira (AF);
c) Área de Planeamento e Gestão Estratégica (APGE);
d) Área de Projectos Estruturantes (APE).
2 - As unidades orgânicas referidas no número anterior dependerão hierarquicamente do Conselho Directivo ou, no todo ou em parte, do Secretário-Geral, se nele for delegada essa competência.
3 - O organograma da VALSOUSA consta do Anexo I.
Artigo 8.º
Competências comuns das unidades orgânicas
Constituem competências comuns às diversas unidades orgânicas:
a) Elaborar e submeter a aprovação superior instruções, circulares, normas e regulamentos, que se mostrem necessários ao correcto exercício da sua actividade, bem como propor as medidas de política adequadas a cada serviço;
b) Colaborar na elaboração dos diversos instrumentos de planeamento, programação e controlo da actividade da Associação de Municípios;
c) Coordenar e dinamizar a actividade das unidades orgânicas, assegurando a atempada execução das tarefas respectivas, estudando e propondo as medidas organizativas que contribuam para aumentar a operacionalidade e eficiência dos serviços;
d) Assistir, sempre que for assim determinado, às reuniões da Assembleia Intermunicipal, do Conselho Directivo, de grupos de trabalho ou outras promovidas no âmbito da actividade da VALSOUSA;
e) Zelar pelo cumprimento dos deveres dos funcionários, designadamente de assiduidade, em conformidade com as disposições legais e regulamentos em vigor;
f) Preparar, quando disso forem incumbidos, as informações, as minutas e outros documentos relativos aos assuntos que careçam de deliberação do Conselho Directivo;
g) Garantir o cumprimento das deliberações do Conselho Directivo, dos despachos do presidente e das decisões do Secretário-Geral, na respectiva área de intervenção;
h) Assegurar que a informação necessária circule entre serviços, com vista ao seu bom funcionamento;
i) Respeitar a correlação entre o plano de actividades e o orçamento da VALSOUSA;
j) Zelar pela conservação do equipamento a cargo do serviço;
k) Remeter ao arquivo geral, no final de cada ano, os processos e documentos desnecessários ao funcionamento do serviço;
l) Executar as demais tarefas cometidas por regulamento, deliberação dos órgãos, despacho do presidente do Conselho Directivo ou decisão do Secretário-Geral.
Artigo 9.º
Área Administrativa
Na Área Administrativa, que funciona na directa dependência do Secretário-Geral, compete ao:
1) Serviço de apoio administrativo:
a) Dar apoio administrativo aos órgãos, ao Secretário-Geral e a todos os serviços da VALSOUSA;
b) Executar tarefas inerentes à recepção, classificação, expedição e arquivo de correspondência e documentos;
c) Superintender e assegurar o serviço de telefone;
d) Superintender e assegurar o serviço de limpeza;
e) Gerir, através dos competentes sectores, o arquivo e o núcleo de documentação da VALSOUSA;
f) Proceder à recolha de dados destinados à gestão;
g) Organizar e manter actualizado o seguro dos bens móveis e imóveis, bem como, colaborar no desenvolvimento de processos administrativos decorrentes de quaisquer acidentes.
2) Serviço de pessoal:
a) Propor e colaborar na execução de medidas tendentes ao aperfeiçoamento organizacional e à racionalização dos recursos humanos;
b) Executar os procedimentos administrativos relacionados com recrutamento, provimento, promoção, transferência e cessação de funções de pessoal;
c) Elaborar listas de antiguidade;
d) Efectuar contratos de pessoal, de acordo com a legislação em vigor;
e) Colaborar com o Conselho Directivo no desenvolvimento de processos técnicos e administrativos relativos à notação de pessoal;
f) Assegurar e manter actualizado o cadastro de pessoal;
g) Proceder ao registo e controlo de assiduidade;
h) Instruir os processos referentes a prestações sociais dos funcionários, nomeadamente prestações familiares, ADSE e Caixa Geral de Aposentações;
i) Organizar e manter actualizado o seguro de pessoal, bem como, colaborar no desenvolvimento de processos administrativos decorrentes de acidentes de trabalho;
j) Processar as folhas de vencimentos, subsídios, abonos e outras remunerações do pessoal em serviço na VALSOUSA.
Artigo 10.º
Área Financeira
Na Área Financeira, que funciona na directa dependência do Secretário-Geral, compete ao:
1) Serviço de contabilidade:
a) Assegurar a elaboração do orçamento e respectivas alterações e revisões e coligir todos os elementos para tal necessários;
b) Participar na elaboração de documentos de gestão;
c) Organizar os documentos de prestação de contas e participar na elaboração do relatório de gestão;
d) Fornecer os elementos estatísticos que forem solicitados pelo órgão gestor ou superior hierárquico;
e) Proceder à classificação de documentos;
f) Participar na organização dos processos inerentes à eficiente execução do orçamento;
g) Executar a contabilidade geral de uso obrigatório;
h) Verificar diariamente a exactidão das operações de tesouraria, nos termos da lei;
i) Verificar as folhas de vencimentos, subsídios, abonos e outras remunerações e proceder aos respectivos registos;
j) Verificar todas as autorizações de despesa e assegurar a coordenação e controlo das guias de receita e anulações emitidas;
k) Manter à sua guarda, e sob a sua responsabilidade, todos os valores, documentos ou objectos de outra natureza, pertencentes à VALSOUSA;
l) Cumprir e fazer cumprir as disposições legais e regulamentares sobre contabilidade pública.
2) Serviço de realização de despesas:
a) Emitir, registar e arquivar ordens de pagamento;
b) Processar, registar e arquivar guias de reposição.
3) Serviço de arrecadação de receitas:
a) Emitir, registar e arquivar guias de receita;
b) Emitir, registar e arquivar guias de anulação.
4) Serviço de tesouraria:
a) Arrecadar receitas, fundos e valores da Associação de Municípios;
b) Promover o pagamento de todas as despesas em conformidade com as disposições legais aplicáveis;
c) Assegurar todos os movimentos bancários.
5) Serviço de aprovisionamento:
a) Proceder às aquisições necessárias ao funcionamento dos serviços, após adequada instrução dos respectivos procedimentos;
b) Proceder à armazenagem, conservação e distribuição pelos serviços dos bens de consumo corrente.
6) Serviço de património:
a) Organizar e manter actualizado o inventário e cadastro dos bens móveis e imóveis da VALSOUSA;
b) Promover a inscrição na matriz predial e o registo na conservatória do registo predial de todos os bens próprios imobiliários da VALSOUSA;
c) Organizar, em relação a cada prédio que faça parte do cadastro dos bens imóveis, um processo de documentação que a ele respeite, incluindo plantas, cópias de escrituras ou actos de sentença de expropriação e demais documentos relativos aos actos e operações de natureza administrativa ou jurídica, à descrição, identificação e utilização dos prédios;
d) Organizar e manter actualizados os seguros relativos a todo o imobilizado e recheio, se for o caso, bem como responsabilizar-se por outros seguros que não estejam especificamente cometidos a outras unidades orgânicas;
e) Executar todo o expediente relacionado com a aquisição e alienação de bens móveis e imóveis.
Artigo 11.º
Área de Planeamento e Gestão Estratégica
À Área de Planeamento e Gestão Estratégica, a funcionar na directa dependência do Secretário-Geral, compete:
a) Conceber planos, programas e projectos de investimento e desenvolvimento, bem como estudos de previsão, diagnóstico e avaliação, de natureza intermunicipal ou sub-regional;
b) Elaborar propostas e candidaturas de projectos e programas integrados a submeter a co-financiamento pela União Europeia ou pelo Estado;
c) Preparar e desenvolver acções de apoio técnico aos municípios, quando solicitado, e na área das suas competências;
d) Fazer o acompanhamento físico das obras de responsabilidade da Associação de Municípios, ou dos municípios, quando esse acompanhamento tenha sido cometido à VALSOUSA;
e) Elaborar e desenvolver projectos e acções de modernização e qualificação dos serviços da Associação de Municípios e dos municípios integrantes, quando essas acções sejam desenvolvidas pela própria VALSOUSA;
f) Promover e desenvolver acções de formação e qualificação dos recursos humanos de que os municípios integrantes careçam;
g) Preparar, desenvolver e acompanhar os projectos e acções intermunicipais nos diversos domínios, que lhe venham a ser cometidos pelos órgãos da VALSOUSA ou pelo Secretário-Geral, nomeadamente, do ordenamento do território, da cooperação, da cartografia digital e dos sistemas de informação geográfica;
h) Gerir o sistema informático implementado na VALSOUSA;
i) Efectuar a gestão corrente de meios e recursos afectos a projectos e acções intermunicipais nos seus domínios de intervenção;
j) Promover a realização de estudos e avaliações de carências nos domínios do desenvolvimento social, económico, cultural, turístico, da sociedade da informação e do conhecimento, e do ambiente, na área de influência do Vale do Sousa;
k) Conceber e dinamizar projectos e acções de promoção do desenvolvimento económico, social, cultural, ambiental, turístico, da sociedade da informação e do conhecimento, das populações do Vale do Sousa;
l) Apoiar os órgãos no acompanhamento e na avaliação de projectos e acções em curso nos municípios integrantes, que visem ou tenham impacte no desenvolvimento social, económico e cultural e ou no ambiente dos seus concelhos;
m) Participar, sempre que assim for determinado pelos órgãos, em projectos promovidos por outras entidades, parcerias e outras formas de colaboração em projectos nos domínios que constituem atribuições da VALSOUSA;
n) Apoiar tecnicamente os órgãos da Associação de Municípios e dos municípios integrantes na gestão das participações em empresas, associações ou outras entidades participadas pela VALSOUSA, que actuem nos domínios da promoção do desenvolvimento regional;
o) Recolher e gerir a documentação e informação necessária ao seu próprio funcionamento.
Artigo 12.º
Área de Projectos Estruturantes
1 - A Área de Projectos Estruturantes integrará estruturas técnicas responsáveis pela gestão de projectos considerados, pelo Conselho Directivo, como estruturantes para o desenvolvimento das atribuições da Associação de Municípios e para o desenvolvimento da região do Vale do Sousa.
2 - Neste âmbito, existem desde já duas unidades orgânicas correspondentes aos projectos:
a) Rota do Românico do Vale do Sousa;
b) Vale do Sousa Digital.
3 - A unidade orgânica correspondente ao projecto "Rota do Românico do Vale do Sousa" estrutura-se nas seguintes unidades operativas:
a) Direcção, a quem compete o desenvolvimento estratégico do projecto estabelecendo a ligação com o Conselho Directivo e com as entidades institucionais externas, sendo responsável pela gestão das duas unidades enunciadas a seguir;
b) Conservação e Valorização Patrimonial, cujo âmbito de actuação incide na recuperação, salvaguarda e manutenção dos bens patrimoniais e das suas envolventes, da acessibilidade aos monumentos e da salvaguarda da paisagem e do desenho do território;
c) Informação e Dinamização Turístico-Cultural, cuja actividade incide nas áreas da comunicação e da gestão turística de todos os meios necessários à atractividade da Rota do Românico junto dos diversos públicos-alvo.
4 - À unidade orgânica correspondente ao projecto "Vale do Sousa Digital" compete:
a) Assegurar a gestão e actualização dos portais e sites da VALSOUSA e apoiar a dinamização dos sites municipais;
b) Propor e elaborar candidaturas visando a obtenção de apoios para a implementação de projectos na área da Modernização Administrativa, TIC's, cartografia digital e qualificação dos Recursos Humanos para a VALSOUSA e municípios associados;
c) Conceber e coordenar programas intermunicipais tendo por objecto a facilitação e o estímulo ao acesso às tecnologias de informação e comunicação e o respectivo uso pelos cidadãos, escolas, empresas e Administração Pública local, tendo como fim último o cumprimento dos objectivos nacionais e comunitários, nesta matéria;
d) No âmbito da modernização administrativa, estudar e propor soluções para a simplificação e uniformização dos procedimentos administrativos, na Associação de Municípios e nos municípios associados;
CAPÍTULO III
Do mapa de pessoal
Artigo 13.º
Aprovação do mapa de pessoal
1 - A Associação de Municípios do Vale do Sousa disporá do mapa de pessoal constante do Anexo II.
2 - A afectação de pessoal a cada unidade orgânica é determinada pelo Presidente do Conselho Directivo ou pelo Secretário-Geral, se tal competência lhe for delegada, ouvidos os respectivos coordenadores.
3 - A distribuição e mobilidade do pessoal, dentro de cada unidade orgânica ou serviço, é da competência da respectiva coordenação.
Artigo 14.º
Direcção e Coordenação
1 - A direcção da estrutura orgânica cabe ao Conselho Directivo, representada pelo respectivo presidente, sem prejuízo do regime jurídico da delegação de competências nos vice-presidentes, no Secretário-Geral e nos coordenadores dos serviços.
2 - A coordenação de cada unidade orgânica competirá ao funcionário mais categorizado, ou ao que for, para o efeito, designado pelo Presidente do Conselho Directivo ou pelo Secretário-Geral, quando essa competência lhe for delegada pelo Conselho Directivo.
3 - Os funcionários referidos no número anterior são responsáveis, perante o Presidente do Conselho Directivo e ou Secretário-Geral, pela execução das tarefas e orientação do respectivo serviço.
CAPÍTULO IV
Disposições finais
Artigo 15.º
Criação e implementação das unidades orgânicas
Ficam, desde já, criadas todas as unidades orgânicas, constantes do Anexo I, as quais serão instaladas à medida das necessidades e conveniência da Associação de Municípios do Vale do Sousa, tendo em conta as possibilidades facultadas pelo espaço físico e dotação de pessoal, e de harmonia com o estabelecido na Lei 45/2008, de 27 de Agosto, e demais legislação aplicável.
Artigo 16.º
Adaptação
1 - As dúvidas e omissões decorrentes da aplicação do presente regulamento serão resolvidas pelo Conselho Directivo.
2 - Sempre que as circunstâncias o justifiquem, nomeadamente por razões de eficácia, pode o Conselho Directivo proceder à alteração das competências das unidades orgânicas, mediante deliberação devidamente fundamentada.
Artigo 17.º
Entrada em vigor
Este Regulamento entra em vigor após a sua aprovação pelos órgãos competentes e publicação no Diário da República.
(ver documento original)
Mapa de pessoal - Artigo 5.º LVCR - Associação de Municipios do Vale do Sousa
(ver documento original)
Mapa Resumo dos postos de trabalho por cargo/carreira/categoria
(ver documento original)
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