Portaria 21/85
de 9 de Janeiro
Considerando as dificuldades em arquivar a documentação que a lei manda conservar por períodos de tempo adequados;
Dado que o desenvolvimento técnico dos processos de microfilmagem tem permitido, por toda a parte, soluções altamente satisfatórias para a conservação dos elementos de informação contidos em documentos e na substituição integral destes;
Atendendo à economia, rapidez e eficiência, quer na recolha dos referidos elementos, quer na sua reprodução quando necessário, e, ainda, à incombustibilidade e duração das películas que se empregam actualmente;
Tendo, sobretudo, em vista a necessidade importantíssima da redução dos espaços ocupados pelos arquivos actuais e previsíveis a curto espaço de tempo;
Nos termos do Decreto-Lei 29/72, de 24 de Janeiro, que tornou extensivo aos serviços de natureza pública o uso de microfilmagem dos documentos em arquivos, com a consequente destruição dos respectivos originais:
Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Ministro da Defesa Nacional, o seguinte:
1.º É autorizado o Estado-Maior-General das Forças Armadas e órgãos na dependência do Chefe do Estado-Maior-General das Forças Armadas a proceder à microfilmagem da documentação que deve manter em arquivo e, bem assim, proceder à inutilização dos respectivos originais, com excepção dos documentos com interesse histórico, artístico e administrativo.
2.º As diversas espécies documentais deverão ser microfilmadas em duplicado e guardadas em locais diferentes, de acordo com as normas de segurança em vigor.
3.º As fotocópias ou ampliações dos documentos microfilmados, depois de assinados pelo oficial responsável pelo serviço e autenticados com o selo branco, terão a mesma força probatória dos originais.
4.º A responsabilidade pelas operações de microfilmagem e segurança de inutilização dos documentos compete aos chefes dos órgãos onde funcionam os serviços de microfilmagem.
5.º A segurança de inutilização dos documentos originais será garantida como segue:
a) A documentação corrente será destruída por perfurações não inferiores a 15 mm de diâmetro ou ainda por corte ou total;
b) A documentação classificada será destruída nos termos do estabelecido nas Instruções para a Segurança Militar, Salvaguarda e Defesa de Matérias Classificadas, aprovadas e em vigor.
Ministério da Defesa Nacional.
Assinada em 19 de Dezembro de 1984.
O Ministro da Defesa Nacional, Carlos Alberto da Mota Pinto.
