Em execução do disposto na alínea d ) do n.º 1 do seu Regimento, a Comissão Nacional de Eleições aprova o seguinte Regulamento de Arquivo:
Regulamento de Arquivo da Comissão Nacional de Eleições
Artigo 1.º
Âmbito de aplicação
O presente regulamento é aplicável à documentação de arquivo produzida e recebida no âmbito das suas atribuições e competências, pela Comissão Nacional de Eleições, adiante designada por CNE.
Artigo 2.º
Avaliação
1 - O processo de avaliação dos documentos do arquivo da CNE tem por objetivo a determinação do seu valor para efeito da respetiva conservação permanente ou eliminação, findos os respetivos prazos de conservação em fase ativa e semi-ativa.
2 - É da responsabilidade da CNE a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase ativa e semi-ativa.
3 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de seleção, anexo i do presente regulamento.
4 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em coleção, dos registos ou da constituição dos dossiers.
Artigo 3.º
Seleção
1 - A seleção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efetuada pela CNE de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de seleção.
2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, exceto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 4 do artigo 10.º
Artigo 4.º
Tabela de seleção
1 - A tabela de seleção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.
2 - A tabela de seleção deve ser submetida a revisões, com vista à sua adequação às alterações da produção documental.
Artigo 5.º
Remessas para arquivo intermédio
1 - Findos os prazos de conservação em fase ativa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado na tabela de seleção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.
2 - As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efetuadas de acordo com a periodicidade que a CNE vier a determinar.
Artigo 6.º
Remessas para arquivo definitivo
1 - Os documentos cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de seleção, deverão ser remetidos para o Arquivo Histórico Parlamentar, adiante designado por AHP, após o cumprimento dos respetivos prazos de conservação, em termos a acordar com a Assembleia da República.
2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
Artigo 7.º
Formalidades das remessas
1 - As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:
a) Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;
b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
c) A guia de remessa será feita em duplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
d ) Será provisoriamente utilizada uma cópia no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferida e completada com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminada após a elaboração do respetivo inventário.
2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo ii ao presente regulamento.
Artigo 8.º
Eliminação
1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efetuada logo após o cumprimento dos respetivos prazos de conservação fixados na tabela de seleção.
2 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
Artigo 9.º
Formalidades da eliminação
1 - As eliminações dos documentos mencionados no artigo 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:
a) Serem acompanhadas de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial;
b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço em causa, bem como pelo responsável do arquivo;
c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido ao AHP.
2 - O modelo consta do anexo iii ao presente regulamento.
Artigo 10.º
Substituição do suporte
1 - A substituição do suporte dos documentos será feita por microfilme, desde que fique clara, expressa e inequivocamente garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta de acordo com as normas técnicas da International Standard Organization, abreviadamente designada por ISO.
2 - O suporte fílmico a que alude o número anterior não poderá apresentar cortes, emendas ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e reproduzirá os respetivos termos de abertura e encerramento.
2.1 - Dos termos de abertura e encerramento constarão obrigatoriamente:
Identificação dos responsáveis pela transferência da informação;
Local e data de execução da transferência;
Assinaturas e carimbo.
3 - Deverá ser elaborado um registo e fichas de controlo de qualidade do suporte fílmico produzido.
4 - As cópias obtidas a partir de micro cópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de dezembro.
Artigo 11.º
Autenticidade e comunicabilidade
O acesso e comunicabilidade do arquivo da CNE é feito após ouvida a CNE, atendendo a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral, sem prejuízo de poder vir a ser suscitado o parecer da Comissão de Acesso aos Documentos Administrativos.
Artigo 12.º
Entrada em vigor
Este regulamento entra em vigor logo após a sua aprovação pela Comissão Nacional de Eleições.
10 de janeiro de 2012. - O Presidente da Comissão Nacional de Eleições, Fernando Costa Soares.
ANEXO I
Tabela de avaliação e seleção de documentos
Serviço produtor: CNE
(ver documento original)
ANEXO II-A
Auto de entrega
(ver documento original)
ANEXO II-B
Guia de remessa
Arquivo intermédio
(ver documento original)
ANEXO III
Auto de eliminação
(ver documento original)
205739218
