Regulamento Orgânico e de Funcionamento da Central de Compras da OESTECIM - Comunidade Intermunicipal do Oeste
Preâmbulo
Sendo um objectivo da Comunidade Intermunicipal do Oeste desenvolver um sistema de compras electrónicas comum para os Municípios, que irá permitir obter poupanças financeiras e processuais significativas.
No sentido de se melhorar o nível de respostas a dar às necessidades dos municípios, torna-se necessário evoluir para a constituição de uma central de compras.
O presente regulamento e as deliberações dos órgãos da Comunidade Intermunicipal do Oeste que o aprovam representam os actos constitutivos da Central de Compras da Comunidade Intermunicipal do Oeste (CC-OESTECIM), que tem como normas reguladoras a alínea c) do n.º 1 do artigo 16.º da Lei 45/2008, de 27 de Agosto, o Código dos Contratos Públicos e o Decreto -Lei 200/2008, de 9 de Outubro.
Artigo 1.º
Objecto
O presente regulamento tem por objecto definir a estrutura orgânica e o funcionamento da Central de Compras da Comunidade Intermunicipal do Oeste (CC-OESTECIM).
Artigo 2.º
Natureza da CC-OESTECIM
1 - A CC-OESTECIM é uma central de compras instituída pela Comunidade Intermunicipal do Oeste, nos termos dos artigos 260.º a 262.º do Código dos Contratos Públicos, e do Decreto -Lei 200/2008, de 9 de Outubro.
2 - A CC-OESTECIM é um sistema de negociação e contratação centralizado, destinado à aquisição de um conjunto padronizado de bens e serviços, em benefício das entidades adjudicantes abrangidas.
3 - A CC-OESTECIM destina-se ainda, conforme estabelece o n.º 1 do artigo 260.º do Código dos Contratos Públicos, a centralizar a contratação de empreitadas de obras públicas, de locação e de aquisição de bens móveis e de aquisição de serviços.
4 - A CC-OESTECIM está inserida na Área Administrativa e de Gestão.
Artigo 3.º
Princípios orientadores
A CC-OESTECIM tem os seguintes princípios orientadores:
a) Segregação das funções de contratação, de negociação, de compras e de pagamentos;
b) Utilização de ferramentas de compras electrónicas com funcionalidades de catálogos electrónicos e de encomenda automatizada;
c) Adopção de práticas aquisitivas por via electrónica baseadas na acção de negociação, com vista à redução de custos;
d) Preferência pela aquisição dos bens e serviços que promovam a protecção do ambiente e outros interesses constitucionalmente protegidos;
e) Promoção da concorrência;
f) Garantia de plena autonomia dos municípios que integram a Comunidade Intermunicipal do Oeste.
g) Adopção de práticas que fomentem e promovam aspectos ambientais e sociais nos Municípios que integram a CC-OESTECIM.
Artigo 4.º
Missão
A CC-OESTECIM tem como missão:
a) Adjudicar propostas de execução de empreitadas de obras públicas, de fornecimento de bens móveis e de prestação de serviços, a pedido e em representação das entidades adjudicantes;
b) Locar ou adquirir bens móveis ou adquirir serviços destinados a entidades adjudicantes, nomeadamente por forma a promover o agrupamento de encomendas;
c) Celebrar acordos quadro, designados contratos públicos de aprovisionamento, que tenham por objecto a posterior celebração de contratos de empreitadas de obras públicas ou de locação ou de aquisição de bens móveis ou de aquisição de serviços.
d) Estabelecer a estratégia e as políticas de compra para as categorias de bens e serviços estabelecidos;
e) Promover e assegurar a agregação de necessidades de compra das entidades adjudicantes abrangidas, incluindo a consolidação do planeamento de necessidades, a análise, normalização e standardização de especificações de produtos e serviços a adquirir;
f) Estimar o valor do potencial de poupança a obter, através da agregação de necessidades de compra das entidades adjudicantes abrangidas;
g) Conduzir processos negociais, no que respeita às categorias de produtos e serviços, proceder quando aplicável, à gestão dos respectivos contratos e relações com fornecedores;
h) Monitorizar o desempenho da função de compras da Comunidade Intermunicipal do Oeste e avaliar o impacto (poupanças) dos processos de negociação centralizada desenvolvidos pela CC-OESTECIM;
i) Promover junto das entidades adjudicantes abrangidas a utilização dos serviços da CC-OESTECIM;
j) Elaborar e promover normas, regras e procedimentos que simplifiquem e racionalizem os processos de aquisição e aprovisionamento;
k) Definir critérios de compra e de aquisição de bens e serviços.
l) Apoiar as áreas de aprovisionamento das entidades adjudicantes abrangidas que pretendam desenvolver processos de negociação, bem como disponibilizar a plataforma electrónica para a execução deste tipo de negociação.
Artigo 5.º
Âmbito subjectivo
1 - A CC-OESTECIM abrange os municípios de Alcobaça, Alenquer, Arruda dos Vinhos, Bombarral, Cadaval, Caldas da Rainha, Lourinhã, Nazaré, Óbidos, Peniche, Sobral de Monte Agraço, Torres Vedras.
2 - O recurso, pelas entidades referidas no número anterior, aos acordos quadro negociados pela CC-OESTECIM, é facultativo.
3 - Além das entidades referidas no n.º 1, podem integrar a CC-OESTECIM outras entidades que se encontrem submetidas ao Código dos Contratos Públicos, nomeadamente, serviços municipalizados e entidades que integrem o sector empresarial local, mediante a aprovação do órgão executivo da Comunidade Intermunicipal do Oeste.
Artigo 6.º
Âmbito objectivo
A CC-OESTECIM desenvolverá todas as actividades que a sua natureza lhe permitir, designadamente:
a) Celebrar acordos quadro, designados por contratos públicos de aprovisionamento, que tenham por objecto a posterior celebração de contratos de aquisição de bens móveis, de aquisição de serviços ou de contratos de locação;
b) Conduzir procedimentos de formação de contratos de aquisição de bens móveis de prestação de serviços, a pedido e em representação de cada uma das entidades adjudicantes abrangidas ou de várias, através de agrupamentos de entidades adjudicantes.
c) Elaborar e conduzir procedimentos de formação de contratos de bens móveis e de prestação de serviços, efectuar convites aos co-contratantes dos acordos quadro para os efeitos estatuídos no artigo 259.º do Código dos Contratos Públicos, negociar por qualquer meio legalmente admissível, a pedido e em representação de cada uma das entidades adjudicantes abrangidas ou de várias, passando a CC-OESTECIM a desempenhar as funções de entidade agregadora das mesmas.
d) Locar ou adquirir bens móveis destinados às entidades adjudicantes abrangidas, nomeadamente por forma a promover o agrupamento de encomendas.
Artigo 7.º
Celebração de acordos quadro
Na celebração dos acordos quadro referidos na alínea a) do artigo anterior, a CC-OESTECIM poderá adoptar uma das seguintes modalidades:
a) Acordo quadro celebrado com uma única entidade, quando nele estejam suficientemente especificados todos os aspectos da execução dos contratos a celebrar ao seu abrigo que sejam submetidos à concorrência pelo caderno de encargos;
b) Acordo quadro celebrado com várias entidades, quando neles não estejam totalmente contemplados ou não estejam suficientemente especificados os aspectos da execução dos contratos a celebrar ao seu abrigo que sejam submetidos à concorrência pelo caderno de encargos.
Artigo 8.º
Direitos das entidades adjudicantes abrangidas pela CC-OESTECIM
As entidades abrangidas pela CC-OESTECIM têm direito a:
a) Indicar um representante efectivo e um suplente para a Comissão de Acompanhamento, prevista no artigo 15.º do presente Regulamento;
b) Usufruir, nos termos do Código dos Contratos Públicos e do Decreto-Lei 200/2008, de 9 de Outubro, e demais legislação aplicável, das vantagens asseguradas pelos acordos quadro celebrados pela CC-OESTECIM;
c) Beneficiar de ferramentas electrónicas, nomeadamente, catalogação electrónica, leilões electrónicos e agregação de necessidades, nos processos de adjudicação encetados ao abrigo de acordos quadro;
d) Indicar representantes para a Comissão Técnica prevista no artigo 17.º do presente Regulamento, sempre que tal lhes seja solicitado;
Artigo 9.º
Deveres das entidades adjudicantes abrangidas
1 - As entidades adjudicantes abrangidas autorizam a CC-OESTECIM a publicitar a sua identidade no sítio da Internet e nos fóruns onde a CC-OESTECIM tenha participação.
2 - As entidades adjudicantes abrangidas obrigam-se a:
a) Fornecer informação, com a periodicidade proposta pela Comissão de Acompanhamento;
b) Fazer -se representar sempre que sejam convocadas;
c) Zelar pelo bom funcionamento da CC-OESTECIM;
d) Garantir a formação dos técnicos envolvidos na CC-OESTECIM.
e) Autorizar a CC-OESTECIM a desempenhar as funções de entidade agregadora, sempre que assim o requeiram, por forma a que esta possa efectuar convites aos co-contratantes dos acordos quadro para os efeitos estatuídos no artigo 259.º do Código dos Contratos Públicos e com eles negociar por qualquer meio legalmente admissível, sempre a pedido e em representação de cada uma das entidades adjudicantes abrangidas ou de várias.
Artigo 10.º
Contratos de mandato administrativo
1 - Mediante a celebração de contrato de mandato administrativo a celebrar entre a Comunidade Intermunicipal do Oeste e qualquer das entidades adjudicantes abrangidas, pode a CC-OESTECIM encarregar -se do processo de contratualização para aquisição de bens móveis e de serviços, mesmo que não abrangidos por acordos quadro.
2 - O contrato de mandato administrativo referido no número anterior regula as relações entre a Comunidade Intermunicipal do Oeste e a entidade adjudicante e define, designadamente, os níveis de serviço nos termos dos quais aquela deve desenvolver, no caso concreto, a sua actividade.
Artigo 11.º
Estrutura da CC-OESTECIM
A CC-OESTECIM está integrada na Área Administrativa e de Gestão e possui a seguinte estrutura:
1) Unidades funcionais:
a) Coordenador de Projecto;
b) Unidade de Gestão de Categorias;
c) Unidade de gestão da plataforma electrónica.
2) Unidades consultivas:
a) Comissão de Acompanhamento;
b) Comissão Técnica.
Artigo 12.º
Competências do Coordenador da CC-OESTECIM
Compete ao Coordenador da CC-OESTECIM:
a) Propor superiormente a estratégia da Central de Compras;
b) Propor superiormente os objectivos e métricas de desempenho a atingir pela CC-OESTECIM;
c) Monitorizar o desempenho da CC-OESTECIM de acordo com os objectivos definidos superiormente;
d) Supervisionar e controlar os contratos negociados;
e) Elaborar relatórios de actividade para apresentação superior, de acordo com a periodicidade a definir;
f) Presidir a Comissão de Acompanhamento;
g) Avaliar da satisfação das entidades aderentes;
h) Executar as demais competências necessárias ao bom funcionamento da CC-OESTECIM.
i) Coordenar os pedidos das entidades adjudicantes relativamente às funções de entidade agregadora da CC-OESTECIM e acompanhar eventuais negociações efectuadas nos termos do artigo 259.º do CCP.
j) Acompanhar a gestão dos processos de negociação
Artigo 13.º
Competências da Unidade de Gestão de Categorias
Compete à Unidade de Gestão de Categorias:
a) Proceder à categorização e standardização dos bens e serviços;
b) Assegurar a agregação das necessidades de compra das entidades adjudicantes abrangidas;
c) Proceder ao planeamento das necessidades de compra anuais das entidades adjudicantes abrangidas;
d) Proceder à selecção de fornecedores/prestadores de serviço;
e) Acompanhar a gestão dos processos de negociação.
f) Proceder à análise dos níveis de execução dos contratos;
g) Proceder à identificação e quantificação de aquisições fora de contrato.
Artigo 14.º
Competências da Unidade de Gestão da plataforma electrónica
Compete à Unidade de Gestão da Plataforma Electrónica:
a) Assegurar a gestão e a administração de ocorrências na plataforma electrónica;
b) Assegurar a gestão de contrato de disponibilização da plataforma electrónica;
c) Monitorizar níveis de desempenho da plataforma, mediante condições contratuais.
Artigo 15.º
Composição da Comissão de Acompanhamento
A Comissão de Acompanhamento é composta por:
a) Um representante de cada um dos Municípios que integram a CC-OESTECIM;
b) Dois membros eleitos ou escolhidos pelas freguesias que integram a CC-OESTECIM;
c) Um membro eleito ou escolhido pelas empresas municipais;
d) Um membro eleito ou escolhido pelas demais entidades que se achem submetidas ao CCP e integrem a CC-OESTECIM
Artigo 16.º
Competências da Comissão de Acompanhamento
Compete à Comissão de Acompanhamento:
a) Assegurar a correcta implementação das medidas e acções definidas, com base em reuniões periódicas;
b) Participar na definição da estratégia da CC-OESTECIM;
c) Promover a redução/ eliminação de riscos associados ao processo de compras;
d) Propor iniciativas no âmbito da contratação pública;
e) Identificar as categorias -alvo a integrar em acordos quadro, pela CC-OESTECIM;
f) Garantir a homogeneidade dos processos e procedimentos.
Artigo 17.º
Composição da Comissão Técnica
1 - A Comissão Técnica tem uma composição variável, em função de necessidades específicas, e é integrada por técnicos habilitados designados pelas entidades adjudicantes abrangidas pela CC-OESTECIM, para cada área de contratação em concreto.
2 - O Conselho Executivo da OesteCIM pode designar os membros das Comissões Técnicas.
Artigo 18.º
Competências da Comissão Técnica
Compete à Comissão Técnica:
a) Apoiar na elaboração das peças do procedimento;
b) Definir as especificações dos bens e serviços;
c) Identificar potenciais fornecedores;
d) Avaliar alternativas e soluções;
e) Emitir pareceres e relatórios técnicos;
f) Prestar aconselhamento periódico em função das necessidades.
Artigo 19.º
Gestão de actividades por terceiros
1 - A gestão das plataformas electrónicas sob a qual assentam os leilões electrónicos, a catalogação electrónica, agregação electrónica, contratação electrónica, e outras ferramentas utilizadas pela CC-OESTECIM podem ser cometidas a um fornecedor externo de serviços, atenta a complexidade técnica exigida.
2 - A gestão da actividade da CC-OESTECIM pode ainda, por deliberação da Comissão Executiva da CIM Oeste, ser atribuída a um fornecedor externo de serviços, devendo, no entanto, esta deliberação assentar em critérios de eficiência e economia financeira.
Artigo 20.º
Casos omissos e dúvidas
Os casos omissos e as dúvidas serão resolvidos por deliberação fundamentada do Conselho Executivo da Comunidade Intermunicipal do Oeste.
Artigo 21.º
Entrada em vigor
O presente Regulamento entra em vigor na data da sua publicação no Diário da República.
29 de Abril de 2011. - O Presidente do Conselho Executivo da Comunidade Intermunicipal do Oeste, Carlos Manuel da Cruz Lourenço.
204646682
