Comunidade Intermunicipal do Alto Alentejo - Regulamento
Regulamento Orgânico e de Funcionamento da Central de Compras da Comunidade Intermunicipal do Alto Alentejo - CC-CIMAA
Preâmbulo
O projecto de compras electrónicas que a Comunidade Intermunicipal do Alto Alentejo tem vindo a desenvolver, através da figura do agrupamento de entidades adjudicantes, permitiu obter poupanças financeiras e processuais significativas.
No sentido de se melhorar o nível de respostas a dar às necessidades dos municípios, torna-se necessário evoluir para a constituição de uma central de compras.
O presente regulamento e as deliberações dos órgãos da Comunidade Intermunicipal do Alto Alentejo que o aprovam, representam os actos constitutivos da Central de Compras da Comunidade Intermunicipal Alto Alentejo (CC-CIMAA), que tem como normas habilitantes a alínea c) do n.º 1 do artigo 16.º da Lei 45/2008, de 27 de Agosto, o Código dos Contratos Públicos, aprovado pelo Decreto-Lei 18/2008, de 29 de Janeiro, alterado e republicado pelo Decreto-Lei 278/2009, de 2 de Outubro, e o Decreto-Lei 200/2008, de 9 de Outubro.
Artigo 1.º
Objecto
O presente regulamento define a estrutura orgânica e o funcionamento da Central de Compras da Comunidade Intermunicipal do Alto Alentejo (CC-CIMAA).
Artigo 2.º
Natureza da CC-CIMAA
1 - A CC-CIMAA é uma central de compras instituída pela Comunidade Intermunicipal do Alto Alentejo, nos termos dos artigos 260.º a 262.º do Código dos Contratos Públicos, aprovado pelo Decreto-Lei 18/2008, de 29 de Janeiro, alterado e republicado pelo Decreto-Lei 278/2009, de 2 de Outubro, e do Decreto-Lei 200/2008, de 9 de Outubro.
2 - A CC-CIMAA é um sistema de negociação e contratação centralizado, destinado à aquisição de um conjunto padronizado de bens e serviços, em benefício das entidades adjudicantes abrangidas.
Artigo 3.º
Princípios orientadores
A CC-CIMAA tem os seguintes princípios orientadores:
a) Segregação das funções de contratação, de compras e de pagamentos;
b) Utilização de ferramentas de compras electrónicas com funcionalidades de catálogos electrónicos e de encomenda automatizada;
c) Adopção de práticas aquisitivas por via electrónica baseadas na acção de negociação, com vista à redução de custos;
d) Preferência pela aquisição dos bens e serviços que promovam a protecção do ambiente e outros interesses constitucionalmente protegidos;
e) Promoção da concorrência;
f) Garantia de plena autonomia dos municípios que integram a Comunidade Intermunicipal do Alto Alentejo.
Artigo 4.º
Missão
A CC-CIMAA tem como missão:
a) Estabelecer a estratégia e as políticas de compra para as categorias de bens e serviços estabelecidos;
b) Promover e assegurar a agregação de necessidades de compra das entidades adjudicantes abrangidas, incluindo a consolidação do planeamento de necessidades, a análise, normalização e standardização de especificações de produtos e serviços a adquirir;
c) Estimar o valor do potencial de poupança a obter, através da agregação de necessidades de compra das entidades adjudicantes abrangidas;
d) Conduzir processos negociais, no que respeita às categorias de produtos e serviços definidos como transversais e proceder, quando aplicável, à gestão dos respectivos contratos e relações com fornecedores;
e) Monitorizar o desempenho da função de compras da Comunidade Intermunicipal do Alto Alentejo e avaliar o impacto (poupanças) dos processos de negociação centralizada desenvolvidos pela CC-CIMAA;
f) Promover junto das entidades adjudicantes abrangidas a utilização dos serviços da CC-CIMAA;
g) Elaborar e promover normas, regras e procedimentos que simplifiquem e racionalizem os processos de aquisição e aprovisionamento;
h) Definir critérios de compra e de aquisição de bens e serviços em articulação com as deliberações dos órgãos intermunicipais;
i) Apoiar as áreas de aprovisionamento das entidades adjudicantes abrangidas que pretendam desenvolver processos de negociação municipais (não transversais), bem como disponibilizar a plataforma electrónica para a execução deste tipo de negociação.
Artigo 5.º
Âmbito subjectivo
1 - A CC-CIMAA abrange os municípios de Alter do Chão, Arronches, Avis, Campo Maior, Castelo de Vide, Crato, Elvas, Fronteira, Gavião, Marvão, Monforte, Nisa, Ponte de Sor, Portalegre e Sousel.
2 - O recurso, pelas entidades referidas no número anterior, aos acordos quadro negociados pela CC-CIMAA, é facultativo.
3 - Além das entidades referidas no n.º 1, podem integrar a CC-CIMAA outras entidades que se encontrem submetidas ao Código dos Contratos Públicos, nomeadamente, serviços municipalizados e entidades que integrem o sector empresarial local, mediante a aprovação do órgão executivo da Comunidade Intermunicipal do Alto Alentejo.
Artigo 6.º
Âmbito objectivo
A CC-CIMAA desenvolverá todas as actividades que a sua natureza lhe permitir, designadamente:
a) Celebrar acordos quadro, designados por contratos públicos de aprovisionamento, que tenham por objecto a posterior celebração de contratos de aquisição de bens móveis, de aquisição de serviços ou de contratos de locação;
b) Conduzir procedimentos de formação de contratos de aquisição de bens móveis de prestação de serviços, a pedido e em representação de cada uma das entidades adjudicantes abrangidas ou de várias, através de agrupamentos de entidades adjudicantes.
Artigo 7.º
Celebração de acordos quadro
Na celebração dos acordos quadro referidos na alínea a) do artigo anterior, a CC-CIMAA poderá adoptar uma das seguintes modalidades:
a) Acordo quadro celebrado com uma única entidade, quando nele estejam suficientemente especificados todos os aspectos da execução dos contratos a celebrar ao seu abrigo que sejam submetidos à concorrência pelo caderno de encargos;
b) Acordo quadro celebrado com várias entidades, quando neles não estejam totalmente contemplados ou não estejam suficientemente especificados os aspectos da execução dos contratos a celebrar ao seu abrigo que sejam submetidos à concorrência pelo caderno de encargos.
Artigo 8.º
Direitos das entidades adjudicantes abrangidas pela CC-CIMAA
As entidades abrangidas pela CC-CIMAA têm direito a:
a) Indicar um representante efectivo e um suplente para a Comissão de Acompanhamento, prevista no artigo 15.º do presente Regulamento;
b) Usufruir, nos termos do Código dos Contratos Públicos e do Decreto-Lei 200/2008, de 9 de Outubro, das vantagens asseguradas pelos acordos quadro celebrados pela CC-CIMAA;
c) Beneficiar de ferramentas electrónicas, nomeadamente, catalogação electrónica, leilões electrónicos e agregação de necessidades, nos processos de adjudicação encetados ao abrigo de acordos quadro;
d) Indicar representantes para a Comissão Técnica prevista no artigo 17.º do presente Regulamento, sempre que tal lhes seja solicitado.
Artigo 9.º
Deveres das entidades adjudicantes abrangidas
1 - As entidades adjudicantes abrangidas autorizam a CC-CIMAA a publicitar a sua identidade no sítio da Internet e nos fóruns onde a CC-CIMAA tenha participação.
2 - As entidades adjudicantes abrangidas deverão:
a) Fornecer informação, com a periodicidade proposta pela comissão de acompanhamento;
b) Fazer-se representar sempre que sejam convocadas;
c) Zelar pelo bom funcionamento da CC-CIMAA;
d) Garantir a formação dos técnicos envolvidos na CC-CIMAA.
Artigo 10.º
Contratos de mandato administrativo
1 - Mediante a celebração de contrato de mandato administrativo a celebrar entre a Comunidade Intermunicipal do Alto Alentejo e qualquer das entidades adjudicantes abrangidas, pode a CC-CIMAA encarregar-se do processo de contratualização para aquisição de bens móveis e de serviços não abrangidos por acordos quadro.
2 - O contrato de mandato administrativo referido no número anterior regula as relações entre a Comunidade Intermunicipal do Alto Alentejo e a entidade adjudicante e define, designadamente, os níveis de serviço nos termos dos quais aquela deve desenvolver, no caso concreto, a sua actividade.
Artigo 11.º
Estrutura da CC-CIMAA
A CC-CIMAA possui a seguinte estrutura:
a) Coordenador;
b) Comissão de Acompanhamento;
c) Comissão Técnica.
Artigo 12.º
Competências do Coordenador da CC-CIMAA
Compete ao Coordenador da CC-CIMAA:
a) Propor superiormente a estratégia da Central de Compras;
b) Propor superiormente os objectivos e métricas de desempenho a atingir pela CC-CIMAA;
c) Monitorizar o desempenho da CC-CIMAA de acordo com os objectivos definidos superiormente;
d) Supervisionar e controlar os contratos negociados;
e) Elaborar relatórios de actividade para apresentação superior, de acordo com a periodicidade a definir;
f) Presidir a Comissão de Acompanhamento;
g) Avaliar da satisfação das entidades aderentes, relativamente aos contratos estabelecidos;
h) Executar as demais competências necessárias ao bom funcionamento da CC-CIMAA;
i) Coordenar os pedidos das entidades adjudicantes relativamente às funções de entidade agregadora da CC-CIMAA e acompanhar eventuais negociações efectuadas nos termos do artigo 259.º do CCP;
j) Acompanhar a gestão dos processos de negociação.
Artigo 13.º
Composição da Comissão de Acompanhamento
1 - A Comissão de Acompanhamento é composta por um representante de cada um dos Municípios que integram a CIMAA, e por técnicos desta.
2 - A Comissão de Acompanhamento reúne 1 vez por mês, no sentido de assegurar a correcta implementação das medidas e acções definidas.
3 - Integrará igualmente esta comissão, um representante de cada entidade que decidir aderir à CC-CIMAA.
Artigo 14.º
Competências da Comissão de Acompanhamento
Compete à Comissão de Acompanhamento:
a) Participar na definição da estratégia da CC-CIMAA;
b) Identificar os bens e serviços a adquirir;
c) Garantir a homogeneidade de procedimentos e promover a redução/ eliminação de riscos associados ao processo de compras;
d) Propor iniciativas no âmbito da contratação pública;
e) Proceder à categorização e standardização dos bens e serviços;
f) Assegurar a agregação das necessidades de compra das entidades adjudicantes abrangidas;
g) Proceder ao planeamento das necessidades de compra anuais das entidades adjudicantes abrangidas;
h) Proceder à selecção de fornecedores/prestadores de serviço;
i) Acompanhar a gestão dos processos de negociação;
j) Proceder à análise dos níveis de execução dos contratos;
k) Proceder à identificação e quantificação de aquisições fora de contrato;
l) Assegurar a gestão e a administração de ocorrências na plataforma electrónica;
m) Assegurar a gestão de contrato de disponibilização da plataforma electrónica;
n) Monitorizar níveis de desempenho da plataforma, mediante condições contratuais.
Artigo 15.º
Composição da Comissão Técnica
A Comissão Técnica tem uma composição variável, com técnicos habilitados em função dos bens e ou serviços a adquirir, designados pelas entidades adjudicantes abrangidas pela CC-CIMAA.
Artigo 16.º
Competências da Comissão Técnica
Compete à Comissão Técnica:
a) Participar na elaboração das peças do procedimento, essencialmente ao nível das especificações técnicas (caderno de encargos) dos bens e serviços;
b) Identificar potenciais fornecedores;
c) Emitir pareceres e relatórios técnicos;
d) Participar no júri dos procedimentos;
e) Prestar aconselhamento periódico, em função das necessidades.
Artigo 17.º
Gestão de actividades por terceiros
A gestão das plataformas electrónicas sob a qual assentam os leilões electrónicos, a catalogação electrónica, agregação electrónica, contratação electrónica, e outras ferramentas utilizadas pela CC-CIMAA podem ser cometidas a um fornecedor externo de serviços, atenta a complexidade técnica exigida.
Artigo 18.º
Casos omissos e dúvidas
Os casos omissos e as dúvidas serão resolvidos por deliberação fundamentada do Conselho Executivo da Comunidade Intermunicipal do Alto Alentejo.
Artigo 19.º
Entrada em vigor
O presente Regulamento entra em vigor na data da sua publicação.
29 de Novembro de 2011. - O Presidente do Conselho Executivo, Armando Jorge Mendonça Varela.
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