de 2 de Junho
O Decreto-Lei 29/72, de 24 de Janeiro, veio permitir que, por portaria do Ministro competente, fossem não só fixados os prazos mínimos de conservação em arquivo dos documentos na posse de serviços do Estado, como fosse autorizada a microfilmagem e consequente inutilização dos originais dos documentos que devessem manter-se arquivados.Dando execução àquele diploma foi, relativamente ao Tribunal de Contas, oportunamente publicada a Portaria 570/76, de 20 de Setembro, a qual se mostra, face às necessidades actuais, incompleta e fonte de dúvidas várias.
Daí que com a presente portaria se pretenda dar integral e clara execução ao disposto pelo citado Decreto-Lei 29/72, com o fim de contribuir para a resolução dos graves problemas que o Tribunal vem sentindo no sector da arquivologia.
Nestes termos e ao abrigo do disposto no artigo 1.º e no n.º 1 do artigo 2.º do Decreto-Lei 29/72, de 24 de Janeiro:
Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Ministro das Finanças e do Plano, o seguinte:
1.º Os prazos mínimos de conservação em arquivo dos documentos na posse da Direcção-Geral do Tribunal de Contas são de trinta anos para os processos de contas e de cinco anos para os processos de visto e demais documentação, contados a partir da data em que forem mandados arquivar.
2.º Findos aqueles prazos poderão os respectivos documentos ser inutilizados.
3.º A selecção de documentos com interesse histórico ou artístico fica a cargo do chefe da Divisão do Arquivo Geral e Biblioteca, não sendo permitida a sua inutilização.
4.º Não serão igualmente inutilizados os documentos que revistam interesse administrativo, competindo aos contadores-gerais proceder à respectiva indicação, no âmbito do serviço por que são responsáveis.
5.º Poderá a Direcção-Geral do Tribunal de Contas microfilmar processos e demais documentação que, nos termos do n.º 1.º, deva manter-se em arquivo, procedendo em seguida à inutilização dos respectivos originais.
6.º A microfilmagem dos processos de contas e de visto só ocorrerá, porém, decorridos, respectivamente, 10 e 3 anos contados a partir da data referida no n.º 1.º 7.º A microfilmagem, quando respeite a processos de contas ou de visto com incidentes, abrangerá toda a documentação que os integre; quando respeite a processos de contas sem incidentes, abrangerá apenas a capa do processo, o relatório do competente funcionário da Direcção-Geral e os documentos nele referidos, a conta de gerência e o acórdão e documentos neste mencionados; quando respeite a processos de visto sem incidentes, abrangerá apenas o diploma de provimento e as declarações a que se referem as alíneas a) e b) do artigo 7.º do Decreto-Lei 146-C/80, de 22 de Maio.
8.º O chefe da Divisão do Arquivo Geral e Biblioteca ficará responsável pela regularidade das operações de microfilmagem.
9.º A inutilização dos processos e demais documentação a operar nos termos da presente portaria será feita com garantia da sua destruição.
10.º A selecção e indicação a que se referem os n.os 3.º e 4.º, bem como a execução do disposto pelo n.º 5.º, carecem de homologação do presidente do Tribunal.
11.º É revogada a Portaria 570/76, de 20 de Setembro.
Ministério das Finanças e do Plano, 15 de Maio de 1981. - O Ministro das Finanças e do Plano, João António de Morais Leitão.
