Através do presente despacho aprovo o Manual de Procedimentos de Gestão de Reclamações e Denúncias na IGAMAOT.
O presente despacho entra em vigor no primeiro dia do mês seguinte ao da sua publicação.
Manual de Procedimentos de Gestão de Reclamações e Denúncias na IGAMAOT
I - Disposições Gerais
1 - O presente Manual de Procedimentos de Gestão de Reclamações e Denúncias (doravante apenas Manual), versa sobre reclamações e denúncias dirigidas à Inspeção Geral da Agricultura, do Mar, do Ambiente e do Ordenamento do Território (IGAMAOT), designadamente, nos domínios do ambiente, ordenamento do território, conservação da natureza, agricultura, mar, pescas, floresta, desenvolvimento rural e segurança alimentar, administrativa e financeira e apoios nacionais e europeus, que são objeto de gestão, tratamento ou encaminhamento pela Equipa Multidisciplinar (EM) de Relações Externas (RE).
2 - O presente Manual rege-se pelo «Regime jurídico da carreira de inspeção», pelo «Regime jurídico da atividade de inspeção, auditoria e fiscalização dos serviços da administração direta e indireta do Estado», pela «Lei Orgânica da IGAMAOT», pelo «Regulamento do Procedimento de Inspeção da IGAMAOT» (RPI) e pelo «Código do Procedimento Administrativo», sem prejuízo da demais legislação complementar aplicável.
II - Reclamações e denúncias
3 - As reclamações e denúncias endereçadas à IGAMAOT, doravante designadas apenas por denúncias, devem apresentar-se sob a forma escrita, em língua portuguesa, não sendo aceites sob outra forma, designadamente por telefone.
4 - Todas as denúncias devem ser fundamentadas com informação tão completa quanto possível sobre os factos denunciados, com referência ao tempo, modo e lugar da ocorrência dos mesmos (local, morada, ou outros elementos de referência como coordenadas geográficas), e indicar a entidade ou o agente visado, bem como outras questões havidas por relevantes:
a) As denúncias que não apresentem elementos circunstanciados nos termos referidos não serão consideradas como tal para efeitos do seu tratamento nos termos da presente Ordem de Serviço;
b) Quando anónimas, nos termos do n.º 2 do artigo 14.º do «Regulamento do Procedimento de Inspeção da IGAMAOT», apenas serão consideradas para efeitos da presente Ordem de Serviço aquelas cujos elementos permitam considerar o seu teor consistente e circunstanciado nos moldes referidos. Todas aquelas que não cumpram os requisitos apontado serão liminarmente arquivadas.
III - Entrada e registo dos processos RD
5 - As denúncias que são objeto de acompanhamento por parte da EM RE dão origem a um processo de reclamação e denúncia (processo RD) ao qual é atribuído um número de registo sequencial, por esta EM. O expediente cuja matéria denunciada se enquadre na classificação de prioridade 1, nos termos do quadro 1, e nos regimes legais identificados no ponto 14, é remetido via Sistema de Gestão de Informação (SGI) para a EM de Inspeção Ambiental (IA) para sua tramitação.
6 - Após a receção de uma denúncia, a EM RE verifica se a matéria denunciada consta já de processo RD registado no SGI (pendente), caso em que lhe associará o expediente rececionado, sempre que, independentemente do denunciante, a denúncia verse sobre o mesmo local, atividade ou assunto, por razões de economia processual.
7 - A abertura de novo processo RD, a associação a processo RD já existente ou o encaminhamento do expediente para outra EM, pela EM RE, é objeto de proposta fundamentada por esta, incluindo: i) a matéria denunciada (ambiental, ordenamento do território, conservação da natureza, agricultura, mar, pescas, floresta, desenvolvimento rural e segurança alimentar, administrativa e financeira, apoios nacionais e europeus); ii) o grau de prioridade; iii) a identificação da EM da IGAMAOT ou da entidade externa com competência material para atuar na matéria denunciada; iv) o encaminhamento ou primeiras diligências a realizar; e, v) nos processos RD prioridade 3 e 4, as Minutas (acessíveis no sítio eletrónico da IGAMAOT) a utilizar.
8 - A proposta de atuação referida no n.º 7., deve mencionar, quando pertinente:
i) Os elementos de identificação do local da ocorrência dos factos denunciados com vista à sua georreferenciação, (quando aplicável), tais como a região e o município, bem como os Instrumentos de gestão territorial, servidões e restrições de utilidade pública em vigor quando se trate de uma denúncia que incida em matéria de ordenamento do território;
ii) Eventuais antecedentes e demais informação como seja:
a) Análise sumária da atividade (Classificação da Atividade Económica, CAE);
b) Impactes em causa;
c) Processos e documentos associados (processos RD, de inspeção, de contraordenação, de averiguação ou de advertência administrativa); bem como,
d) Os Utilizadores de Ambiente (UA) e Utilizadores do Território e Natureza (UTN), e, nos casos de UA que não se enquadrem na Prioridade 1 a indicação da data da última inspeção da IGAMAOT e da inclusão em Plano de Inspeção e/ou Fiscalização no ano transato e presente, e da entidade responsável, quando aplicável.
9 - O Inspetor Diretor (ID) da EM RE analisa as propostas elaboradas sobre as denúncias recebidas emite despacho sobre as mesmas, designa, quando a denúncia é tratada nessa equipa, o Coordenador da Denúncia (CD) responsável pelo seu cumprimento e encaminha-lhe o expediente rececionado.
10 - Respeitando a denúncia a instalações e matérias abrangidas pelos diplomas relativos à Prevenção e Controlo Integrados de Poluição (PCIP), Avaliação de Impacte Ambiental (AIA), prevenção e controlo de acidentes graves que envolvem substâncias perigosas e limitação das suas consequências para a saúde humana e o ambiente (SEVESO) ou registo, avaliação, autorização e restrição de substâncias químicas (REACH), Qualidade do Ar Interior (QAI) ou ainda, que serão alvo de inspeção programada, o expediente transita para a EM IA, que fará o seu seguimento;
11 - Quando estejam em causa denúncias que contenham factos suscetíveis de enquadrar situações de grave lesão ou de perigo grave para a saúde, segurança das pessoas e bens, ou para os recursos e valores naturais e que possam requerer a intervenção desta Inspeção-Geral, o CD, em articulação com a EM IA, apresenta uma proposta de atuação, incluindo a utilidade e oportunidade de ação da EM IA, promovendo, caso se confirme a tramitação da denúncia, o envio da denúncia, seus anexos e documentos produzidos no seu âmbito para a referida equipa.
IV - Triagem e graus de prioridade
12 - As denúncias rececionadas na IGAMAOT são sujeitas a uma triagem em função das competências estabelecidas na lei para a matéria denunciada, segundo o quadro seguinte:
QUADRO 1
(ver documento original)
13 - Para a correta triagem das denúncias, a EM RE pode consultar as demais EM (Equipas Multidisciplinares) da IGAMAOT.
14 - Aos processos RD da ÁREA AMBIENTAL é atribuído o grau de prioridade 1 nos seguintes casos:
Denúncias referentes a instalações e matérias abrangidas pelos diplomas relativos à Prevenção e Controlo Integrados de Poluição (PCIP), Avaliação de Impacte Ambiental (AIA), prevenção e controlo de acidentes graves que envolvem substâncias perigosas e limitação das suas consequências para a saúde humana e o ambiente (SEVESO) ou registo, avaliação, autorização e restrição de substâncias químicas (REACH), ou Qualidade do Ar Interior (QAI) ou ainda, que serão alvo de inspeção programada;
Denúncias relativas a Utilizadores do Ambiente (UA), ou outras atividades quando contenham factos suscetíveis de enquadrar situações de grave lesão ou de perigo grave para a saúde, segurança das pessoas e bens, ou para os recursos e valores naturais;
Denúncias relativas a atuação já comunicada às entidades com competências de controlo prévio (licenciamento) ou controlo sucessivo (fiscalização) pelos Ministérios do Ambiente, da Agricultura e do Mar, com evidências e fundamentos que demonstrem que a atuação não se mostrou bastante para dar resposta à situação denunciada, ou,
Denúncias de outras matérias da competência exclusiva da IGAMAOT.
15 - Aos processos RD das áreas do Ordenamento do Território (OT) e/ou Conservação da Natureza (CN), é atribuído o grau de prioridade 1 nos seguintes casos:
Denúncias relativas à atuação de entidades públicas no exercício das suas competências de controlo prévio (licenciamento) ou controlo sucessivo (fiscalização) no âmbito do OT e/ou CN;
Denúncias relativas a factos suscetíveis de enquadrar situações de grave lesão para o interesse público ou de perigo grave para a saúde e segurança das pessoas e bens, bem como dos recursos e valores naturais;
Denúncias já comunicada às entidades competentes em sede de controlo prévio (licenciamento) ou de controlo sucessivo (fiscalização), com evidências e fundamentos que demonstrem que a sua atuação não se haja mostrado bastante para dar resposta ao denunciante.
16 - Os processos prioridade 3, nos termos do quadro 1, serão abertos para efeitos de gestão da informação, com vista a permitir a rastreabilidade das entidades e assuntos encaminhados.
17 - São tratados e tramitados como processos RD de prioridade 4, nos termos referidos no número anterior, também os pedidos de esclarecimentos, perguntas ou expediente sem fundamentos para ser considerado denúncia. Os processos de prioridade 4 serão objeto de registo coletivo. Neste caso não haverá lugar à georreferenciação da denúncia.
18 - As denúncias endereçadas à IGAMAOT que sejam da sua competência material subsidiária, ou não sejam da sua competência nos termos do quadro 1, são reencaminhadas para a entidade com competências de controlo prévio (licenciamento) ou controlo sucessivo (fiscalização), dando-se disso conhecimento ao denunciante, se este estiver devidamente identificado, sendo depois arquivadas para efeitos de gestão de informação, respetivamente, em processo RD de prioridade 3 ou 4 conforme os casos.
19 - Aos processos RD das áreas do Agricultura, Mar, Pescas, Floresta, Desenvolvimento Rural e Segurança Alimentar e Administrativo-Financeiro e Apoios Nacionais e Europeus, os graus de prioridade são atribuídos por análise casuística.
V) Tramitação e decisão das denúncias
20 - As denúncias, seus anexos e documentos produzidos no seu âmbito, deverão ser tramitadas de forma desmaterializada associada ao respetivo processo RD;
21 - Nos processos RD de prioridade 1 e 2, nos termos do quadro 1, que sejam objeto de tratamento, análise e diligências de instrução pela EM RE:
a) A primeira resposta ao denunciante segue por e-mail, pelo SGI, seguindo a Minuta aplicável, num prazo de 10 dias;
b) Encaminha a denúncia, seus anexos e documentos associados, num prazo de 10 dias, por ofício, para a(s) entidade(s) identificada(s) como materialmente competente(s) na matéria denunciada, com menção das diligências pretendidas e do prazo de resposta, conforme Minuta aplicável, de modo a recolher os elementos necessários à apreciação da denúncia;
c) Estes processos RD apenas poderão ser declarados como arquivados ou extintos mediante parecer fundamentado do respetivo CD com despacho de concordância do ID, quando para tal tenha competência delegada.
22 - Nos processos de Prioridade 1 e 2 coordenados pela EM RE, no caso de questões ambientais, o coordenador procede à realização de diligências necessárias à averiguação da situação, elaborando uma proposta de atuação, na qual pondera a eventual pertinência da realização de ação de inspeção ambiental ou análise jurídica específica, tramitando o processo para a respetiva EM, para decisão, nos termos e para os efeitos do n.º 5 do artigo 14.º do RPI da IGAMAOT.
23 - Nos processos de Prioridade 1 e 2 coordenados pela EM RE, no caso de questões de ordenamento do território ou da conservação da natureza, quando a EM RE conclua, face à matéria apurada na sequência das diligências instrutórias e da apreciação preliminar da denúncia, pela necessidade de análise específica da EM de Avaliação e Acompanhamento do Ordenamento do Território e da Conservação da Natureza (AOT/CN), promove a tramitação dos autos para a referida equipa visando a sua avaliação, nos termos e para os efeitos do n.º 5 do artigo 14.º do RPI da IGAMAOT, devendo o processo conter toda a informação necessária à decisão do processo, designadamente a identificada no documento orientador daquela EM para o tratamento e análise de denúncias - OT/CN.
24 - Os processos de prioridade 3 de matéria ambiental, que por decisão fundamentada sejam reclassificados para prioridade 1, transitam para a EM IA, com arquivamento do processo RD da EM RE.
25 - Nos processos RD de prioridade 3 e 4, em qualquer das áreas enunciadas em IV, o CD encaminha a denúncia, seus anexos e documentos associados para a(s) entidade(s) identificada(s) como materialmente competente(s) na matéria denunciada, conforme Minuta aplicável, num prazo de 10 dias, sendo a expedição de respostas ou informações efetuadas por correio eletrónico utilizando um endereço de email geral da IGAMAOT, através do SGI.
26 - Nos processos RD de Prioridade 1 e 2, coordenados pela EM RE, são prestadas ao denunciante informações quando solicitadas, desde que haja factos novos que possam ser facultados, ou mercê de notificação dos resultados da averiguação e da respetiva decisão fundamentada:
a) Não serão prestadas quaisquer informações relativas a processos em curso ou arquivados através de atendimento telefónico. Quaisquer informações a prestar dando conta do ponto de situação em que se encontra o processo RD deverão sempre ser solicitados por escrito e só serão respondidos aqueles que forem formulados por requerentes que gozem do direito à informação constante do referido processo, nos termos do Regulamento Geral de Proteção de Dados e do Código do Procedimento Administrativo;
b) Nas ausências e impedimentos do CD da EM, de processo RD prioridade 1 e 2, durante um período superior a 5 dias úteis seguidos, o ID da EM RE poderá designar um substituto para prosseguir com o mesmo;
c) Para efeitos da alínea anterior, manter-se-á em pasta partilhada um registo atualizado pelos CD da EM RE, dos Processos Prioridade 1 e 2 em curso, com indicação sumária de ponto de situação de cada processo RD, em particular as diligências em curso e as datas para a receção de respostas, insistências e seu cumprimento.
VI) Anexos
28 - O presente Manual inclui as Minutas de ofícios acessíveis no sítio eletrónico da IGAMAOT, que são parte integrante do mesmo.
VII) Disposição final
29 - O presente Manual revoga e substituiu os anteriores procedimentos sobre Gestão de Reclamações e Denúncias na IGAMAOT, conforme informações internas n.º I/34/16/SE e I/00225/PEM/17.
21 de maio de 2018. - O Inspetor-Geral, Nuno Miguel S. Bnza.
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