Portaria 159/82
de 4 de Fevereiro
Nos termos dos artigos 1.º e 2.º do Decreto-Lei 29/72, de 24 de Janeiro:
Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Ministros dos Assuntos Sociais, que seja aprovado o Regulamento da Conservação Arquivística da Santa Casa da Misericórdia de Lisboa.
REGULAMENTO DA CONSERVAÇÃO ARQUIVÍSTICA DA SANTA CASA DA MISERICÓRDIA DE LISBOA
1.º - 1 - Deverão ser conservados, pelos prazos mínimos assinalados, os documentos indicados no mapa anexo, que faz parte integrante deste Regulamento.
2 - Os originais dos documentos de conservação permanente, uma vez decorrido o prazo de 50 anos, deverão ser subdivididos em documentos de interesse técnico e administrativo, que permanecerão no arquivo geral, e de interesse histórico, que serão remetidos ao arquivo histórico.
3 - Os documentos de inutilização imediata serão destruídos logo após o seu conhecimento ou depois do expediente que originem.
2.º - 1 - Decorridos os prazos mínimos de conservação fixados no artigo 1.º, os documentos poderão ser inutilizados.
2 - Havendo processo contencioso pendente, os prazos só começarão a contar-se a partir do trânsito em julgado da respectiva sentença.
3 - A inutilização dos documentos será feita por máquina de destruição de papéis, em tiras com largura de resíduo não superior a 15 mm, de modo que seja impossível a sua leitura, ou por corte ou rasgamento total, ao meio, pelo menos em 4 partes, ou por outra forma que impossibilite a respectiva reconstituição.
4 - Na inutilização dos documentos lavrar-se-á um auto de destruição.
3.º A selecção de documentos e a respectiva preparação para microfilmagem serão feitas por pessoal dos respectivos serviços em colaboração com o pessoal dos serviços de arquivo.
4.º - 1 - Poderão os serviços proceder à microfilmagem dos documentos em casos devidamente fundamentados, com a imediata destruição dos documentos escritos, salvo aqueles que são de conservação permanente.
2 - Na microfilmagem dos documentos deverão observar-se as operações seguintes:
a) Selecção da documentação;
b) Preparação dos originais a microfilmar;
c) Ordenação e inserção de elementos de identificação das unidades arquivísticas;
d) Microfilmagem propriamente dita;
e) Conferência do microfilme com o original no sentido de verificar que não foi omitido nenhum documento e que a fotografia se encontra em boas condições técnicas;
f) Identificação das microcópias;
g) Descrição e armazenamento das microcópias.
3 - Será responsável pela regularidade das operações de microfilmagem, bem como pela segurança da inutilidade dos documentos, de modo a impedir a sua leitura ou utilização, o chefe de serviço onde funciona o respectivo centro de microfilmagem.
4 - O início e o termo de cada filme e ainda qualquer parte intermédia, por colagem, deverão ser autenticados com selo branco ou de perfuração especial e a assinatura do responsável.
5 - Os filmes não deverão sofrer cortes ou emendas, devendo reproduzir os termos de abertura e encerramento.
5.º - 1 - Será elaborado um livro de registo de filmes conservados, que possuirá termos de abertura e encerramento, bem como a referência de eventuais colagens, cortes ou emendas, cujas páginas serão rubricadas pelo respectivo chefe de serviço.
2 - As diversas espécies documentais serão microfilmadas em duas bobinas, que deverão ficar guardadas em locais diferentes.
3 - A conservação dos filmes será feita em bobinas convenientemente referenciadas.
4 - O serviço de microfilmagem deverá elaborar um livro de registo de todas as fotocópias emitidas, referenciando a requisição que justificou a reprodução.
6.º - 1 - Quando se proceder à microfilmagem, efectuar-se-á uma declaração onde conste que as imagens reproduzidas em filme são reproduções totais exactas dos originais.
2 - As fotocópias obtidas a partir de microfilmes têm a mesma força probatória dos originais, desde que contenham a assinatura do responsável, devidamente autenticada com selo branco.
7.º As dúvidas surgidas na aplicação do presente Regulamento serão resolvidas por despacho ministerial.
Ministério dos Assuntos Sociais, 29 de Dezembro de 1981. - O Ministro dos Assuntos Sociais, Luís Eduardo da Silva Barbosa.
(ver documento original)
