Ao abrigo da alínea o) do n.º 1 do artigo 92.º da Lei 62/2007, de 10 de Setembro, e do n.º 3 do artigo 94.º dos Estatutos do IPS, homologados pelo Despacho Normativo 56/2008, publicado no DR, 2.ª série, n.º 214, de 4 de Novembro de 2008, e ouvido o Conselho Consultivo de Gestão do IPS, aprovo o Regulamento Interno dos Serviços do Instituto Politécnico de Santarém, constante do anexo a este despacho e que dele faz parte integrante.
IPS, 15 de Julho de 2010. - O Presidente, Jorge Alberto Guerra Justino.
Regulamento Interno dos Serviços do Instituto Politécnico de Santarém
CAPÍTULO I
Natureza e Âmbito de Aplicação
Artigo 1.º
Este Regulamento estabelece o conteúdo funcional dos Serviços Centrais do Instituto Politécnico de Santarém e disposições gerais sobre os Serviços das respectivas Unidades Orgânicas.
CAPÍTULO II
Serviços Centrais
Artigo 2.º
Serviços
1 - Os serviços do Instituto Politécnico de Santarém, adiante designado por Instituto ou IPS, são vocacionados para o apoio técnico e administrativo às respectivas actividades.
2 - São Serviços Centrais do Instituto:
a) Direcção de Serviços de Administração Geral que engloba:
i) Divisão Financeira;
ii) Divisão de Recursos Humanos;
b) Gabinete de Planeamento e Desenvolvimento Estratégico;
c) Gabinete Jurídico;
d) Gabinete de Instalações e Equipamento;
e) Gabinete de Assuntos Académicos;
f) Gabinete de Comunicação e Imagem;
g) Gabinete de Mobilidade e Cooperação Internacional;
h) Gabinete de Avaliação e Qualidade;
i) Centro de Informática do IPS (CiIPS).
Artigo 3.º
Administrador
De acordo com o disposto no n.º 1 do artigo 91.º dos Estatutos do Instituto Politécnico de Santarém, o administrador coordena os serviços do Instituto, sob direcção do presidente.
Artigo 4.º
Coordenação dos Serviços
1 - Os serviços com a natureza de direcção de serviços ou de divisão serão dirigidos por pessoal provido nas categorias equivalentes previstas no Estatuto do Pessoal Dirigente.
2 - Os restantes serviços serão coordenados por pessoal técnico superior, por pessoal docente ou outro para o efeito expressamente designado por despacho do Presidente do Instituto.
3 - Por despacho do Presidente do Instituto serão ainda estabelecidas as dependências hierárquicas e funcionais entre os diferentes serviços e responsáveis e destes perante os órgãos do Instituto.
Artigo 5.º
Direcção de Serviços de Administração Geral
1 - À Direcção de Serviços de Administração Geral compete o apoio nas áreas de gestão de recursos humanos, financeira e patrimonial.
2 - A Direcção de Serviços de Administração Geral compreende as Divisões Financeira e de Recursos Humanos, com as competências previstas nos artigos seguintes.
Artigo 6.º
Divisão Financeira
1 - A Divisão Financeira tem atribuições no domínio financeiro, orçamental e patrimonial, devendo participar na definição da política de gestão do Instituto, nos domínios financeiro, orçamental e patrimonial, e coadjuvar, de uma forma geral, o Presidente, no que respeita ao exercício das suas competências nas áreas referidas.
2 - A Divisão Financeira engloba os seguintes serviços:
a) Contabilidade e Controlo Orçamental;
b) Aprovisionamento e Património;
c) Tesouraria.
3 - Ao Serviço de Contabilidade e Controlo Orçamental compete, designadamente:
a) Reunir, ordenar e preparar todos os elementos necessários à elaboração dos projectos de orçamento e realizar a sua conclusão;
b) Organizar os processos de alteração orçamental do IPS, designadamente os de reforço e transferência de verbas e de antecipação de duodécimos, bem como os competentes orçamentos suplementares;
c) Elaborar a requisição de fundos;
d) Efectuar o acompanhamento da execução orçamental através do controlo da receita e da despesa;
e) Elaborar e informar todos os documentos de despesa, designadamente, sobre a observância das competentes disposições legais e respectiva cabimentação;
f) Escriturar, de acordo com as normas em vigor, todas as receitas do Instituto e promover o seu depósito;
g) Elaborar as reconciliações bancárias mensais das respectivas contas;
h) Realizar análises previsionais e de execução;
i) Organizar e elaborar a conta de gerência a submeter, nos termos da lei, ao Tribunal de Contas;
j) Assegurar o expediente e arquivo da informação própria do sector.
4 - Ao serviço de Aprovisionamento e Património compete, designadamente:
a) Efectuar todas as operações relativas ao controlo de todo o património incluindo o cálculo das amortizações e os processos de abate;
b) Organizar o cadastro e manter actualizado o inventário de todos os bens patrimoniais do Instituto, nos termos da legislação aplicável;
c) Organizar os processos de aquisição de material de uso corrente necessário ao normal funcionamento dos serviços e promover a adequada gestão dos respectivos stocks;
d) Organizar os processos de aquisições e a celebração dos contratos para aquisição de bens e serviços bem como de obras públicas, nos termos das disposições legais vigentes;
d) Assegurar o expediente e arquivo da informação própria do sector.
5 - Ao Serviço de Tesouraria compete, designadamente:
a) Efectuar os competentes registos e proceder aos respectivos depósitos de todas as receitas do Instituto;
b) Efectuar os pagamentos aprovados ou autorizados pelo conselho administrativo;
c) Transferir para os cofres do Estado ou de outras entidades, nos prazos e termos legais, as respectivas receitas em conformidade com as guias preparadas pelo serviço de contabilidade e controlo orçamental;
d) Manter rigorosamente actualizada a escrita da tesouraria, de modo a ser possível verificar, a qualquer momento, os montantes dos fundos em cofre e em depósito;
e) Organizar e apresentar mensalmente, para serem presentes ao conselho administrativo, os balancetes de tesouraria referentes ao mês anterior.
f) Devolver, diariamente, aos serviços competentes a documentação respeitante aos pagamentos efectuados ou receitas cobradas;
g) Processar adiantamentos autorizados e controlar periodicamente os mesmos;
h) Assegurar o expediente e arquivo da informação própria do sector.
Artigo 7.º
Divisão de Recursos Humanos
1 - A Divisão de Recursos Humanos tem atribuições no domínio da gestão de processos e dados de pessoal inerentes à constituição, modificação, suspensão e extinção das relações de emprego, bem como no processamento dos vencimentos e abonos ao pessoal, devendo participar na definição da política de gestão do Instituto nos domínios administrativo e de pessoal e coadjuvar de forma geral o Presidente no que respeita ao exercício das suas competências nas áreas referidas.
2 - A Divisão de Recursos Humanos engloba os seguintes serviços:
a) Pessoal;
b) Vencimentos;
3 - Ao Serviço de Pessoal compete, designadamente:
a) Organizar os processos relativos a recrutamento, selecção e provimento, bem como promoção, progressão, mobilidade, exoneração e rescisão de contratos do pessoal;
b) Instruir os processos relativos às acumulações, faltas, férias e licenças, equiparações a bolseiro, dispensas de serviço e aposentações;
c) Elaborar os contratos e os termos de posse do pessoal docente e não docente;
d) Coordenar e assegurar a preparação da informação estatística relativa ao pessoal do Instituto, a remeter aos serviços da Tutela, designadamente no âmbito do INDEZ e do REBIDES, em articulação com as Unidades Orgânicas;
e) Elaborar o balanço social;
f) Gerir os processos de avaliação de desempenho;
g) Preparar os elementos necessários à conta de gerência no que se refere a pessoal;
g) Instruir os processos relativos aos benefícios sociais do pessoal e dos seus familiares;
h) Desenvolver aplicações informáticas para uso dos serviços com base na análise e diagnóstico de necessidades;
i) Organizar e manter actualizado o cadastro de pessoal;
j) Proceder ao levantamento de necessidades de formação, elaborar e propor os planos e os programas adequados à valorização profissional do pessoal não docente em articulação com as unidades orgânicas;
k) Promover a realização de acções de aperfeiçoamento profissional, internas e externas, e organizar os processos de acompanhamento e avaliação;
l) Assegurar o expediente e arquivo da informação própria do sector garantindo a confidencialidade dos dados registados.
4 - Ao Serviço de Vencimentos compete, designadamente:
a) Processar as folhas de vencimento, salários, gratificações e respectivos descontos;
b) Instruir os processos relativos à prestação de horas extraordinárias, vencimentos de exercício, deslocações e ajudas de custo;
c) Gerir informação relativa à gestão do pessoal e processamento de vencimentos;
d) Assegurar o expediente e arquivo da informação própria do sector.
Artigo 8.º
Gabinete de Planeamento e Desenvolvimento Estratégico
1 - O Gabinete de Planeamento e Desenvolvimento Estratégico engloba dois Núcleos:
a) Núcleo de Planeamento e Desenvolvimento Estratégico;
b) Núcleo de Projectos.
2 - Ao Núcleo de Planeamento e Desenvolvimento Estratégico compete, designadamente:
a) Colaborar na elaboração do plano de actividades do Instituto;
b) Proceder à avaliação das acções planeadas, coordenando a elaboração do projecto de relatório anual de actividades do Instituto;
c) Organizar e manter actualizadas as bases de dados estatísticas de apoio ao planeamento;
d) Assegurar o expediente e arquivo da informação própria do sector.
3 - Ao Núcleo de Projectos compete, designadamente:
a) Apoiar tecnicamente a elaboração das propostas financeiras de candidatura a projectos de investigação e desenvolvimento;
b) Organizar os projectos e acompanhar a respectiva execução, em termos do orçamento contratado para o respectivo período de vigência;
c) Preparar os relatórios de execução financeira dos projectos nos moldes exigidos pelas entidades financiadoras e os respectivos pedidos de financiamento;
d) Assegurar o expediente e arquivo da informação própria do sector.
Artigo 9.º
Gabinete Jurídico
Ao Gabinete Jurídico compete, designadamente:
a) Prestar assessoria de carácter técnico e ou jurídico, sobre quaisquer assuntos que lhe sejam submetidos pelo Presidente do Instituto;
b) Prestar assessoria de carácter técnico e ou jurídico aos órgãos de gestão do Instituto Politécnico e respectivas unidades orgânicas, quando para tal for solicitado pelo Presidente;
c) Intervir, quando a lei o permita e seja solicitado, em processos disciplinares ou de averiguações;
d) Apoiar juridicamente as reuniões de júris de concursos para recrutamento de pessoal docente e não docente, quando para tal for solicitado pelo presidente do júri;
e) Recolher, sistematizar e divulgar legislação e outra documentação jurídica com interesse para os serviços;
f) Assegurar o expediente e arquivo da informação própria do sector.
Artigo 10.º
Gabinete de Instalações e Equipamento
Ao Gabinete de Instalações e Equipamento compete, designadamente:
a) Diagnosticar situações e estudar soluções em matéria de edificações e outras infra-estruturas do Instituto Politécnico de Santarém;
b) Desenvolver programas preliminares de novas construções;
c) Estudar e propor obras de conservação, restauro, remodelação ou adaptação de instalações;
d) Acompanhar a edificação, elaboração e aprovação de projectos de execução de obras;
e) Acompanhar a execução de obras, incluindo actividades de fiscalização e especialidades, para que existam recursos próprios;
f) Executar pequenas obras de conservação ou reparação em edifícios, construções diversas ou infra-estruturas externas;
g) Realizar a manutenção de equipamentos, designadamente equipamentos fixos e outros existentes nas diferentes instalações;
h) Promover a implementação de procedimentos no âmbito das disposições sobre higiene, segurança, intrusão e controlo de acessos, circulação e estacionamento, em colaboração com outras unidades orgânicas do Instituto e de acordo com as orientações traçadas pelos órgãos competentes do Instituto;
i) Manter um ficheiro actualizado sobre as características e o estado de conservação dos edifícios e equipamentos próprios da sua área de actividade;
j) Assegurar o expediente e arquivo da informação própria do sector.
Artigo 11.º
Gabinete de Assuntos Académicos
Ao Gabinete de Assuntos Académicos compete, designadamente:
a) Desenvolver estratégias de acolhimento aos alunos;
b) Prestar informações sobre as condições de ingresso e frequência nos cursos ministrados nas escolas do Instituto;
c) Desenvolver um guia de apoio ao aluno com toda a informação relevante e útil, em suportes diversificados e com actualização sistemática e permanente;
d) Informar e submeter a despacho do Presidente do Instituto os processos relativos à criação, alteração e extinção de cursos de graduação, especialização e pós-graduação, bem como às alterações de planos de estudos e demais matérias relacionadas com os cursos ministrados;
e) Produzir informação sobre a frequência e o aproveitamento dos alunos nos diferentes cursos do Instituto;
f) Elaborar cenários previsionais sobre a procura de cursos ministrados ou a ministrar no Instituto;
g) Promover o registo, análise e divulgação das saídas profissionais;
h) Coordenar um sistema de acompanhamento dos diplomados pelo IPS no que respeita à sua carreira profissional;
i) Coordenar e assegurar a preparação da informação estatística relativa aos estudantes do Instituto, a remeter aos serviços da Tutela, designadamente no âmbito do RAIDES, em articulação com as Unidades Orgânicas;
j) Assegurar o expediente e arquivo da informação própria do sector.
Artigo 12.º
Gabinete de Comunicação e Imagem
Ao Gabinete de Comunicação e Imagem compete, designadamente:
a) Implementar a definição de políticas e estratégias de comunicação e imagem;
b) Promover a imagem do Instituto como uma organização coesa, com identidade própria;
c) Organizar iniciativas que projectem e divulguem a Instituição;
d) Garantir o contacto com os meios de comunicação social;
e) Acompanhar, recolher e tratar informação noticiosa com interesse para o Instituto;
f) Coordenar a edição do Boletim Informativo sobre as actividades culturais, pedagógicas e de investigação desenvolvidas no Instituto;
g) Assegurar e organizar a representação do Instituto em feiras e exposições;
h) Gestão do site do Instituto Politécnico de Santarém na internet;
i) Assegurar o expediente e arquivo da informação própria do sector.
Artigo 13.º
Gabinete de Mobilidade e Cooperação Internacional
Ao Gabinete de Mobilidade e Cooperação Internacional compete, designadamente:
a) Coordenar a apoiar as acções de relação e cooperação internacional do Instituto no âmbito da internacionalização do ensino/cooperação e mobilidade académica;
b) Recolher, divulgar e tratar informação sobre programas/iniciativas de cooperação e mobilidade académica, respectivas linhas de financiamento e procedimentos de candidatura;
c) Promover, apoiar, implementar e acompanhar a mobilidade de estudantes, docentes e técnicos nacionais e estrangeiros;
d) Organizar e divulgar toda a documentação recebida de instituições de ensino superior nacionais e estrangeiras, bem como sobre os programas de educação, formação, investigação e desenvolvimento proveniente de diversos organismos, incluindo a Comissão Europeia;
e) Receber e dar tratamento às candidaturas de estudantes estrangeiros, prestando apoio na obtenção de alojamento e dando orientações à sua chegada com vista à sua integração na vida académica, cultural e social;
f) Apoiar o desenvolvimento de actividades no âmbito de redes inter- universitárias, de consórcios e empresas, de protocolos de cooperação e de projectos de colaboração internacional;
g) Assegurar o expediente e arquivo da informação própria do sector.
Artigo 14.º
Gabinete de Avaliação e Qualidade
Ao Gabinete de Avaliação e Qualidade compete, designadamente:
a) Promover e coordenar estudos sobre a avaliação e a qualidade dos serviços;
b) Propor e implementar políticas de garantia de qualidade dos serviços a partir dos resultados da avaliação;
c) Construir e monitorizar o Quadro de Avaliação e Responsabilização (QUAR) como instrumento de ajuda à gestão, concebido para analisar o desempenho;
d) Apoiar a aplicação do SIADAP como forma integrada do sistema de gestão e avaliação;
e) Promover e acompanhar de processos regulares de avaliação interna e externa do ensino/aprendizagem;
f) Apoiar o desempenho e implementação de projectos inovadores no âmbito da qualidade do ensino/aprendizagem;
g) Promover seminários, encontros e debates no âmbito das competências do Gabinete;
h) Valorizar a formação dos estudantes, através do acompanhamento de desempenho académico, da promoção da aquisição de competências extracurriculares, do reconhecimento e certificação da formação adquirida;
i) Recolher e tratar a informação quantitativa e qualitativa nomeadamente acerca dos ciclos de estudos, trajectos diplomados e outra;
j) Assegurar o expediente e arquivo da informação própria do sector.
Artigo 15.º
Centro de Informática
Ao Centro de Informática compete, designadamente:
a) Acompanhar a implementação dos sistemas e tecnologias de informação, assegurando a sua gestão e uma continuada adequação aos objectivos da organização;
b) Garantir a manutenção e assistência dos equipamentos do Instituto;
c) Definir e desenvolver as medidas necessárias à segurança e à integridade da informação e especificar as normas de salvaguarda e de recuperação da informação;
d) Colaborar nos estudos de suporte às decisões de implementação de processos e sistemas informáticos e à especificação e contratação de tecnologias de informação;
e) Planear e desenvolver projectos de infra-estruturas tecnológicas englobando sistemas de servidores de dados, aplicações e recursos e assegurando a respectiva gestão e manutenção;
f) Configurar, gerir e administrar os recursos físicos e aplicacionais instalados, optimizando a sua utilização e a partilha das capacidades existentes e resolvendo os incidentes de exploração;
g) Garantir o normal funcionamento do "Campus Virtual" do IPS e assegurar a sua interligação com outros sistemas ou redes de informação;
h) Assegurar o expediente e arquivo da informação própria do sector.
Artigo 16.º
Serviços de Apoio à Presidência
A Presidência disporá ainda de serviços de apoio directo, aos quais competirá genericamente:
a) Tratar dos assuntos relativos aos contactos e audiências do Presidente e à representação do Instituto Politécnico de Santarém;
b) Superintender, nos assuntos de protocolo a cargo da presidência;
c) Promover a divulgação por todos os serviços das normas internas e demais directrizes emanadas da presidência;
d) Realizar todos os procedimentos administrativos necessários à preparação do expediente a submeter a despacho e à sua execução;
e) Dar andamento a todas as deliberações do Conselho Geral, em articulação com o respectivo secretário, bem como a todos os assuntos que o presidente entenda por bem confiar;
f) Organizar e manter actualizado o registo das decisões, de modo a prestar informações, em qualquer momento, sobre a situação dos processos nelas tratados.
Capítulo III
Serviços das Unidades Orgânicas
Artigo 17.º
Alinhamento Organizacional
1 - São serviços das escolas e demais unidades orgânicas, aqueles que prestam apoio à gestão, às actividades de ensino, de investigação ou prestação de serviços e, em geral, ao normal funcionamento de cada unidade orgânica.
2 - Os serviços administrativos próprios das unidades são os definidos para o desempenho de tarefas e funções nos termos dos estatutos e regulamentos do Instituto e suas unidades.
3 - Os serviços administrativos próprios das Escolas e outras unidades articulam com os serviços centrais do Instituto através do alinhamento de tarefas e objectivos comuns, numa relação de interdependência funcional, conforme resulta do disposto no n.º 3 do artigo 49.º dos estatutos do IPS.
4 - Determinados serviços das Escolas e outras unidades poderão constituir estruturas descentralizadas dos serviços centrais do Instituto nas Escolas, se tal permitir uma melhor eficácia dos serviços e racionalização dos recursos, sem prejuízo do disposto no n.º 3 do artigo 49.º dos Estatutos do Instituto.
5 - O regulamento dos serviços administrativos de cada unidade é aprovado em conjugação com o presente regulamento, por despacho do presidente do IPS, ouvido o conselho consultivo de gestão.
6 - Os serviços administrativos próprios de cada Escola constituem, no seu todo, uma Direcção de Serviços directamente dirigida pelo Secretário.
Artigo 18.º
Dúvidas e Omissões
As dúvidas e omissões são resolvidas por despacho do Presidente do IPS.
Artigo 19.º
Entrada em Vigor
O presente regulamento é aprovado pelo Presidente, entrando em vigor no dia seguinte ao da sua aprovação e publicitação.
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