Torna-se público que a Assembleia Intermunicipal da CIMAL, em sessão ordinária realizada no dia 28 de novembro de 2011, aprovou o Regulamento Orgânico e de Funcionamento da Central de Compras da Comunidade Intermunicipal do Alentejo Litoral, conforme a seguir se publica, em sequência da proposta do Conselho Executivo, aprovada na sua reunião de 20 de julho de 2011.
24 de janeiro de 2012. - O Presidente do Conselho Executivo, Carlos Vicente Morais Beato.
Regulamento orgânico e de funcionamento da Central de Compras da CIMAL - Comunidade Intermunicipal do Alentejo Litoral
Preâmbulo
Dada a atual realidade económico-financeira, a CIMAL - Comunidade Intermunicipal do Alentejo Litoral decidiu implementar uma Central de Compras Eletrónica, com o objetivo de obter poupanças significativas a nível financeiro e processual, no sentido de melhorar o nível de respostas a dar às necessidades dos Municípios que a integram.
O presente regulamento e as deliberações dos órgãos da CIMAL - Comunidade Intermunicipal do Alentejo Litoral que o aprovam, representam os atos constitutivos da Central de Compras da CIMAL (CC-CIMAL), que tem como normas reguladoras a alínea g) do artigo 13.º, a alínea c) do n.º 1 do artigo 16.º, todos da Lei 45/2008, de 27 de agosto, o Código dos Contratos Públicos (CCP - aprovado pelo Decreto-Lei 18/2008, de 29 de janeiro, na sua redação em vigor) e o Decreto-Lei 200/2008, de 9 de outubro.
Artigo 1.º
Objeto
O presente regulamento tem por objeto definir a estrutura orgânica e o funcionamento da Central de Compras da CIMAL - Comunidade Intermunicipal do Alentejo Litoral, abreviadamente designada
CC-CIMAL.
Artigo 2.º
Natureza da CC-CIMAL
1 - A CC-CIMAL é uma central de compras instituída pela CIMAL, nos termos dos artigos 260.º a 262.º do Código dos Contratos Públicos, e do Decreto-Lei 200/2008, de 9 de outubro.
2 - A CC-CIMAL é um sistema de negociação e contratação centralizado, destinado à aquisição de um conjunto padronizado de bens e serviços, em benefício das entidades adjudicantes abrangidas.
3 - A CC-CIMAL está inserida nos Serviços Administrativos e Financeiros.
Artigo 3.º
Princípios orientadores
A CC-CIMAL tem os seguintes princípios orientadores:
a) Segregação das funções de contratação, de negociação, de compras e de pagamentos;
b) Utilização de ferramentas de compras eletrónicas com funcionalidades de catálogos eletrónicos e de encomenda automatizada;
c) Adoção de práticas aquisitivas por via eletrónica baseadas na ação de negociação, com vista à redução de custos;
d) Preferência pela aquisição dos bens e serviços que promovam a proteção do ambiente e outros interesses constitucionalmente protegidos;
e) Promoção da concorrência;
f) Garantia de plena autonomia dos Municípios que integram a Comunidade Intermunicipal do Alentejo Litoral.
Artigo 4.º
Missão
A CC-CIMAL tem como missão:
a) Adjudicar propostas de fornecimento de bens móveis e de prestação de serviços, a pedido e em representação das entidades adjudicantes;
b) Estabelecer a estratégia e as políticas de compra para as categorias de bens e serviços estabelecidos;
c) Promover e assegurar a agregação de necessidades de compra das entidades adjudicantes abrangidas, incluindo a consolidação do planeamento de necessidades, a análise, normalização e estandardização de especificações de produtos e serviços a adquirir;
d) Estimar o valor do potencial de poupança a obter, através da agregação de necessidades de compra das entidades adjudicantes abrangidas;
e) Conduzir processos negociais, no que respeita às categorias de bens e serviços e proceder, quando aplicável, à gestão dos respetivos contratos e relações com fornecedores;
f) Monitorizar o desempenho da função de compras da CIMAL e avaliar o impacto (poupanças) dos processos de negociação centralizada desenvolvidos pela CC-CIMAL;
g) Promover junto das entidades adjudicantes abrangidas a utilização dos serviços da CC CIMAL;
h) Elaborar e promover normas, regras e procedimentos que simplifiquem e racionalizem os processos de aquisição e aprovisionamento;
i) Definir critérios de compra e de aquisição de bens e serviços;
j) Apoiar as áreas de aprovisionamento das entidades adjudicantes abrangidas que pretendam desenvolver processos de negociação, bem como disponibilizar a plataforma eletrónica para a execução deste tipo de negociação.
Artigo 5.º
Âmbito subjetivo
1 - A CC-CIMAL abrange a CIMAL e os municípios de Alcácer do Sal, Grândola, Odemira, Santiago do Cacém e Sines.
2 - O recurso, pelas entidades referidas no número anterior, aos acordos quadro negociados pela CC-CIMAL, é facultativo.
3 - Além das entidades referidas no n.º 1, podem integrar a
CC-CIMAL outras entidades que se encontrem submetidas ao Código dos Contratos Públicos, nomeadamente, Freguesias, serviços municipalizados e entidades que integrem o setor empresarial local, mediante a aprovação do órgão executivo da CIMAL.
Artigo 6.º
Âmbito objetivo
A CC-CIMAL desenvolverá todas as atividades que a sua natureza lhe permitir, designadamente:
a) Celebrar acordos quadro, designados por contratos públicos de aprovisionamento, que tenham por objeto a posterior celebração de contratos de aquisição de bens móveis, de aquisição de serviços ou de contratos de locação;
b) Conduzir procedimentos de formação de contratos de aquisição de bens móveis e prestação de serviços, a pedido e em representação de cada uma das entidades adjudicantes abrangidas ou de várias, através de agrupamentos de entidades adjudicantes;
c) Elaborar e conduzir procedimentos de formação de contratos de bens móveis e de prestação de serviços, efetuar convites aos cocontratantes dos acordos quadro para os efeitos estatuídos no artigo 259.º do Código dos Contratos Públicos, negociar por qualquer meio legalmente admissível, a pedido e em representação de cada uma das entidades adjudicantes abrangidas ou de várias, passando a CC-CIMAL a desempenhar as funções de entidade agregadora das mesmas;
d) Locar ou adquirir bens móveis destinados às entidades adjudicantes abrangidas, nomeadamente por forma a promover o agrupamento de encomendas.
Artigo 7.º
Celebração de acordos quadro
Na celebração dos acordos quadro referidos na alínea a) do artigo anterior, a CC-CIMAL poderá adotar uma das seguintes modalidades:
a) Acordo quadro celebrado com uma única entidade, quando nele estejam suficientemente especificados todos os aspetos da execução dos contratos a celebrar ao seu abrigo que sejam submetidos à concorrência pelo caderno de encargos;
b) Acordo quadro celebrado com várias entidades, quando neles não estejam totalmente contemplados ou não estejam suficientemente especificados os aspetos da execução dos contratos a celebrar ao seu abrigo que sejam submetidos à concorrência pelo caderno de encargos.
Artigo 8.º
Direitos das entidades adjudicantes abrangidas pela CC-CIMAL
As entidades abrangidas pela CC-CIMAL têm direito a:
a) Indicar um representante efetivo e um suplente para a Comissão de Acompanhamento, prevista no artigo 13.º do presente Regulamento;
b) Usufruir, nos termos do Código dos Contratos Públicos e do Decreto-Lei 200/2008, de 9 de outubro, e demais legislação aplicável, das vantagens asseguradas pelos acordos quadro celebrados pela CC-CIMAL;
c) Beneficiar de ferramentas eletrónicas, nomeadamente, catalogação eletrónica, leilões eletrónicos e agregação de necessidades, nos processos de adjudicação encetados ao abrigo de acordos quadro;
d) Indicar representantes para a Comissão Técnica prevista no artigo 14.º do presente Regulamento, sempre que tal lhes seja solicitado.
Artigo 9.º
Deveres das entidades adjudicantes abrangidas pela CC-CIMAL
1 - As entidades adjudicantes abrangidas pelo presente regulamento autorizam a CC-CIMAL a publicitar a sua identidade no sítio da Internet e nos fóruns onde a CC-CIMAL tenha participação.
2 - As entidades adjudicantes abrangidas obrigam-se a:
a) Fornecer informação, com a periodicidade proposta pela Comissão de Acompanhamento;
b) Fazer-se representar sempre que sejam convocadas;
c) Zelar pelo bom funcionamento da CC-CIMAL;
d) Garantir a formação dos técnicos envolvidos na CC-CIMAL.
Artigo 10.º
Contratos de mandato administrativo
1 - Mediante a celebração de contrato de mandato administrativo a celebrar entre a CIMAL e qualquer das entidades adjudicantes abrangidas, pode a CC-CIMAL encarregar-se do processo de contratualização para aquisição de bens móveis e de serviços, mesmo que não abrangidos por acordos quadro.
2 - O contrato de mandato administrativo referido no número anterior regula as relações entre a CIMAL e a entidade adjudicante e define, designadamente, os níveis de serviço nos termos dos quais aquela deve desenvolver, no caso concreto, a sua atividade.
Artigo 11.º
Estrutura da CC-CIMAL
A CC-CIMAL possuirá a seguinte estrutura de funcionamento:
a) Coordenador de Projeto;
b) Comissão de Acompanhamento;
c) Comissão Técnica.
Artigo 12.º
Coordenador de Projeto
1 - O Coordenador de Projeto da CC-CIMAL é designado pelo Conselho Executivo da CIMAL.
2 - Compete ao Coordenador de Projeto da CC-CIMAL:
a) Propor superiormente a estratégia da CC-CIMAL;
b) Propor superiormente os objetivos e métricas de desempenho a atingir pela CC CIMAL;
c) Monitorizar o desempenho da CC-CIMAL de acordo com os objetivos definidos superiormente;
d) Promover a adesão de outras entidades adjudicantes;
e) Supervisionar e controlar os contratos negociados;
f) Elaborar relatórios de atividade para apresentação superior, de acordo com a periodicidade a definir;
g) Presidir à Comissão de Acompanhamento;
h) Convocar as reuniões periódicas a que se refere a alínea g) do n.º 2 do artigo 13.º do presente Regulamento, por solicitação de qualquer membro da Comissão de Acompanhamento, ou quando entenda que tal se revela como necessário;
i) Avaliar da satisfação das entidades aderentes;
j) Coordenar os pedidos das entidades adjudicantes relativamente às funções de entidade agregadora da CC-CIMAL e acompanhar eventuais negociações efetuadas nos termos do artigo 259.º do CCP;
k) Executar as demais competências necessárias ao bom funcionamento da CC-CIMAL.
Artigo 13.º
Comissão de acompanhamento
1 - A Comissão de Acompanhamento é composta por um representante de cada uma das entidades adjudicantes abrangidas pela
CC-CIMAL.
2 - São competências da Comissão de Acompanhamento:
a) Proceder, de forma regular, ao planeamento e avaliação das necessidades de compras das entidades adjudicantes que integram a CC-CIMAL, como forma de lhes responder com prontidão e eficácia;
b) Participar na definição da estratégia da CC-CIMAL;
c) Analisar os níveis de execução dos contratos;
d) Avaliar a satisfação das entidades adjudicantes relativamente aos contratos celebrados;
e) Definir medidas corretivas e preventivas relativamente aos contratos celebrados ou a celebrar;
f) Promover a redução e eliminação de riscos para a execução do plano de compras eletrónicas da CC-CIMAL;
g) Assegurar a correta implementação das medidas e ações definidas, com base em reuniões periódicas;
h) Propor iniciativas no âmbito da contratação pública;
i) Identificar as categorias alvo a integrar em acordos quadro;
j) Garantir a homogeneidade dos processos e procedimentos.
Artigo 14.º
Comissão Técnica
1 - A Comissão Técnica tem uma composição variável, em função de necessidades específicas, e é integrada por especialistas nas áreas de contratação pública, informática, administração, economato e outras, designados pelas entidades adjudicantes abrangidas pela CC-CIMAL, para cada área de contratação em concreto.
2 - Compete à Comissão Técnica:
a) Proceder à categorização e estandardização dos bens e serviços abrangidos pela CC CIMAL;
b) Assegurar a agregação das necessidades de compras das entidades adjudicantes abrangidas;
c) Definir as especificações dos bens e serviços;
d) Avaliar alternativas e soluções;
e) Identificar potenciais fornecedores e prestadores de serviços;
f) Emitir pareceres e relatórios técnicos;
g) Assegurar a gestão dos processos de negociação;
h) Conduzir os procedimentos de adjudicação;
i) Assegurar a gestão e a administração de ocorrências na plataforma eletrónica;
j) Assegurar a gestão das demais atividades que se forem revelando necessárias para efeitos de desenvolvimento dos procedimentos de contratação e celebração dos contratos, designadamente pela elaboração das peças do procedimento, pela participação nos júris do procedimento e acompanhamento da demais tramitação procedimental;
k) Prestar aconselhamento periódico em função das necessidades variáveis.
Artigo 15.º
Serviços de apoio
O apoio logístico, pessoal, financeiro, jurídico e informático à CC-CIMAL é assegurado pelos serviços da CIMAL.
Artigo 16.º
Gestão de atividades por terceiros
1 - A gestão das plataformas eletrónicas sob a qual assentam os leilões, a catalogação, a agregação e contratação eletrónicas, assim como outras ferramentas utilizadas pela CC CIMAL podem ser cometidas a um fornecedor externo de serviços, atenta a complexidade técnica exigida.
2 - A gestão da atividade da CC-CIMAL pode ainda, por deliberação do Conselho Executivo da CIMAL, ser atribuída a um fornecedor externo de serviços, devendo, no entanto, esta deliberação assentar em critérios de eficiência e economia financeira.
Artigo 17.º
Casos omissos e dúvidas
Os casos omissos e as dúvidas serão resolvidos por deliberação fundamentada do Conselho Executivo da CIMAL.
Artigo 18.º
Entrada em vigor
O presente Regulamento entra em vigor no dia seguinte à sua publicação no Diário da República.
305664374
