Nos termos da alínea n) do n.º 2 do artigo 27.º dos Estatutos do Instituto Politécnico de Santarém, homologados pelo Despacho Normativo 56/2008, publicado no DR, 2.ª série, n.º 214, de 4 de novembro de 2008, e na sequência do despacho de 07/12/2012, do Senhor Presidente do Instituto Politécnico de Santarém que o aprovou, publica-se em anexo e na íntegra o Regulamento para a Gestão de Fundos de Maneio do Instituto Politécnico de Santarém.
O presente Regulamento produz efeitos a partir do dia 01 de janeiro de 2013.
17 de dezembro de 2012. - O Administrador, Pedro Maria Nogueira Carvalho.
ANEXO
Regulamento para a Gestão de Fundos de Maneio do Instituto Politécnico de Santarém
Artigo 1.º
Âmbito
1 - O presente regulamento para a Gestão de Fundos de Maneio, regula o funcionamento dos Fundos de Maneio, adiante designados por FM, e as responsabilidades dos intervenientes no sistema de gestão do Instituto Politécnico de Santarém.
2 - A gestão do FM inclui a constituição, reconstituição e sua reposição, bem como os procedimentos e instrumentos a ter em consideração por parte dos respetivos responsáveis.
3 - O regulamento visa definir os princípios gerais de atuação para a gestão de FM, cabendo à Divisão Financeira (DF) acompanhar a sua implementação.
4 - Os processos de gestão para a aplicação das normas contidas no presente regulamento integram -se no sistema de gestão da qualidade, nomeadamente no que se refere ao procedimento e modelos de documentos a utilizar.
Artigo 2.º
Enquadramento
Os Fundos de Maneio são constituídos para um dado ano económico caducando com a sua liquidação nos termos dos prazos e regras legalmente aplicáveis quanto à constituição e liquidação dos Fundos.
Artigo 3.º
Objetivo
1 - O FM tem por objetivo colocar um certo valor monetário inicial ao dispor de determinado (s) responsável (eis) e fixar um montante anual de despesas a realizar e a pagar através de FM, visando fazer face a despesas de pequeno montante das respetivas unidades orgânicas, departamentos, unidades e serviços, projetos e centros de investigação.
2 - Através do FM pode ser autorizada a realização e pagamento de despesa, para aquisições de bens ou serviços que, pelos critérios de prioridade de satisfação da necessidade, tempestividade, nomeadamente de condições de fornecimento ou prestação a pronto pagamento no acto da aquisição, e materialidade da despesa, o custo de realização dos procedimentos administrativos de contratação pública seja superior ao benefício que se espera alcançar com a sua execução. As despesas realizadas e pagas através de FM constituído, na fase de processamento para reconstituição, são debitadas ao orçamento utilizador.
3 - A utilização do FM tem carácter excecional.
Artigo 4.º
Definições
Para efeitos do presente regulamento são aplicáveis as definições que se seguem.
a) Fundo de Maneio- pequeno caixa para a realização e pagamento de despesas de pequeno montante, e a sua movimentação é da exclusiva competência do(s) responsável(eis) constituído(s) para o efeito.
b) Pequeno montante - consideram -se, em regra, as despesas de valor igual ou inferior a 50,00(euro) (cinquenta euros).
c) Responsável pelo Fundo de Maneio- constitui a(s) pessoa(s) que responde(m) pelo cumprimento das formalidades legais aplicáveis à realização das despesas ali incluídas, bem como pelo respetivo pagamento e incidentes que ocorrem com a movimentação do FM.
d) Valor inicial- constitui a importância autorizada e a entregar inicialmente a título de FM constituído e que configura o valor de referência em cada uma das reconstituições.
e) Valor anual- constitui a importância autorizada para o ano, pelo que o valor total dos pedidos de reconstituição de FM não pode exceder o valor anual atribuído.
f) Período de constituição de Fundo de Maneio- o período máximo de constituição de FM é anual para um dado ano económico, pelo que será renovado todos os anos, mediante deliberação do Conselho de Gestão.
Artigo 5.º
Natureza das despesas realizadas e pagas através de Fundo de Maneio
1 - As despesas realizadas e pagas através do FM constituído, para além de se enquadrarem nos critérios de FM, têm de se enquadrar, quanto à sua natureza, nas contas do POC e especificações que forem fixadas para cada ano económico na deliberação do Conselho de Gestão.
2 - Excecionalmente, e desde que se enquadrem nos requisitos de FM, poderão ser autorizadas, no decurso do ano económico, outras contas POC, pelo Conselho de Gestão.
3 - É vedada a realização e pagamento de certas e determinadas despesas através de FM, nomeadamente:
a) Aquisições que revistam a natureza de despesas de investimento (bens móveis ou imóveis);
b) Ajudas de custo e outras despesas com o pessoal;
c) Aquisições de serviços a pessoas singulares.
Artigo 6.º
Admissibilidade da realização e pagamento de despesas através de Fundo de Maneio
1 - A realização e pagamento das despesas em conta de FM devem cumprir os seguintes requisitos:
a) Ser de pequeno montante;
b) Enquadrar -se na natureza de despesa autorizada;
c) Ser autorizada por um responsável;
d) Ser fundamentada, por referência ao motivo porque a despesa foi realizada e paga;
e) Obter -se o documento válido comprovativo da despesa que inclua todos os requisitos exigidos face ao Código do CIVA:
f) Manter um registo permanente pelo responsável com FM constituído.
2 - As faturas, recibos ou documentos equivalentes devem obedecer os requisitos previstos no artigos 29.º e 36.º do CIVA e artigo 171.º do CSC, a saber:
Data de emissão;
N.º sequencial impresso tipograficamente ou através de saída de computador;
Identificação das partes interessadas (nome e morada);
N.º de identificação fiscal das partes interessadas;
Discriminação dos bens transacionados ou serviços prestados;
Preço liquido de imposto;
Taxa(s) de IVA aplicável;
Montante de IVA devido;
Motivo justificativo da isenção de IVA;
Data em que os bens foram colocados à disposição do adquirente, em que os serviços foram realizados ou em que foram efetuados pagamentos anteriores à realização das operações, se essa data não coincidir com a da emissão da fatura.
3 - Caso o documento seja de papel térmico deve ser tirada cópia, visto que, com o tempo, os carateres tendem a desaparecer.
4 - As despesas realizadas em conta de FM são pagas através de numerário.
5 - Os documentos de despesa são obrigatoriamente originais.
6 - Nos originais dos documentos de despesa pagos através de FM será aposto os seguintes elementos ou equivalentes:
Pago por Fundo de Maneio
Orçamento:
Data: .../.../...
Nome
Assinatura
7 - Os documentos que suportam a realização e pagamento das despesas em conta de FM são entregues na DF até ao dia 5 (cinco) do mês seguinte a que os movimentos dizem respeito.
Artigo 7.º
Constituição do Fundo de Maneio
1 - Anualmente, e no início de cada ano económico, a DF propõe, a constituição de um FM por unidade orgânica, departamento, unidade ou serviço. Para tal elabora um mapa de FM por conta POC.
2 - O valor inicial e anual dos FM a constituir para cada ano é calculado de acordo com a necessidade de cada unidade orgânica, departamento, unidades ou serviço.
3 - Para outros casos, nomeadamente projetos e centros de investigação, a constituição será proposta mediante pedido a efetuar em modelo específico.
4 - Os FM podem ser constituídos para a realização e pagamento das despesas por conta de um ou mais orçamentos e fontes de financiamento, desde que no ato de constituição assim seja proposto pela DF e pelo Conselho de Gestão.
5 - Só serão constituídos FM se o saldo orçamental da unidade orgânica, departamento, unidade ou serviço, projeto ou centro de investigação for positivo, se estiverem repostos todos os FM constituídos anteriormente e, no caso de projetos e centros de investigação, se o dossier único dos mesmos contiver todas as informações relevantes sobre a execução material, técnica, administrativa e económico -financeira.
6 - O processo de constituição de FM é previamente informado pela DF, do qual constam os seguintes elementos:
a) Pedido formalizado através de modelo específico o qual contem: identificação da unidade orgânica, departamento, unidade ou serviço, projeto ou centro de investigação; responsável; orçamento que suporta a despesa; valor inicial e anual a constituir;
b) Verificação da disponibilidade no orçamento que suporta a despesa, para o valor anual a constituir;
7 - Será da responsabilidade da DF, manter atualizado o dossier documental de suporte, com os seguintes elementos:
a) Pedido inicial de constituição e pedidos de reconstituição subsequentes;
b) Despachos e deliberações;
c) Registo de devolução de documentos, se as houver;
d) Outros elementos considerados relevantes.
Artigo 8.º
Formas de constituição do Fundo de Maneio
1 - O FM é constituído em contado, reconhecido na contabilidade em subconta específica.
2 - O FM em contado permanece sob a custódia do responsável constituído e os movimentos são realizados através do caixa.
Artigo 9.º
Reconstituição do Fundo de Maneio
1 - Os FM são reconstituídos mensalmente, ou sempre que seja necessário (ou seja o saldo seja praticamente nulo).
2 - A prestação de contas para efeitos de reconstituição deverá ser efetuada através do layout do extrato de conta do FM do sistema informático contabilístico, devendo ser entregue na DF até ao dia 5 (cinco) do mês seguinte àquele a que digam respeito.
3 - O pedido de reconstituição será feito à DF, e efetuado com base em modelo próprio que deverá acompanhar o conjunto dos documentos a processar, para que seja possível emitir o meio de pagamento de reconstituição do FM.
4 - O processo de reconstituição dos FM é previamente informado pela DF, do qual constam os seguintes elementos:
a) Verificação da prestação de contas dos montantes anteriormente atribuídos.
b) Existência de incidentes que tenham ocorrido no âmbito da movimentação do FM.
5 - A reconstituição do FM obedece aos seguintes princípios:
a) Todos os pedidos de reconstituição de fundo de maneio são deferidos desde que os valores totais constituídos para o ano não sejam ultrapassados e a informação prévia pela DF não revele indicadores de distorção na sua movimentação.
b) Cada reconstituição do fundo de maneio não deverá, em regra, incluir documentos com datas anteriores à última reconstituição efetuada.
c) Os documentos de suporte terão de ser obrigatoriamente vendas a dinheiro, faturas/recibos ou facturas acompanhadas do respectivo recibo.
d) Todos os documentos devem cumprir os requisitos previstos no artigo 6.º
e) Não poderá ser feita uma reconstituição de fundo de maneio superior ao fundo de maneio atribuído inicialmente para o ano.
6 - À DF compete a verificação dos documentos apresentados, a classificação da despesa quanto à sua natureza, o reconhecimento contabilístico e efetuar diligências junto do responsável com FM constituído para esclarecimento de incidentes identificados.
Artigo 10.º
Reposição do Fundo de Maneio
1 - A reposição de FM ocorre numa das seguintes situações:
a) Nas datas estipuladas pelo Conselho de Gestão e conforme à legislação vigente;
b) Sempre que deixe de se verificar o fim para que foi constituído;
c) Sempre que algum dos seus responsáveis não cumpra os normativos vigentes ou deixe de pertencer aos quadros do órgão titular do FM;
d) Quando o Conselho de Gestão expressamente o determine.
2 - Todos os FM que não obedecerem aos prazos fixados os seus responsáveis serão constituídos devedores, e serão desencadeadas diligências para a cobrança voluntária ou coerciva de valores não repostos.
3 - O FM a repor no final do ano económico deve ser igual ao fundo de maneio atribuído inicialmente. A reposição poderá ser feita através de numerário ou equivalente.
4 - Na fase de reposição, caso existam documentos de despesa com datas que decorram entre a última reconstituição de FM e a reposição final, estes seguem os mesmos procedimentos para a reconstituição periódica de FM.
5 - Caso não existam documentos de despesas na fase de reposição, o numerário ou equivalente que constitui o FM inicial ou a sua diferença devem ser entregues na Tesouraria.
Artigo 11.º
Dúvidas e omissões
As dúvidas e casos omissos ao presente Regulamento serão resolvidos pelo Conselho de Gestão.
Artigo 12.º
Disposições finais
1 - O Conselho de Gestão do Instituto Politécnico de Santarém reserva -se o direito de, a todo o tempo, proceder a alterações Regulamentares.
2 - O presente Regulamento revoga as normas de controlo interno vigentes.
3 - O presente Regulamento produz efeitos partir do dia 01 de Janeiro de 2013.
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