Os Serviços de Acção Social da Universidade dos Açores são uma pessoa colectiva de direito público, dotada de personalidade jurídica e de autonomia administrativa e financeira, sediada no Campus de Ponta Delgada da Universidade dos Açores, nos termos da lei e dos Estatutos da Universidade dos Açores.
Preambulo
De acordo com o estabelecido nos Artigos 2.º, 20.º, 40.º, alínea h) e 128.º, todos da Lei 62/2007, de 10 de Setembro e dos Artigos 4.º, alínea h), 114.º, todos dos Estatutos da Universidade de Açores e em conformidade com o Regulamento 6 /2010, publicado no DR 2.ª série n.º 4 de 7 de Janeiro de 2010, o Reitor da Universidade dos Açores aprovou os Estatutos dos Serviços da Acção Social, superintendendo e exercendo os poderes resultantes do Regime Jurídico das Instituições de Ensino Superior e dos Estatutos da universidade dos Açores.
A Acção Social da Universidade dos Açores (UA), é desenvolvida através dos Serviços de Acção Social da Universidade dos Açores, abreviadamente designados por SASUA, tendo por missão proporcionar aos estudantes, serviços e apoios sociais de qualidade, com vista às melhores condições de integração e sucesso escolar, garantindo a igualdade de oportunidades no acesso e frequência bem sucedida do Ensino Superior.
No âmbito da estrutura de acção social escolar, os SASUA concedem apoios directos e indirectos:
1 - São modalidades de apoio directo:
a) Bolsas de estudo;
b) Auxílios de emergência;
2 - São modalidades de apoio social indirecto:
a) Acesso à alimentação e ao alojamento;
b) Acesso a serviços de saúde, psicologia e aconselhamento social, promovendo o bem estar dos estudantes;
c) Apoio a actividades culturais e desportivas.
A fim de dar cumprimento ao artigo décimo quarto dos Estatutos dos SASUA, o Administrador para a Acção Social define através do presente Regulamento, as competências que cabem a cada um dos Serviços, Gabinetes e Sectores.
Assim, a actividade e orgânica dos SASUA regem-se pelo presente Regulamento Interno.
CAPÍTULO I
Administrador
Artigo 1.º
Administrador
Os SASUA são dirigidos por um administrador, responsável pela gestão e administração dos serviços.
O administrador dos SASUA é livremente nomeado e exonerado pelo Reitor nos termos da lei e dos Estatutos da Universidade dos Açores.
São competências do administrador as previstas na lei e nos estatutos dos SASUA, cabendo-lhe definir o modelo de gestão que considera mais adequado à prossecução dos objectivos e missão dos SASUA.
O cargo de Administrador para a acção social é equiparado ao de Administrador da Universidade dos Açores, para efeitos remuneratórios.
Sector de Informática
Compete ao Sector de Informática
1 - Área de gestão e acompanhamento de sistemas de informação
a) Acompanhar a implementação dos sistemas e tecnologias de informação, assegurando a sua gestão. Formação dos utilizadores e continuada adequação aos objectivos da organização, bem como, normalizar os modelos de dados e estruturar os conteúdos e fluxos informacionais definindo as normas de acesso e níveis de confidencialidade da informação;
b) Realizar os estudos de suporte às decisões de implementação de processos e sistemas informáticos e à especificação e contratação de tecnologias de informação e comunicação (TIC) e de empresas de prestação de serviços de informática através da análise de requisitos, especificando as aplicações e programas informáticos, as entradas e saídas, os modelos de dados e os esquemas de processamento, colaborando na modelização de testes e na avaliação de protótipos;
c) Apoiar os utilizadores na operação dos equipamentos terminais de processamento e de comunicação de dados, dos microcomputadores e dos respectivos suportes lógicos de base e definir procedimentos de uso geral necessários a uma fácil e correcta utilização de todos os sistemas instalados.
d) Estudar o impacte dos sistemas e das tecnologias de informação na organização do trabalho e no sistema organizacional, propondo medidas adequadas para a introdução de inovações na organização e funcionamento dos serviços e para a formação dos utilizadores de informática;
e) Apoiar os utilizadores finais na operação dos equipamentos e no diagnóstico e resolução dos respectivos problemas.
CAPÍTULO II
Organização dos Serviços e suas competências
Artigo 2.º
1 - Os SASUA compreendem as seguintes unidades funcionais:
a) Os Serviços Administrativos e Financeiros;
b) Gabinete de Planeamento, Auditoria e Controlo;
c) O Gabinete de Apoio ao Aluno;
d) O Gabinete de Desporto e Cultura.
2 - A estrutura dos SASUA é composta por Serviços e Gabinetes.
3 - A coordenação dos gabinetes e serviços é feita, de acordo com o previsto no n.º 2 do artigo décimo terceiro dos Estatutos dos SASUA.
4 - Cada sector poderá ter um responsável, proposto pelo Coordenador e designado por despacho do administrador, de acordo com as conveniências do Serviço.
5 - Os SASUA elaboram anualmente, nos termos da lei, o seu mapa de pessoal.
SECÇÃO I
Serviços Administrativos e Financeiros
Artigo 3.º
Âmbito
1 - Os Serviços Administrativos e Financeiros são dirigidos por um coordenador que exerce as suas atribuições nos domínios da gestão e administração e compreende os seguintes serviços:
a) Sector Administrativo e Financeiro
b) Sector de Aprovisionamento e Património
c) Sector de Alimentação
2 - O Coordenador dos Serviços exerce as competências que lhe estão cometidas por lei e as que lhe forem delegadas, competindo-lhe nomeadamente:
a) Orientar, controlar e avaliar o desempenho e a eficiência dos serviços, com vista à execução dos planos de actividades e à prossecução dos resultados obtidos e a alcançar;
b) Garantir a coordenação das actividades e a qualidade técnica da prestação dos serviços;
c) Gerir com rigor e eficiência os recursos humanos, patrimoniais e tecnológicos afectos aos SASUA, optimizando os meios e adoptando medidas conducentes aos objectivos definidos
d) Desenvolver estudos sobre as metodologias e os critérios orientadores a adoptar no desempenho das funções de planeamento e programação das actividades dos SASUA;
e) Elaborar os planos e relatórios de actividade dos SASUA;
f) Elaborar, difundir e apoiar a criação de instrumentos de planeamento, de programação financeira;
g) Apoiar a definição das principais opções em matéria orçamental, assegurar a articulação entre os instrumentos de planeamento, de previsão orçamental, de reporte e de prestação de contas;
h) Assegurar a resposta a pedidos, internos e externos, de informação estatística;
Artigo 4.º
Competências
Aos Serviços Administrativos, através dos respectivos sectores, compete:
1 - Recursos Humanos e Expediente
a) Recolher e tratar os dados relevantes para a gestão integrada dos recursos humanos e elaborar periodicamente os respectivos relatórios;
b) Executar as acções necessárias à organização e instrução dos processos relativos ao pessoal que preste serviço nos SASUA, a qualquer título;
c) Recolher e verificar os elementos necessários do registo de assiduidade do pessoal, e assegurar a organização e actualização do cadastro de pessoal;
d) Processar os salários, gratificações e outros abonos ao pessoal;
e) Desencadear de acordo com o disposto na lei geral, o processo periódico de avaliação de desempenho do pessoal.
f) Efectuar a recepção, classificação, registo e distribuição oportuna da correspondência recebida, bem como assegurar a expedição da correspondência a enviar pelos SASUA;
g) Organizar e manter actualizado o arquivo geral dos SASUA bem como a documentação à sua guarda;
h) Assegurar o expediente geral dos SASUA;
2 - Aprovisionamento e Património
Ao Aprovisionamento compete:
a) Proceder ao aprovisionamento de bens, materiais e equipamentos necessários ao regular e contínuo funcionamento e actuação dos serviços;
b) Providenciar para que as aquisições se realizem de acordo com as normas legais;
c) Proceder a uma racional gestão de compras, de acordo com critérios definidos em colaboração com os utilizadores, após superior aprovação.
d) Assegurar um correcto armazenamento dos bens, materiais e equipamentos aprovisionados, garantindo o respectivo transporte e distribuição;
e) Fornecer, após verificação de eventuais autorizações, mas sempre mediante requisição própria, os bens e materiais destinados ao funcionamento ou actuação dos serviços, controlando as entregas através de um sistema eficaz, económico e racional de gestão que garanta a sua adequada afectação e a mais correcta utilização;
f) Manter em armazém a existência mínima que assegure o regular funcionamento dos vários sectores.
À Gestão de Instalações e equipamentos, compete:
a) Providenciar para que todos os equipamentos e bens móveis e imóveis, existentes nos SASUA estejam em permanentes condições de funcionamento;
b) Proceder a vistorias periódicas para avaliação de anomalias;
c) Instruir os utilizadores da forma correcta de utilização de equipamentos e respectivas normas de segurança;
d) Preparar para cada exercício económico uma previsão das necessidades dos serviços de reparação e manutenção (assistência técnica) a contratar ao exterior ou a realizar internamente, equipamentos, máquinas, utensílios, materiais, ferramentas e outros bens necessários ao desenvolvimento da actividade normal da área e remetê-la ao Sector de Contabilidade para aprovação superior e elaboração do orçamento;
e) Colaborar com o Serviço Financeiro na permanente actualização do inventário e cadastro de bens e realizar as verificações físicas periódicas;
f) Elaborar pareceres ou propor autos de abate ou alienação de bens, em fim de vida ou sem interesse funcional;
g) Assegurar e ou preparar a elaboração de pareceres, programas, estudos e projectos;
h) Elaborar as condições técnicas gerais e especiais a integrar nos processos de concurso;
i) Acompanhamento das obras em curso com execução de relatórios;
j) Propor o abate dos bens que se encontrem obsoletos;
Ao Sector Financeiro, compete:
1 - Contabilidade
a) Executar a escrituração respeitante à contabilidade orçamental, patrimonial e analítica dos SASUA;
b) Elaborar a documentação e promover a liquidação e cobrança de receitas dos SASUA;
c) Instruir os processos relativos a despesas e informar quanto à sua legalidade e cabimento, conferir as ordens de pagamento e processar as requisições de fundos;
d) Elaborar e controlar as contas correntes com as diversas entidades que têm movimentos financeiros com os SASUA;
e) Conferir os documentos e os movimentos de recebimento e pagamento da tesouraria assegurando o seu planeamento a curto prazo;
f) Preparar e elaborar o projecto de orçamento ordinário dos SASUA bem como os orçamentos suplementares e necessárias alterações;
g) Preparar e elaborar a prestação de contas anual a enviar ao Tribunal de Contas.
h) Organizar e manter actualizado o inventário e cadastro dos bens móveis e imóveis dos SASUA de acordo com as disposições legais sobre a matéria;
i) Organizar os autos de abate e inutilização dos bens deteriorados;
j) Promover o balanço anual do património dos SASUA e proceder às amortizações nos termos da lei.
2 - Tesouraria
a) Manter devidamente processados, escriturados e actualizados os documentos de Tesouraria, no estrito cumprimento pelas disposições legais e regulamentares sobre a contabilidade dos SASUA;
b) Arrecadar todas as importâncias legalmente cobradas nos SASUA, mediante guias ou documentos passados pelas entidades competentes;
c) Proceder ao depósito das importâncias autorizadas respeitantes às requisições de fundos e cobradas directamente pelos SASUA;
d) Dar cumprimento às ordens de pagamento após verificação das necessárias condições legais;
e) Escriturar a folha de cofre, remetendo-a ao serviço de Contabilidade, conjuntamente com os documentos de suporte da receita e da despesa;
f) Controlar as contas bancárias;
g) Colaborar na elaboração de balancetes a apresentar nas reuniões do Conselho de Gestão e outros que lhe sejam solicitados;
h) Executar tudo o que mais lhe seja determinado pelo seu responsável hierárquico;
i) Zelar pela guarda e segurança dos valores em cofre.
Ao Sector de Alimentação, compete:
1 - Controlo Alimentar
a) Assegurar o cumprimento das normas e orientações estabelecidas para o funcionamento e utilização de todas as unidades alimentares;
b) Criar ciclos de ementas, observando critérios de nutrição, equilíbrio e qualidade alimentar nas unidades alimentares;
c) Zelar pelo fornecimento de refeições que em rigor obedeçam às normas de segurança e higiene alimentar;
d) Optimizar os recursos humanos afectos às unidades alimentares, criando hábitos correctos de trabalho;
e) Verificar, com base no que legalmente ou contratualmente esteja estabelecido, todo e qualquer processo, acção, tarefa ou procedimento de utilização relativos à prestação de serviços concessionados nas unidades alimentares;
f) Desenvolver e implementar o plano de autocontrolo nas unidades em gestão directa, assim como verificar a sua implementação nas unidades concessionadas, de forma a assegurar que todos os alimentos resultantes das actividades das unidades em apreço cumpram as disposições legais em vigor em matéria de salubridade e higiene.
2 - Unidades Alimentares
a) Providenciar pela abertura e assegurar o normal funcionamento dos refeitórios e bares;
b) Propor superiormente as normas a que deve obedecer a utilização e funcionamento daquelas unidades e respectivas estruturas de apoio;
c) Zelar pela manutenção, conservação e higiene do equipamento das instalações;
d) Entregar na área competente as receitas cobradas, bem como toda a documentação de suporte;
SECÇÃO II
Gabinete de Planeamento, Auditoria e Controlo
Artigo 5.º
Competência
Apoiar a organização no estabelecimento de um sistema de controlo interno através da avaliação da sua eficiência e eficácia e da sistematização de metodologias e procedimentos, com vista à obtenção da certificação das contas.
Avaliar a adequação dos processos e procedimentos face à gestão de risco dos órgãos com capacidade para tomar decisões de gestão, no que respeita à confiança e integridade na informação financeira e operacional, à eficiência e eficácia das operações, à salvaguarda dos activos e ao cumprimento das leis, regulamentos e contratos;
Emitir pareceres e recomendações relativas à gestão da organização, operações e sistemas de informação;
Controlar a execução dos planos de actividades e serviços;
Proceder ao acompanhamento das auditorias externas.
SECÇÃO III
Gabinete de Apoio ao Aluno
Artigo 6.º
Âmbito
O gabinete de Apoio ao Aluno é dirigido por um Coordenador que exerce funções desenvolvendo a sua actuação no âmbito do apoio ao aluno proporcionando os meios necessárias ao desenvolvimento e progresso em condições de igualdade.
O Gabinete de Apoio ao Aluno compreende os seguintes sectores:
a) Sector de Bolsas e Alojamento
b) Sector de Saúde
Artigo 7.º
Competência
Ao Gabinete de Apoio ao Aluno através dos respectivos sectores, compete:
1 - Atribuição de Bolsas e Alojamento
a) Organizar os processos de candidatura e propor os benefícios sociais a conceder;
b) Fazer o acompanhamento dos estudantes no sentido de identificar situações supervenientes de carência económica, desadaptação ao ambiente escolar, ou outras que possam influenciar o sucesso escolar e a inserção social dos estudantes;
c) Propor a atribuição de benefícios sociais aos estudantes ou quaisquer outras medidas que, possam contribuir para o sucesso escolar dos estudantes e a sua inserção social;
d) Preparar o acolhimento dos estudantes estrangeiros e dos estudantes em mobilidade e fazer o seu acompanhamento regular;
e) Propor a adopção de medidas de natureza preventiva no âmbito da saúde e do combate às diversas formas de dependência;
f) Propor e colaborar na elaboração de estudos sobre as condições socioeconómicas dos estudantes;
g) Fazer recomendações no sentido de melhorar as condições de alojamento e serviços de saúde dos SASUA.
h) Enviar aos serviços competentes os elementos necessários ao pagamento dos apoios financeiros;
i) Organizar e enviar aos serviços competentes os elementos necessários à elaboração do orçamento e relatório anual dos SASUA;
j) Assegurar o normal funcionamento das residências;
k) Propor superiormente alterações ao regulamento de utilização das residências e as regras da sua administração, bem como assegurar o cumprimento dos regulamentos;
l) Organizar os processos de candidatura aos alojamentos e submetê-los a decisão;
m) Organizar e manter actualizado em sistema de controlo da utilização das residências;
n) Vistoriar as instalações, quando da entrada e saída dos utilizadores;
o) Proceder à elaboração dos elementos necessários à cobrança pontual das receitas dos alojamentos;
p) Providenciar e apoiar na existência de sistemas de lavagem e tratamento das roupas das residências;
q) Recolher e facultar os dados estatísticos específicos aos serviços competentes.
2 - Sector de Saúde
a) Proporcionar o acesso dos estudantes a serviços de apoio médico;
b) Propor formas de cooperação com o Serviço Regional de Saúde que facilitem as condições de utilização dos mesmos;
c) Colaborar em campanhas que visem a profilaxia de doenças e a divulgação de actividades no âmbito da saúde;
d) Recolher e facultar os dados estatísticos específicos aos serviços competentes.
e) Atendimento psicológico nos domínios da orientação/reorientação escolar;
f) Apoio psicopedagógico;
g) Apoio psicológico a problemas pessoais/relacionais;
h) Desenvolver actividades de natureza preventiva, de forma a dar resposta às necessidades pessoais nas suas diferentes áreas.
Secção IV
Gabinete Desporto e Cultura
Artigo 8.º
Âmbito
O Gabinete de Desporto e Cultura é dirigido por um Coordenador tendo como missão promover a integração saúde e bem-estar de todos os membros da Universidade dos Açores através das actividades de lazer, do desporto e da cultura.
Artigo 9.º
Competências
Ao Gabinete de Desporto e Cultura, através dos respectivos sectores, compete:
1 - Desporto
a) A promover as adequadas actividades desportivas dos membros da Universidade de Açores;
b) Desenvolver a sua actividade no seguimento da estratégia da Universidade e em cooperação com as associações de estudantes e ou unidades orgânicas da Universidade dos Açores;
c) Gerir os espaços desportivos que estejam afectos aos SASUA;
d) Propor ao Conselho de Gestão a atribuição de subsídios às associações e organizações de estudantes;
2 - Cultura
a) Promover eventos e actividades de âmbito cultural, exposições, encontros, passeios, em parceria com as associações de estudantes;
b) Propor ao Conselho de Gestão a atribuição de subsídios às associações e organizações de estudantes;
c) Optimizar os meios disponíveis de forma a dinamizar actividades de interesse para a comunidade.
CAPÍTULO V
Disposições finais e transitórias
Artigo 10.º
Racionalização dos recursos humanos e financeiros
Será publicitado na página web dos SASUA a estrutura dos serviços de acordo com o mapa de pessoal, os funcionários a ela afectos e os responsáveis pelos diversos sectores, sem prejuízo de poder partilhar serviços com a Universidade dos Açores, tendo como objectivo da racionalização dos recursos humanos e financeiros.
Artigo 11.º
Colaboração de alunos nas actividades dos SASUA
Os SASUA proporcionarão, sempre que tal se mostre possível, estágios curriculares e estágios profissionais a estudantes dos cursos superiores ministrados nas unidades orgânicas da Universidade dos Açores, desde que, que pela natureza das suas formações, possam ser envolvidos em actividades dos Serviços.
Serão privilegiados a contratar os estudantes matriculados na Universidade dos Açores para assegurar temporariamente actividades dos SASUA.
Artigo 12.º
SAS no Campus de Angra o Heroísmo
1 - Os SASUA no Campus de Angra do Heroísmo exercem as suas atribuições nos seguintes domínios:
a) Bolsas de Estudo;
b) Alojamento;
c) Alimentação;
d) Serviços Administrativos e Financeiros;
e) Desporto e Cultura;
2 - Os serviços de apoio social nos SASUA são coordenados directamente pelos responsáveis nas áreas de intervenção dos serviços.
Artigo 13.º
Revisão, alteração e vigência
1 - O presente Regulamento poderá ser revisto sempre que se revele necessário, mediante proposta do Administrador dos SASUA, a aprovar pelo Conselho de Gestão e homologado pelo Reitor da Universidade dos Açores.
2 - O presente Regulamento é obrigatoriamente objecto de revisão após alteração legal ou estatutária que o implique
3 - O presente Regulamento Orgânico entra em vigor no dia seguinte à sua publicação.
(ver documento original)
21 de Junho de 2011. - O Administrador, Francisco Manuel Rosa Coelho.
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