Ao abrigo da alínea q) do n.º 1 do artigo 48.º dos Estatutos da Universidade dos Açores, homologados pelo Despacho Normativo 65-A/2008, de 10 de dezembro, publicado no dia 22 do mesmo mês, aprovo o Regulamento dos Serviços Académicos da Universidade dos Açores publicado em anexo ao presente despacho.
17 de agosto de 2012. - O Reitor, Jorge Manuel Rosa de Medeiros.
Regulamento dos Serviços Académicos
Parte I
Natureza
Artigo 1.º
Definição
Sem prejuízo das competências específicas de cada um dos gabinetes em que se desdobra a análise da respetiva orgânica, os Serviços Académicos, adiante abreviadamente designados de Serviços, constituem uma direção de serviços e exercem genericamente as suas atribuições no domínio da vida escolar dos alunos da Universidade dos Açores, prestando-lhes a assistência devida em cada etapa do seu percurso académico, desde a fase inicial de matrículas e inscrições até à emissão dos certificados finais que atestam a titularidade do(s) ciclo(s) de estudos que tiverem frequentado.
Parte II
Estrutura interna: gabinetes e respetivas funções
Artigo 2.º
Enumeração
Os Serviços são constituídos por um conjunto de sete unidades funcionais, a saber:
a) Secretaria-Geral;
b) Gabinete de atendimento;
c) Gabinete de informática;
d) Gabinete de creditação;
e) Gabinete de suporte de cursos de 1.º ciclo e CETs;
f) Gabinete de suporte de cursos de 2.º e 3.º ciclos;
g) Secção de propinas.
Artigo 3.º
Secretaria-Geral
Incumbe à Secretaria-Geral:
a) Executar as tarefas inerentes à receção, classificação, expedição, distribuição e arquivo do expediente, quer ao nível dos documentos em suporte físico, quer ao nível do «edoclink»;
b) Organizar o despacho diário a realizar com a direção dos Serviços, compilando todos os documentos necessários a uma análise correta das situações e, bem assim, os documentos sujeitos a assinatura;
c) Gerir as marcações de entrevistas solicitadas por alunos e demais interessados com a direção dos Serviços;
d) Assinar os comprovativos de matrícula para efeitos de obtenção de descontos em matéria de transportes aéreos;
e) Instruir os pedidos de processos individuais dos alunos que transitam de outras universidades para a Universidade dos Açores e dos que são pedidos por outras instituições de ensino superior;
f) Organizar os processos de propinas pagas em favor da Universidade dos Açores ou de outras instituições em casos de transferência ou mudanças de curso;
g) Instruir os processos administrativos referentes a consultas de provas e consequentes reclamações;
h) Organizar e validar o arquivo automático dos documentos comprovativos do estatuto do trabalhador-estudante;
i) Elaborar os ofícios a enviar aos órgãos de governo e unidades orgânicas da Universidade, bem como a entidades a ela estranhas;
j) Preparar o envio pelo correio de documentação que haja sido solicitada pelos alunos.
Artigo 4.º
Gabinete de atendimento
Compete ao Gabinete de atendimento:
a) Atender os alunos e outros utentes, prestando informações sobre as condições de ingresso, matrícula e inscrição nos cursos de formação inicial ministrados na Universidade, sobre as candidaturas especiais e os regimes de reingresso, transferência e mudança de curso e, ainda, sobre pedidos de equivalência, o regime extraordinário de frequência e requerimentos de cartas de curso e de suplementos ao diploma;
b) Elaborar certificados de disciplinas realizadas;
c) Proceder à entrega de certificados e diplomas e elaborar os respetivos registos;
d) Emitir declarações e comprovativos de matrícula;
e) Executar os pedidos de conteúdos e cargas horárias de disciplinas;
f) Proceder ao recebimento de propinas e demais emolumentos, nos termos da regulamentação aplicável, gerindo-os na aplicação do caixa;
g) Conferir o pagamento das prestações de propinas devidas pelos alunos normais, pelos bolseiros e por aqueles que se encontrem em regime de tempo parcial;
h) Entregar diariamente na contabilidade, em função dos montantes, as folhas de caixa com os recebimentos discriminados;
i) Informar dos processos de reembolso de propinas e demais emolumentos;
j) Receber os montantes correspondentes a exames de melhoria;
k) Receber todos os emolumentos relativos aos diversos concursos;
l) Organizar um arquivo de todas as receitas e aquisições diárias;
m) Colaborar na organização de procedimentos administrativos para aquisição de bens e serviços;
n) Zelar pela organização e segurança do cofre.
Artigo 5.º
Gabinete de informática
São competências do Gabinete de informática:
a) Zelar pela evolução gradual do Portal Académico SANET, tendo em conta as necessidades e solicitações dos docentes e dos discentes;
b) Organizar e manter atualizada a página dos Serviços, sugerindo, com vista à sua ulterior inserção, informações pertinentes e que se afigurem de interesse para os alunos;
c) Promover ações ou planos de formação conducentes à qualificação do pessoal dos Serviços nos programas em uso;
d) Preparar o processamento automático dos processos de candidatura (CSS - net) que hajam de realizar-se sob a égide da Universidade;
e) Registar no CSE todos os planos de estudo dos cursos em funcionamento e atualizar os dados a eles respeitantes;
f) Preparar as matrículas e as inscrições em exames;
g) Preparar o programa da distribuição de serviço docente, acompanhando o seu processo, e proceder ao respetivo registo na aplicação existente para o efeito (CSD);
h) Acompanhar sistematicamente as matrículas e inscrições dos alunos, dando especial atenção aos que se matriculem no primeiro ano pela primeira vez;
i) Preparar informações sobre unidades de crédito, inscrições, condições para a transição de ano letivo e outros que se revelarem úteis a alunos na fase inicial do seu percurso escolar;
j) Apoiar os diversos cursos, quer no que se relaciona com o lançamento informático de notas, médias, equivalências e processos relativos aos alunos ao abrigo do programa ERASMUS, quer no que respeita a alterações nas inscrições e na estrutura dos planos curriculares;
k) Prestar apoio informático em matéria de reingressos, transferências, mudanças de curso e concursos especiais;
l) Analisar as questões dirigidas, via correio eletrónico, à Secretaria Geral dos Serviços, respondendo diretamente ou reencaminhando-as, conforme o seu conteúdo, para os gabinetes funcionalmente habilitados para o efeito;
m) Coligir e preparar, para a Direção Geral do Ensino Superior, informação sobre os alunos matriculados na 1.ª, 2.ª e 3.ª fase de acesso;
n) Executar as tarefas necessárias para a atribuição de bolsas de mérito e de prémios escolares;
o) Contactar com os docentes para a resolução, entre outros, de problemas relacionados com planos de estudo, creditação, situações específicas de alunos e funcionamento de disciplinas;
p) Elaborar listagens de alunos licenciados para as firmas que as solicitarem;
q) Preparar dados estatísticos pontuais.
Artigo 6.º
Gabinete de creditação
1 - Compete ao Gabinete de creditação, designadamente no âmbito da organização dos processos administrativos respeitantes à creditação de disciplinas:
a) Preparar, nas fichas existentes para o efeito, os pedidos de creditação para o envio aos departamentos;
b) Enviar ao Conselho Científico as creditações que os departamentos entregarem nos Serviços;
c) Informar os alunos por e-mail das creditações que tiverem obtido, registando a mensagem no ficheiro informático criado para o efeito;
d) Registar, nas fichas individuais dos alunos, as creditações e os resultados dos pedidos de reconhecimento aprovadas em Conselho Científico e contactar, no caso de existirem problemas, os docentes e a comissão organizadora do reconhecimento;
e) Proceder à alteração das inscrições dos alunos em função das equivalências e creditações obtidas.
2 - Incumbe, ainda, ao Gabinete de creditação organizar os processos administrativos respeitantes aos alunos inscritos ao abrigo dos vários programas de intercâmbio.
Artigo 7.º
Gabinete de suporte para o 1.º ciclo e CETts
Sem prejuízo do disposto na alínea a) do artigo 4.º, o Gabinete de suporte desempenha, em relação aos cursos de 1.º ciclo e aos CETs, as seguintes funções:
a) Acompanhar o percurso escolar destes alunos em matéria de matrículas, inscrições e respetivas alterações, bem como no que respeita à sua inscrição em provas de exames;
b) Preparar as pautas dos alunos inscritos e ou admitidos a exame e proceder à sua importação, exportação e registo na base de dados e arquivo;
c) Proceder ao cálculo de médias finais com vista à emissão dos documentos a que se refere a alínea seguinte;
d) Emitir registos, certidões de registo e cartas de curso de formação inicial, assim como os suplementos ao diploma;
e) Enviar os processos dos alunos que hajam de complementar a sua formação em outras instituições com as quais a Universidade dos Açores tenha firmado protocolos;
f) Dar informações sobre as situações que sejam objeto de requerimento apresentado pelos alunos;
g) Dar apoio ao Gabinete de atendimento no que se relaciona com informações sobre cursos ou outras que lhe tiverem sido solicitadas;
h) Zelar, em sintonia com o Gabinete de informática, pelo cumprimento dos prazos de inscrição em disciplinas e exames.
Artigo 8.º
Gabinete de suporte para os 2.º e 3.º ciclos
Ao Gabinete de suporte em relação ao 2.º e 3.º ciclo são cometidas as seguintes funções:
a) Prestar informações sobre as condições de ingresso e frequência dos cursos de pós-graduação, mestrado e doutoramento ministrados na Universidade dos Açores;
b) Proceder à matrícula e inscrição dos alunos dos ciclos de estudos referidos na alínea anterior;
c) Registar nas fichas individuais dos mestrandos e doutorandos as informações emanadas do Conselho Científico no que respeita ao registo de entrega de dissertações, prorrogação dos respetivos prazos de entrega e, ainda, às nomeações de júris e prestação de provas;
d) Importar e exportar pautas de cursos de pós-graduação, mestrados e doutoramentos;
e) Elaborar médias finais dos alunos que tenham frequentado estes cursos e emitir os consequentes diplomas e certidões finais de habilitação;
f) Proceder aos registos do grau académico;
g) Dar informações sobre as situações constantes de requerimentos submetidos a consideração superior e notificar os interessados do teor do despacho que houverem merecido;
h) Proceder ao registo de equivalências estrangeiras e ou do reconhecimento dos graus de Doutor, Mestre, Licenciado e Bacharel;
i) Instruir os processos relativos a pedidos de isenção de propinas solicitados por docentes ou for alunos filhos de militares;
j) Elaborar os horários e, bem assim, os calendários de exames e de inscrições;
k) Coligir e fornecer à direção dos Serviços a documentação relativa a provas e ou concursos, bem como a que se revelar necessária à elaboração das respetivas atas;
l) Organizar elementos estatísticos relativos aos alunos dos cursos de pós-graduação, mestrados e doutoramentos.
Artigo 9.º
Secção de propinas
A secção de propinas é a unidade funcional encarregue da gestão de todos os pagamentos das propinas da Universidade, para o que está incumbida de desenvolver as seguintes funções:
a) Importar diariamente os ficheiros SIBS;
b) Resolver os problemas e erros comunicados pelo sistema na importação dos ficheiros SIBS, procedendo aos acertos necessários na conta dos alunos;
c) Zelar pela gestão dos pagamentos e emolumentos dos Serviços;
d) Responder às questões apresentadas pelos alunos sobre as propinas;
e) Resolver, em período de matrículas, os problemas de propinas comunicados pelos alunos, sempre que se constituam em impedimento à realização das inscrições;
f) Imprimir e enviar as declarações dos montantes pagos pelos alunos, para efeitos de IRS;
g) Fornecer estudos pontuais sobre a liquidação de propinas;
h) Comunicar as receitas dos Serviços à Administração.
Parte III
Relações Exteriores
Secção I
Atendimento Presencial
Artigo 10.º
Horários
O atendimento presencial é realizado de 2.ª a 6.ª feira no horário das 8h30 às 14h30, ininterruptamente, independentemente das faltas e impedimentos do funcionário ou funcionário a ele afeto(s).
Artigo 11.º
Atendimento
a) O atendimento oferecido será efetuado com a devida comodidade e conforto, com o utente sentado.
b) Os utentes serão chamados para atendimento ao balcão através de som e imagem no quadro existente no hall de espera.
c) O atendimento ao balcão será feito por ordem de chegada, comprovada pela apresentação das senhas emitidas pelo sistema informático.
d) O tempo médio de espera para atendimento não deverá ultrapassar os 20 minutos, pelo que as situações de maior complexidade poderão ser (re)encaminhadas para outras unidades funcionais.
e) Será dada prioridade ao atendimento de idosos, doentes, grávidas, pessoas com deficiência ou acompanhadas de crianças de colo.
f) Sempre que possível e necessário, o atendimento personalizado será garantido pelo Gabinete de suporte.
g) Todos os colaboradores, mesmo aqueles que não tenham funções de atendimento, encontram-se devidamente identificados.
h) A Direção dos Serviços estará disponível, duas vezes por semana, para atendimento personalizado aos utentes, sempre que possível, mediante marcação prévia.
Secção II
Atendimento online
Artigo 12.º
Correio eletrónico
Com vista a reduzir a necessidade de deslocação aos casos estritamente indispensáveis, os Serviços dispõem de um endereço de correio eletrónico (sa@uac.pt) para onde poderão ser remetidas as perguntas, dúvidas e requerimentos.
Artigo 13.º
Matrículas
a) Os Serviços proporcionarão aos alunos, anual e semestralmente, a realização das matrículas online.
b) Para efeitos do disposto na alínea anterior, os Serviços comprometem-se a gerir e atualizar o sistema informático.
Artigo 14.º
Propinas
a) O pagamento das propinas será efetuado mediante a utilização do sistema de referências multibanco.
b) Os Serviços facultarão aos alunos, através do SANET, as referências multibanco para liquidação dos montantes devidos, bem como os respetivos prazos.
Secção III
Requerimentos e exposições
Artigo 15.º
Forma
1 - Os requerimentos e exposições dos alunos são dirigidos ao reitor e entregues através do portal dos serviços.
2 - Os requerimentos e exposições devem conter a menção de todos os elementos de identificação, incluindo a morada atualizada, o endereço eletrónico e o número de telefone dos respetivos signatários, para o caso de os Serviços entenderem dever contactá-los.
Artigo 16.º
Remissão
Os requerimentos e exposições estão sujeitos à tramitação processual constante do Título II do Regulamento de Atividades Académicas.
Parte IV
Disposições finais e transitórias
Artigo 17.º
Revisão
Este regulamento será revisto sempre que alterações produzidas na estrutura orgânica ou modo de funcionamento dos Serviços o justifiquem, mas nunca antes de transcorrido um ano sobre a data da sua entrada em vigor ou sobre qualquer uma das sucessivas revisões.
Artigo 18.º
Integração de lacunas
1 - Os casos omissos serão regulados de acordo com as normas por que se rege a estrutura e organização dos serviços da Administração Pública ou segundo aquelas que forem aplicáveis aos casos análogos.
2 - Na falta de umas e outras, as lacunas serão colmatadas por despacho reitoral, segundo a orientação que melhor se conciliar com o espírito do sistema estatutário da Universidade dos Açores.
Artigo 19.º
Entrada em vigor
O presente regulamento entra em vigor imediatamente após a sua aprovação pelo órgão legal e estatutariamente competente.
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