Em execução das competências conferidas nos termos da alínea k) do artigo 16.º dos Estatutos da Comunidade Intermunicipal do Pinhal Interior Norte, torna-se público que a Assembleia Intermunicipal do Pinhal Interior Norte, em sessão ordinária realizada no dia 16 de dezembro de 2011, aprovou o Regulamento Orgânico e de Funcionamento da central de Compras da Comunidade Intermunicipal do Pinhal Interior de Norte, conforme a seguir se publica, em sequência da proposta do Conselho Executivo, aprovada na sua reunião de 24 de novembro de 2011.
28 de dezembro de 2011 - O Presidente do Conselho Executivo, João Manuel Gomes Marques.
Regulamento Orgânico e de Funcionamento da Central de Compras da CIMPIN
Preâmbulo
É objetivo da Comunidade Intermunicipal do Pinhal Interior Norte desenvolver um sistema colaborativo de compras, suportado por ferramentas eletrónicas, que irá permitir obter poupanças financeiras e processuais significativas para os municípios que a integram.
No sentido de se melhorar o nível de respostas a dar às necessidades dos municípios, torna-se necessário evoluir para a constituição de uma central de compras.
O presente regulamento e as deliberações dos órgãos da Comunidade Intermunicipal do Pinhal Interior Norte que o aprovam, representam os atos constitutivos da Central de Compras da Comunidade Intermunicipal do Pinhal Interior Norte (CC-CIMPIN), que tem como normas reguladoras a alínea c) do n.º 1 do artigo 16.º da Lei 45/2008, de 27 de agosto, o Código dos Contratos Públicos e o Decreto-Lei 200/2008, de 9 de outubro.
Artigo 1.º
Objeto
O presente regulamento tem por objeto definir a estrutura orgânica e o funcionamento da Central de Compras da Comunidade Intermunicipal do Pinhal Interior Norte (CC-CIMPIN).
Artigo 2.º
Natureza da CC-CIMPIN
1 - A CC-CIMPIN é uma central de compras instituída pela Comunidade Intermunicipal do Pinhal Interior Norte, nos termos dos artigos 260.º a 262.º do Código dos Contratos Públicos, e do Decreto-Lei 200/2008, de 9 de outubro.
2 - A CC-CIMPIN é um sistema de negociação e contratação centralizado, destinado à aquisição de um conjunto padronizado de bens e serviços, em benefício das entidades adjudicantes abrangidas.
3 - A CC-CIMPIN destina-se ainda, conforme estabelece o n.º 1 do artigo 260.º do Código dos Contratos Públicos, a centralizar a contratação de empreitadas de obras públicas, de locação e de aquisição de bens móveis e de aquisição de serviços e demais atribuições legais.
3 - A CC-CIMPIN está inserida na Área Administrativa e de Gestão.
Artigo 3.º
Princípios orientadores
A CC-CIMPIN tem os seguintes princípios orientadores:
a) Segregação das funções de contratação, de negociação, de compras e de pagamentos;
b) Utilização de ferramentas de compras eletrónicas com funcionalidades de catálogos eletrónicos e de encomenda automatizada;
c) Adoção de práticas aquisitivas por via eletrónica baseadas na ação de negociação, com vista à redução de custos;
d) Preferência pela aquisição dos bens e serviços que promovam a proteção do ambiente e outros interesses constitucionalmente protegidos;
e) Promoção da concorrência;
f) Garantia de plena autonomia dos municípios que integram a Comunidade Intermunicipal do Pinhal Interior Norte;
g) Adoção de práticas que fomentem e promovam aspetos ambientais e sociais nos Municípios que integram a CC-CIMPIN.
Artigo 4.º
Missão
A CC-CIMPIN tem como missão:
a) Adjudicar propostas de execução de empreitadas de obras públicas, de fornecimento de bens móveis e de prestação de serviços, a pedido e em representação das entidades adjudicantes;
b) Locar ou adquirir bens móveis ou adquirir serviços destinados a entidades adjudicantes, nomeadamente por forma a promover o agrupamento de encomendas;
c) Celebrar acordos quadro, designados contratos públicos de aprovisionamento, que tenham por objeto a posterior celebração de contratos de empreitadas de obras públicas ou de locação ou de aquisição de bens móveis ou de aquisição de serviços.
d) Estabelecer a estratégia e as políticas de compra para as categorias de bens e serviços estabelecidos;
e) Promover e assegurar a agregação de necessidades de compra das entidades adjudicantes abrangidas, incluindo a consolidação do planeamento de necessidades, a análise, normalização e estandardização de especificações de produtos e serviços a adquirir;
f) Estimar o valor do potencial de poupança a obter, através da agregação de necessidades de compra das entidades adjudicantes abrangidas;
g) Conduzir processos negociais, no que respeita às categorias de produtos e serviços, proceder quando aplicável, à gestão dos respetivos contratos e relações com fornecedores;
h) Monitorizar o desempenho da função de compras da Comunidade Intermunicipal do Pinhal Interior Norte e avaliar o impacto (poupanças) dos processos de negociação centralizada desenvolvidos pela CC-CIMPIN;
i) Promover junto das entidades adjudicantes abrangidas a utilização dos serviços da CC-CIMPIN;
j) Elaborar e promover normas, regras e procedimentos que simplifiquem e racionalizem os processos de aquisição e aprovisionamento;
k) Definir critérios de compra e de aquisição de bens e serviços;
l) Apoiar as áreas de aprovisionamento das entidades adjudicantes abrangidas que pretendam desenvolver processos de negociação, bem como disponibilizar a plataforma eletrónica para a execução deste tipo de negociação.
Artigo 5.º
Âmbito subjetivo
1 - A CC-CIMPIN abrange os municípios de Alvaiázere, Ansião, Arganil, Castanheira de Pera, Figueiró dos Vinhos, Góis, Lousã, Miranda do Corvo, Oliveira do Hospital, Pampilhosa da Serra, Pedrógão Grande, Penela, Tábua e Vila Nova de Poiares.
2 - O recurso, pelas entidades referidas no número anterior, aos acordos quadro negociados pela CC-CIMPIN, é facultativo.
3 - Além das entidades referidas no n.º 1, podem integrar a CC-CIMPIN outras entidades que se encontrem submetidas ao Código dos Contratos Públicos, nomeadamente, juntas de freguesia, serviços municipalizados e entidades que integrem o setor empresarial local, mediante a aprovação do órgão executivo da CIMPIN.
Artigo 6.º
Âmbito objetivo
A CC-CIMPIN desenvolverá todas as atividades que a sua natureza lhe permitir, designadamente:
a) Celebrar acordos quadro, designados por contratos públicos de aprovisionamento, que tenham por objeto a posterior celebração de contratos de aquisição de bens móveis, de aquisição de serviços ou de contratos de locação;
b) Conduzir procedimentos de formação de contratos de aquisição de bens móveis de prestação de serviços, a pedido e em representação de cada uma das entidades adjudicantes abrangidas ou de várias, através de agrupamentos de entidades adjudicantes;
c) Elaborar e conduzir procedimentos de formação de contratos de bens móveis e de prestação de serviços, efetuar convites aos cocontratantes dos acordos quadro para os efeitos estatuídos no artigo 259.º do Código dos Contratos Públicos, negociar por qualquer meio legalmente admissível, a pedido e em representação de cada uma das entidades adjudicantes abrangidas ou de várias, passando a CC-CIMPIN a desempenhar as funções de entidade agregadora e representante das mesmas;
d) Locar ou adquirir bens móveis destinados às entidades adjudicantes abrangidas, nomeadamente por forma a promover o agrupamento de encomendas.
Artigo 7.º
Celebração de acordos quadro
Na celebração dos acordos quadro referidos na alínea a) do artigo anterior, a CC-CIMPIN poderá adotar uma das seguintes modalidades:
a) Acordo quadro celebrado com uma única entidade, quando nele estejam suficientemente especificados todos os aspetos da execução dos contratos a celebrar ao seu abrigo que sejam submetidos à concorrência pelo caderno de encargos;
b) Acordo quadro celebrado com várias entidades, quando neles não estejam totalmente contemplados ou não estejam suficientemente especificados os aspetos da execução dos contratos a celebrar ao seu abrigo que sejam submetidos à concorrência pelo caderno de encargos.
Artigo 8.º
Direitos das entidades adjudicantes abrangidas pela CC-CIMPIN
As entidades abrangidas pela CC-CIMPIN têm direito a:
a) Indicar um representante efetivo e um suplente para a Comissão de Acompanhamento, prevista no artigo 15.º do presente Regulamento;
b) Usufruir, nos termos do Código dos Contratos Públicos e do Decreto-Lei 200/2008, de 9 de outubro, e demais legislação aplicável, das vantagens asseguradas pelos acordos quadro celebrados pela CC-CIMPIN;
c) Beneficiar de ferramentas eletrónicas, nomeadamente, catalogação eletrónica, leilões eletrónicos e agregação de necessidades, nos processos de adjudicação encetados ao abrigo de acordos quadro;
d) Indicar representantes para a Comissão Técnica prevista no artigo 17.º do presente Regulamento, sempre que tal lhes seja solicitado.
Artigo 9.º
Deveres das entidades adjudicantes abrangidas
1 - As entidades adjudicantes abrangidas autorizam a CC-CIMPIN a publicitar a sua identidade no sítio da Internet e nos fóruns onde a CC-CIMPIN tenha participação.
2 - As entidades adjudicantes abrangidas obrigam-se a:
a) Fornecer informação, com a periodicidade proposta pela Comissão de Acompanhamento;
b) Fazer-se representar sempre que sejam convocadas;
c) Zelar pelo bom funcionamento da CC-CIMPIN;
d) Garantir a formação dos técnicos envolvidos na CC-CIMPIN;
e) Autorizar a CC-CIMPIN a desempenhar as funções de entidade agregadora, sempre que assim o requeiram, por forma a que esta possa efetuar convites aos cocontratantes dos acordos quadro para os efeitos estatuídos no artigo 259.º do Código dos Contratos Públicos e com eles negociar por qualquer meio legalmente admissível, sempre a pedido e em representação de cada uma das entidades adjudicantes abrangidas ou de várias.
Artigo 10.º
Contratos de mandato administrativo
1 - Mediante a celebração de contrato de mandato administrativo a celebrar entre a Comunidade Intermunicipal do Pinhal Interior Norte e qualquer das entidades adjudicantes abrangidas, pode a CC-CIMPIN encarregar-se do processo de contratualização para aquisição de bens móveis e de serviços, mesmo que não abrangidos por acordos quadro.
2 - O contrato de mandato administrativo referido no número anterior regula as relações entre a Comunidade Intermunicipal do Pinhal Interior Norte e a entidade adjudicante e define, designadamente, os níveis de serviço nos termos dos quais aquela deve desenvolver, no caso concreto, a sua atividade.
Artigo 11.º
Estrutura da CC-CIMPIN
A CC-CIMPIN está integrada na Área Administrativa e de Gestão e possui a seguinte estrutura:
1 - Unidades funcionais:
a) Gestor de Projeto;
b) Unidade de Gestão de Categorias;
c) Unidade de Gestão Tecnológica.
2 - Unidades consultivas:
a) Comissão de Acompanhamento;
b) Comissão Técnica.
Artigo 12.º
Composição das Unidades Funcionais
A Gestão do Projeto é da competência da CIMPIN, que designará o gestor do projeto, responsável pela Central de Compras e que será coadjuvado pelo Consultor externo alocado ao projeto;
A Unidade de Gestão de Categorias é composta pelos Técnicos alocados à Central de Compras pela CIMPIN;
A Unidade de Gestão Tecnológica é composta pelos Técnicos da Plataforma da Central de Compras Eletrónicas, externa à CIMPIN.
Artigo 13.º
Competências do Gestor da CC-CIMPIN
Compete ao Gestor da CC-CIMPIN:
a) Propor superiormente a estratégia da Central de Compras;
b) Propor superiormente os objetivos e métricas de desempenho a atingir pela CC-CIMPIN;
c) Monitorizar o desempenho da CC-CIMPIN de acordo com os objetivos definidos superiormente;
d) Supervisionar e controlar os contratos negociados;
e) Elaborar relatórios de atividade para apresentação superior, de acordo com a periodicidade a definir;
f) Assessorar a Comissão de Acompanhamento;
g) Avaliar da satisfação das entidades aderentes;
h) Executar as demais competências necessárias ao bom funcionamento da CC-CIMPIN.
i) Coordenar os pedidos das entidades adjudicantes relativamente às funções de entidade agregadora da CC-CIMPIN e acompanhar eventuais negociações efetuadas nos termos do artigo 259.º do CCP;
j) Acompanhar a gestão dos processos de negociação.
Artigo 14.º
Competências da Unidade de Gestão de Categorias
Compete à Unidade de Gestão de Categorias:
a) Proceder à categorização e estandardização dos bens e serviços;
b) Assegurar a agregação das necessidades de compra das entidades adjudicantes abrangidas;
c) Proceder ao planeamento das necessidades de compra anuais das entidades adjudicantes abrangidas;
d) Proceder à seleção de fornecedores/ prestadores de serviço;
e) Acompanhar a gestão dos processos de negociação;
f) Proceder à análise dos níveis de execução dos contratos;
g) Proceder à identificação e quantificação de aquisições fora de contrato.
Artigo 15.º
Competências da Unidade de Gestão Tecnológica
Compete à Unidade de Gestão Tecnológica:
a) Assegurar a gestão e a administração de ocorrências na plataforma eletrónica;
b) Assegurar a gestão de contrato de disponibilização da plataforma eletrónica;
c) Monitorizar níveis de desempenho da plataforma, mediante condições contratuais.
Artigo 16.º
Composição das Unidades Consultivas
A Comissão de Acompanhamento é composta por um representante de cada um dos Municípios que integram a CC-CIMPIN;
A Comissão Técnica tem uma composição variável, em função de necessidades específicas, e é integrada por técnicos habilitados designados pelas entidades adjudicantes abrangidas pela CC-CIMPIN, para cada área de contratação em concreto;
O Conselho Executivo da CIMPIN deve designar os membros da Comissão de Acompanhamento e das Comissões Técnicas.
Artigo 17.º
Competências da Comissão de Acompanhamento
Compete à Comissão de Acompanhamento:
a) Assegurar a correta implementação das medidas e ações definidas, com base em reuniões periódicas;
b) Participar na definição da estratégia da CC-CIMPIN;
c) Promover a redução/ eliminação de riscos associados ao processo de compras;
d) Propor iniciativas no âmbito da contratação pública;
e) Identificar as categorias -alvo a integrar em acordos quadro, pela CC-CIMPIN;
f) Garantir a homogeneidade dos processos e procedimentos.
Artigo 18.º
Competências da Comissão Técnica
Compete à Comissão Técnica, para os casos específicos:
a) Apoiar na elaboração das peças do procedimento;
b) Definir as especificações dos bens e serviços;
c) Identificar potenciais fornecedores;
d) Avaliar alternativas e soluções;
e) Emitir pareceres e relatórios técnicos;
f) Prestar aconselhamento periódico em função das necessidades.
Artigo 19.º
Gestão de atividades por terceiros
1 - A gestão das plataformas eletrónicas sob a qual assentam os leilões eletrónicos, a catalogação eletrónica, agregação eletrónica, contratação eletrónica, e outras ferramentas utilizadas pela CC-CIMPIN podem ser cometidas a um fornecedor externo de serviços, atenta a complexidade técnica exigida.
2 - A gestão da atividade da CC-CIMPIN pode ainda, por deliberação da Conselho Executiva da CIMPIN, ser atribuída a um fornecedor externo de serviços, devendo, no entanto, esta deliberação assentar em critérios de eficiência e economia financeira.
Artigo 20.º
Casos omissos e dúvidas
Os casos omissos e as dúvidas serão resolvidos por deliberação fundamentada do Conselho Executivo da Comunidade Intermunicipal do Pinhal Interior Norte.
Artigo 21.º
Entrada em vigor
O presente Regulamento entra em vigor na data da sua aprovação.
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