de 18 de Julho
1. Entende-se urgente conduzir no Ministério da Justiça uma profunda acção de modernização e de reconversão administrativas, capaz de promover a introdução, nos serviços do Ministério, de técnicas de previsão e de planificação na gestão administrativa e de implementar uma afectação correcta e eficiente dos recursos humanos e financeiros, numa óptica de gestão por objectivos. Isto para além de fomentar o recurso à informática nas áreas em que tal se mostre adequado.2. Por sua vez os Gabinetes dos Ministros devem ser apoiados, em matéria de formulação de políticas, de definição de perspectivas e metas de desenvolvimento e de planeamento de actividades, por órgãos permanentes que de igual modo apoiem, nesta matéria, os outros serviços. No Ministério da Justiça, o Decreto-Lei 311/79, de 20 de Agosto, incumbiu o Gabinete do Registo Nacional de exercer as atribuições de departamento sectorial de planeamento; é, no entanto, indispensável ir mais longe e corrigir explicitamente a sua estrutura orgânica e as suas atribuições, institucionalizando-o como Gabinete de Estudos e Planeamento.
3. Crê-se que, sobretudo em Ministérios como o da Justiça, voltados para uma perspectiva imediatamente mais social do que económica, as tarefas de um gabinete de planeamento não podem dissociar-se, e delas são mesmo pressuposto, das que, numa gestão moderna, cabem à Secretaria-Geral e aos serviços que têm a seu cargo as actividades de organização e recursos humanos e de informação científica e técnica.
4. Daí que, com assinalável aproveitamento de recursos e num esforço de simplificação de estruturas, se considere aconselhável, atenta a dimensão do Ministério da Justiça, que, pelo menos de início, funcionem na dependência do Gabinete de Estudos e Planeamento os serviços responsáveis pela organização e recursos humanos e pela informação científica e técnica, aqui em coordenação com outros departamentos ou organismos, designadamente a Procuradoria-Geral da República. Assim se constituirá um conjunto orgânico capaz de, em estreita interacção com a Secretaria-Geral, determinar o arranque do Ministério da Justiça para uma gestão rentabilizada e capaz de responder com eficácia aos problemas que hoje lhe cabe resolver. Por essa razão se abre também a possibilidade de o cargo de secretário-geral ser desempenhado, quando as circunstâncias o aconselharem, pelo director-geral do Gabinete.
5. As outras principais atribuições do Gabinete do Registo Nacional, designadamente as que respeitam à defesa das pessoas relativamente aos ficheiros automatizados e aos fluxos de dados, bem como a coordenação e contrôle dos ficheiros centrais de pessoas colectivas, respeitando a domínios específicos do Ministério da Justiça, cabem, de forma adequada, no conjunto de atribuições do novo Gabinete de Estudos e Planeamento.
6. Mantêm-se, naturalmente, no domínio de actuação da Secretaria-Geral as tradicionais funções de gestão de interesse comum dos serviços centrais do Ministério, sem prejuízo da possibilidade de delegação parcial nalguns dos serviços centrais, em relação aos recursos que lhes estejam afectos; assim se permitirá, num ou noutro caso, uma gestão mais ajustada às circunstâncias ou à natureza do serviço.
7. Em consequência, ajustam-se a esta nova realidade os quadros da Secretaria-Geral e do Gabinete de Estudos e Planeamento, e neste último é integrado o Gabinete do Registo Nacional, bem como o seu pessoal, com expressa salvaguarda de todos os seus direitos e garantias.
Nestes termos:
O Governo decreta, nos termos da alínea a) do n.º 1 do artigo 201.º da Constituição, o seguinte:
Artigo 1.º O artigo 4.º do Decreto-Lei 523/72, de 19 de Dezembro, passa a ter a seguinte redacção:
Art. 4.º A Secretaria-Geral do Ministério da Justiça é um órgão de coordenação e apoio técnico-administrativo, ao qual incumbe essencialmente:
a) Propor e acompanhar a execução de medidas tendentes ao funcionamento integrado dos serviços, tendo em vista a sua eficácia económica e social;
b) Colaborar em acções de formação e aperfeiçoamento profissional do pessoal do Ministério;
c) Desempenhar funções de carácter comum aos diversos órgãos e serviços do Ministério em matéria de gestão do pessoal e de administração financeira e patrimonial;
d) Assegurar a gestão e manutenção das instalações dos serviços do Ministério e dos que funcionam no seu âmbito;
e) Cuidar da segurança das instalações e da eficiência das comunicações;
f) Apoiar a acção coordenadora do Conselho dos Directores-Gerais e acompanhar a execução das respectivas deliberações;
g) Prestar o apoio técnico-administrativo que for necessário ao Gabinete do Ministro, à Auditoria Jurídica e a comissões e grupos de trabalho;
h) Assegurar, no que respeita ao Ministério da Justiça, o expediente relativo aos tratados e convenções internacionais e missões ao estrangeiro;
i) Prestar assistência às delegações e missões de países estrangeiros em Portugal, em assuntos relacionados com o Ministério da Justiça;
j) Assegurar, em geral, o normal funcionamento do Ministério em tudo o que não seja da competência específica dos restantes serviços.
Art. 2.º Os artigos 3.º a 7.º e 11.º a 13.º do Decreto-Lei 497/79, de 21 de Dezembro, passam a ter a seguinte redacção:
Art. 3.º - 1 - Compete à Direcção de Serviços de Gestão e Administração:
a) Prestar apoio técnico-administrativo nos domínios da administração dos recursos humanos, financeiros e patrimoniais;
b) Colaborar na execução de medidas tendentes ao aperfeiçoamento organizacional, ao desenvolvimento e gestão dos recursos e ao funcionamento integrado dos serviços do Ministério;
c) Colaborar com os departamentos competentes na formação e aperfeiçoamento profissional.
2 - A Direcção de Serviços de Gestão e Administração compreende os seguintes serviços:
a) Repartição de Administração de Pessoal e Expediente;
b) Repartição de Administração Financeira e Patrimonial.
Art. 4.º Compete à Repartição de Administração de Pessoal e Expediente:
a) Assegurar o expediente relativo ao provimento, transferência, promoção, exoneração, demissão e aposentação do pessoal dos serviços centrais do Ministério;
b) Assegurar, na medida do necessário, a gestão administrativa do pessoal a que se refere o número anterior;
c) Organizar e manter actualizado o cadastro de todo o pessoal do Ministério;
d) Prestar o apoio técnico-administrativo que for necessário ao Gabinete do Ministro e à Auditoria Jurídica, sem prejuízo da existência das suas secretarias de apoio privativas, que poderão ser integradas e chefiadas por funcionários judiciais, nos termos do respectivo estatuto, bem como a comissões e grupos de trabalho, nos termos definidos por despacho ministerial;
e) Promover a recepção, distribuição e expedição da correspondência e demais documentação;
f) Assegurar, no que respeita ao Ministério da Justiça, o expediente relativo a tratados e convenções internacionais e missões no estrangeiro;
g) Organizar e conservar o arquivo administrativo e assegurar o serviço de reprografia;
h) Transmitir aos organismos e serviços dedentes do Ministério normas e instruções genéricas.
Art. 5.º - 1 - A Repartição Administrativa de Pessoal e Expediente compreende os seguintes serviços:
a) Secção de Administração do Pessoal;
b) Secção de Expediente.
2 - À Secção de Administração do Pessoal e à Secção de Expediente incumbe o desempenho das competências referidas, respectivamente, nas alíneas a) a c) e nas alíneas d) a h) do artigo anterior.
Art. 6.º - 1 - Compete à Repartição de Administração Financeira e Patrimonial:
a) Elaborar o orçamento do Ministério e as respectivas alterações, bem como acompanhar e fiscalizar a sua execução;
b) Assegurar a gestão administrativa dos recursos financeiros postos à disposição da Secretaria-Geral, contabilizar o seu movimento e efectuar ou promover os pagamentos autorizados;
c) Efectuar a aquisição dos bens e serviços necessários;
d) Administrar os bens de consumo e velar pela guarda e conservação do mobiliário;
e) Gerir o parque de viaturas afectas aos serviços do Ministério, promovendo a sua utilização racional;
f) Assegurar a gestão, conservação e segurança das instalações dos serviços centrais;
g) Providenciar pela eficiência das comunicações internas e externas.
Art. 7.º - 1 - A Repartição de Administração Financeira e Patrimonial compreende os seguintes serviços:
a) Secção de Administração Financeira;
b) Secção de Administração Patrimonial.
2 - À Secção de Administração Financeira e à Secção de Administração Patrimonial incumbe o desempenho das competências referidas, respectivamente, nas alíneas a) a c) e nas alíneas d) a g) do artigo anterior.
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Art. 11.º - 1 - O pessoal da Secretaria-Geral é o constante do quadro I anexo ao presente diploma, que substitui o constante do mapa II anexo ao Decreto-Lei 523/72, de 19 de Dezembro.
2 - O quadro da Secretaria-Geral pode ser alterado por portaria dos Ministros da Justiça e das Finanças e do Plano e do membro do Governo que tiver a seu cargo a Administração Pública.
Art. 12.º - 1 - Compete ao secretário-geral orientar e coordenar superiormente os serviços, distribuir o pessoal, gerir os recursos comuns do Ministério e submeter a despacho do Ministro da Justiça os assuntos que dele careçam.
2 - O cargo de secretário-geral pode ser exercido pelo director-geral do Gabinete de Estudos e Planeamento.
Art. 13.º - 1 - O secretário-geral pode receber delegação de competência para despachar assuntos de gestão corrente no domínio das atribuições do Ministério.
2 - O secretário-geral pode delegar, mediante autorização do Ministro da Justiça, nos directores-gerais ou equiparados a gestão de parte ou da totalidade dos recursos comuns do Ministério afectos aos respectivos serviços.
Art. 3.º - 1 - O Gabinete de Estudos e Planeamento do Ministério da Justiça, abreviadamente designado por GEP, é um órgão de estudo, planeamento, coordenação e apoio técnico.
2 - Como órgão sectorial de planeamento, incumbe ao GEP:
a) Apoiar o Ministro em todas as matérias relacionadas com o planeamento e com a formulação e acompanhamento da política sectorial;
b) Proceder ao estudo das perspectivas e metas de desenvolvimento na área das atribuições do Ministério;
c) Coordenar a preparação do plano de actividades do Ministério, numa óptica de gestão por objectivos, propor a correspondente afectação de recursos e acompanhar a sua execução;
d) Colaborar na definição das estratégias de cooperação externa, tendo em vista os objectivos do plano nacional;
e) Promover a elaboração de diagnósticos sectoriais necessários à fundamentação dos respectivos planos e programas de desenvolvimento;
f) Formular directivas com vista à coordenação e orientação do processo de planeamento sectorial e preparar os planos sectoriais de desenvolvimento;
g) Acompanhar a execução dos planos sectoriais e elaborar os respectivos relatórios de execução anuais e final, que serão enviados ao Departamento Central de Planeamento;
h) Promover o aperfeiçoamento das técnicas de planeamento e o melhoramento da informação estatística relativa ao sector, em articulação com o Sistema Estatístico Nacional.
3 - Como órgão de estudo, coordenação e contrôle no domínio da utilização da informática em relação às pessoas, incumbe ao GEP:
a) Estudar e propor normas e procedimentos de defesa das pessoas relativamente aos ficheiros automatizados e aos fluxos de dados;
b) Assegurar as relações do Ministério com os organismos que mantenham ficheiros automatizados relativos a pessoas e com as entidades que devam coordenar e controlar a sua constituição;
c) Prestar apoio técnico às entidades que tiverem a seu cargo o contrôle dos ficheiros automatizados referentes a pessoas e aos fluxos de dados;
d) Participar em reuniões nacionais ou internacionais sobre temas ligados aos ficheiros automatizados relativos a pessoas;
e) Definir procedimentos e coordenar, supervisionar e controlar a organização do ficheiro central de pessoas colectivas e entidades equiparadas.
Art. 4.º - 1 - O GEP integra os seguintes serviços:
a) Direcção de Serviços de Planeamento e Coordenação;
b) Direcção de Serviços de Utilização da Informática;
c) Repartição Administrativa.
2 - Na dependência do GEP e coordenadas pelo respectivo director-geral, funcionam ainda a Divisão de Organização e Recursos Humanos e a Divisão de Informação e Documentação.
Art. 5.º - 1 - A Direcção de Serviços de Planeamento e Coordenação compreende os seguintes serviços:
a) Divisão de Planeamento e Programação;
b) Divisão de Coordenação e Contrôle.
2 - Compete à Direcção de Serviços de Planeamento e Coordenação:
1) Pela Divisão de Planeamento e Programação:
a) Estudar e propor a definição das perspectivas e metas de desenvolvimento do sector da justiça, bem como as correspondentes acções e medidas de política sectorial;
b) Elaborar diagnósticos sectoriais e propostas de desenvolvimento;
c) Prestar assistência técnica na elaboração de planos e programas de desenvolvimento e na preparação de projectos;
d) Elaborar o plano director de estatística do Ministério da Justiça;
e) Colaborar na ligação com os diversos serviços do Ministério, com os órgãos de planeamento e com o Sistema Estatístico Nacional;
f) Formular directivas para a elaboração dos planos de actividades dos serviços do Ministério e para a correspondente afectação de recursos humanos e financeiros;
g) Elaborar os planos anual e plurianual das actividades do GEP e respectiva programação;
h) Promover a revisão dos planos e programas das actividades e dos projectos;
2) Pela Divisão de Coordenação e Contrôle:
a) Estudar, em colaboração com a Divisão de Planeamento e Programação, as perspectivas e metas de desenvolvimento sectorial;
b) Coordenar a elaboração de diagnósticos sectoriais, bem como a preparação dos planos, programas e projectos de desenvolvimento do Ministério;
c) Coordenar a elaboração dos planos e programas de actividades dos serviços e de afectação de recursos;
d) Acompanhar a execução dos planos, programas e projectos de desenvolvimento;
e) Acompanhar a execução dos planos e programas de actividades e a afectação de recursos humanos e financeiros;
f) Acompanhar e coordenar a preparação e execução das medidas correctivas dos desvios relativamente ao cumprimento dos programas;
g) Apoiar o funcionamento da Comissão Consultiva de Estatística do Ministério da Justiça;
h) Definir normas e procedimentos a observar pelos serviços do Ministério em matéria de produção estatística;
i) Estudar e propor as acções necessárias ao aperfeiçoamento da produção estatística de interesse para o Ministério;
j) Colaborar na ligação com os demais serviços do Ministério, com os órgãos de planeamento e com o Sistema Estatístico Nacional.
Art. 6.º - 1 - A Direcção de Serviços de Utilização da Informática compreende os seguintes serviços:
a) Divisão de Estudos, Coordenação e Contrôle da Utilização da Informática;
b) Divisão do Ficheiro Central de Pessoas Colectivas.
2 - Compete à Direcção de Serviços de Utilização da Informática:
1) Pela Divisão de Estudos, Coordenação e Contrôle da Utilização da Informática:
a) Efectuar estudos no domínio da protecção das pessoas relativamente aos ficheiros automatizados;
b) Prestar apoio técnico na formulação de normas relativamente ao acesso a dados de carácter pessoal contidos em ficheiros automatizados;
c) Estudar e propor normas regulamentadoras dos fluxos de dados de carácter pessoal;
d) Propor a definição das garantias das pessoas em relação aos ficheiros automatizados e acompanhar a sua implementação;
e) Prestar apoio técnico no domínio da protecção das pessoas em relação à utilização da informática;
f) Acompanhar os estudos e projectos em curso em organismos nacionais e internacionais referentes à protecção das pessoas relativamente à informática;
2) Pela Divisão do Ficheiro Central de Pessoas Colectivas:
a) Coordenar as necessidades comuns dos utilizadores do ficheiro central de pessoas colectivas e entidades equiparadas e promover a sua compatibilização e satisfação;
b) Assegurar o contrôle da exactidão da informação constante do ficheiro central de pessoas colectivas;
c) Controlar a legalidade dos procedimentos de guarda e segurança da confidencialidade e da recolha da informação relativa a pessoas colectivas;
d) Promover a definição das condições jurídicas e financeiras da difusão da informação constante do ficheiro central de pessoas colectivas e assegurar o seu cumprimento;
e) Assegurar e coordenar as actividades relacionadas com a exploração de equipamentos periféricos, nomeadamente para a obtenção, em suportes adequados, da informação relativa ao ficheiro central de pessoas colectivas;
f) Transmitir ao centro processador, em data oportuna e condições controladas de exactidão, a informação necessária à constituição e actualização do ficheiro central de pessoas colectivas e entidades equiparadas;
g) Receber do centro processador, conferir a exactidão e expedir para os interessados os produtos do tratamento informático.
3 - As comunicações a que se refere o artigo 20.º do Decreto-Lei 555/73, de 26 de Outubro, na redacção que lhe foi dada pelo Decreto-Lei 326/78, de 9 de Novembro, passam a ser efectuadas à Divisão do Ficheiro Central de Pessoas Colectivas do GEP.
Art. 7.º Compete à Repartição Administrativa:
a) Assegurar a gestão administrativa do pessoal do GEP;
b) Efectuar a recepção, distribuição e expedição de correspondência e demais documentação;
c) Prestar o apoio administrativo necessário ao bom funcionamento dos serviços;
d) Gerir o arquivo administrativo;
e) Elaborar o orçamento do GEP e as respectivas alterações;
f) Assegurar a gestão administrativa dos recursos financeiros, contabilizar o seu movimento e efectuar ou promover os pagamentos autorizados;
g) Efectuar a aquisição de bens e serviços e administrar os bens de consumo;
h) Zelar pela guarda e conservação dos recursos patrimoniais afectos aos serviços;
i) Providenciar pela eficiência das comunicações;
j) Assegurar o serviço de reprografia e de microfilmagem.
Art. 8.º - 1 - A Repartição Administrativa integra as seguintes secções:
a) Secretaria;
b) Serviços Gerais.
2 - À Secretaria e à Secção dos Serviços Gerais incumbe exercer as competências referidas, respectivamente, nas alíneas a) a f) e nas alíneas g) a j) do artigo anterior.
Art. 9.º Compete à Divisão de Organização e Recursos Humanos:
a) Estudar e divulgar as técnicas de previsão e de planificação na gestão administrativa;
b) Efectuar estudos e elaborar planos de modernização dos serviços, bem como propor, coordenar e acompanhar a execução de medidas de reconversão e modernização dos serviços do Ministério;
c) Colaborar com a Direcção de Serviços de Planeamento e Coordenação na elaboração de diagnósticos sectoriais, de propostas de desenvolvimento e de planos de actividade;
d) Elaborar manuais de procedimentos e colaborar na definição de normas e métodos;
e) Promover a introdução do tratamento automático da informação nas áreas em que tal solução se mostre adequada e definir, em coordenação com o Centro de Informática e os organismos interessados, as prioridades a observar nesta matéria;
f) Estudar técnicas de recrutamento, selecção, formação e avaliação de pessoal e propor a adopção de normas e procedimentos nesta matéria;
g) Promover e apoiar a análise sistemática dos postos de trabalho e a introdução de técnicas de qualificação de funções;
h) Colaborar com os departamentos competentes no estudo das carreiras e quadros de pessoal, bem como nas matérias respeitantes ao regime jurídico do trabalho e às prestações sociais;
i) Elaborar e participar na elaboração de planos sistemáticos de formação, reciclagem e aperfeiçoamento de pessoal e acompanhar a sua execução.
Art. 10.º Compete à Divisão de Informação e Documentação:
a) Integrar-se nas estruturas nacionais de informação científica e técnica e coordenar as actividades do Ministério em matéria de informação científica e técnica e do seu correspondente tratamento automático;
b) Colaborar em actividades de esclarecimento e publicidade sobre as actividades do Ministério;
c) Promover a coordenação de publicações do Ministério em matéria de informação documental, científica e técnica;
d) Assegurar o funcionamento da biblioteca central e promover a coordenação, em matéria de normas e procedimentos, das demais bibliotecas inseridas na orgânica do Ministério da Justiça;
e) Promover a pesquisa e recolha de informação no domínio das atribuições do Ministério e assegurar a organização, análise e salvaguarda da documentação;
f) Elaborar sínteses de documentação, promover a divulgação selectiva da informação e responder a pedidos específicos;
g) Assegurar a ligação com organismos estrangeiros e internacionais com vista à troca de informações bibliográficas e de experiências no campo das atribuições do Ministério;
h) Assegurar, no que respeita ao Ministério da Justiça e sem prejuízo das atribuições legais de outras entidades, as relações internacionais.
Art. 11.º - 1 - Junto do GEP funcionam:
a) A Comissão de Planeamento do Ministério da Justiça;
b) A Comissão Consultiva de Estatística do Ministério da Justiça.
2 - A composição, atribuições e competência dos órgãos previstos no número anterior são definidas por portaria do Ministro da Justiça.
Art. 12.º - 1 - O GEP é dirigido por um director-geral.
2 - No exercício da sua competência, o director-geral é coadjuvado por um subdirector-geral, que o substitui nas suas faltas e impedimentos.
Art. 13.º - 1 - O GEP dispõe do pessoal constante do quadro II anexo ao presente diploma, que substitui os constantes do mapa I anexo ao Decreto-Lei 555/73, de 26 de Outubro, e do quadro III anexo à Portaria 726/79, de 31 de Dezembro.
2 - O quadro do GEP pode ser alterado por portaria dos Ministros da Justiça e das Finanças e do Plano e do membro do Governo que tiver a seu cargo a Administração Pública.
Art. 14.º O regime de pessoal e as normas de provimento dos lugares do quadro a que se refere o artigo anterior são os referidos no Decreto-Lei 497/79, de 21 de Dezembro.
Art. 15.º - 1 - O Gabinete do Registo Nacional é integrado no Gabinete de Estudos e Planeamento, que passa a exercer todas as atribuições legalmente cometidas ao Gabinete do Registo Nacional, substituindo-se-lhe em todos os seus direitos e obrigações.
2 - Por força do disposto no número anterior, todas as referências ao Gabinete do Registo Nacional, ao respectivo director ou ao seu pessoal passam a entender-se como feitas ao GEP, ao seu director-geral ou ao seu pessoal.
Art. 16.º - 1 - O pessoal da Secretaria-Geral e do Gabinete do Registo Nacional transita para os novos quadros com expressa salvaguarda de todos os seus direitos e regalias, incluindo, desde que não haja mudança de carreira e de área funcional, a contagem de tempo de serviço na categoria.
2 - A distribuição pelos novos quadros do pessoal a que se refere o número anterior será efectuada de harmonia com as regras estabelecidas no artigo 19.º do Decreto-Lei 497/79, de 21 de Dezembro.
Art. 17.º - 1 - As dotações orçamentais do Gabinete do Registo Nacional passam a integrar o orçamento do Gabinete de Estudos e Planeamento.
2 - O Ministro da Justiça pode determinar que os encargos de aquisição, construção, remodelação, conservação e equipamento de edifícios destinados a instalação de serviços centrais do Ministério da Justiça sejam suportados pelo Cofre dos Conservadores, Notários e Funcionários de Justiça.
Art. 18.º As dúvidas surgidas na execução deste diploma serão resolvidas por despacho do Ministro da Justiça, que será conjunto com o Ministro das Finanças e do Plano ou o membro do Governo que tiver a seu cargo a Administração Pública, quando estejam em causa matérias das respectivas competências.
Visto e aprovado em Conselho de Ministros de 25 de Junho de 1980. - Francisco Sá Carneiro - Mário Ferreira Bastos Raposo.
Promulgado em 7 de Julho de 1980.
Publique-se.O Presidente da República, ANTÓNIO RAMALHO EANES.
Quadro I a que se refere o artigo 11.º
Secretaria-Geral
(ver documento original)
Quadro II a que se refere o artigo 13.º
Gabinete de Estudos e Planeamento
(ver documento original)
