Regulamento 254/2012

Regulamento Orgânico e de Funcionamento da Central de Compras da CIMT - Comunidade Intermunicipal do Médio Tejo

Preâmbulo

A Comunidade Intermunicipal do Médio Tejo tem vindo a desenvolver, diversos projetos de aquisição, muitos através da figura do agrupamento de entidades adjudicantes, no sentido de obter poupanças financeiras e processuais significativas.

No sentido de se melhorar o nível de respostas a dar às necessidades dos municípios, torna -se necessário evoluir para a constituição de uma central de compras.

O presente regulamento e as deliberações dos órgãos da Comunidade Intermunicipal do Médio Tejo que o aprovam, representam os atos constitutivos da Central de Compras da Comunidade Intermunicipal do Médio Tejo (CC-CIMT), que tem como normas habilitantes a alínea c) do n.º 1 do artigo 16.º da Lei 45/2008, de 27 de agosto, o Código dos Contratos Públicos, aprovado pelo Decreto-Lei 18/2008, de 29 de janeiro, alterado e republicado pelo Decreto-Lei 278/2009, de 2 de outubro, e o Decreto-Lei 200/2008, de 9 de outubro.

Artigo 1.º

Objeto

O presente regulamento tem por objeto definir a estrutura orgânica e o funcionamento da Central de Compras da Comunidade Intermunicipal do Médio Tejo (CC-CIMT).

Artigo 2.º

Natureza da CC-CIMT

1 - A CC-CIMT é uma central de compras instituída pela Comunidade Intermunicipal do Médio Tejo, nos termos dos artigos 260.º a 262.º do Código dos Contratos Públicos, aprovado pelo Decreto-Lei 18/2008, de 29 de janeiro, alterado e republicado pelo Decreto-Lei 278/2009, de 2 de outubro, e do Decreto-Lei 200/2008, de 9 de outubro.

2 - A CC-CIMT é um sistema de negociação e contratação centralizado, destinado à aquisição de um conjunto padronizado de bens e serviços, em benefício das entidades adjudicantes abrangidas.

3 - A CC-CIMT está inserida na Área de Cooperação Institucional.

Artigo 3.º

Princípios orientadores

A CC-CIMT tem os seguintes princípios orientadores:

a) Segregação das funções de contratação, de negociação, de compras e de pagamentos;

b) Racionalização dos gastos, desburocratização e simplificação dos procedimentos concursais;

c) Promoção da transparência nos procedimentos concursais e nos demais processos de negociação;

d) Utilização de ferramentas eletrónicas com funcionalidades de agregação, negociação, catalogação e de encomenda automatizada, com vista à redução de custos;

e) Adoção de práticas que fomentem e promovam aspetos ambientais e sociais nas entidades que integram a CC-CIMT;

f) Promoção da concorrência, como garantia de melhores condições de compra;

g) Garantia de plena autonomia dos municípios que integram a Comunidade Intermunicipal do Médio Tejo.

Artigo 4.º

Missão

A CC-CIMT tem como missão:

a) Estabelecer a estratégia e as políticas de compra para as categorias de bens e serviços estabelecidos;

b) Promover e assegurar a agregação de necessidades de compra das entidades adjudicantes abrangidas, incluindo a consolidação do planeamento de necessidades, a análise, normalização e standardização de especificações de produtos e serviços a adquirir;

c) Estimar o valor do potencial de poupança a obter, através da agregação de necessidades de compra das entidades adjudicantes abrangidas;

d) Conduzir processos negociais, no que respeita às categorias de produtos e serviços definidos como transversais e proceder, quando aplicável, à gestão dos respetivos contratos e relações com fornecedores;

e) Monitorizar o desempenho da função de compras da Comunidade Intermunicipal do Médio Tejo e avaliar o impacto dos processos de negociação centralizada desenvolvidos pela CC-CIMT;

f) Promover junto das entidades adjudicantes abrangidas a utilização dos serviços da CC-CIMT;

g) Elaborar e promover normas, regras e procedimentos que simplifiquem e racionalizem os processos de aquisição e aprovisionamento;

h) Definir critérios de compra e de aquisição de bens e serviços em articulação com as deliberações dos órgãos intermunicipais;

i) Apoiar as áreas de aprovisionamento das entidades adjudicantes abrangidas que pretendam desenvolver processos de negociação municipais (não transversais), bem como disponibilizar a plataforma eletrónica para a execução deste tipo de negociação.

Artigo 5.º

Âmbito subjetivo

1 - A CC-CIMT abrange os municípios de Abrantes, Alcanena, Constância, Entroncamento, Ferreira do Zêzere, Mação, Ourém, Sardoal, Tomar, Torres Novas e Vila Nova da Barquinha.

2 - O recurso, pelas entidades referidas no número anterior, aos acordos quadro negociados pela CC-CIMT, é facultativo.

3 - Além das entidades referidas no n.º 1, podem integrar a CC-CIMT outras entidades que se encontrem submetidas ao Código dos Contratos Públicos, nomeadamente, municípios, serviços municipalizados e entidades que integrem o sector empresarial local, mediante a aprovação do Conselho Executivo da Comunidade Intermunicipal do Médio Tejo.

Artigo 6.º

Âmbito objetivo

A CC-CIMT desenvolverá todas as atividades que a sua natureza lhe permitir, designadamente:

a) Celebrar acordos quadro, designados por contratos públicos de aprovisionamento, que tenham por objeto a posterior celebração de contratos de aquisição de bens móveis, de aquisição de serviços ou de contratos de locação;

b) Elaborar e conduzir procedimentos de formação de contratos de aquisição de bens móveis de prestação de serviços;

c) Efetuar convites aos co-contraentes dos acordos quadro para os efeitos estatuídos no artigo 259.º do Código dos Contratos Públicos;

d) Negociar por qualquer meio legalmente admissível, em representação de cada uma das entidades adjudicantes ou de várias, passando a CC-CIMT a desempenhar funções de entidade agregadora das mesmas;

e) Locar ou adquirir bens móveis ou serviços destinados a entidades adjudicantes, nomeadamente por forma a promover o agrupamento de encomendas;

f) Dinamizar processos de consulta e negociação centralizada;

g) Desenvolver as demais competências que lhe forem delegadas pelo Conselho Executivo.

Artigo 7.º

Celebração de acordos quadro

Na celebração dos acordos quadro referidos na alínea a) do artigo anterior, a CC-CIMT poderá adotar uma das seguintes modalidades:

a) Acordo quadro celebrado com uma única entidade, quando nele estejam suficientemente especificados todos os aspetos da execução dos contratos a celebrar ao seu abrigo que sejam submetidos à concorrência pelo caderno de encargos;

b) Acordo quadro celebrado com várias entidades, quando neles não estejam totalmente contemplados ou não estejam suficientemente especificados os aspetos da execução dos contratos a celebrar ao seu abrigo que sejam submetidos à concorrência pelo caderno de encargos.

Artigo 8.º

Direitos das entidades adjudicantes abrangidas pela CC-CIMT

1 - As entidades abrangidas pela CC-CIMT têm direito a:

a) Indicar um representante efetivo e um suplente para a Comissão de Acompanhamento, prevista no artigo 15.º do presente Regulamento;

b) Usufruir, nos termos do Código dos Contratos Públicos e do Decreto-Lei 200/2008, de 9 de outubro, das vantagens asseguradas pelos acordos quadro celebrados pela CC-CIMT;

c) Beneficiar de ferramentas eletrónicas, nomeadamente, catalogação eletrónica, leilões eletrónicos e agregação de necessidades, nos processos de adjudicação encetados ao abrigo de acordos quadro;

d) Indicar representantes para a Comissão Técnica prevista no artigo 17.º do presente Regulamento, sempre que tal lhes seja solicitado;

e) Beneficiar e usufruir da atividade desenvolvida pela CC-CIMT.

2 - As entidades mencionadas no número anterior podem fazer cessar a sua adesão à CC-CIMT mediante carta registada dirigida à Comunidade Intermunicipal do Médio Tejo, mantendo-se, no entanto, as obrigações da entidade aderente previstas nos acordos quadro já celebrados durante o período da sua vigência.

Artigo 9.º

Deveres das entidades adjudicantes abrangidas

1 - As entidades adjudicantes abrangidas autorizam a CC-CIMT a publicitar a sua identidade no sítio da Internet e nos fóruns onde a CC-CIMT tenha participação.

2 - As entidades adjudicantes abrangidas deverão:

a) Fornecer informação, com a periodicidade proposta pela Comissão de Acompanhamento ou com a prontidão necessária ao bom funcionamento dos serviços;

b) Fazer -se representar sempre que sejam convocadas;

c) Zelar pelo bom funcionamento da CC-CIMT;

d) Garantir a formação dos técnicos envolvidos na CC-CIMT;

e) Colaborar na monitorização dos consumos e supervisão das condições negociadas;

f) Colaborar no cumprimento dos prazos e demais atribuições da sua responsabilidade;

g) Autorizar a CC- CIMT a desempenhar as funções de entidade agregadora, por forma a que esta possa efetuar convites aos co-contraentes dos acordos quadro para os efeitos estatuídos no artigo 259.º do Código dos Contratos Públicos e com eles negociar por qualquer meio legalmente admissível, sempre a pedido e em representação de cada uma das entidades adjudicantes abrangidas ou de várias.

Artigo 10.º

Contratos de mandato administrativo

1 - Mediante a celebração de contrato de mandato administrativo a celebrar entre a Comunidade Intermunicipal do Médio Tejo e qualquer das entidades adjudicantes abrangidas, pode a CC-CIMT encarregar -se do processo de contratualização para aquisição de bens móveis e de serviços não abrangidos por acordos quadro.

2 - Mediante a celebração de contrato de mandato administrativo a celebrar entre a Comunidade Intermunicipal do Médio Tejo e qualquer das entidades adjudicantes abrangidas, pode a CC-CIMT encarregar-se das atividades para as quais venha a ser considerada como mais-valia para as entidades adjudicantes.

3 - O contrato de mandato administrativo referido no número anterior regula as relações entre a Comunidade Intermunicipal do Médio Tejo e a entidade adjudicante e define, designadamente, os níveis de serviço nos termos dos quais aquela deve desenvolver, no caso concreto, a sua atividade.

Artigo 11.º

Estrutura da CC-CIMT

A CC-CIMT está integrada na Área de Cooperação Institucional e possui a seguinte estrutura:

1) Unidades funcionais:

a) Coordenador de Projeto;

b) Unidade de Gestão de Categorias;

c) Unidade de gestão da plataforma eletrónica.

2) Unidades consultivas:

a) Comissão de Acompanhamento;

b) Comissão Técnica.

Artigo 12.º

Competências do Coordenador da CC-CIMT

Compete ao Coordenador da CC-CIMT:

a) Propor superiormente a estratégia da Central de Compras;

b) Propor superiormente os objetivos e métricas de desempenho a atingir pela CC-CIMT;

c) Monitorizar o desempenho da CC-CIMT de acordo com os objetivos definidos superiormente;

d) Supervisionar e controlar os contratos negociados;

e) Elaborar relatórios de atividade para apresentação superior, de acordo com a periodicidade a definir;

f) Presidir a Comissão de Acompanhamento;

g) Avaliar a satisfação das entidades aderentes, relativamente aos contratos estabelecidos;

h) Coordenar os pedidos das entidades adjudicantes relativamente às funções de entidade agregadora da CC-CIMT e acompanhar eventuais negociações efetuadas nos termos do artigo 259.º do Código dos Contratos Públicos;

i) Acompanhar os processos de negociação;

j) Executar as demais competências necessárias ao bom funcionamento da CC-CIMT.

Artigo 13.º

Competências da Unidade de Gestão de Categorias

Compete à Unidade de Gestão de Categorias:

a) Proceder à categorização e standardização dos bens e serviços;

b) Assegurar a agregação das necessidades de compra das entidades adjudicantes abrangidas;

c) Proceder ao planeamento das necessidades de compra anuais das entidades adjudicantes abrangidas;

d) Proceder à seleção de fornecedores/prestadores de serviço;

e) Assegurar a gestão dos processos de negociação.

f) Proceder à análise dos níveis de execução dos contratos;

g) Proceder à identificação e quantificação de aquisições fora de contrato.

Artigo 14.º

Competências da Unidade de Gestão da plataforma eletrónica

Compete à Unidade de Gestão da Plataforma Eletrónica:

a) Assegurar a gestão e a administração de ocorrências na plataforma eletrónica;

b) Assegurar a gestão de contrato de disponibilização da plataforma eletrónica;

c) Monitorizar níveis de desempenho da plataforma, mediante condições contratuais;

d) Assegurar a gestão, administração e atualização do sítio eletrónico da CC-CIMT.

Artigo 15.º

Composição da Comissão de Acompanhamento

A Comissão de Acompanhamento é composta por:

a) Um representante de cada um dos municípios que integram a CC-CIMT;

b) Dois membros eleitos ou escolhidos pelas freguesias que integram a CC-CIMT;

c) Um membro eleito ou escolhido pelas empresas municipais que integram a CC-CIMT;

d) Um membro eleito ou escolhido pelas demais entidades que se achem submetidas ao Código dos Contratos Públicos e integram a CC-CIMT.

Artigo 16.º

Competências da Comissão de Acompanhamento

Compete à Comissão de Acompanhamento:

a) Assegurar a correta implementação das medidas e ações definidas, com base em reuniões periódicas;

b) Participar na definição da estratégia da Central de Compras;

c) Promover a redução/ eliminação de riscos associados ao processo de compras;

d) Propor iniciativas no âmbito da contratação pública;

e) Identificar as categorias-alvo a integrar em acordos quadro, pela CC-CIMT;

f) Garantir a homogeneidade dos processos e procedimentos;

g) Promover a centralização de processos de consulta e negociação.

Artigo 17.º

Composição da Comissão Técnica

1 - A Comissão Técnica tem uma composição variável, em função de necessidades específicas, e é integrada por técnicos habilitados designados pelas entidades adjudicantes abrangidas pela CC-CIMT, para cada área de contratação em concreto.

2 - O Conselho Executivo da CIMT pode designar os membros das Comissões Técnicas.

Artigo 18.º

Competências da Comissão Técnica

Compete a cada Comissão Técnica:

a) Apoiar na elaboração das peças do procedimento;

b) Definir as especificações de bens e serviços;

c) Identificar potenciais fornecedores;

d) Avaliar alternativas e soluções;

e) Emitir pareceres técnicos;

f) Prestar aconselhamento periódico em função das necessidades;

g) Participar no júri dos procedimentos.

Artigo 19.º

Serviços de apoio e financiamento

1 - O funcionamento da CC-CIMT é assegurado pela Comunidade Intermunicipal do Médio Tejo.

2 - A CC-CIMT pode obter, através de qualquer meio legalmente previsto, receitas, diretamente relacionadas com a atividade desenvolvida, revertendo esses valores para a Comunidade Intermunicipal do médio Tejo, designadamente através da remuneração dos serviços prestados nas relações contratuais com terceiros que não sejam entidades adjudicantes.

3 - O valor das receitas a cobrar nos termos do número anterior, bem como o modelo de distribuição, são definidos pelo Conselho Executivo da CIMT, relativamente a cada um dos processos desenvolvidos pela CC-CIMT.

4 - As receitas referidas no n.º 2 devem ser aplicadas, na parte considerada necessária, no desenvolvimento da atividade da CC-CIMT.

Artigo 20.º

Gestão de atividades por terceiros

1 - A gestão das plataformas eletrónicas sob a qual assentam os leilões eletrónicos, a catalogação eletrónica, agregação eletrónica, contratação eletrónica, e outras ferramentas utilizadas pela CC-CIMT podem ser cometidas a um fornecedor externo de serviços, atenta a complexidade técnica exigida.

2 - A gestão da atividade da CC-CIMT pode, ainda, por deliberação do Conselho Executivo da CIMT, ser atribuída a um fornecedor externo de serviços, devendo, no entanto, esta deliberação assentar em critérios de eficiência e economia financeira.

Artigo 21.º

Casos omissos e dúvidas

Os casos omissos e as dúvidas serão resolvidos por deliberação fundamentada do Conselho Executivo da Comunidade Intermunicipal do Médio Tejo.

Artigo 22.º

Entrada em vigor

O presente Regulamento entra em vigor na data da sua publicação no Diário da República.

3 de julho de 2012. - O Presidente do Conselho Executivo da Comunidade Intermunicipal do Médio Tejo, António Manuel Oliveira Rodrigues.

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